保険代理店向けグループウェア比較4選！導入事例、選び方

「グループウェアを導入するにあたり、サービスの機能を比較したい！」といった場合、無料でダウンロードできるグループウェアのサービス資料で、比較・検討するのがおすすめです。

保険代理店で活用できるグループウェアの機能

グループウェアとは、主にLAN環境を利用して企業内の複数のスタッフ間で情報共有をしたり、メッセージのやり取りをしたりするためのツール全般を指します。

業務の効率を向上させるさまざまな機能を搭載しており、テキストファイルをはじめとした情報データを共有状態のまま作成・更新が可能です。またスケジュールの管理や掲示板といった、社内コミュニケーションを活性化する機能も取り揃えています。

とくに保険代理店向けのグループウェアには、顧客との面談予定や更新期限を一元管理できるものや、商談の進捗状況が一目でわかるような機能が搭載されています。代理店の運営をシステム面で強力にサポートしてくれるでしょう。

グループウェアの機能については次の記事でより詳しく解説しています。

保険代理店における合併と効率化の課題

現在保険加入者が減少しており、それにあたって保険代理店では、情報共有や効率化にまつわる課題が発生しています。

普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

合併による営業状況のブラックボックス化

現在保険代理店では企業の合併が進んでおり、営業活動で連携を図りにくいといった課題が生まれています。合併の原因は少子高齢化の影響による保険加入者の減少にあり、保険会社の契約取扱高が減少しているからです。

保険会社の収益の減少は、結果として保険代理店数の減少にもつながっています。これに対し保険代理店は、事業規模の拡大で保険会社に対する発言力が高めるため、合併を行っています。将来少子高齢化は加速すると予想されており、こうした代理店同士の合併は、今後も増えていくでしょう。

しかし、合併は集団の意思統一が図れずに一体感のある営業をできない、営業状況がブラックボックス化（属人化）するといった問題も発生しがちです。とくに営業活動は経験やスキルに頼ったものになりやすく、これをいかに全体で共有し、成約率の改善につなげられるかが重要な課題です。

情報共有の不足によるサービス品質の低下

合併のいかんに関わらず、情報の共有やコミュニケーションの不足は、サービス品質の低下も招きます。情報共有やコミュニケーションが十分にできていないと、顧客への対応もれや手続きのミス、電話での伝言が伝わらないといったミスにつながります。

これは顧客満足度の低下や、顧客からのクレームにつながりやすく、クレームを受ける従業員のモチベーションを低下させる原因にもなるでしょう。

保険加入者の減少による効率化の課題

保険加入者が減少し収益が減少しているなかで、保険代理店としては、いかにムダのない効率的な営業を積み重ね、確実に収益につなげていくかが大切です。成約率の高い面談をするために、必要な情報の集約による戦略的な営業活動が求められているのです。

しかし現状では、日々のルーチンワークに多くの時間を割かれ、収益につながる業務に専念できていない保険代理店が多く存在します。

保険代理店の課題をグループウェアで解決できる理由

保険代理店では、「営業の属人化」「サービス品質の低下」といった情報共有に関する課題や、「効率化」に関する課題がありますが、グループウェアを使えばそれらの課題も解決できます。

情報共有や効率化の課題を解決できる理由を、グループウェアの機能や詳細とともに説明します。今回紹介する以外のメリットについては、こちらをチェックしてください。

顧客対応の高品質化

グループウェアでは、顧客対応履歴機能があり、商談内容やクレーム、未納といった対応履歴や電話内容を録音可能です。これにより対応もれといったミスを防ぎ、質の高いスピーディーな顧客対応を実現できます。またきめ細かい対応によって顧客のリピート率の向上を促し、長期的な利益に結びつけます。

情報共有インフラの構築

全社的な情報共有インフラを構築することで、営業に関する情報や知識の共有が可能になります。たとえばスケジュール共有機能や進捗管理機能を使えば、営業が現在どのような活動をしているかが可視化され、見込みや売上の集計を即座に行って改善や軌道修正を行いやすくなります。

また社内wiki機能を使えば、営業に関するノウハウも蓄積可能です。書類のデータはオンラインストレージに管理され、ファイルの共有や編集もスムーズにできます。紙ベースでの管理では書類のやりとりや検索に時間がかかりますが、データの検索ならすぐに必要な情報を手に入れられるでしょう。チャット機能を利用すれば、社内コミュニケーションも強化可能です。

顧客情報の最適化・一元化

顧客管理に関しては、所属する部署や住所といった情報を集約し、異なる保険会社の契約情報もまとめて管理できるCRM機能があり、変更があった場合もリアルタイムで更新されます。検索機能もあり、必要な情報をすぐにチェック可能です。

また顧客情報の整理と体系化によって、組織的に一貫性のある営業アプローチを実現できます。グループウェアの導入によって、組織的に統一された営業がしやすくなり、営業のブラックボックス化も防げるでしょう。

オフィス業務にかかる時間の削減

グループウェアでは書類申請やデータ入力といった手間のかかる業務を簡略化し、時間のかかる仕事のプロセスを短縮できます。たとえばワークフロー機能では、稟議や書類チェック、経費処理などの業務を電子化・自動化し、スマートフォンや携帯を使って外出先からも確認や決裁が可能です。

また報告書・日報作成はフォーマットの活用や共有機能により、省力化できます。これらの機能により、今まで作業にかかっていた時間を、より売り上げにつながる生産性の高い仕事を割り振れるようになるでしょう。

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保険代理店におけるグループウェアの導入事例

保険代理店でグループウェアを導入している企業の例を、業務改善例とともに紹介します。

株式会社リピエーノ

株式会社リピエーノでは、グループウェアを導入して顧客管理の課題を解決しました。導入以前は顧客情報を手入力していたため、入力もれが発生していましたが、導入後ミスがなくなりました。

今までは別のシステムで顧客管理をしていたのですが、顧客情報の更新を全て手作業で行っていた為、入力漏れが発生しているという状態でした。
そこで一元管理できるシステムを探していたところ保険VOSを知り、導入を決めました。
保険VOSを導入したおかげで、入力漏れが無くなりとても助かっています。

※出典：保険VOS「ご利用者さまの声」（2023年7月24日閲覧）

株式会社プリベンタス

株式会社プリベンタスでは、グループウェアを導入して情報共有の課題を解決しました。導入以前よりもスピーディーに顧客対応ができるようになり、対応力の強化や顧客満足度の向上につながっています。

詳細な保有データを、簡単に取り込むことが可能になり 低コストで情報を共有できるようになりました。
お客様から受けた連絡内容を、社外に居る営業担当が把握できるので、スピーディに対応出来るため、クレーム等は事を大きくせずに対応できています。
また、日報機能でも社内全体で詳細な情報を共有出来るので、お客様に最適な対応が出来るようになりました。
顧客対応力や顧客満足度を上げるには最適です。

※出典：保険VOS「ご利用者さまの声」（2023年7月24日閲覧）

アプコ保険株式会社

株式会社プリベンタスでは、グループウェアを導入して日報作成の課題を解決しました。導入以前は、希望どおりの日報がなかなか提出されませんでしたが、導入後は効率よく質のいい日報が作成・提出できるようになっています。

以前は、日報を書いてほしいと営業担当に言ってもなかなか希望どおりの日報が上がってこない上に、保険業法改正が重なり、どうするべきか非常に悩んでおりました。
そんな時に『保険VOS』をとあるセミナーで知り、これはいいと直感的に感じました。
『保険VOS』を導入して、皆が簡単に日報を書ける環境になり、慣れるに従っていい日報をどんどん書くようにりました。
また、スマートフォンでの入力に対応している為、記憶が鮮明な内に日報作成が行える点も非常に便利です。

※出典：保険VOS「ご利用者さまの声」（2023年7月24日閲覧）

グループウェアの選び方

保険代理店は、営業メンバーが一同に揃う機会がなかなかなく、対面での情報共有が困難な業界でもあります。また組織によっては高齢化が進んでいるので、多機能なグループウェアよりも少ない機能で使いやすいグループウェアを検討する価値もあるでしょう。

無理のない料金形態のサービスを選ぶ

前提としてグループウェアの導入には一定のコストが必要です。保険代理店の一人あたりの生産性はけっして高くないので、とくに零細の保険代理店は導入するにあたっての心理的障壁は高いと考えられます。

ただし、グループウェアを導入することにより、既存の仕事にかかっている時間の削減、営業一人あたりの売上アップといった生産性を高める効果もあるので導入は検討すべきです。また、コストが高く多機能すぎると使いこなせないため、無理のない料金形態のサービスを探してください。

保険会社提供のシステムに不足している機能を考える

保険代理店によっては保険会社から提供されているシステムを使用しているケースもあります。こうした保険会社のシステムにはカレンダー、スケジュール、契約管理などさまざまな機能を含んでいますが、保険会社が管理しているため必要な機能がそろっているとは限りません。

せっかく導入するのであれば、保険会社の提供するグループウェアにない機能をもったシステムを選びましょう。

グループウェアに欲しい機能がない、保険会社のシステムで満足している企業は、グループウェア導入にあたっての目指すべき業務の形、必要な機能を整理できていない可能性があります。ぜひこの機会に業務を見直してみましょう。

スマートフォン・タブレットでの使いやすさを確かめる

保険代理店の性質上、日中に営業はオフィスにいない、外出先で情報共有をするケースが多いでしょう。また、勤務型代理店を含めれば高齢の募集人を抱えている代理店も多いと考えられます。使いやすいシステムを導入しないと、結局現場には浸透しません。

そのためデモやトライアルを設定しているシステムについては、期間中にスマートフォン・タブレットでの使い心地をチェックすることが大切です。ITリテラシーの高くない人でも使いこなせそうか、チェックしてください。

保険代理店向けグループウェアおすすめ比較

保険代理店におすすめのグループウェアを以下で比較します。次の比較表は機能や料金をサービスごとに確認できるため、おおまかに選定するのに役立ちます。

一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成したExcel比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

• 保険代理店へ数多く導入されている
• 日本人にとって使いやすい機能
• アプリを作成するAppSuiteとも連携

desknet’s NEOは、中小企業から官公庁まで日本で幅広い導入実績をもつグループウェアです。スケジュール管理機能から直接経費申請ができるといった便利な機能があり、保険代理店へも数多く導入されています。

業界を問わない高い汎用性があり、日本企業のあり方にマッチした機能群が魅力です。またノーコードでアプリをつくれるAppSuiteとも連携しており、管理台帳や紙の申請書をシステム化するといった、自社に合わせた使い方ができます。

• 中小企業向けのグループウェア
• 手ごろな価格からはじめられる
• 保険代理店向け専用パックあり

サイボウズOfficeは、低コストかつスモールスタートではじめられる、中小企業の利用に適したグループウェアです。保険代理店向けに専用のパックを用意しており、基本機能が利用できるのはもちろん、顧客台帳と各アプリに保険代理店用の項目が設定されているのが魅力です。保険代理店特有の業務を効率化してくれるうえ、改正保険業法にも対応できます。

• 保険代理店に特化したグループウェア
• 顧客情報の最適化・一元化を実現
• 利用側のニーズに合わせて柔軟に対応

保険VOSは、保険代理店の業務を最大限サポートし、顧客対応のコンプライアンスを強化してくれる業務改善ソリューションです。日々の商談履歴は当然のこと、案件管理では保険代理店ならではの事故対応や失効管理にも対応しており、顧客満足度の向上に寄与してくれます。また保険VOSは電子証明書にも対応しているため、ペーパーレス化を進めたい方にもおすすめです。

• 保険代理店業務に特化したCRM（顧客管理）・営業支援システム
• 顧客・契約情報を常に自動更新
• 低コストで簡単導入

WiseOffice2は、保険代理店業務に特化したCRM（顧客管理）・営業支援システムです。グループウェアの機能はもちろん、代理店業務に必要とされる機能が網羅されており、損害保険や生命保険などの商品分野を問わずに管理可能です。クラウド型で顧客・契約情報を常に自動更新できるため、利用側に負担をかけずに最新の状況を確認できます。

また新規・苦情・解約といった各種業務記録をプロセスごとに管理するため、戦略的な営業アプローチのための検証・分析に活用できます。

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【関連する比較記事】

・グループウェアの比較（スタートアップ）
・グループウェアの比較（中小企業）

グループウェアを導入して代理店業務を効率化しよう

グループウェアでは顧客対応履歴の可視化や、スケジュール、案件進捗、営業ノウハウの共有ができます。そのため、保険代理店で営業の属人化やサービス品質の低下に悩んでいる場合は、情報共有で部門の連携を強化できるためおすすめです。

それだけでなく、グループウェアでは業界問わずワークフロー機能や日報・報告書作成機能などで、業務を省力化・自動化できるメリットがあり、業務効率化につながります。

保険代理店向けグループウェアを導入する際には、顧客対応履歴機能やワークフロー機能などが搭載されているか確認し、保険代理店で導入実績の多いサービスを選びましょう。

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【他業界向けの比較記事】
・グループウェアの比較（建設業）
・グループウェアの比較（小売業）
・グループウェアの比較（製造業）
・グループウェアの比較（不動産）
・グループウェアの比較（銀行）
・グループウェアの比較（保険）

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