保険代理店向けグループウェア比較4選！選び方・導入時の注意点

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保険代理店で活用できるグループウェアの機能

グループウェアとは、主にLAN環境を利用して企業内の複数のスタッフ間で情報共有をしたり、メッセージのやり取りをしたりするためのツール全般を指します。

業務の効率を向上させるさまざまな機能が搭載されており、テキストファイルをはじめとした情報データを共有状態のまま作成・更新が可能です。またスケジュールの管理や掲示板といった、社内コミュニケーションを活性化する機能も取り揃えています。

とくに保険代理店向けのグループウェアには、顧客との面談予定や更新期限を一元管理できるものや、商談の進捗状況が一目でわかるような機能が搭載されています。代理店の運営をシステム面で強力にサポートしてくれるのが特徴です。

グループウェアの機能については次の記事でより詳しく解説しているので、参考にしてください。

保険代理店における合併と効率化の課題

現在保険加入者が減少しており、それにあたって保険代理店では、情報共有や効率化にまつわる課題が発生しています。

とくに普段の業務で解決すべき課題は次のとおりです。

合併による営業状況のブラックボックス化

現在保険代理店では企業の合併が進んでおり、営業活動で連携を図りにくいといった課題が生まれています。合併の原因は少子高齢化の影響による保険加入者の減少にあり、保険会社の契約取扱高が減少しているからです。

保険会社の収益の減少は、結果として保険代理店数の減少にもつながっています。これに対し保険代理店は、事業規模の拡大で保険会社に対する発言力が高めるため、合併を行っています。将来少子高齢化は加速すると予想されており、こうした代理店同士の合併は、今後も増えていくでしょう。

しかし、合併は集団の意思統一が図れずに一体感のある営業をできない、営業状況がブラックボックス化（属人化）するといった問題も発生しがちです。とくに営業活動は経験やスキルに頼ったものになりやすく、これをいかに全体で共有し、成約率の改善につなげられるかが重要な課題です。

情報共有の不足によるサービス品質の低下

合併のいかんに関わらず、情報の共有やコミュニケーションの不足は、サービス品質の低下も招きます。情報共有やコミュニケーションが十分にできていないと、顧客への対応漏れや手続きのミス、電話での伝言が伝わらないといったミスにつながります。

これは顧客満足度の低下や、顧客からのクレームにつながりやすく、クレームを受ける従業員のモチベーションを低下させる原因にもなる重要な課題です。

保険加入者の減少による効率化の課題

保険加入者の減少によって収益が減少しているなかで、保険代理店としては、いかにムダのない効率的な営業を積み重ね、確実に収益につなげていくかが大切です。成約率の高い面談をするために、必要な情報の集約による戦略的な営業活動が求められています。

しかし現状では、日々のルーチンワークに多くの時間を割かれ、収益につながる業務に専念できていない保険代理店も多く存在します。

合併後の組織文化の融和

保険代理店の合併では、異なる組織文化をもつ企業が一つになるため、組織文化の融和も大きな課題です。価値観や業務プロセスの違いは、コミュニケーションの齟齬や業務の非効率化を引き起こし、組織全体のパフォーマンスを低下させる可能性があります。

さらに、組織文化の違いは従業員の士気やモチベーションにも影響を及ぼします。一体感の欠如や、みずから居場所を見失うことで、従業員のエンゲージメントが低下し、離職率の上昇につながるケースも考えなくてはいけません。

そして、組織文化の違いは、顧客対応にも影響を与えます。合併前の企業ごとに異なるサービス品質や対応方針が混在することで、顧客満足度の低下や、ブランドイメージの毀損につながる恐れがあります。

人材の適材適所化と育成

合併に伴う人材の再配置では、適材適所の配置も重要な課題です。単に人員を割り振るだけでは、従業員のスキルや経験を十分に活用できず、組織のパフォーマンスを最大化できません。

また、合併後の新しい組織体制やビジネス環境に適応できる人材の育成も大きな課題です。研修プログラムの不足や、知識・スキルの共有が不十分であれば、従業員の能力開発が停滞し、組織成長の阻害になります。

人材の適材適所化と育成が適切に行われない場合、従業員のモチベーションが低下し、優秀な人材の流出につながる可能性があります。これは、組織の持続的な成長と発展に大きな影を落とすことになりかねません。

システムの統合と業務プロセスの標準化

異なるシステムを使用していた企業が一つに合併する場合、システムの統合も複雑な課題です。顧客情報や契約情報などの重要データが分散していると、業務の効率化が図れず、顧客対応にも支障をきたします。

また、合併前の企業ごとに異なっていた業務プロセスを標準化することも、容易ではありません。業務プロセスの不統一は、業務の非効率化や、ミスの発生につながります。さらに、ベストプラクティスの共有が不十分であれば、組織全体における生産性向上の阻害になります。

システムの統合と業務プロセスの標準化が適切に行われない場合、業務の混乱やコストの増大を招き、合併のシナジー効果を十分に発揮できなくなるかもしれません。

顧客対応の一貫性確保

合併により、顧客対応の窓口や担当者が変更されることで、顧客対応の一貫性が損なわれる可能性もあります。顧客情報の引き継ぎや対応方針の共有が不十分であれば、顧客にとって不満を感じる対応となり、顧客満足度の低下につながりかねません。

また、合併に伴う組織の変更や人事異動により、顧客との長期的な関係性が途切れてしまうケースも考えられます。これは、顧客の信頼を損ない、契約の継続や更新に影響を与える可能性があります。

顧客対応の一貫性が確保されない場合、顧客離れを招き、保険代理店の収益基盤を脅かすことになるかもしれません。さらに、ネガティブな評判が広がることで、新規顧客の獲得にも影響を及ぼす恐れがあります。

保険代理店の課題をグループウェアで解決できる理由

保険代理店では、「営業の属人化」「サービス品質の低下」といった情報共有に関する課題や、「効率化」に関する課題があります。しかし、グループウェアを使えばそれらの課題も解決可能です。

次に、情報共有や効率化の課題が解決できる理由を、グループウェアの機能や詳細とともに説明します。今回紹介する以外のメリットについては、こちらの記事をチェックしてください。

顧客対応の高品質化

グループウェアでは、顧客対応履歴機能があり、商談内容やクレーム、未納といった対応履歴や電話内容を録音できます。これにより対応漏れといったミスを防ぎ、質の高いスピーディな顧客対応を実現可能です。またきめ細かい対応によって顧客のリピート率の向上を促し、長期的な利益に結びつけます。

情報共有インフラの構築

全社的な情報共有インフラを構築することで、営業に関する情報や知識の共有が可能です。たとえばスケジュール共有機能や進捗管理機能を使えば、営業が現在どのような活動をしているかが可視化され、見込みや売り上げの集計を即座に行って改善や軌道修正を行いやすくなります。

また社内wiki機能を使えば、営業に関するノウハウも蓄積可能です。書類のデータはオンラインストレージに管理され、ファイルの共有や編集もスムーズにできます。紙ベースでの管理では書類のやりとりや検索に時間を要しますが、データの検索ならすぐに必要な情報を手に入れられます。チャット機能を利用すれば、社内コミュニケーションも強化可能です。

顧客情報の最適化・一元化

顧客管理に関しては、所属する部署や住所といった情報を集約し、異なる保険会社の契約情報もまとめて管理できるCRM機能があり、変更があった場合もリアルタイムで更新されます。検索機能もあり、必要な情報をすぐにチェック可能です。

また顧客情報の整理と体系化によって、組織的に一貫性のある営業アプローチを実現できます。グループウェアの導入によって、組織的に統一された営業がしやすくなり、営業のブラックボックス化も防げます。

オフィス業務にかかる時間の削減

グループウェアでは書類申請やデータ入力といった手間のかかる業務を簡略化し、時間のかかる仕事のプロセスを短縮できます。たとえばワークフロー機能では、稟議や書類チェック、経費処理などの業務を電子化・自動化し、スマートフォンや携帯を使って外出先からも確認や決裁が可能です。

また報告書・日報作成はフォーマットの活用や共有機能により、省力化できます。これらの機能により、今まで作業にかかっていた時間を、より売り上げにつながる生産性の高い仕事を割り振れるようになります。

従業員同士のコミュニケーションを促進

グループウェアは、合併後の組織文化の融和を促進するうえでも効果的なツールです。

グループウェアの掲示板機能やチャット機能を活用することで、従業員間のコミュニケーションを活性化し、互いの理解を深められます。また、グループウェアを通じて会社の方針やビジョンを共有することで、組織全体における一体感の醸成も可能です。

さらに、グループウェアのプロジェクト管理機能を活用すれば、合併後の組織体制や業務プロセスの見直しを効率的に進められます。タスクの割り当てや進捗管理を一元的に行うことで、スムーズな組織統合が実現できます。

人材情報の一元管理で適切な人員配置が可能に

グループウェアは、人材の適材適所化と育成を支援するツールとしても活用可能です。

グループウェアの従業員情報管理機能や組織図機能を用いて、従業員のスキルや経験、資格などの情報を一元管理することで、適材適所の人員配置を行いやすくなります。また、グループウェアのeラーニング機能を活用することで、従業員の能力開発を効果的に進められます。

さらに、グループウェアの目標管理機能やフィードバック機能を用いることで、従業員の成長をサポートし、モチベーションの維持・向上を図ることも可能です。上司と部下のコミュニケーションを促進し、適切な評価とフィードバックを行うことで、人材育成の取り組みを強化できます。

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グループウェア導入までの流れと注意点

保険代理店におけるグループウェアの導入は、業務効率化と組織力強化に大きく貢献します。しかし、導入までのプロセスを適切に管理し、注意点に留意することは欠かせません。

次に、保険代理店がグループウェアを導入する際の流れと注意点について説明します。

ニーズの特定とサービスの選定

グループウェア導入する際にまずやることは、導入するためのニーズを明確にすることです。

このステップでは、情報共有や顧客管理、業務プロセスの改善など、保険代理店としてとくに重要な課題を特定しましょう。課題を特定したうえで、それらのニーズに合致するグループウェアサービスを選定します。

サービスの機能や価格、保険代理店での導入実績などを比較検討し、最適なサービスを選ぶことが重要です。

導入計画の策定と体制の整備

グループウェアの導入は、単なるシステムの変更ではなく、業務プロセスや組織文化の変革を伴うプロジェクトです。そのため、導入計画を綿密に策定し、社内の体制を整備する必要があります。

導入スケジュールや担当者の役割分担、データ移行の方法などを明確にし、全社的な推進体制を構築しましょう。

また、従業員への説明会や研修を通じて、グループウェア導入の意義と目的を浸透させることも重要です。

セキュリティ対策の徹底

保険代理店では顧客の個人情報を扱うため、グループウェアのセキュリティ対策には細心の注意を払いましょう。

そのためには、導入するサービスのセキュリティレベルを確認し、必要に応じて追加の対策を講じることが重要です。また、ユーザーアクセス権限の設定や、定期的なセキュリティ監査の実施など、運用面でのセキュリティ対策も欠かせません。

顧客情報の保護はもちろん、社内の機密情報の漏えい防止にも十分注意をして対策するようにしましょう。

段階的な導入とユーザーサポート

グループウェアを導入する際は、一度にすべての機能を導入するのではなく、段階的に進めることが望ましいです。グループウェアでできることは多岐にわたるため、一度にすべての機能を導入してしまうと、従業員の混乱を招いてしまう可能性があります。

まずは基本的な機能からはじめ、徐々に高度な機能を追加していくと、従業員の習熟度にあわせて無理なく導入できます。

また、導入後も継続的なユーザーサポートが重要です。操作方法や活用シーンに関する研修の実施、ヘルプデスクの設置など、従業員がグループウェアを有効に活用できるよう支援することが求められます。

グループウェアの選び方

保険代理店は、営業メンバーが一同に揃う機会はなかなかなく、対面での情報共有が困難な業界でもあります。また組織によっては高齢化が進んでいるので、多機能なグループウェアよりも少ない機能で使いやすいグループウェアを検討する価値もあるでしょう。

無理のない料金形態のサービスを選ぶ

前提としてグループウェアの導入には一定のコストが必要です。保険代理店の一人あたりの生産性はけっして高くないので、とくに零細の保険代理店は導入するにあたっての心理的障壁は高いと考えられます。

ただし、グループウェアを導入することにより、既存の仕事にかかっている時間の削減、営業一人あたりの売り上げアップといった生産性を高める効果もあるので導入は検討すべきです。また、コストが高く多機能すぎると使いこなせないため、無理のない料金形態のサービスを探してください。

保険会社提供のシステムに不足している機能を考える

保険代理店によっては保険会社から提供されているシステムを使用しているケースもあります。こうした保険会社のシステムにはカレンダー、スケジュール、契約管理などさまざまな機能を含んでいますが、必要な機能が揃っているとは限りません。

せっかく導入するのであれば、保険会社の提供するグループウェアにない機能があるシステムを選びましょう。

グループウェアに欲しい機能がない、保険会社のシステムで満足している企業は、グループウェア導入にあたっての目指すべき業務の形、必要な機能を整理できていない可能性があります。ぜひこの機会に業務を見直してみましょう。

スマートフォン・タブレットでの使いやすさを確かめる

保険代理店の性質上、日中に営業はオフィスにいない、外出先で情報共有をするケースが多いでしょう。また、勤務型代理店を含めれば高齢の募集人を抱えている代理店も多いと考えられます。使いやすいシステムを導入しないと、結局現場には浸透しません。

そのためデモやトライアルを設定しているシステムについては、期間中にスマートフォン・タブレットでの使い心地をチェックすることが大切です。ITリテラシーの高くない人でも使いこなせそうか、チェックしてください。

保険代理店業務に特化した機能の有無を確認する

保険代理店の業務に特化した機能が備わったグループウェアを選ぶことで、より効果的に業務を改善できます。

たとえば、顧客管理機能では、保険契約情報や更新時期の管理、クレーム対応履歴の記録などができるかを確認しましょう。また、保険商品ごとの販売実績の集計や分析をできる機能があれば、営業戦略の立案にも役立ちます。

保険代理店の業務に特化した機能が備わったグループウェアを選ぶことで、業務との親和性が高まり、導入効果を最大化できます。

カスタマイズ性の高さを重視する

保険代理店の業務プロセスや情報管理の方法は、組織によって異なります。グループウェアを業務にあわせてカスタマイズできる柔軟性があると、利便性の向上が可能です。

たとえば、顧客情報の項目や、ワークフローの承認ステップを自由に設定できるかどうかを確認しましょう。また、APIを介した他システムとの連携が可能であれば、既存の業務システムとの統合もスムーズに行えます。

カスタマイズ性の高いグループウェアを選ぶことで、自社の業務に最適化された環境を構築できます。

サポート体制と導入支援の充実度をチェックする

グループウェアの導入は、単なるシステムの変更ではなく、業務プロセスや組織文化の変革を伴う一大プロジェクトです。導入を成功させるためには、ベンダーによる手厚いサポートと導入支援が欠かせません。

トラブル発生時の対応体制や、導入前後のコンサルティング、ユーザー向けの研修など、サポート内容を確認しましょう。とくに保険代理店では、ITリテラシーの高くない従業員もいるため、丁寧なサポートと導入支援が重要です。

充実したサポート体制が備わったベンダーを選ぶことで、スムーズな導入と安定的な運用を実現できます。

保険代理店向けグループウェアおすすめ比較

次の比較表は、保険代理店におすすめのグループウェアをまとめた比較表です。次の比較表は機能や料金をサービスごとに確認できるため、おおまかに選定するのに役立ちます。

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• 保険代理店へ数多く導入されている
• 日本人にとって使いやすい機能
• アプリを作成するAppSuiteとも連携

desknet's NEOは、中小企業から官公庁まで日本で幅広い導入実績をもつグループウェアです。スケジュール管理機能から直接経費申請ができるといった便利な機能があり、保険代理店へも数多く導入されています。

業界を問わない高い汎用性があり、日本企業のあり方にマッチした機能群が魅力です。またノーコードでアプリをつくれるAppSuiteとも連携しており、管理台帳や紙の申請書をシステム化するといった、自社にあわせた使い方ができます。

• 中小企業向けのグループウェア
• 手ごろな価格からはじめられる
• 保険代理店向け専用パックあり

サイボウズOfficeは、低コストかつスモールスタートではじめられる、中小企業の利用に適したグループウェアです。保険代理店向けに専用のパックを用意しており、基本機能が利用できるのはもちろん、顧客台帳と各アプリに保険代理店用の項目が設定されているのも魅力です。保険代理店特有の業務を効率化してくれるうえ、改正保険業法にも対応できます。

• 保険代理店に特化したグループウェア
• 顧客情報の最適化・一元化を実現
• 利用側のニーズにあわせて柔軟に対応

保険VOSは、保険代理店の業務を最大限サポートし、顧客対応のコンプライアンスを強化してくれる業務改善ソリューションです。日々の商談履歴は当然のこと、案件管理では保険代理店ならではの事故対応や失効管理にも対応しており、顧客満足度の向上に寄与してくれます。また保険VOSは電子証明書にも対応しているため、ペーパーレス化を進めたい方にもおすすめです。

• 保険代理店業務に特化したCRM（顧客管理）・営業支援システム
• 顧客・契約情報を常に自動更新
• 低コストで簡単導入

WiseOffice2は、保険代理店業務に特化したCRM（顧客管理）・営業支援システムです。グループウェアの機能はもちろん、代理店業務に必要とされる機能が網羅されており、損害保険や生命保険などの商品分野を問わずに管理可能です。クラウド型で顧客・契約情報を常に自動更新できるため、利用側に負担をかけずに最新の状況を確認できます。

また新規・苦情・解約といった各種業務記録をプロセスごとに管理するため、戦略的な営業アプローチのための検証・分析に活用できます。

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【関連する比較記事】

・グループウェアの比較（スタートアップ）
・グループウェアの比較（中小企業）

導入後の運用と効果測定方法

グループウェアは導入するだけでなく、導入後の運用と効果測定も欠かせません。適切な運用と効果測定を行うことで、グループウェアの価値を最大限に引き出し、継続的な改善につなげられます。

最後に、導入後の運用と効果測定の方法について説明します。

運用ルールの設定と周知徹底

グループウェアを効果的に活用するためには、明確な運用ルールを設定し、全社的に周知徹底することが重要です。

情報の共有方法や更新頻度、セキュリティ上の注意点など、グループウェアの利用に関するガイドラインを作成し、従業員に対して研修や説明会を通じて浸透させましょう。

また、運用ルールは定期的に見直し、必要に応じて改善を行いましょう。

定期的な利用状況のモニタリング

グループウェアの利用状況を定期的にモニタリングすることで、運用上の問題点や改善機会を発見できます。

各機能の利用頻度や、ユーザーの活動状況を分析し、利用されていない部分はあるか、業務プロセスにあわせた活用ができているかなどをチェックしましょう。

利用状況のモニタリングを通じて、ユーザーサポートや追加の研修の必要性を見極めることも可能です。

ユーザーからのフィードバック収集

グループウェアの改善と最適化のためには、ユーザーからのフィードバックが欠かせません。定期的なアンケートやインタビューを実施し、ユーザーの満足度や要望を収集しましょう。

また、日常的なコミュニケーションのなかでも、ユーザーの意見を積極的にヒアリングしましょう。

ユーザーのフィードバックを分析し、システムの改善や運用ルールの見直しに反映することで、グループウェアの価値を高められます。

業務効率化の指標設定と測定

グループウェア導入の主な目的は業務効率化です。効果を測定するために、業務効率化に関する指標を設定し、定期的に測定しましょう。

たとえば、顧客対応にかかる時間の短縮や、書類作成の所要時間の削減など、定量的な指標を用いて効果を評価しましょう。また、働き方の変化や、残業時間の推移なども、効果測定の指標として活用できます。

顧客満足度と従業員満足度の評価

グループウェアの導入は、顧客対応の品質向上と、コミュニケーション活性化にも寄与します。これらの効果を測定するために、顧客満足度と従業員満足度の評価もあわせて行いましょう。

顧客アンケートや、従業員エンゲージメント調査などを通じて、グループウェア導入前後の変化を比較することで、効果を定性的に評価できます。

継続的な改善とPDCAサイクルの実践

グループウェアの運用と効果測定は、一度きりのものではなく、継続的に行うことが重要です。効果測定の結果を分析し、改善につなげるPDCAサイクルを実践しましょう。

運用ルールの見直しや、システムの改善、ユーザー教育の強化など、具体的なアクションを通じて、グループウェアの価値を継続的に高めていくことが求められます。

グループウェアを導入して代理店業務を効率化しよう

グループウェアでは顧客対応履歴の可視化や、スケジュール、案件進捗、営業ノウハウの共有ができます。そのため、保険代理店で営業の属人化やサービス品質の低下に悩んでいる場合は、情報共有で部門の連携を強化できるためおすすめです。

それだけでなく、グループウェアでは業界問わずワークフロー機能や日報・報告書作成機能などで、業務を省力化・自動化できるメリットがあり、業務効率化につながります。

保険代理店向けグループウェアを導入する際には、顧客対応履歴機能やワークフロー機能などが搭載されているか確認し、保険代理店で導入実績の多いサービスを選びましょう。

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【他業界向けの比較記事】
・グループウェアの比較（建設業）
・グループウェアの比較（小売業）
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・グループウェアの比較（不動産）
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