サイボウズOffice

出退勤の記録、ミーティング設定がオンラインですぐにできるようになった。ミーティングを設定したときはいちいちリマインドメールを送っていたが、皆がよく見るカレンダーに自動で登録されることにより出席忘れなどが減った。

案件ごとの議論や、メッセージトップに案件概要が書かれる運用方法が全社的に浸透したのがメリット。 全て口頭やメールだけのコミュニケーションだったのが、サイボウズで展開されることで全社共有できてきたのが大きい。

メッセージを共有し、データも常に新しいものを確認できる事が最大のメリット。メールと異なり、スレ主のトピックが常に一番上にくるので、何の話だったか脱線しなくなる。また、メールの場合社内メールを顧客へご送信してしまったりするケースが度々あったが、その様な事故が激減した。　また社内スケジュールや設備予定が共有でき、約束したはず、連絡したはず等のアポミスが非常に減った。

特に営業が多い会社でしたので社内でコミュニケーションを図る機会が少なく当初からどこにていも社内業務が できる体制となり大変助かっていました。

コミュニケーションロスによる機会損失やお互いのスケジュール確認による時間のロスが改善された。日報を見ることで普段の活動を知りにくい社員の業務も見れるようになった。

社内のクラウドでの業務アプリケーションとして、全社で用いられていた。スケジュール管理や会議室管理等の機能がスマホで使いづらく、結局Google Calenderも併用するため二重管理となっていた。

社内における情報共有不足の解消とコミュニケーションロスの改善、日報機能などで周囲の状況把握も行うことが可能となった。

今まではスケジュール、稟議書や掲示板はバラバラのサイトで管理されていました。同じサイトでどう統一するよう各部署と連携し、工夫しました。その結果、今は作業の効率がアップするようになりました。

導入してみるとシェア機能の多さにとても驚きました。そして使いやすさにも驚きました。情報共有が簡単になったので仕事のミスなどが大きく減りました。

スケジュール機能だけでなく掲示板機能があるので便利です。それ以外にも、社内報などをアップできるので出社したらまずはサイボウズを見ていました。