今さら聞けないグループウェアとは | メリット・初心者向けおすすめツール紹介【無料あり】
今さら聞けないグループウェアの基本
この記事では、グループウェア初心者の方向けにグループウェアについての基本知識を解説し、おすすめのサービスも紹介します。
次の記事では、実際に利用されているグループウェアのサービスを紹介しています。グループウェアをより詳しく知りたい方はこちらもお読みください。
「グループウェア」とは何か？
「グループウェア」とは、簡単に言うとメール、スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能など、複数人での仕事を補助するためのツールです。
グループウェアを複数のチーム（グループ）に分けて利用する場合、チームごとに公開範囲を決めるといった使い方も可能です。
専用のソフトウェアをパソコンにインストールして使う…という物もありますが、最近多いのはWebブラウザやアプリ経由して使うSaaS・クラウド型も普及してきました。クラウド型はインターネット回線があれば場所、時間、デバイスを問わずアクセスできるので、仕事の生産性向上につながります。
グループウェアを導入するメリット
一番のメリットは、「情報共有が円滑にすすむ」ということです。
チームメンバーの予定、ちょっとした伝言、仕事の資料などは瞬時に全員に共有できます。出先でも、移動時間でも必要な情報をすぐに確認できるので、これまで資料の確認や予定の確認のためにかかっていた時間が削減されます。
特に、チームごとに業務を行っているような企業だったり、少人数の事務所などには欠かせないツールとなっています。
初心者でも簡単に使える「サイボウズLive」
「でも、どんなグループウェアを使って良いかわからない」という初心者向けにおすすめしたいのは、無料から使えるグループウェア「サイボウズLive」です。100万人以上が利用している人気のグループウェアです。
インターフェースがわかりやすい
日本人向けのユーザーインターフェース。海外のグループウェアは、日本語に対応していなかったり国内のユーザーへのサポート手薄だったりして、初心者には使いにくいことも。その意味で、国産グループウェアの「サイボウズLive」はおすすめです。
操作がわかりやすい！まさに初心者向け
グループウェアを成功させる鍵は、「全員がそのソフトを活用できること」ですよね。そうでなければ、使う意味はありません。その点、サイボウズLiveは直感的に操作でき、誰でも使えることで評判のソフトですので、安心して導入できます。
また、パソコンだけでなくスマホ、ガラケーなどさまざまなデバイスからアクセスできるのも、かなり便利です。「後で確認しよう・・・」と思って忘れていた、なんてことが防げますね。
まずは無料から試せる
サイボウズLiveは、求める機能に応じて無料で使えます。
ユーザーに管理権限をつけたり、自社サーバーで運用したいと思うと有料版の利用が求められますが、無料版でも十分すぎるほど便利。少人数の部署やチームから、まずは試験的に導入してみてはいかがでしょうか。
サイボウズLive終了…代替グループウェアは？
そんなサイボウズLiveですが、2019年4月をもってサービス提供が終了することになりました。無料から使えるグループウェアを検討している方は、ぜひ次の記事もお読みください。
ボクシルとは
ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。
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