今さら聞けないグループウェアとは | メリット・デメリット - 機能をわかりやすく紹介

グループウェアとは？

グループウェアとは、わかりやすく言うとメール、スケジュール機能、掲示板機能、ファイル共有機能など、複数人での仕事を補助するためのツールです。複数のチーム（グループ）に分けて利用する場合、チームごとに情報公開範囲を決めるといった使い方も可能です。

専用のソフトウェアをパソコンにインストールして使うツールもありますが、Webブラウザやアプリ経由して使うSaaS・クラウド型が近年増加傾向にあります。その理由として、クラウド型はインターネット回線があれば場所、時間、デバイスを問わずアクセスでき、生産性向上につながるというのが主な理由です。

＞＞グループウェアのシェアの解説記事はこちら

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以下でグループウェアの機能や種類、導入メリット・デメリットを含め「グループウェアとはどんなものなのか」というのを詳しく解説していきます。

グループウェアの主な機能

グループウェアの主な機能は次のとおりです。

• チャット機能
• ワークフロー機能
• ファイル共有機能
• 会議室予約機能
• タスク管理機能
• Wiki機能

チャット機能

グループウェアにもチャット機能が搭載されています。チャットであれば複数人同時にメッセージのやり取りができるので、内容を記録しつつ迅速な連携がはかれます。

社内SNS・コミュニケーションツールともいわれるこの機能は、グループウェアに標準搭載されていることが多いので、積極的に利用していきましょう。

J-MOTTOでは、社内SNSのように全員にメッセージを発信できたり、個人同士でやり取りできる機能が備わっています。

ワークフロー機能

承認・決裁の一連の流れをデータ化して整理、処理するものをワークフローといい、そのシステムをワークフローシステムといいます。

この機能を利用すると上司に直接会えない場合や、上司がオフィスにいない場合でも、承認・決裁の依頼が可能です。また文書はデータ化されるので、紙を持ち運ぶ労力は必要なく、紛失する心配も不要です。

ファイル共有機能

グループウェアの機能にはファイル共有機能を搭載しているものが多く、チーム内でのデータの共有がより簡単に行えます。グループ招待機能もあるので、特定の人だけによるデータ共有も可能です。

近年ではクラウドサービスを利用したグループウェアも多くリリースされており、データの容量を気にせず共有できるのも魅力的です。

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ファイル共有に特化したオンラインストレージのおすすめは、こちらの記事で詳しく比較しているのであわせてご覧ください。

会議室予約機能（設備予約機能）

グループウェアでは、会議室や設備の予約機能がついているものもあります。

desknet's NEOを例に機能を紹介すると、会議室や社用車、プロジェクターといった共有設備や備品の利用事前予約が可能であり、「18時以降は利用不可」「連続した利用は2時間まで」「3月31日まで予約可能」といった利用条件も設備ごとに設定できます。

重複予約やダブルブッキングの排除も、機能の一部として搭載されています。

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会議室予約に特化したサービスのおすすめは、こちらの記事で詳しく比較しているのであわせてご覧ください。

タスク管理機能

「だれが？何を？いつまでに？」を明確にするのはどんな業界においても基本的なことであり、チームでプロジェクトを成功させるうえでは欠かせない管理項目です。

ToDo管理機能とも呼ばれるこの機能では、逐一報告をせずともグループウェア上に業務の進捗を記録でき、チーム全員がリアルタイムで共有できます。

さらにチーム内に限らず他部署や他チームの進捗を横断的に確認できるので、より経営戦略が立てやすくなります。

Wiki機能

WikiとはHTMLなどの言語を利用してWeb上から簡単にWebサイト内の内容を書き換えることが出来るWebサーバー管理システムを指します。クラウド型グループウェアにおけるWiki機能とは、Wikiシステムを利用した情報共有機能です。

社内Wikiで情報発信をして社員にWikiの確認を習慣化させれば情報の伝達漏れを防ぐことが出来ます。また多くのクラウド型グループウェアのWiki機能では、「いつだれが閲覧したか」の確認が出来るため、だれに情報が伝達していないかが一目でわかります。

さらにファイルの添付などもできるので資料テンプレートの共有などにも最適です。

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さらに機能を知りたい方は、こちらの記事で解説しているのであわせてチェックしてみてください。

グループウェアの種類

グループウェアにはクラウド型とオンプレミス型の2つの導入形態があります。それぞれにメリット・デメリットがあるので、導入前に自社にどちらがあっているか見極めるのが大切です。

クラウド型

クラウド型は、あらかじめインターネット上に用意されたサーバー内でソフトウェアを利用する形式です。自社でサーバーを用意する必要がなく、インターネット回線があればいいので、オンプレミス型に比べて安価での導入が可能です。

しかし、外部のサーバーを利用するので、情報漏えいのリスクがオンプレミス型よりも高く、不具合のときも自社で対応するのが難しいため提供元に依存しがちです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社内にあるサーバーに独自のソフトウェアを構築し、利用する形式です。　

独自のサーバーを使うので、クラウド型に比べて情報漏えいのリスクが非常に少なく、カスタマイズもしやすいです。

しかし、独自のソフトウェアを設置するため、クラウド型に比べ運用コストが割高になってしまうほか、導入するまでに時間がかかってしまうといった懸念点があります。

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冒頭でも触れたとおり、メリット・デメリットはどちらにも必ず存在します。また、クラウド型とオンプレミス型を組み合わせたハイブリッド型という選択も最近では増えているので、どちらのサービスか選べない企業の方はハイブリッド型の採用を検討するのもよいでしょう。

次の記事では、グループウェアのサービスについて詳しく紹介しているので、ぜひご参照ください。

グループウェアを導入するメリット

一番のメリットは、情報共有が円滑にすすむということです。

チームメンバーの予定、ちょっとした伝言、仕事の資料などは瞬時に全員に共有できます。出先でも、移動時間でも必要な情報をすぐに確認できるので、これまで資料の確認や予定の確認のためにかかっていた時間が削減されます。

チームごとに業務を行っている企業や、少人数の事務所などには欠かせないツールとなっています。

情報共有にかかる時間を削減

グループウェアでは、カレンダーや行き先メモといった機能で、社員の予定を見える化できます。そのため、当事者の予定を確認しなくても、アポイントメントや会議の予定を立てられるのです。

また、電話を受けた際は、グループウェア上で伝言メモを残すことで、相手に伝えられます。外出先にいても、スマートフォンやタブレットから確認し、空き時間に連絡が可能。スピーディーな対応は、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

さまざまな働き方が実現

グループウェアは、会社のパソコンだけでなく、自宅のパソコンや、スマートフォンからもアクセス可能です。主な連絡や情報共有やグループウェア上で行われるので、遠隔勤務や在宅勤務も可能になります。

Web会議機能を使ってミーティングに参加できますし、ファイルもグループウェア上に保存することで、社内外問わず編集可能。会社にいなくても業務を進められます。

ダイバーシティが求められる昨今、さまざまなワークスタイルを実現するために、グループウェアは不可欠なソフトでしょう。

電子決裁の導入で業務スピードアップ

これまでは、紙の稟議書を回していくので、上司の不在で業務はストップ。なかなかスピード感を持った仕事が難しいという欠点がありました。

しかし、ワークフロー機能を活用して決裁書類を電子化することで、承認担当者は場所を問わず内容を確認できます。郵送のような手間もかからないので、これまでより社内稟議が迅速に行えます。経営スピードも上がるため、業績向上にもつながります。

グループウェア導入のデメリット

グループウェア導入に関してデメリットはほとんどありませんが、考えられるデメリットとしては次の2点が挙げられます。

コストがかかる

小規模なオフィスであればそれほどデメリットに感じることはないでしょうが、大規模なオフィスとなるとそれなりのコストは避けられません。

無料版のグループウェアもリリースされていますが、やはり有料版と比べると物足りないのが現実です。

サービスによってはセキュリティ面に不安

社内のローカルな回線を使うオンプレミス型に比べて、クラウド型グループウェアではデータをクラウドストレージにて管理するので、セキュリティ上重要な情報のやり取りには注意が必要です。

クラウド型グループウェアを採用する場合には、次の4点を確認し、セキュリティ対策をより万全にする必要があります。

• どのようなセキュリティーソフトがパッケージされているか？
• 内部からの情報漏えいの心配はないか？
• マルウェアからの保護性は十分か？
• 管理者の機能制限範囲は？

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まずは自社がグループウェアで重視する項目を決めることが大切です。クラウドのセキュリティに関してはこちらの記事で解説しています。

グループウェアの価格比較表

おすすめ有料・無料のグループウェアの料金の比較表を掲載しています。初期費用や月額の利用料、無料プランの有無などといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

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	初期費用	利用料	月額/ユーザー	無料お試し期間	無料プラン
Microsoft Office 365	-	-	540円~	-	-
desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)	0円	-	400円	○	-
kintone	-	-	780円	○	×
WaWaOffice	0円	-	450円	○	-
Garoon	0円	-	845円	○	-
ジョブカンワークフロー	0円	-	200円	○	○
SMART Message	0円	0円	300円	○	-
airy	25,000円	-	625円	○	-
サイボウズOffice10	0円	0円	500円	○	×
Talknote	0円	-	880円	○	○
WowTalk for ビジネスプラス	0円	300円/月額	300円	○	×
gamba!	0円	-	800円/月 8,000円/年	○	×
CHITCHAT!	0円	-	250円	○	-
オルカ	-	-	100円	○	×
GROUP SESSION	-	要お問い合わせ	-	○	-
Chatter	0円	-	0円	○	○
Aipo.com	0円	0円	0円	○	○
enclo	-	350円~(10人/1グループ)	0円	-	○

こちらでは、ボクシルに掲載しているグループウェア製品を、おすすめ順・人気順のランキング形式で比較できます。

一つひとつのサービスに関する機能や、セールスポイントについてより詳しく知りたい方は、次の記事で紹介しているので、ぜひご参照ください。

注目のグループウェア、サービス資料まとめ

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