グループウェアとは - 機能や種類、メリット | できることを【図解】
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グループウェアとは
グループウェアとは、コミュニケーションの促進に必要な機能をひとまとめにしたソフトウェアで、メール配信、スケジュール管理、ビジネスチャット、オンラインストレージなどの機能があります。近年はオンラインにて利用できるクラウド型が主流になってきており、リモートワークに適していると評判です。
具体的なサービスに、サイボウズOfficeやdesknet's NEOのような日本製ものや、Microsoft 365（旧：Office 365）やGoogle Workspace（旧：G Suite）のような海外製のものがあります。そのほかサービスはこちらで紹介しています。
オンプレミス型とクラウド型の違い
グループウェアは現在クラウド型が中心になりつつありますが、もう一つオンプレミス型と呼ばれるものもあります。それぞれのどのような違いがあるのかを次に説明します。
オンプレミス型グループウェアとは
オンプレミス型グループウェアは、自社が導入したサーバーにソフトウェアをインストールして利用するグループウェアです。
オンプレミス型グループウェアは、社内のサーバーにデータを保有できるためセキュリティレベルが高く、情報漏えいのリスクも低いです。目的に応じて機能のカスタマイズがしやすいといったメリットもあります。
ただ、導入には数か月かかる場合もあり時間がかかります。運用には専門知識のあるスタッフが必要で、トラブル対応も含め自社で行わなければならず、運用にかかる負担が大きい点もデメリットと言えるでしょう。
クラウド型グループウェアとは
クラウド型は、事業者が提供するグループウェアのソフトウェアを、インターネット経由で利用するタイプのグループウェアです。オンプレミス型のように自社で環境構築を行う必要がないため、導入までの期間が短く、初期コストを抑え低コストで利用できることがメリットになります。
デメリットとしては、オンプレミスとは異なり機能をカスタマイズできない点が挙げられます。クラウドサービスにはセキュリティレベルの高いものが多いものの、オンプレミス型と比べセキュリティへの懸念が残る点もデメリットといえるでしょう。
しかし、インターネットに接続できれば利用が可能なクラウド型は、出張先などの社外を含め、時間や場所を限定せずに利用が可能な利点もあります。また、近年ではクラウドのサービスもセキュリティのレベルを向上させています。
オンプレミス型、クラウド型どちらにもメリット・デメリットはありますが、テレワークの普及といった背景もあり、クラウド型のソフトウェアを利用する企業が増加傾向にあります。
グループウェアの機能
グループウェアにはコミュニケーションや情報共有の機能を中心に、リモートワークで業務を推進するのに役立つ機能が満載です。
なかでもグループウェアに搭載されている主な機能について解説します。
- スケジュール管理
- 設備予約
- 掲示板
- ワークフロー
スケジュール管理
スケジュール管理とは、個人・グループメンバーのスケジュールを共有し管理できる機能です。主に社内行事やミーティング、Web会議といった複数人での日程調整を行う際に役立ちます。他のメンバーの外出予定や在席状況などが簡単に把握できるため、電話の取り次ぎが必要なときにも便利でしょう。
テレワーク中の社員がいる場合には、今どのような業務をしているかといった状況が把握しやすくなり、連絡するタイミングを図りやすくなるメリットもあります。
設備予約
設備予約とは、会議室やプロジェクターなどの施設や備品を管理できる機能です。施設や備品の利用や空き状況を一覧で簡単に把握できます。ソフトウェアの画面上でそのまま予約を行えるため、予約作業を効率化できます。重複予約によるトラブルの防止にもつながるでしょう。
掲示板
掲示板とは、社内通達やお知らせといった連絡事項を入力・発信・共有できる機能です。連絡事項の入力と合わせて公開日時や閲覧権限を設定し、必要な情報を必要な方だけに伝えられます。発信者・閲覧者ともにシンプルな操作で情報伝達や確認が可能になります。
紙やメール送信などの方法で連絡事項を周知するのと比べ、大切な連絡を見逃さなくなるでしょう。離れた場所で仕事をしているテレワーク環境でも、業務に必要な連絡を逃しません。
ワークフロー
ワークフローとは、見積書や稟議など上長への承認が必要な書類の作成や申請・承認といったフローが行える機能です。一連の操作をオンラインで完結でき、作業を効率化できます。スマートフォンのようなモバイル端末にも対応しているため、外出先やテレワークでも申請や承認作業を行えます。
上長が不在で承認が進まないといった、紙の書類を使用する方法で起こりがちな問題点を解消し、迅速・スムーズに稟議や承認作業を進められるでしょう。
各機能の詳細については次の記事で解説しています。
グループウェアのメリット
グループウェアを導入するメリットは次の3つです。
- 情報共有にかかる時間を削減
- さまざまな働き方を実現
- 稟議や報告のスピードアップ
情報共有にかかる時間を削減
グループウェアを利用すると、情報共有にかかる時間を削減できます。メンバーの予定、ちょっとした連絡、会議の資料など多くのものを対象の方にすばやく共有できるのもポイントです。
リアルタイムでスマートフォンやタブレットからでも予定を確認可能な点が特に強みといえるでしょう。たとえば、スケジュール管理があれば当事者に確認しなくても、アポイントメントや会議の予定を入れられます。
さまざまな働き方を実現
クラウド型のグループウェアは、自宅のパソコンやスマートフォンからもアクセス可能です。主な情報共有はグループウェア上で行われるので、遠隔勤務や在宅勤務でも問題ありません。
Web会議で打ち合わせできますし、オンラインストレージにてファイルをやりとりできます。さまざまなワークスタイルを実現するために、グループウェアは不可欠なシステムだといえるでしょう。
稟議や報告のスピードアップ
グループウェアならスピード感をもって稟議の申請や現状の報告が可能です。
直接渡さないと承認してもらえなかった稟議書、口頭やメールでの説明が必須だった報告などを気づいたタイミングで実施できるため、スピード改善に期待をもてます。コミュニケーションを改良するグループウェアは、業務の生産性に影響しうる重要な要素です。
グループウェアのデメリット
グループウェアのデメリット、導入を検討する際に注意する点は次の2つです。
- 部門を超えたコミュニケーションには適していない
- コストがかかる
部門を超えたコミュニケーションには適していない
グループウェアのチャット作成には管理者の許可が必要なことが多く、部門や役職を越えたチャット作成には許可が下りない場合もあります。そのため、コミュニケーションのツールとしては、社内SNSを導入するべきといえます。
コストがかかる
無料のグループウェアもあるものの、有料のほうが機能が充実している傾向にあります。有料のグループウェアを導入する場合は、初期費用や月額費用を計算し、コストがみあっているか確認しておきましょう。
【関連記事】
・グループウェア比較（無料）
・グループウェア比較（中小企業）
グループウェアは用途を見極めて導入
グループウェアの定義や種類、メリット・デメリットについて紹介しました。グループウェアは機能が多く種類も多岐に渡るため導入に失敗するリスクが高いです。サービスの特徴や機能をよく調べて慎重に検討しましょう。グループウェアのサービスについて詳しく知りたい方は次の記事をチェックしてください。
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