【情報共有ツール】のメリットは？必要な準備は？主要サービス3選と共に紹介！

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本記事で掲載している社内SNSや、今回紹介しきれなかった社内SNSの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。
※記事の後半ではダウンロードできる資料の一部を公開しています。

チームのコミュニケーションツールとして定着

皆さん、情報共有ツール使っていますか？チーム内のコミュニケーションを円滑にするためには今やかかせないツールであり、業務効率化や労働生産性の向上を図るならば必ず導入しておきたいものです。
では情報共有ツールを利用することでどんなメリットがあるのか？そして導入にあたり準備することとは？
今回情報共有ツールに関するあれこれと、お勧めしたい主要サービス3選を紹介していきます！

また、こちらの記事では、さらに詳しく情報共有ツールについてまとめているので、合わせてご確認ください。

情報共有ツールを利用するメリット

主に以下の3つのメリットが挙げられます！

1. 円滑なコミュニケーション

最大のメリットはやはりコレですね！チーム内のコミュニケーションが円滑に進みます。
従来コミュニケーションツールとして一般的だったEメールは、CC設定すれば複数人へメールを送信することは可能ですが、複数人の意見をとりまとめることは不可能でした。
情報共有ツールではいわばチャット機能によりチーム内のコミュニケーションが図れるので、複数人が対面せずにチャット内で意見を取り交わすことが可能です。
より迅速なコミュニケーションで業務が捗ります。

2. 簡単な情報整理

Eメールでのコミュニケーションを主としている場合、コンテンツ毎にファイルを作成しメールの保存先を振り分けての情報整理が一般的であり、この作業に煩雑さを抱えていた人はかなり多いのではないでしょうか？
情報共有ツールではコンテンツ毎にグループ設定を行えるため、面倒なメール振り分けなどこれまでのストレスが一気に解消されます。
またチャット機能であることから情報が自然と時系列に整理されているので、情報整理も情報閲覧も楽になります。

3. 社外でも円滑に行えるコミュニケーション

多くの情報共有ツールでは、パソコンのみならずタブレットやスマートフォンでも利用できるアプリがリリースされています。
そのため社内のみにとどまっていたコミュニケーションが、社外からでもサクサク行えるようになりました。
営業先や出張先、海外など場所に関わらずインターネットが接続できる場所であればどこからでも円滑なコミュニケーションが可能です。

情報共有ツール導入前に準備したいこと

導入にあたり準備しておきたいことを3つにわけて紹介します。

1. 利用目的の棚卸

一口に情報共有ツールといっても各サービスに特徴があり、自社に合った情報共有ツールを導入することがとても大切です。
そこでまず初めに情報共有ツールを利用する目的や、情報共有ツールに求めるものを棚卸してください。
「ファイルのやり取りを重視」「外部連携の多さを重視」など、企業ごとに情報共有ツールを利用する目的や求めるものが異なるのは当然ですね。
情報共有ツールをより有効活用するための第一歩です。

2. ユーザー数の確認

サービスにもよりますが、基本的に情報共有ツールはユーザー数に比例し利用料金も異なります。
そのため全体の費用感を掴むためにも社内で利用するユーザー数を出来る限り詳細に確認することが重要です。
各サービス間で意外と料金にひらきがあるので、ユーザー数が増えれば増えるほど注意する必要がある部分ですね。

3. 無料版の試用

準備の中で最も重要なのがこのコレ！何はともあれ使ってみないことにはサービスとの相性を測るのは困難
です。
情報共有ツールはほとんどの場合少人数で利用できる無料プランが用意されているか、もしくは無料トライアルできるので目ぼしいサービスが決まったら全て試用してみるのが一番です。
基本的には少人数でのりようになるので、まずは各部門の責任者等が試用してみて検討するのがいいのではないでしょうか。
ただ、その間コミュニケーションチャンネルが増加することで業務を圧迫してしまう可能性がありますが、より高い利便性のための犠牲と考えましょう。

おすすめ情報共有ツール3選

ここでお勧めしたい主要情報共有ツールを3つ紹介！

1. Chatwork

米シリコンバレーに籍を置くChatwork社が開発した情報共有ツールであり、特に大規模な導入において力を発揮するツールです。ビジネスプランでは最大14人でのビデオチャットが可能であり、コミュニケーションもミーティングもChatwork一つで完結させることができます。さらにタスク管理機能といったもついているので、情報管理ツールの枠を超えていますね。
ユーザー数が多ければ多いほど安くなるという特徴があります。

2. Slack

以前チャットサービスがア・ツ・イ!!外部サービス連携70個以上の最高にクールな「Slack」を紹介！で紹介した、Boxil Magazineの職場でも利用されている情報共有ツール。
特筆したいのはやはり連携サービス70以上という圧倒的な数字！
連携が楽しくなってついついインフラを増やしすぎてしまわないよう注意したいくらいです。
上記記事では実際に使用してみたSlackの感想をまとめているので、是非参考にしてください。

3. Hipchat

こちらも以前初めてのチャットツール導入！Hipchatで社内のコミュニケーション一本化！で紹介情報共有ツール！
オーストラリアのアトラシアン社により開発された情報共有ツールですが、日本語をカバーしているのが嬉しい点です。
さらに月額2ドル/ユーザー毎の価格にも関わらず無制限のファイルストレージやビデオチャットはかなり魅力的です。
Bithubなどとの連携によりBotが作りやすいといった開発者目線でのメリットも魅力ですね。

上記で紹介したSlackとChatworkの2サービスを比較した記事もあるのでこちらもどうぞ！

【番外編】「web社内報」で理念浸透・優秀社員を表彰！

社内コミュニケーションのきっかけ作りに、社内報を「作成していた・作成している」という企業もあるかと思います。社内報を作れば優秀社員のや、社内行事の内容を紹介など、情報をタイムリーに共有・発信することが出来ます。

しかし紙の社内報作成の場合だと・・・
・取材時と発行タイミングがずれて情報鮮度（速報性）が下がる
・紙の場合だと載せられる情報量に限りがある
・閲覧回数などが数値化できない

せっかく作るのに、ちょっぴり勿体無いですよね。今回は番外編としてweb社内報サービスをご紹介いたします。

定額制web社内報サービス

• WEBの知識がなくてもラクラク運用
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定額制web社内報サービスは定額制で更新し放題のweb社内報サービスです。おまかせの管理システムにより、CMSに詳しくない方でも簡単に運用が出来ます。また、指定のサーバ運用を行なうためでセキュリティ面も安心です。スマホ、タブレットなどいつでもどこでも閲覧が可能です。

理念浸透や優秀社員の紹介で離職率改善にも、役立つ社内報サービス。ぜひ、検討してはいかがでしょうか。

情報共有ツールのメリット・必要な準備・主要サービス3選のまとめ

今回紹介したサービス以外にも様々な情報共有ツールがリリースされており、各サービスを比較検討しつつ試用するのが一番ですね。
導入準備を怠らず、慎重に検討するよう心がけてください！

以下の比較表ではそのようなツールを機能・価格の面で紹介しています。
ぜひ導入の際の参考にしてみてはいかがですか？

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

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