社内SNSとは？ルール・導入目的・事例 - コミュニケーションツール以外の使い方も
社内SNSとは
社内SNSは、名前のとおり社内や組織内に利用者を限定したコミュニケーションツールです。
社内での運用や利用用途に特化して作られているため、情報や資料の共有が行いやすいです。また、個人同士のやりとりだけではなく、複数人が同時かつ簡単にやりとりできるのも社内SNSの魅力です。
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社内SNSのサービスについては、次の記事で詳しく紹介しています。
社内SNSの特徴
社内SNSの特徴は、メールといったツールに比べて気軽にかつ遠隔地に居ても迅速にやり取りが行えることです。
また、目的ごとにグループを作成できるので、部署を超えての情報共有やコミュニケーションを促進する目的で使われることもあります。
メールとの違い
社内SNSはグループやカテゴリごとに分類できるので、優先順位がつけやすかったり、内容の推測がしやすかったりします。
メールだと複数名に送る場合、CCやBCCで宛先を分ける必要がありますが、社内SNSならグループに送信するだけで全員が見られるので、情報共有が簡単にできます。
社内SNSを導入する際の注意点
社内SNSは便利ですが、導入しても使われなくては意味がありません。そこで、社内に浸透させるために注意するべき点について紹介していきます。
社内SNSを利用する目的を明確に
なぜ社内SNSを導入するのか、導入したうえでどういった効果を上げたいのかといった目的を明確にしておく必要があります。
明確な目的がないまま使い始めても、どのように活用すればいいのかわからずに従来のメールに戻ってしまい、導入したことが無駄になってしまいます。
あらかじめルールを定める
社内SNSを導入する際には、しっかりとルールを定めて共有するのが大切です。事前にルールを定めておくことで、どこまでの情報は社内SNSで共有していいのかが明確になり、混乱を防ぐことに役立ちます。
また、社員の個人情報や人事に関する情報、誹謗中傷といった投稿禁止内容も同様に決めておくことが大切です。
選ぶ基準を決めておく
目的やルールを決めるのと同様に、社内SNSを導入する際には、サービスを選ぶ基準について決めておくのも大切です。主に次の4点が大事になってきます。
- 必要とする機能が備わっているか
- 自社にあったカスタマイズが可能か
- セキュリティがしっかりとしているか
- 導入コストが高すぎないか
上記の4点を念頭において、自社に合った社内SNS導入の検討を行いましょう。
社内SNSの導入事例についてはこちらの記事で解説しているので、導入前後の課題と効果を確認し、導入成功させるためのポイントを確認しておきましょう。
社内SNSの活用方法（裏ワザ）
A社が提供する社内SNSは、現存社員ではなく退職者や求職者に向けられて作り出された社内SNSです。「なぜ社内SNSを退職者や求職者に？」と思うかもしれませんが、この効果は思わぬところで発揮されています。
A社は保険会社ということもあり、もともと人員の入れ替わりが激しい状況にありました。こういった慢性的な人員不足は保険業界であれば珍しいことではありません。「また新しい人員を確保すればいい」という声もありますが、保険会社ではまず保険に関する最低限の知識が必要となります。また、顧客のサポートや取引先との折衝など意外と多くのスキルが求められる現場です。
そんな経験がものをいう業界において、人員の入れ替わりが激しいというのは好ましいことではありません。経験やスキルを持った社員の代わりに雇用されるのは右も左もわからない新人。このサイクルが慢性化すれば保険会社としてのリテラシーを維持できず、次第にレベルの低いサービスしか提供できなくなるのは時間の問題です。
求職者向け社内SNS
A社が発案したのが、退職者や休職者に向けた社内SNSです。A社の社内SNSには「A社からのお知らせ板」があり、定期的に求人情報が掲載されます。そしてその求人で特徴的なのが、退職者をターゲットとして募集をかけていることです。
社員の退職理由もさまざまであり、一概に「A社での仕事が嫌だったから」といった理由とは限りません。より良い環境を求めて転職をしたものの、A社での待遇の方が良かったという退職者も多くいます。
このような退職者に対しA社は4年間のカムバック制度を制定。退社から4年以内のカムバックならば退社前と同じ給与、同じポジションで再雇用するというものです。
人材確保に大きく貢献
A者は社内SNSを活用することによって、経験とスキルのある有用な人材を確保し続けることに成功しました。人員の入れ替わりが激しいという現状は変わらないにしろ、保険会社としてのリテラシーを維持し続けるサイクルを生み出しています。
また、求人募集をかけると2～3日で求める人材が確保できるため、採用管理の工数削減も達成しました。
最近ではLINEを用いた採用管理が盛り上がりを見せており、活用する企業が増えているようです。今後もコミュニケーションツールを用いた採用は増加していくでしょう。
自社にとっての社内SNSとは？について考える
A社の事例が示すように、社内SNSの活用方法はコミュニケーションツールとしてだけでなく、さまざまなシーンで活用できます。むしろ、コミュニケーションツールとしてのシステムならばどんな企業でもすでに利用しているはずです。グループウェア・メーラーといったこれらも立派なコミュニケーションツールであり、「コミュニケーションを取る」という観点から見れば十分機能していることでしょう。
大切なの自社にとっての社内SNSとは？を考え答えを導き出すことです。
まずは、現在自社が抱える課題をすべて洗い出し、社内SNSでどう改善できるかを考えます。目的を明確化し、いきなり全社的に導入するのではなく段階的に導入をしていきましょう。社内SNSの導入には慎重さが不可欠です。
自社にあった社内SNSの使い方をしよう
社内SNSを活用した事例はいろいろと存在しますが、紹介した事例は社内SNSの使い方についてあらためて考えさせられるものではないでしょうか。
「社内SNS＝コミュニケーションツール」という個体概念を取り払うことで、新たな価値を創造し自社の成長の一翼を担うシステムとなり得る可能性を持っています。
社内SNSを導入して、情報や資料の共有の促進を図りましょう。
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