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2017-12-18

社内SNS導入はなぜ失敗するのか?失敗しないサービス選びのポイント

社内SNSの導入が失敗してしまうケースについて、事例とともに解説をします。そのうえで、導入の際に気をつけるべき点や、失敗しないSNSサービス選びのコツについてポイント別に説明していきます。
社内コミュニケーション社内SNS
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企業の間に急速に社内SNSが普及する一方で、その導入に失敗する企業も後を絶たないのが現状です。メリットばかりに目がいきがちですが、現場に浸透していなかったり、わずか数か月で廃れてしまったりするケースも少なくないのです。

そこで今回は、社内SNSの導入に失敗してしまった事例を紹介しながら、確実に現場に浸透させるためのポイントについて解説します。

社内SNSとは

社内SNSとは、すでにインターネット上にたくさん存在しているSNSのシステムを企業内に限定して提供するものです。

これまでのビジネスにおいて、主たるコミュニケーションツールは電子メールが主流だったわけですが、SNSはメールよりも気軽に情報発信やコミュニケーションが可能であり、他部署や企業外との情報共有に適したさまざまな機能をもつことが特徴です。

現在の社内SNSの市場規模などについては、以下の記事から確認できます。

社内SNSのシェア・市場規模、2017年度予測 | 注目サービス4選を解説 | ボクシルマガジン
リアルタイムでの情報共有や円滑な意思疎通を目的に社内SNSの導入が加速しています。その国内企業に置けるシェア・市場...

社内SNSの導入目的

社内SNSは、現在多くのインターネットユーザーが日常的に利用しているSNS同様、導入企業の分野や職種に応じて、いろいろとカスタマイズできるところが特徴です。

そのため企業によって導入の目的や用途もさまざまですが、全体的な傾向としては以下の目的で導入されることが多いようです。

コミュニケーションツールとして利用するため

メールの場合は、業務上重要な情報が入ったときに、まずそれを伝えるべき相手のアドレスを探さなければいけません。そして内容を入力して、その都度送信する必要が出てきます。

一方、社内SNSの場合はメッセージの送信先のスムーズな選択が可能で、受け取る側もプッシュ通知機能などですぐに受信がわかるので、お互いにすぐアクションを起こすことができます。

このように手軽にメッセージのやり取りができることによって、組織内で頻繁なコミュニケーションが生まれやすくなります。
多くの企業が、こういったコミュニケーションの密度を上げるためのツールとして社内SNSの導入を行っています。

情報共有のため

主に業務で取り交わされる情報の共有を目的として社内SNSを導入する企業も多いです。
手軽にコミュニケーションをとれる環境にあるということは、必然的に情報の共有がされやすくなるということです。

たとえば、日ごろ外出することの多い営業スタッフに対して、外出中に行われた会議やその報告書の内容をSNS上でシェアしたり、訪問先に関する情報を部署全体に公開したりするといった方法で使われるケースも多いでしょう。

ほとんどの社内SNSはスマートフォンなどのモバイル機器と連携していますから、どこにいても即座に必要な情報の収集や発信をすることができます。

業務進捗管理・プロジェクト管理のため

日常業務の進捗管理やプロジェクト管理のために社内SNSを導入するケースもあります。特に大人数が関わってくるプロジェクトの場合は、その管理の目的で一時的にSNSを活用するといったことも考えられるでしょう。

多くの社内SNSにはタイムライン機能グループを限定してチャットを行う機能がありますから、プロジェクトごとに企業外の人材も含めてグループを形成して、そのなかで情報をやり取りしする、会議を開くといった使い方をすることが可能です。

社内SNSのメリット

続いて、社内SNSのメリットとして考えられているポイントについて簡単に解説します。

チャット機能によって気軽にコミュニケーションがとれる

社内SNS導入の主な目的でも述べたように、チャット機能によって企業の内外を問わずに気軽なコミュニケーションをとれることがメリットです。

メールのように堅苦しい文面というよりは、普通に会話する要領でコミュニケーションがとれるので、ちょっとしたやりとりでも気兼ねなくすることができる点を魅力に感じる人も多いでしょう。

また、複数人と同時にやりとりができますから、伝えるべき情報の抜けや漏れに関して他の人がフォローしてくれるといった効果も期待できます。

正確な情報の伝達が可能

一つひとつの情報を簡略化して伝えることができる点もメリットといえます。
ビジネスでは情報を正しく発信し、共有することが重要となりますが、人数が多ければ多いほどそれが難しくなってきます。

人づての情報の場合、細かいニュアンスなどに違いが出てきてしまい、最終的にこちらの伝えたいことがうまく伝わらない可能性もあります。

社内SNSでは、伝えたい情報を複数の相手にダイレクトで伝えることができることに加え、メールのようにその都度硬い文章を書く必要がなくなります。必要な情報を必要な相手に正しく伝えることができる点は、大きなメリットといえるでしょう。

他部署や外部とのやりとりが可能になる

上述のように、社内SNSのほとんどが、スマートフォンなどのモバイル機器との連携が可能となっているため、普段は社内にいることが少ないスタッフへの連絡手段として重宝します。

あるいは企業でフリーランスなどの外部委託スタッフを雇っている場合は、業務に関する連絡などをすべてSNS上で完結させることができるなど、外部への情報の伝達にかかる手間を大幅に簡略化することが可能です。

さまざまな用途で活用できる

最近は社内SNSにも便利機能がたくさん実装されるようになってきており、動画などの大容量データをやりとりしたり、音声通話やWebカメラを使ってビデオ通話などができるものもあります。

こういった機能を使ってデスクに座ったまま会議を開いたり、プレゼンを行う企業も多く、工夫次第でさまざまな用途で活用できる点もメリットとなっています。

社内SNSの失敗事例

このように、社内SNSには多くのメリットがありますが、一部企業ではその導入に失敗してしまうケースがけっして少なくありません。

以下では実際に企業が社内SNSの導入で失敗してしまった代表的なケースを紹介します。

プライベート化による失敗例

SNSの導入自体が目的化してしまっている企業は少なくありません。

そういった企業では、システムを導入することだけにフォーカスしてしまい、導入後、実際に現場でどういう使われ方をしているのかをチェックしていないことがあります。

そうなると、一部のスタッフが社内イベントや催しなどの報告媒体として使うようになるなど、本来の業務とは無関係の連絡が飛び交うことになりかねません。

実際、そういった事態に陥っている企業は多く、それによってSNSの利用を面倒に感じてしまうスタッフが出てきた結果、利用する人数がどんどん減ってしまったケースが多くあります。

社内SNSはあくまでも業務効率を向上させるためのものであることを周知し、スタッフには必要な情報だけをやり取りする場として認識してもらう必要があります。

一部のコミュニティ化による失敗例

SNSに限らず、多くのネット掲示板やアプリなどでは、日常的に利用しているヘビーユーザー層と、登録はしたもののほとんど使わないユーザー層にわかれるものです。

これは社内SNSでも同じであり、そのうえさらに日常的に利用するスタッフだけの偏ったコミュニティーが形成されてしまうと、普段使うことの少ないスタッフは疎外感を抱くようになって、さらに利用から遠ざかってしまうことになります。

そうならないためにも、日ごろの利用状況を確認する管理者を設けるなどして、一人ひとりが積極的にSNSを活用できる環境づくりをしていくことが重要となります。

上司の参加による失敗例

ある企業では、あるスタッフがSNS上で上司に叱られてしまい、その後ほとんど利用しなくなってしまうということがありました。

そして、そのやり取りを見ていた他のスタッフ達も、その上司からの叱責を恐れて、思い切った発言や情報の開示を行うことが少なくなったといいます。

本来、企業のトップである経営者や管理職が積極的にSNSを活用するのは歓迎されるべきことでしょう。
しかし、組織内で影響力をもっているからこそ、SNS上での振る舞いには特に注意する必要が出てきます。特定のスタッフや部署をことさらに批判したり、叱責したりするといった使い方は控えるべきす。

管理者にとってSNS自体の利用状況を把握することは必要ですが、経営者や役員などは一歩引いた利用を心がけましょう。

不十分な説明による失敗例

導入側が使い方を知っているというだけで、ほとんど何の説明もなしに社内SNSを導入してしまうことはけっして少なくありません。

それによって使えるスタッフとそうではないスタッフにわかれてしまい、なかなか定着しないというケースがみられます。

FacebookやTwitterといった有名なSNSはすでに多くの人が慣れ親しんでいるため、わざわざ使い方をシェアしたり、機能を説明したりする必要はないでしょう。

しかし、同じSNSでも自社で独自に導入する場合は、そのシステムやツールを導入して利用を定着させるための工夫とフォローアップが欠かせません。

一方的な判断をせず、どんなスタッフも使いこなせるような環境づくりと、使い方に関するレクチャーを怠らないようにしましょう。

成功事例も知りたい方は、以下の記事を参考にご覧ください。

社内SNS成功事例に学ぶ定着のためのポイントとは | 目的・メリット・デメリット | ボクシルマガジン
企業内のコミュニケーションを円滑にするため、社内SNSの導入が進んでいます。しかし活用されず失敗に終わるケースも多...

社内SNSの導入時に注意すべきポイント

上述の失敗例を受けて、企業が社内SNSを導入する際に注意すべきポイントについて簡単に説明します。

目的を明確にする

目的が不明確なままで社内SNSシステムを導入しても、現場が混乱してしまいます。システムの導入によって何を目指すのか、どのような課題を解決したいのかを明らかにしておくことが重要です。

部分的・試験的に導入してみる

すべての部署に短期間でシステムを導入しようとすると、さまざまな問題が生じる可能性があります。
既存のシステムとの連携もうまくいかなくなる可能性もありますし、本来は全社的にシェアすべきでなかった情報まで広がってしまう危険もあります。

社内SNSの導入にあたっては、事前になるべく詳細な計画を立てて、段階的な導入を心がける必要があります。

発言しやすい環境づくりに専念する

一部のスタッフだけが頻繁に利用するようになると、やり取りされる情報も偏ってしまったり、他のスタッフの意見が無視されてたりしてしまう可能性もあります。

SNSの管理者は全体のバランスをみながら、だれでも気軽に発言しやすい環境づくりを工夫する必要があります。

厳密なルールを設定し、周知させる

ルールのないコミュニティが混乱を招いてしまうように、社内SNSでも厳密なルールを設定しなければ、利用するスタッフは何をすればいいのか、あるいは何をしてはいけないのかがわからないため、利用を躊躇してしまいます。

一部のスタッフの不用意な発言によって場の雰囲気が悪くなってしまう可能性もあるでしょう。

そうならないためにも、SNS内での厳密なルールを設定し、スタッフに周知させておくことが重要となります。

上司が干渉しすぎない

発言に影響力のある経営者や役員は、社内SNSへの関わり方を考慮しなければなりません。
あまりに干渉しすぎると、利用するスタッフが発言しづらくなったり、モチベーションに影響を与えてしまったりこともあります。

時間をかけて定着させた社内SNSを利用し続けてもらうためにも、上司にあたるスタッフの利用については、特に慎重になる必要があるでしょう。

社内SNSサービスを選択する際のポイント

これまでの内容を踏まえて、社内SNSサービスを選ぶ際のポイントについて考えてみましょう。

本当に必要な機能は何かを明らかにする

社内SNSの主な目的は、業務効率を向上させてスタッフ間のコミュニケーションを活性化させることです。

したがって、必ずしも機能の豊富さは選択のポイントとはならないはずです。企業にとって事情はさまざまですから、まずは導入の目的を明確にして、本当に必要な機能は何かを明らかにましょう。
そして、その機能を一通り網羅しているサービスを選ぶことをおすすめします。

また、今後のユーザー環境の変化を考慮して、機能の拡張性にも目を向ける必要があります。

すべてのスタッフにとって「使いやすい」ものを選ぶ

それに加えて、どんなスタッフでも利用できるシンプルなインターフェースのものを選ぶという点も重要です。

すべてのスタッフが同じレベルのITリテラシーをもっているわけではありませんから、機能の多さよりも使いやすさを求めるようにしましょう。
そうすれば、管理側もトラブルがあった際に、何が原因なのかを判断しやすくなります。

代表的な社内SNSサービス5選

最後に、代表的な社内SNSサービスについて紹介します。

今回紹介する社内SNSサービスのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスについては以下からご覧になれます。

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direct(ダイレクト)

  • 800社以上の導入実績
  • シンプルで使いやすいチャット画面
  • エンタープライズ版もあり

directは、各スタッフのスマートフォンと会社のパソコンをリアルタイムでつなげてくれる法人向けのメッセージサービスです。だれでも簡単に使いこなせる操作性とシンプルなチャット画面が魅力で、メッセージのやり取りだけでなく、写真や動画の共有も可能です。また、利用スタッフの現在地も共有できるなど、普段外出することの多いスタッフに役立つ機能がたくさんあります。

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InCircle(インサークル)

  • セキュリティに万全な体制
  • さまざまな企業への導入実績
  • 業務効率の大幅な改善が可能

InCircleは、警察の証拠復旧の技術から生まれたといわれるビジネスチャットです。セキュリティに万全な体制が敷かれており、そのため多くの報道機関やグローバル企業、都市銀行、上場企業においての採用実績が豊富です。企業の業務効率を大幅に改善し、売上の向上とコストダウンを実現する日本発、世界に展開するビジネスチャットです。

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Oneteam(ワンチーム)

  • 課題・目的・案件ごとにデータ整理が可能
  • 目的に応じて必要なメンバーをアサイン
  • 議事録、日報などの格納スペースとしても利用できる

Oneteamは、課題・目的・案件ごとに議論や意見交換を行うことのできる打ち合わせスペースを提供します。意見交換に必要となるファイルデータなども、すべて課題・目的・案件ごとに集約することができます。それぞれの目的に応じて必要なメンバーをアサインできること加え、成果物のストックや顧客のヒアリングレポート、あるいは議事録、や日報などの格納スペースとしても利用できます。

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Tocaro(トカロ)

  • 1,000社以上の利用実績
  • 充実したチャット機能
  • 複数拠点をつなぐビデオ会議が可能

Tocaroは、社内外のユーザーとのチャットやファイル・タスクの共有を手軽に行うことができるビジネス向けコミュニケーションサービスです。リアルタイムでコミュニケーションや情報の共有ができ、ToDo機能・コンタクト機能が密に連携しているので、チームとして成果を出すのに役立ちます。1,000社以上の利用実績があり、必要な文書や画像、動画などあらゆる形式のファイルの共有が可能です。

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定額制web社内報サービス

  • 特別な知識がなくても簡単運用
  • 定額制で更新が無制限
  • 強固なID・パスワード認証システム

定額制web社内報サービスは、その名のとおり定額制で更新が無制限の社内報サービスです。CMSに関する知識がなくても簡単に利用でき、指定のサーバで運用するため、セキュリティが固く、スマートフォンやタブレットなどから、いつでもどこでも閲覧ができます。自宅や海外からも安心して利用できるのも魅力です。

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事例分析により、失敗しない社内SNSの導入を目指す

社内SNSの導入が失敗してしまうケースについて、実際の導入事例とともに解説をしてきました。
その多くは導入の目的が明らかになっていなかったり、管理が徹底されていなかったりするケースです。社内SNSの管理者は、まずはそのあたりを見直してみましょう。

社内SNSは適切に管理できれば非常に便利なツールですから、そのメリットを活かせるような運用体制を整えることが肝要です。

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