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2018-04-02

請求書発行システムのコスト削減効果 | 効率化がもたらすメリット・事例・システム紹介

請求書発行システムは、納品書や見積書も含めた帳票の作成・発行を自動化し、経理業務を大幅に効率化するサービスです。その具体的な効果はどれほどなのか?導入のメリット・コスト削減効果を解説するとともに、導入事例やおすすめのシステムを紹介します。※初回公開日:2018/01/05
請求書発行システム
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請求書をはじめとする帳票作成・発行を効率化し、さまざまなメリットとコスト削減が期待できるのが請求書発行システムです。

その効果は、Casterやラングリッチのような人的リソースの少ないスタートアップ企業だけでなく、膨大な帳票作成・発行が必須となる大企業でも同様です。

請求書発行システム導入によって、効率化やコスト削減はどの程度が期待できるのでしょうか。事例を具体的に紹介するとともに、メリットやコスト削減効果、システムの仕組みを解説していきます。

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成・発行業務を効率化することを目的に開発されたシステムであり、現在ではクラウドベースでサービス提供される場合が多くなっています。

一般的には見積書や納品書、支払明細書の作成・発行も可能なシステムがほとんどであり、このため帳票発行システムと呼ばれる場合もあります。

経理担当者を対象とした調査では「業務改善のために採用しているシステム」の2位にランクインしているという報告もあり、多くの企業から注目されているサービスだと言えるでしょう。

帳票の定義と種類

請求書発行システムが注目される理由には、請求書をはじめとした帳票の作成・発行に割かれているコストの削減を実現したいということが挙げられます。

まず帳票とは、企業の経済活動のなかで行われるさまざまな取引を記録し、証拠として記録するものであり「帳簿」と「伝票」が含まれます。

具体的な帳簿と伝票には、以下のものが該当します。

帳簿 伝票
仕訳帳 入出金伝票
総勘定元帳 見積書
現金出納帳 納品書
預金出納帳 請求書
買掛・売掛帳 領収書
経費帳
固定資産台帳

帳票について詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメ...

帳票の保存とシステム化

従来帳票は、会社法上で10年間の保存期間が定められており、紙での保存が必要とされていました。

しかし、保管場所の確保や資源的な問題もあり、現在では一部を除き、電子データのまま保存することが可能となり、企業側には見積・納品・請求書を効率的に作成・保存していくことが求められているのです。

請求書発行システムで可能なこと

それでは、帳票作成・発行を行うにあたり、請求書発行システムを導入することによって、どのようなことができ、効率化することができるのでしょうか。

請求書作成

豊富なテンプレートから最適なものを選び、登録した取引先や品目を検索して入力していくだけで簡単に請求書が作成できます。

多くの場合、会社ロゴや印影を追加することが可能となっており、取引先・品目の自動入力補助機能が備わっているため、使い込むうちにより効率化していくことができます。

もちろん、データのダウンロードやPDF化も可能であり、用途に応じて柔軟に活用できるでしょう。

<CSVインポート>
さらに、会計ソフト基幹システムからエクスポートされたCSVデータを読み込み、請求書を一括作成することも可能です。

保守やメンテナンスなど、毎月定額の請求書発行などが必要な場合も、請求書の繰り返し作成を予約する、という自動作成予約機能を持つシステムも存在します。

<変換・複製・合算>
多くの場合、請求書と納品書の内容は同じであり、こうした場面ではフォーマットを請求書から納品書へ、またはその逆へ簡単に変換することが可能です。

帳票の作成に最適化されているため、複製も行えるだけでなく、複数の請求書を月ごとにまとめた合算請求書を作成することも簡単に行えます。

取引先への送付

作成した請求書は、発行して取引先へ送付する必要がありますが、従来は自社で紙にプリントし、宛名書き・切手貼付け・封入・投函などの手間が生じており、先方へ間違いなく届けられたのか、確認が難しいという問題がありました。

この部分でも、請求書発行システムはさまざまな効率化の方法を提供しています。

<Webダウンロード・メール添付>
多くの請求書発行システムでは、作成・確認が完了すると、取引先にメール送信できる機能が備わっており、メール送信完了の際にはステータスも変更されるようになっています。

中には、メールに専用のダウンロードエリアのURLを埋め込み、パスワード設定でセキュアな請求書のやり取りを可能としたサービスも存在し、仮に相手先が請求書を紛失しても再ダウンロードすることもできます。

<郵送代行>
取引先で紙の請求書が必要な場合でも、請求書発行システム側で郵送代行を行っています。

これによって、従来からの手間を排除できるだけでなく、郵送ミスなどを減らすこともでき、PDFなどの請求書と併用して、確実な取引が実現できます。

書類の保存と管理

紙での帳票保存が基本であった従来は、過去の取引履歴を探すにも多くの労力が必要となっていました。

しかし電子版では、ステータスやタグ付けによる柔軟な検索方法が提供されており、圧倒的に効率化され、未入金アラートなどの設定で支払い期限を管理することも可能です。

また、一部のシステムでは作成された請求書から仕訳を行うものもあり、売上レポートを自動作成する機能を持っているシステムも存在します。

会計ソフトとのAPI連携

ほとんどの請求書発行システムでは、CSVインポート・エクスポートに対応し、帳票作成を効率化しますが、APIが公開されていることにより、会計ソフトなどとのシームレスな連携を実現するシステムもあります。

これによって、基幹システムの顧客情報と自動連携して内容変更が即座に反映される、請求データ確定後に自動で請求書を作成する、などが実現できます。

APIについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

APIとは | 連携の具体例・メリット・実装手順を紹介 | ボクシルマガジン
APIとは、狭義には「アプリケーション作成に利用するもので、ある外部アプリの機能を共有するシステム」を指します。T...

自動入金消込

さらに一部の請求書発行システムでは、金融機関と自動連携をとることにより、入金情報を元にした請求書の消込自動化が実現可能です。入金名が一致しなかった場合も、一度手動で消込を行うことによって学習が行われ、効率化が進んでいく仕組みが搭載されています。

請求書発行システムのメリット

請求書発行システムを導入することによって、経理業務の効率化が実現することを解説してきましたが、実際に、システム導入による具体的なメリットはどの程度あるのでしょうか。

発行側・受取り側のメリット

発行側のメリット:作成を簡単に行えることによる作業効率化を挙げることができます。請求書の作成を行ったあとの承認に関しても、クラウドベースのため迅速に行うことができ、請求業務をスムーズにすることが可能です。

受取り側のメリット:いつでもダウンロード可能になることにより、郵送時のようなタイムラグが発生しないこと、万一の紛失時も再発行依頼の必要がないことが挙げられ、支払い手続きの効率化をはかることができます。

業務効率化による作業時間短縮

請求書作成・発行のプロセスをシステムで行うことにより、圧倒的な作業時間短縮が見込めます。特に、電子帳票に対応し、請求書の郵送が必要ない取引先には有効であり、郵送が必要な場合でも代行が活用できるのは大きなメリットです。

人的ミスの排除

紙の請求書を郵送していた従来では、請求書作成・プリント・宛名書き・封入・投函・配送など、いずれの時点でもミスが起こる可能性は否定できませんでした。

このプロセスをシステム化することにより、多くの場面でミスを排除することが可能となり、システムによる代行によって、郵送時の人為的ミスも最小限にすることが可能です。

年間84万円のコスト削減効果

エクセルなどの表計算ソフトで請求書作成・発行・郵送という、従来の方式から請求書発行システムへと切替えた場合、月間300枚の請求書を発行するケースでは、年間84万円ものコスト削減効果があるといわれています。

その大部分は業務効率化による時間短縮がもたらす「人件費」の削減であり、郵送費の削減効果も無視できないでしょう。

システム連携でさらなるコスト削減も

すでに解説してきたように、APIによって基幹システムなどとのシームレスな連携が可能となれば、簡単に行える請求書の作成・発行を、さらに自動化することが可能です。

これによって請求業務に係る人件費のさらなる削減が可能となり、人的リソースをコア業務へ割り振ることもできるようになるでしょう。

MISOCAでの導入事例

Misocaは、200,000社の企業に利用されるクラウド請求管理システムであり、シンプルかつ豊富な機能で経理業務の手間を大幅に効率化するサービスを提供しています。

請求・見積・納品・領収書などを簡単に作成することができ、レイアウト崩れや記入漏れの心配も不要、作成した帳票はPDFダウンロードやメール・FAX送信、郵送もワンクリックで手続きができます。

さまざまなデザイン・機能のテンプレートが利用でき、スマートフォンで外出先からメール送信や郵送手続きしたり、請求済・入金済といったステータス管理で対応漏れを防止など、豊富な機能を搭載しています。

事例(1):Caster

会社名:Caster業種:サービス業
CasterBizのサービス運営、Remote Styleのサービス運営

課題:経理業務の効率化と売掛対応

オンラインアシスタントサービスを提供しているCasterでは、少人数でさまざまな業務を兼任しているため、経理業務の効率化が課題であり、同時に売掛希望のクライアントへの対応にも対策を必要としていた。

効果:営業担当の請求業務効率化と回収保証による売掛実現

MISOCAのシステム導入により、営業担当が無理なく請求業務をこなせるようになるなど効率化を実現できたほか、MISOCA回収保証を追加することにより、スタッフへの支払いサイトが早い状況でも売掛を実現できた。

事例(2):ラングリッチ

会社名:ラングリッチ業種:サービス業
オンライン英会話教育サービスの提供

課題:エクセルによる請求業務に限界

カスタマーサポートと請求業務を兼任させていたラングリッチでは、煩雑なエクセルによる請求業務に限界を迎えており、わずかな時間でも請求業務を完結させる、効率化が図れるシステムを模索していた。

効果:海外出張中でも無理のない請求業務が実現

充実したテンプレートとCSV一括作成機能で請求業務の時間が大幅に短縮、海外出張中でも請求書の郵送がボタン一つで可能になるなどの効率化が実現したため、業務兼任が無理なくできるようになった。

おすすめの請求書発行システム

人的リソースの少ないスタートアップや小規模な企業では、請求書発行システムは大きな効果をもたらすことがおわかりかと思いますが、膨大な請求業務が生じる大企業でもそのメリットは同様です。

さまざまなシステムが存在する中で、自社に最適なチョイスが可能なように、以下ではおすすめの請求書発行システムを厳選して紹介してみましょう。

BtoBプラットフォーム 請求書

BtoBプラットフォーム 請求書は、企業間における請求書の受渡しを電子化することで、請求業務の生産性向上・時短・コスト削減とペーパーレスによるエコを実現する、クラウドベースの請求書発行サービスです。

Web請求書の作成・発行から受取・保管までシステム内で一元管理でき、さらに支払通知書など帳票の送付や入金消込・督促連絡といった、BtoBに必要な豊富な機能を搭載しています。

電子帳簿保存法に対応しているため、税法上7年間保管しなければならない請求書も保存可能、万全のセキュリティと充実したサポート体制も誇ります。

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Tradeshift

Tradeshiftはグローバルで150万社が参加する多国籍・他言語対応のWebブラウザBtoB電子取引プラットフォームです。

注文書や請求書などの文書をPDF化して相手企業に送信するシステムや、受け取った紙の文書をスキャンして電子保存するシステムとは異なり、データそのものを企業間で送受信するシステムです。

Tradeshift上での取引文書の送受信やネットワーク上での企業プロフィール、商品カタログの公開などの基本機能は、すべて無料で活用可能であり、煩雑な事務処理をシンプルかつスピーディにするだけでなく、システムを運用・保守する費用は一切かかりません。

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請求管理ロボ

請求管理ロボは、今までエクセルと手作業で行っていた、請求・消込・催促の作業をすべて自動化し、請求管理業務に必要なさまざまなファイルやシステムの管理画面を一つの画面でまとめて操作できるクラウドサービスです。

金融機関などと何度も契約することなく、クレジットカードや口座振替をはじめとした各決済手段における請求情報や入金情報を同一のデータベースで管理可能、決済失敗時も次回請求に繰越や、他決済への切り替えなど豊富なバリュエーションから事前に設定できます。

また、Salesforceやkintoneなどの商談情報の取り込みなど、外部システムとの連携機能も搭載し、業務全体の流れを経理中心に連動させることが可能です。

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収益管理クラウド「uconnect」

  • 管理会計機能が標準搭載
  • 経理業務の効率化とリアルタイム収益管理
  • いつでもどこでもアクセス可能

uconnectは、業務で使用する各帳票の発行と販売管理ができる請求書発行システムです。収益管理機能や、現金の収支予定が一目でわかる資金繰り表の作成などの管理会計機能を標準で搭載しています。

繰り返し入力・部門間の確認作業等にかかる作業時間を削減し、経理業務を効率化。登録した売上・原価等の情報は自動的に集計されるので、収益をリアルタイムに把握できます。

複数のPCやスマホから使用可能で、外出先での急な問合せにもすぐに対応可能です。

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ルーティンワークの効率化でリソースの有効活用

日々の経済活動を行っていくうえで、定型化されたルーティンワークをこなしていくことは決して悪いことではありません。

しかし、定型化された業務だからこそ効率化できる余地が存在し、それを実現していくことによって多くのリソースをコア業務に割り振るという有効活用が可能となるのです。

なかでも定型業務が多くなりがちな経理では、請求業務にともなう帳票発行を効率化する請求書発行システム導入が有効であり、経理ならではの視点で経営分析に役立てていくことも可能です。

ぜひこの機会に、請求書発行システム導入の検討されることをおすすめします。

ボクシルとは

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