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請求書発行システムおすすめ比較8選 | 請求業務の電子化で経理業務を効率化

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請求書発行システムは、納品書や見積書も含めた帳票の作成・発行を自動化し、経理業務を効率化するサービスです。導入する際は実績やセキュリティ面の確認が重要になります。本記事では人気の電子請求書発行システムを比較し、おすすめのサービスを厳選して紹介します。

請求書発行システムとは

請求書発行システムとは、請求書の作成・発行業務を効率化することを目的に開発されたシステムであり、現在ではクラウドベースの電子請求書発行システムとしてサービス提供される場合が多くなっています。

一般的には見積書や納品書、支払明細書の作成・発行も可能なシステムがほとんどであり、このため帳票発行システムと呼ばれる場合もあります。

経理担当者を対象とした調査では「業務改善のために採用しているシステム」の2位にランクインしているという報告もあり、多くの企業から注目されているサービスです。

帳票の定義と種類

請求書発行システムが注目される理由には、請求書をはじめとした帳票の作成・発行に割かれているコストの削減を実現したいということが挙げられます。

まず帳票とは、企業の経済活動のなかで行われるさまざまな取引を記録し、証拠として記録するもので、「帳簿」と「伝票」が含まれます。

具体的な帳簿と伝票には、以下のものが該当します。

帳簿 伝票
仕訳帳 入出金伝票
総勘定元帳 見積書
現金出納帳 納品書
預金出納帳 請求書
買掛・売掛帳 領収書
経費帳
固定資産台帳

帳票について詳しく知りたい方は以下の記事もご覧ください。

帳票の保存とシステム化

従来帳票は、会社法上で10年間の保存期間が定められており、紙での保存が必要とされていました。

しかし、保管場所の確保や資源的な問題もあり、現在では一部を除き、電子データのまま保存が可能となり、企業側には見積・納品・請求書を効率的に作成・保存することが求められているのです。

請求書発行システムで可能なこと

帳票作成・発行を行うにあたり、請求書発行システムを導入すると、次の作業の効率化につながります。

  • 請求書作成
  • 取引先への送付
  • 書類の保存と管理
  • 会計ソフトとのAPI連携
  • 自動入金消込

それぞれの詳細は次のとおりです。

請求書作成

豊富なテンプレートから最適なものを選び、登録した取引先や品目を検索して入力していくだけで簡単に請求書が作成できます。

多くの場合、会社ロゴや印影を追加できるようになっており、取引先・品目の自動入力補助機能が備わっているため、使い込むうちにより効率化ができます。

もちろん、データのダウンロードやPDF化も可能であり、用途に応じて柔軟に活用できるでしょう。

<CSVインポート>
さらに、会計ソフト基幹システムからエクスポートされたCSVデータを読み込み、請求書の一括作成が可能です。

保守やメンテナンスなど、毎月定額の請求書発行などが必要な場合も、請求書の繰り返し作成を予約する、という自動作成予約機能を持つシステムも存在します。

<変換・複製・合算>
多くの場合、請求書と納品書の内容は同じであり、こうした場面ではフォーマットを請求書から納品書へ、またはその逆へ簡単に変換できます。

帳票の作成に最適化されているため、複製も行えるだけでなく、複数の請求書を月ごとにまとめた合算請求書を作成することも簡単に行えます。

取引先への送付

請求書発行システムはさまざまな効率化の方法を提供しています。

<Webダウンロード・メール添付>
多くの請求書発行システムでは、作成・確認が完了すると、取引先にメール送信できる機能が備わっており、メール送信完了の際にはステータスも変更されるようになっています。

中には、メールに専用のダウンロードエリアのURLを埋め込み、パスワード設定でセキュアな請求書のやり取りを可能としたサービスも存在し、仮に相手先が請求書を紛失しても再ダウンロードすることもできます。

<郵送代行>
取引先で紙の請求書が必要な場合でも、請求書発行システム側で郵送代行を行っています。

これによって、従来からの手間を排除できるだけでなく、郵送ミスなどを減らすこともでき、PDFなどの請求書と併用して、確実な取引が実現できます。

書類の保存と管理

紙での帳票保存が基本であった従来は、過去の取引履歴を探すにも多くの労力が必要となっていました。

しかし電子請求書では、ステータスやタグ付けによる柔軟な検索方法が提供されており、圧倒的に効率化され、未入金アラートなどの設定で支払い期限の管理が可能です。

また、一部のシステムでは作成された請求書から仕訳を行うものもあり、売上レポートを自動作成する機能を持っているシステムも存在します。

会計ソフトとのAPI連携

ほとんどの請求書発行システムでは、CSVインポート・エクスポートに対応し、帳票作成を効率化しますが、APIが公開されていることにより、会計ソフトなどとのシームレスな連携を実現するシステムもあります。

これによって、基幹システムの顧客情報と自動連携して内容変更が即座に反映される、請求データ確定後に自動で請求書を作成する、などが実現できます。

APIについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

自動入金消込

さらに一部の請求書発行システムでは、金融機関と自動連携をとることにより、入金情報を元にした請求書の消込自動化が実現可能です。入金名が一致しなかった場合も、一度手動で消込を行うことによって学習が行われ、効率化が進んでいく仕組みが搭載されています。

請求書発行システムおすすめ比較8選

おすすめの電子請求書発行システムを8サービス紹介します。比較しやすいようシステムの特徴をまとめているので、ぜひ導入を検討する際の参考にしてください。

楽楽明細 - 株式会社ラクス

楽楽明細 - 株式会社ラクス 画像出典:楽楽明細公式サイト

  • データ連携が簡単
  • 請求書以外にも、納品書などなんでも発行
  • WEB発行の方法を選択できる

楽楽明細は、請求書・納品書などの帳票発行を自動化させるWEB帳票発行システムです。

請求データや支払データを一括で「楽楽明細」に取り込むだけで自動で帳票発行をしてくれるので、印刷・封入や、郵便局への投函作業といった手間を減らせます。請求書や納品書だけでなく領収書、検収書といったあらゆる帳票の発行が可能で、レイアウトも使用中の帳票デザインを再現できます。取引先ごとにWEB・メール添付・郵送といった発行方法を選択可能で、自動で割り振り発行もしてくれます。

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請求管理ロボ - 株式会社ROBOT PAYMENT

請求管理ロボ - 株式会社ROBOT PAYMENT 画像出典:請求管理ロボ公式サイト

  • 電子請求書化してペーパーレスへ
  • 多彩な決済サービスと連動
  • 他システム連携で契約後の業務管理も

請求管理ロボは、請求、集金、消込、催促などをすべて自動化し、経理業務の負担を減らす電子請求書発行システム。とくに、継続請求が多い企業におすすめです。請求書発行から送付までを一元化でき、切手や封筒代を削減、ExcelやWordによる手作業での請求書作成も不要となります。銀行振込、口座振替、クレジットカード、コンビニ払いなど多様な決済手段を同一のデータベースで管理可能。また継続請求・課金は全自動対応のため、業務負荷軽減につながります。SalesforceやKintoneなどと連携すれば、契約後の管理も行えます。

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Make Leaps - メイクリープス株式会社

Make Leaps - メイクリープス株式会社 画像出典:Make Leaps公式サイト

  • 見積・納品・請求書を簡単に作成、郵送できる
  • 複数のユーザーが最新データにアクセス可能
  • モバイル端末対応で、出先でもアクセス可能

Make Leapsは国内20,000社以上に選ばれている業務系の経理クラウドです。シンプルで直感的なインターフェースで、すべての書類を効率良く作成できます。また、請求書、見積書といった書類をオンライン上で一元管理・送付できます。

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ナビエクスプレス - NTTコミュニケーションズグループ

ナビエクスプレス - NTTコミュニケーションズグループ 画像出典:ナビエクスプレス公式サイト

  • 手作業による誤送付や封入ミスを防止
  • 大幅な伝達スピードの向上に貢献
  • 月々の各種コスト削減を実現可能

ナビエクスプレスは、NTTグループが提供する明細書配信サービスです。郵送していた明細書を電子化し自動配信することで、人為的ミスの防止、作業時間短縮、そして発送費や人件費、運用保守費といったコストの大幅削減も見込めます。テンプレートのカスタマイズ、既存システムとの連携支援に対応。セキュリティを担保しつつ、月額4万5,000円〜とリーズナブルな料金設定が魅力です。

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SVF TransPrint - ウイングアーク1st株式会社

SVF TransPrint - ウイングアーク1st株式会社 画像出典:SVF TransPrint公式サイト

  • Webと郵送、顧客に合わせて選べる送付方法
  • 請求書以外の各種帳票も発行可能
  • 添付メッセージや帳票の分類方法を細かく設定可能

SVF TransPrintは、Webと郵送に対応した請求書発行システムです。郵送のときでも請求書の印刷から送付まで依頼できるため、自社の作業負担を軽減。請求書以外にも納品書や見積書など、あらゆる帳票に対応しています。帳票に添付するメッセージテンプレートや分類方法は細かく設定でき、帳票に関する大部分の自動化を目指せます。

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BtoBプラットフォーム 請求書 - 株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム 請求書 - 株式会社インフォマート 画像出典:BtoBプラットフォーム 請求書公式サイト

BtoBプラットフォーム 請求書は、企業間における請求書の受渡しを電子化することで、請求業務の生産性向上・時短・コスト削減とペーパーレスによるエコを実現する、クラウドベースの請求書発行サービスです。

Web請求書の作成・発行から受取・保管までシステム内で一元管理でき、さらに支払通知書など帳票の送付や入金消込・督促連絡といった、BtoBに必要な豊富な機能を搭載しています。

電子帳簿保存法に対応しているため、税法上7年間保管しなければならない請求書も保存可能、万全のセキュリティと充実したサポート体制も誇ります。

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Tradeshift(トレードシフト) - トレードシフトジャパン株式会社

Tradeshift(トレードシフト) - トレードシフトジャパン株式会社 画像出典:Tradeshift(トレードシフト)公式サイト

Tradeshiftはグローバルで150万社が参加する多国籍・他言語対応のWebブラウザBtoB電子取引プラットフォームです。

注文書や請求書などの文書をPDF化して相手企業に送信するシステムや、受け取った紙の文書をスキャンして電子保存するシステムとは異なり、データそのものを企業間で送受信するシステムです。

取引文書の送受信やネットワーク上での企業プロフィール、商品カタログの公開などの基本機能は、すべて無料で活用可能であり、煩雑な事務処理をシンプルかつスピーディにするだけでなく、システムを運用・保守する費用は一切かかりません。

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収益管理クラウド「uconnect」

  • 管理会計機能が標準搭載
  • 経理業務の効率化とリアルタイム収益管理
  • いつでもどこでもアクセス可能

uconnectは、業務で使用する各帳票の発行と販売管理ができる請求書発行システムです。収益管理機能や、現金の収支予定が一目でわかる資金繰り表の作成などの管理会計機能を標準で搭載しています。

繰り返し入力・部門間の確認作業などにかかる作業時間を削減し、経理業務を効率化。登録した売上・原価などの情報は自動的に集計されるので、収益をリアルタイムに把握できます。

複数のPCやスマホから使用可能で、外出先での急な問い合わせにもすぐに対応可能です。

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請求書発行システムのメリット

電子請求書発行システムを導入することで、次のようなメリットを得られます。

  • 業務効率化による作業時間短縮
  • 人的ミスの排除
  • 年間84万円のコスト削減効果

それぞれのメリットについて説明します。

業務効率化による作業時間短縮

請求書作成・発行のプロセスをシステムで行うことにより、圧倒的な作業時間短縮が見込めます。特に、電子帳票に対応し、請求書の郵送が必要ない取引先には有効であり、郵送が必要な場合でも代行が活用できるのは大きなメリットです。

発行側のメリット

作成を簡単に行えることによる作業効率化を挙げられます。請求書の作成を行ったあとの承認に関しても、クラウドベースのため迅速に行え、請求業務をスムーズにできます。

受取り側のメリット

いつでもダウンロード可能になることにより、郵送時のようなタイムラグが発生しないこと、万一の紛失時も再発行依頼の必要がないことが挙げられ、支払い手続きの効率化をはかれます。

人的ミスの排除

紙の請求書を郵送していた従来では、請求書作成・プリント・宛名書き・封入・投函・配送など、いずれの時点でもミスが起こる可能性は否定できませんでした。

このプロセスをシステム化することにより、多くの場面でミスを排除でき、システムによる代行によって、郵送時の人為的ミスも最小限にできます。

年間84万円のコスト削減効果

エクセルなどの表計算ソフトで請求書作成・発行・郵送という、従来の方式から電子請求書発行システムへと切替えた場合、月間300枚の請求書を発行するケースでは、年間84万円ものコスト削減効果があるといわれています。

その大部分は業務効率化による時間短縮がもたらす「人件費」の削減であり、郵送費の削減効果も無視できないでしょう。

システム連携でさらなるコスト削減も

APIによって基幹システムなどとのシームレスな連携が可能となれば、簡単に行える請求書の作成・発行を、さらに自動化できます。

これによって請求業務に係る人件費のさらなる削減が可能となり、人的リソースをコア業務へ割り振ることもできるようになるでしょう。

MISOCA(ミソカ)の導入事例

Misocaは、登録ユーザー数10万件以上(2019年5月時点)で、シンプルな操作と豊富な機能で請求作業の手間を大幅に効率化するクラウド見積・納品・請求書サービスを提供しています。

見積書・納品書・請求書が1分で作成できます。作った帳票はワンクリックで郵送・メール送付・PDF発行・リンク共有できます。また、作成画面には必要項目や消費税(内税・外税)、源泉税の計算式が設定されており、記載漏れや計算ミスを防げます。

見積書・納品書から請求書への変換、定期的に発行する請求書の自動作成、印刷から発送までをワンクリックで依頼できる郵送代行など、計算ソフトでは実現が難しい便利な機能が搭載されており、請求業務を劇的に効率化できます。

スマートフォン用のアプリも用意されており、外出先での作成も可能になります。
Misocaは初年度無償キャンペーンを実施中なので、今ならすべての機能を1年間0円でお試しできます

事例(1):Caster

会社名:Caster業種:サービス業
CasterBizのサービス運営、Remote Styleのサービス運営

課題:経理業務の効率化と売掛対応

オンラインアシスタントサービスを提供しているCasterでは、少人数でさまざまな業務を兼任しているため、経理業務の効率化が課題であり、同時に売掛希望のクライアントへの対応にも対策を必要としていた。

効果:営業担当の請求業務効率化と回収保証による売掛実現

MISOCAのシステム導入により、営業担当が無理なく請求業務をこなせるようになるなど効率化を実現できたほか、MISOCA回収保証を追加することにより、スタッフへの支払いサイトが早い状況でも売掛を実現できた。

事例(2):ラングリッチ

会社名:ラングリッチ業種:サービス業
オンライン英会話教育サービスの提供

課題:エクセルによる請求業務に限界

カスタマーサポートと請求業務を兼任させていたラングリッチでは、煩雑なエクセルによる請求業務に限界を迎えており、わずかな時間でも請求業務を完結させる、効率化が図れるシステムを模索していた。

効果:海外出張中でも無理のない請求業務が実現

充実したテンプレートとCSV一括作成機能で請求業務の時間が大幅に短縮、海外出張中でも請求書の郵送がボタン一つで可能になるなどの効率化が実現したため、業務兼任が無理なくできるようになった。

電子請求書発行システムの導入で請求業務を効率化

日々の経済活動を行っていくうえで、定型化されたルーティンワークをこなすことはけっして悪いことではありません。

しかし、定型化された業務だからこそ効率化できる余地が存在し、それを実現することによって多くのリソースをコア業務に割り振るという有効活用が可能となるのです。

なかでも定型業務が多くなりがちな経理では、請求業務に伴う帳票発行を効率化する電子請求書発行システム導入が有効であり、経理ならではの視点で経営分析に役立てていくことも可能です。

ぜひこの機会に、電子請求書発行システム導入の検討されることをおすすめします。

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