請求書発行システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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中小企業が抱える請求書作成の課題
請求書発行システムを導入していない中小企業が請求書作成で抱えている課題についてまとめました。
あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けの請求書発行システムで解決できる可能性があります。
請求書の発行方法や形式が担当者・部署によってバラつきがある
中小企業では、請求書の発行方法や形式が担当者や部署によってバラつきが発生しやすい傾向にあります。
テンプレートや書式が統一されていないことから、集計や管理の際に手間がかかりがちです。また、記入ミスがあった場合も形式が異なれば、発見しにくくなります。
また、請求書の送付方法も電子メールや郵送、FAXなど複数を使用していると、管理が煩雑になったり送付漏れを見落としたりすることが考えられます。
請求書の発行に時間がかかっている
中小企業では、ExcelやWordを用いて請求書を作成しているところも少なくないでしょう。
テンプレートを利用していたとしても、各項目を手作業で入力しなければならないため時間がかかります。手作業の場合は記入ミスも起きやすいため、その場合は再作成が必要です。
また、請求書の発行に印刷や封入、郵送などの作業を行っている場合、これらの作業も時間とコストがかかります。
中小企業が請求書発行システムを導入するメリット
中小企業が請求書発行システムを導入して得られるメリットは次のとおりです。
請求書の作成・送付・管理を自動化・標準化できる
請求書発行システムでは、請求書のフォーマットを統一したり、請求先の情報を事前に登録したりできるため、請求書の作成を容易に行えます。
また、メール添付や郵送が不要で、システム上から取引先に送付できるため、送付の手間やコストも削減可能です。郵送に比べて、発送と受取にタイムラグが生じないため、余裕をもって請求書対応が可能になります。
加えて、請求書発行システムには検索機能が備わっているため、時間が経過した後の閲覧や確認も容易です。
発行漏れの防止につながる
請求書発行システムでは、自動作成や送付日の設定などが可能なため、発行漏れの防止につながります。
また、送付先のミスが発覚した場合も、相手が閲覧前であれば送付した請求書データを削除できます。パスワード付きZipファイルをメールで送信する方式（通称：PPAP）に比べて、より安全な方法で送付が可能です
請求書のデータを会計ソフトや支払管理システムと連携できる
請求書発行システムでは、請求書のデータを会計ソフトや支払管理システムなどと連携が可能なため、経理業務の効率化や精度向上に貢献できます。
たとえば、請求書のデータを会計ソフトに自動で反映させることで、帳簿の作成や税務申告の準備がスムーズになります。また、支払管理システムと連携することで、支払い状況の確認・管理が容易です。
中小企業が請求書発行システムを選定する際のポイント
中小企業が請求書発行システムを選定する際は、いくつかのポイントがあります。代表的なポイントについて解説します。
発行している平均の請求書通数とコスト感を比較する
請求書発行システムを選ぶ際には、自社の発行している平均の請求書通数と、システムの利用料金や導入費用などのコスト感を比較することが重要です。
たとえば、月に100枚の請求書を発行している場合、システムの利用料金が月額10,000円であれば、1枚あたり100円のコストになります。これが自社の予算やリソース不足解消に見合っているかどうかを判断しましょう。
請求書の発行枚数が少ない場合、無料プランや従量課金制のプランを利用することでコストを下げられることもあります。
必要な請求書送付方法に対応しているか確認する
請求書発行システムを選ぶ際には、自社が必要とする請求書送付方法に対応しているかを確認することが大切です。
たとえば、自社の顧客が郵送やメールなどの複数の送付方法を希望している場合、システムがそれらに対応しているか、郵送の場合は1通あたりの代行費用はいくらかなどを確認しましょう。
請求書以外に合わせて発行したい帳票がある場合それらに対応しているか
請求書発行システムを選ぶ際には、請求書以外に合わせて発行したい帳票がある場合、それらに対応しているかも重要です。
たとえば、自社が見積書や納品書などの帳票も発行している場合、システムがそれらの作成や送付が可能かを確認しましょう。
おすすめ請求書発行システムの比較表
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中小企業におすすめの請求書発行システム14選
中小企業におすすめの請求書発行システムを紹介します。
マネーフォワード クラウド請求書
マネーフォワード クラウド請求書は、請求書作成や売上レポート作成、仕訳などを自動化できる請求書発行システムです。
- 帳票作成はフォームに沿って入力するだけ
- 請求書のメール送付や郵送はワンクリックで完了
- 見積書、納品書、請求書、領収書の流れで書類を変換可能
楽楽明細
楽楽明細は、請求書発行業務の効率化に特化した機能とサポートを提供する請求書発行システムです。
- 請求書、支払明細、納品書など幅広い帳票作成に対応
- CSV・PDFデータ取り込み、API連携などで請求データの連携が容易
- 取引先のダウンロード状況を確認できる
バクラク請求書発行
バクラク請求書発行は、請求書、納品書、見積書などのさまざまな帳票の発行・送付が簡単に行える請求書発行システムです。
- 柔軟なカスタマイズ性で、既存の帳票フォーマットを再現可能
- 帳票のオンライン発行のほか、電子請求未対応の取引先への郵送代行サービスも提供
- テンプレートごとの権限設定で、テンプレートの混在を防止
マネーフォワード クラウドインボイス
マネーフォワード クラウドインボイスは、経費管理とのシームレスな連携が可能な請求書発行システムです。
- 帳票をアップロードするだけで、取引先ごとに自動振り分け
- 請求書・納品書・支払明細書・支払通知書などに対応
- 請求書の受領にも対応し、請求書をまとめて管理可能
invoiceAgent
invoiceAgentは、請求書といった取引帳票の送受信から管理まで、まとめて行える電子取引ソリューションです。
- 取引先ごとに設置した私書箱により請求書の受領を一括管理
- 帳票フォーマットはそのまま、自社も取引先も電子化が可能
- Peppol経由でのデータ送受信に対応
奉行Edge 発行請求書DXクラウド
奉行Edge 発行請求書DXクラウドは、独自の請求書フォームも再現できる請求書発行システムです。
- 請求データの自動取込、スケジュール設定・自動配信、ステータス管理などの機能を搭載
- 基幹システムとの連携で請求データの自動取込みが可能
- タイムスタンプ自動付与で電子帳簿保存法に対応
LinkPrint CLOUD
LinkPrint CLOUDは、帳票の発行、受け取り両方に対応できるクラウドサービスです。
- 発行した帳票の電子送付、印刷送付、郵送代行、FAX送信に対応
- CSV、PDFでのデータ取り込み、手動でのデータ入力により帳票を作成
- 設計済みテンプレートフォームの利用やオリジナルフォームの作成が可能
Edge Tracker 電子請求書
Edge Tracker 電子請求書は、デジタルインボイスの作成から送受信、保管、検索が可能な標準仕様JP PINT準拠のサービスです。
- 帳票データをアップロードするだけで電子請求書を発行可能
- MJS提供のシステムとの連携で請求データの取込や仕訳作成を自動化
- 電話やメールによるサポートに加え、ニーズに応じ直接訪問で運用サポート
MakeLeaps
MakeLeapsは、書類作成から送付、入金管理、承認を一元管理できる請求書発行システムです。
- ワンクリックで書類作成と送付が可能
- お金の流れをグラフや表で可視化
- 電子承認機能により場所や時間を問わず承認作業が可能
@Tovas
@Tovasは、さまざまな帳票・ファイル形式に対応する電子帳票配信システムです。
- 帳票データを自動でFAX送信可能
- 暗号化通信や情報トレーサビリティによる高度なセキュリティ環境を実現
- 導入から運用後の課題解決まで、専任担当によるサポートを提供
freee販売
freee販売は、営業管理から入出金管理までを一元管理できる販売管理システムです。
- 見積もりから請求書発行、入金確認までシームレスに管理
- 請求書の発行状況や入出金漏れがあればすぐに検知
- 誰でも簡単に利用できるシンプルな操作性
freee請求書
freee請求書は、無料ではじめられるプランが用意されている請求書発行システムです。
- 初期費用0円で導入でき、目的に合わせて月額プランを選択できる
- 40種類以上のテンプレートで、カスタマイズも容易
- 銀行口座との連携機能で、明細を自動取得できる
ジョブカン見積／請求書
ジョブカン見積／請求書は、高品質でスムーズな請求業務を実現する請求書発行システムです。
- 印影やロゴの挿入、色の変更など柔軟なカスタマイズが可能
- ワークフロー機能を搭載し、申請・承認も1つのシステムで完結
- ステータス管理機能により、業務の進捗を一目で把握できる
請求QUICK
請求QUICKは、月額無料で利用でき、請求書を最短2営業日で現金化するファクタリング機能が利用できる請求書発行システムです。
- 請求書は月50通まで無料で発行可能
- メモ機能で請求書の回覧や承認時のスムーズな連絡が可能
- 入金消込作業の自動化で手間を削減
請求書発行システムがおすすめの企業
請求書発行システムは、すべての中小企業にとって有用なツールですが、特に効果を発揮しやすい企業があります。導入を積極的に検討したい企業像を具体的に紹介します。
請求書の発行件数が多く、手作業に限界を感じている企業
毎月の請求書発行件数が数十件から数百件におよぶ企業では、Excelや手書きなどの手作業での対応に時間と手間がかかります。たとえば、複数の取引先に対して毎月くり返し請求を行っている場合や、1社に対して複数部門から個別に請求書を出しているケースなどです。
このような企業では、請求書発行システムを導入することで、テンプレートによる自動化や一括作成・送信などの効率化が図れます。業務負担を大幅に軽減できるため、担当者の残業削減やヒューマンエラーの防止にもつながります。
社内で請求書フォーマットや運用ルールが統一されていない企業
営業部門や経理部門など、部署ごとに異なるフォーマットを使っていたり、請求業務の手順が属人化していたりする企業も少なくありません。たとえば、請求書のレイアウトや記載項目にバラつきがある、管理表や控えの保管ルールが部署によって異なるといったケースです。
請求書発行システムを導入することで、フォーマットを統一し、運用ルールをシステムに組み込めます。これにより、担当者の交代があっても業務の質を維持でき、社内の情報共有や管理体制の整備にもつながります。
テレワークや電子帳簿保存法に対応した請求業務の見直しを進めたい企業
在宅勤務を導入している企業や、今後の法改正に備えて電子化を進めたいと考えている企業にも、請求書発行システムは有効です。紙の請求書を出すために出社が必要だったり、郵送業務のために物理的な作業が発生したりするケースは、業務効率や柔軟性の面で課題が残ります。
こうした企業では、クラウド型の請求書発行システムを導入することで、場所を選ばず請求書の作成・送付・管理が行えるようになります。電子帳簿保存法やインボイス制度などへの対応機能が備わっているサービスを選べば、将来的な法令遵守の面でも安心です。
比較のカギは「業務との相性」！自社に最適な請求書発行システム
請求書発行システムを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。
ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。
請求書発行システムは、次の記事でも詳しく紹介しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
