電子帳票システム19選比較 | 導入で簡単帳票作成、データ化で業務効率を向上

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電子帳票の普及で求められる電子化

近年、社会全体としてペーパーレス化が進んでいるのを背景として、帳簿の電子化も広まっています。特に、e-文書法の施行や2015年に行われた電子帳簿保存法の規制緩和により、さらに電子帳票などの需要が高まっています。

電子帳簿システムは、今はまだ電子化していないけれどこれから今後電子化していこうと考えてる方にぜひおすすめのサービスです。紙から電子化する企業が増え始めている今、ぜひ導入を検討して見てはいかがでしょうか。

電子帳票システムとは

電子帳票システムでは、電子化された帳票をそのままデータファイルとして取り扱うことができます。請求書や見積書をはじめとした帳票は自動で作成され、メールや郵便で送信した後に、電子データで保管・管理することが可能です。紙で帳票を作成、管理していた頃に感じていた不便さを解消してくれるシステムとなっています。

電子帳票システムの主な機能

電子帳票システムには主に3つの機能が備わっています。具体的にそれぞれの機能を紹介します。

帳票作成機能

帳票の作成において、使用中の業務システムから帳票を作成できなかったり、レイアウトに制約があることで自由に表現できなかったりする場合があります。電子帳票システムでは必要なデータのみをCSVやPDFで抽出し、希望に合わせたレイアウトで帳票が作成できます。

出力はPDFを始め、Excel、HTMLでも取り込みが可能です。

帳票配信機能

手作業で封入して郵送、印刷してFAXで1枚ずつ送信していたものが、電子帳票システムに移行することで取引先等により簡単で豊富な手段で送信することができるようになります。

ダウンロード式、添付式でメールとして送ることもできますし、従来のFAX送信は印刷してFAX機に差し込む作業がなくなるため、時間短縮で送れます。加えて、郵送は1通あたり150～300円程で代行してくれるため、手作業で封入する手間が省けます。

取引先によっては帳票の送信方法に決まりがあることがありますので、配信機能が豊富な電子帳票システムを導入しましょう。

帳票管理機能

帳票の管理を電子化することで保管場所をとらないというだけでなく、帳票の検索機能が追加されることが大きな特徴と言えます。文書の種類別に分類できたり、宛先別に区分してくれる機能があるため、必要な書類を見つけやすいです。

また、厳重なセキュリティによって管理されているのも嬉しい機能の一つでしょう。

電子帳票システム導入のメリット

電子帳票システムを導入することによるメリットを3つ紹介します。

1.帳票の簡単作成

一つ一つ手作業でデータ入力するのは非常に手間です。しかし、システム導入により他のデータベースとの連携も可能で、データを自動入力することができます。もちろん手動での入力も可能です。希望に沿ったレイアウトや表現が自由にできるのは大きなメリットと言えるでしょう。

2.コスト削減

ペーパーレスにより大幅なコスト削減ができます。紙・インク・コピー機など、印刷には意外とコストがかかります。A4紙サイズの白黒でプリントは約3～5円かかります。1日1,000枚という計算で年間でみていくと、印刷にかかるコストは100万程度が想定されます。

また、紙で管理する場合、その保存場所も必要となってしまいます。電子化ならコスト削減ができるだけでなく、オフィスのスリム化も行うことができます。

3.リスク回避

紙の場合、事故や災害などにより消失してしまうリスクがありますが、電子帳票システムにはバックアップ機能もついているため、そういったリスクを回避することができます。

戻し間違いや返却漏れ、誤廃棄の紛失リスクもバックアップ機能により回避が可能です。

電子帳票システム導入のデメリット

電子帳票システムを導入することはメリットが大きいですが、中にはデメリットも存在します。

1.準備コスト

複合機を購入したり、派遣社員を雇ったりと、システム費及び人件費が発生します。また、書類は過去からたまり続け膨大な量があるため、電子化のルール体系をつくった上で取り組まなければ時間とコストはその分かかってしまいます。

しかし、新しいシステムを導入する際にはコストはつきものですし、それを上回るメリットが望めるとわかっているのであれば電子化する方がいいでしょう。

2.運用の定着化

電子化することで今までなかった業務負担が申請者にかかってきます。電子帳票システムを導入したところで新しいやり方に慣れてもらえず運用が定着していかなければ意味がありません。

領収書にを撮影し電子化する際、影が掛かってしまい判読が難しい形で提出されてしまうと申請が通らないことがあります。このような注意点を周知させ、定着させていくことが責任者や担当者に求められてきます。

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電子帳票の概要についてさらに知りたい方は下の記事を参考にしてください。電子帳票の定義から、より詳しいメリットの紹介まで、初心者でも理解できるように解説しています。

ペーパーレス化におすすめの電子帳票システム

おすすめの電子帳票システムを紹介していきます。機能やメリット・デメリットを理解した上で、自社に合った電子帳票システムを選びましょう。

Concur Invoice - 株式会社コンカー

画像出典：Concur Invoice公式サイト

• 請求書管理の効率化でコスト削減
• 柔軟なワークフロー
• 支出を見える化

Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。

請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを平均80%カットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれます。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。

LinkPrint CLOUD - TB株式会社

画像出典：LinkPrint CLOUD公式サイト

• 幅広い種類のテンプレートを収録
• 帳票発行から履歴の共有・管理まで一元化
• 軽減税率制度、インボイスにも対応

LinkPrint CLOUDは、帳票資産を一元化できる請求書発行システムです。100種類以上のテンプレートフォームを収録しており、独自の仕様にカスタマイズも可能。帳票開発工数を大幅に削減します。どの方法で印刷した場合も日付や作成者、フォーム選択など利用した履歴がすべて残せます。印刷用のPDFの作成以外にも、帳票画面起動やモバイルプリンタ出力など業務に合わせて連携できます。

SVF TransPrint - ウイングアーク１ｓｔ株式会社

画像出典：SVF TransPrint公式サイト

• Webと郵送、顧客に合わせて選べる送付方法
• 請求書以外の各種帳票も発行できる
• テンプレートの分類を細かく設定可能

SVF TransPrintは、Webと郵送に対応した請求書発行システムです。郵送の場合は帳票の印刷から送付までを代行、Webの場合は顧客自ら専用サイトにログインし帳票を発行します。紙の帳票も電子ファイルとして取り込み、電子帳票と同じ規格で一元管理。帳票分類や添付するメッセージの設定も細かくできるため、帳票管理コストの大幅削減を目指せます。

DAiKO OCR with AI inside - 大興電子通信株式会社

画像出典：DAiKO OCR with AI inside公式サイト

• 96％を超える識字率で紙書類を正確にデータ化
• スピーディな処理で作業時間を半分以下に削減
• マウス操作メインの、直感的に扱える画面

DAiKO OCR with AI insideは、手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化する電子帳票システムです。豊富なデータベースとディープラーニングにより、枠からはみ出した文字の判別や、訂正印や塗りつぶしによる訂正部分の読み飛ばしも可能。読み取り箇所はドラッグ＆ドロップで簡単に指定でき、各項目の情報種別はプルダウンメニューで決定。マウスとキーボードを行き来することのない、スマートな操作性です。

EdiGate／POST

• 帳票データの自動配信
• セキュアにデータ交換
• 簡単操作で仕入先にもメリット

EdiGate／POSTは、仕入先との EDI（電子化）を低コスト・短納期で実現できるクラウド型の「WEBｰEDI」サービスです。
EdiGate／POSTによりペーパレス化が実現可能なため、紙ベースの帳票業務と比較して、用紙・印刷・郵送などの費用や、仕分け・発送などの人件費を大幅削減できます。

FAX自動帳票サービス AUTO帳票

• インターネットに接続できる端末から操作可能
• 初期費用無料で選べる接続方式
• 豊富な導入実績

FAX自動帳票サービス AUTO帳票は、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用することができるインターネットFAXです。

サービス利用のための初期費用は、AUTO帳票Directであれば無料。サービスインまでのテスト期間も設けられています。接続はWeb-API、FTP(S)、SMTPなど豊富に用意されていて、現在の運用に合わせた接続方法が選択できます。また、大手メーカーのERPから専用システムまで、多種多様なシステムとの連携実績があり、導入しやすいインターフェースを提供しているため、システム改修の期間と費用を圧縮できます。

FNX e-帳票FAXサービス

• サーバー／モデムなどの機器の準備は不要
• 安心の処理能力でスピード受発注にも対応
• 24時間365日のシステム運用・監視体制を整備

FNX e-帳票FAXサービスは、帳票を自動でFAX送信するクラウドサービスです。

さまざまなシステムから容易にアクセスできるため、サーバーなど機器の準備は一切必要なく、サービスが保有する大量回線の利用で、スピード処理、大量配信が可能になります。1988年のサービス開始以来、30年間で9,000社以上に利用された豊富な実績と運用実績ノウハウを活かした、スムーズな通信を提供します。

Tradeshift Pay（トレードシフト・ペイ）

• 経理業務を高速に処理
• サプライヤ・ネットワークの構築
• 文書をデータ化して効率良く管理

Tradeshift Payは、電子請求書の作成や、決済・承認フローを手軽に行える、支払業務用のソリューションです。財務状況やサプライ調達状況の可視化ツール「Insights」や、早期支払い業務をシステムに組み込む「Finance」など、多くのプラグインを利用し、貴社の経理サイクルをアップデートできます。

Pandora-AX（パンドラ・エイエックス）

• 帳票電子化によるペーパーレス推進
• FAX送信やExcelに再入力する手間を省力
• 最大200万項のデータをDVD1枚に保存

Pandora-AXは、利用者毎に印刷権限を設定したり、複写対策を行ってセキュリティを高め、事務を効率化する、電子帳票システムです。

ペーパーレス化を進めることで、コストやインフラの削減だけではなく、グリーンIT(二酸化炭素排出削減)に貢献出来ます。CSRを果たすための活動の一環として、有用な選択肢です。また、紙ベースでは難しい、セキュリティ強化や内部統制強化を実現できます。

FileVolante（ファイルボランチ）

• 帳票毎の参照権限・ログイン管理
• 電子帳票を圧縮・暗号化しDBに保存
• 他帳票やアプリケーションとの連携

ファイルボランチは、オフィスコンピュータやオープンシステムから出力される帳票データを一元管理する、電子帳票システムです。PDFファイルを独自DB用に変換し圧縮。効率的な保管が可能です。画面上にメモを残すことが出来、メモ履歴は一覧で確認出来ます。

Contents EXpert（コンテンツ・エキスパート）/ Digital Form（デジタルフォーム）

• 既存のファイルサーバと連携可
• 大量の文書をバインダー形式で見やすく提示
• バージョン管理や保管期限設定

Contents EXpert/Digital Formは、デジタルコンテンツの管理と、電子帳票の作成を支援するソリューションです。文書のレビュー・検索・承認などが高速に行え、必要なコンポーネントのみを導入することができます。設計書やマニュアルを電子化することで、セキュリティを保ちつつ、各ビジネスに拠点に迅速に配布。

FiBridgeII（ファイブリッジ・ツー）

• CSV経由で表計算ソフトと連携
• 複数年のデータを高速に検索
• アクセス・イベントログによる履歴管理

ファイブリッジ・ツーは、高速な帳票検索機能を備え、名寄せや自動分散印刷機能を持つ、電子帳票システムです。電子帳票にメモ・マーカー・セキュアスタンプを付記し、インタラクティブな文書利用が可能です。

帳票のページを閲覧するURLを発行し、メールで送信できます。データ量がコンパクトなため、長期間のデータを横断的に利用する際も、処理速度や描画遅れを抑えられます。

FILIST SYSTEM（ファイリスト・システム）

• 電子帳票を、汎用フォーマットで保存
• pdfへのスタンプ押印履歴
• フォルダへの自動配分や仕分に対応

FILIST SYSTEMは、PDFによるファイル管理システムです。「VIEW」と組み合わせて、スタンドアロン環境でPDFを活用。

「MANAGE」と組み合わせて、PDF帳票の仕分や自動配信が可能です。csvデータや独自フォーマットデータをPDFに変換し、検索システムへ登録します。「FIND」はWebブラウザから使用する検索システムで、ユーザやステータスと連動させてファイルを保管出来ます。

OZ Report（オーゼット・レポート）

• HTML5カンバス・ベクトルデータに対応
• データ圧縮伝送
• Excel、Wordファイルのコピー・貼り付け

OZ Reportは、帳票開発ソリューションです。業務レポートにPDFを埋め込んだり、多様な言語でプレビュー。2次元バーコード対応。ビューアはクロスプラットフォームで、OSやブラウザに依存しません。データの分割転送や圧縮転送をサポートし、ツール使用時のレスポンス速度を高めています。

Paples（パピレス）

• 電子帳簿保存法に対応
• 多言語の帳票作成
• タブレットでのサイン受領機能

パピレスは、帳票開発から運用までを統合出来る、電子帳票システムです。スマートデバイスを使用してサインを受け取り、帳票の検収が可能。

MSオフィスのデータをそのまま取り込み、表示することも出来ます。1つのドキュメントに複数の言語を併記したり、メニューを外国語で表示する機能が有ります。

シーオーリポーツ帳票クリエータ

• GUIのみで帳票の処理方法を定義可
• 「MS.NET」と「JAVA」プラットフォームで動作
• ミドルウェア(サーバ機能追加)としても提供

シーオーリポーツ帳票クリエータは、迅速なフィードバックやエラー対応が可能な、独自帳票作成システムです。言語がスクリプト型のため、コードをコンパイルやビルドせずに即時実行。

レイアウトを急遽差し替え・変更することが多い、社外帳票作成時に特に効果的でしょう。IaaSで提供される場合はMS Azure、AWS、Google Cloud Platformに対応。複数のジョブを同時実行できるため、例えばPDF出力中にプレビューを同時に行うなど、マルチスレッド作業が可能となっております。

OpenText Content Suite（オープンテキスト・コンテンツ・スイート）

• 「Smart UI」による明瞭なポータル画面
• ERPや外部システムと連携
• 文書へのアクセスログを保持

OpenText Content Suiteは、閲覧制限機能や、内包する情報へのアクセス履歴保持機能は、内部統制強化やコンプライアンス向上に役立ちます。タイムラインから直接データ登録やアクセスが可能。SNS感覚で使用出来ます。重複文書の削除、GUIを用いたワークフロー作成、9段階の権限設定など、セキュアかつ効率的なビジネス文書制作をサポートします。

Play@（プレイア）

• ブラウザで帳票閲覧可能
• ノンプログラミングで帳票作成
• リアルタイム集計と、定期レポート

プレイアは、BI、帳票作成インターフェイス、ビューア、管理ツールを統合した、帳票管理ソリューションです。オブジェクト型なので軽いと書かれていますが、恐らく非同期読み込みとインタンスを利用しているのでメモリアドバンテージが有り、速いのではないでしょうか。表やテーブルの正確でズレの少ないレイアウトが可能です。

電子帳票に関連した現場向けサービス

クラウドサインNOW - 弁護士ドットコム株式会社

画像出典：クラウドサインNOW公式サイト

• タブレットで記入した書類を自動でデータ化
• 手書き文字を自動認証し、転記作業ゼロへ
• クラウドサインと連携して、シームレスに電子契約締結

クラウドサインNOWは、店頭で取り交わす申込書や契約書を電子化。タブレットで記入した文字を自動でデータ化できる、対面契約型の電子契約サービスです。紙で収集していた申込書や契約書を電子化することで、事務作業の削減やコンプライアンスの強化につながります。手書き文字を高精度な認証機能によってデジタル文字に変換できるので、収集したデータをすぐに取り込めて店舗分析に活用できます。

自社に合った電子帳票システムの導入を

各サービスをご覧いただいたように電子帳票システムには、プラットフォームの違いや対応可能なデータなどが異なります。せっかくシステムを導入するなら当然最も使いやすいものを選ぶべきです。管理会計システムのように、帳票管理の機能を含んでいるシステムもあるので合わせて検討するとよいでしょう。

各システムの違いを把握して検討していただきたいと思います。自社に合ったサービスの導入で帳票作成の手間を省き、業務の効率化をしましょう。

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