電子帳票とは？電子帳票システムの導入メリットやサービス比較

電子帳票システムのサービスについてはこちらの記事でも紹介しているので、ぜひご覧ください。

電子帳票とは

電子帳票とは、取引先に発行する見積書や請求書、あるいは役所などに提出する申請書とビジネス上必要となるさまざまな帳票をデジタルデータにしたものを指します。

取引先が限定されている個人事業主は、逐一手書き伝票を使っていても業務に支障が出ることはないかもしれませんが、大企業のように無数の取引先を抱えている場合、帳票を手書きで作成することは効率的ではありません。

さらに、たとえデジタルデータとして帳票を作成しても、その都度紙に印刷しなければならないとすれば、それだけで莫大なコストがかかってしまいます。

そういった印刷コストや管理コストを抑えるために、帳票をデジタルデータのままやり取りできる電子帳票システムが注目されるようになってきたのです。

電子帳票システム普及の背景

電子帳票システムはパソコンやインターネットの技術が普及するにしたがって、次第に注目されるようになってきました。

特に1998年に「電子帳簿保存法」が制定され、国税に関する帳簿類を電子データ化して保存することが認められて以降、急速に帳簿の電子化を取り入れる企業が増えてきたのです。また2005年には同法が改正されるとともに、いわゆる「e-文章法」も施行され、これまで紙として保存してきた帳票に関しても、スキャンした電子データを保存して代替させることが認められるようになりました。

それ以来、あらゆる帳票を電子化することによって業務効率の改善を考える企業が増え続けているのです。そして近年では、クラウドタイプの会計処理ソフトが増えていくにつれて、帳票データもクラウド上で作成、保存できるシステムが主流になりつつあります。

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電子帳票のメリット

企業の大幅なコストカットを実現

電子帳票化のメリットとしては、帳票作成にかかる手間を省けるということと、印刷というプロセスをなくすことによって大幅なコストカットが実現できることが挙げられます。

たとえば数か月前に発行した請求書の内容を確認したい場合、デジタルデータとして保存していれば検索をかけるだけですぐに目当ての請求書を閲覧できます。

一方、紙媒体ですべての帳票を保存している場合、必要な書類を発見するだけでかなりの時間がかかってしまうでしょう。電子帳票システムの導入によって、帳票の作成から保存まで一貫してデジタル化できるため、必要な書類を必要なタイミングですぐに閲覧できるようになるのです。

また、他の販売管理などの基幹業務システムと組み合わせることによって、必要な帳票を素早く先方に提出可能になりました。

電子化がもたらすなメリット

そして業務効率の改善やコストカット以外にも、電子化は次のようなメリットをもたらします。

配送によるラグがなくなる

かつて発注書や納品書、請求書を郵送していた頃は、先方に確認してもらうために最低1～2日程度かかっていました。それによって一時的ではあるものの、先方の確認待ちということでこちらの業務が止まってしまうことも少なくありませんでした。

ですが電子帳票システムによって、そういった帳票を電子化して瞬時に先方に配信できるようになったのです。それによって業務が滞ることなく進められ、クライアントに確認してもらいながらリアルタイムで書類の修正できるようになりました。

セキュリティの向上

帳票の電子化はセキュリティの向上にもつながります。紙媒体で保存する方法では、その企業が年数を重ねるごとに保存すべき書類が溜まっていくため、管理が大変になっていく一方です。

それに伴ってセキュリティ対策も複雑にならざるを得ません。ですが、電子化できれば一元的に帳票を管理できるようになるため厳重なセキュリティ下での帳票管理が可能になります。

各種帳簿データの活用

電子化されている書類は後から検索、整理、加工が容易であるため、それらをマーケティングの基礎となるデータ分析に役立てられます。たとえばそういったデータをCSV形式やPDFとして保存しておくと、必要なときに必要なデータをすぐに取り出して活用できます。

電子帳票システムの機能

帳票を電子化するために役立つのが、電子帳票システムです。「帳票を電子化する」といっても、具体的な機能はわからないでしょう。そこで、電子帳票システムにある機能を大きく3つに分けて紹介していきます。

電子帳票作成

電子帳票システムでは、電子帳票作成に役立つ次の機能を搭載していることが多いです。

• データの取得
• レイアウト設計
• グラフ作成
• 帳票の出力

帳票作成ツールは取り込んだデータから、レイアウト設計をしたり、グラフを作成したりなどを行い自動的に帳票を作成してくれます。ただし、データの取得方法や、扱えるデータの形式などに違いがあるので注意が必要です。

また、業務内容によって必要となるファイル形式は異なるため、PDF、Excel、Wordなど必要となるフォーマットに出力できるかどうかを事前に確認しておきましょう。

電子帳票配信

電子帳票システムでは、スマートフォンやタブレット、または取引先への電子帳票の配信・送信も可能です。

• 紙への出力
• メールでの送信
• FAXでの送信
• 権限の付与設定

仮に紙でのやり取りが必要になった際にも出力でき、FAXでの送信も対応可能です。従業員に帳票を配信する際には、権限を付与した部署にだけ一斉配信するといった設定も可能です。

電子帳票保管・管理

帳票を紙で保管する場合には、保管場所や経年劣化、さらには検索性が問題となります。

電子帳票システムであれば、どれだけ多くの帳票であっても保管場所は取りません。そして必要な帳票を検索ですぐに見つけられ、細かく種類別に分けて整理もできます。

電子帳票システムの選び方

さまざまなメリットがある電子帳票システムですが、どのように選べばよいのでしょうか？

まず、どのような企業向けのシステムなのかについてチェックしましょう。自社の規模に適したシステムを選ぶことが重要です。また、企業規模が拡大したときにも対応できるよう拡張性も注目しておきたい点です。

次に提供形態がパッケージソフトかクラウドなのかについても選ぶときのポイントとなります。また電子帳票システムの導入によって見込めるコストカット額と初期費用や利用料などの価格を比べてシステムを選びましょう。

代表的な電子帳票ソフトを紹介

それでは、ボクシルマガジンがおすすめする代表的な電子帳票ソフトをいくつか紹介します。

• 請求書管理の効率化でコスト削減
• 柔軟なワークフロー
  
• 支出を見える化

Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。

請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを平均80%カットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれます。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。

• 幅広い種類のテンプレートを収録
• 帳票発行から履歴の共有・管理まで一元化
• 軽減税率制度、インボイスにも対応

LinkPrint CLOUDは、帳票資産を一元化できる請求書発行システムです。

100種類以上のテンプレートフォームを収録しており、独自の仕様にカスタマイズも可能。帳票開発工数を大幅に削減します。どの方法で印刷した場合も日付や作成者、フォーム選択など利用した履歴がすべて残せます。印刷用のPDFの作成以外にも、帳票画面起動やモバイルプリンタ出力など業務に合わせて連携できます。

• Webと郵送、顧客に合わせて選べる送付方法
• 添付メッセージや帳票の分類方法を細かく設定可能
• すべての帳票の規格を統一し、一元管理できる

invoiceAgent TransPrintは、Web専用サイトでの確認と郵送の2つの方法で、請求書や見積書を発行できる請求発行システムです。郵送の場合も印刷から送付まで、帳票発行に必要な作業を対応しているため、自社の業務負担を軽減できます。帳票の分類方法や添付するメッセージのテンプレートは細かく設定可能。電子帳票も紙ベースも統一された規格の電子ファイルとして一元管理でき、帳票の発行や管理コストを大幅削減につながります。

• 手書きや湾曲した文字・多言語にも対応できるAI-OCR
• 認識精度が高く、情報を素早くデータ化できる
• 利便性を向上させる連携機能

CLOVA OCRは、紙面・画像に記載された文字・文章をテキストデータへ変換するサービスです。認識精度が高いため、手書き文字や湾曲した文字なども高確率で認識。多言語にも対応可能です。フォーマットが決まっている書類はもちろん、多様なスタイルの書類や、画像上にある単語・文章も素早くテキスト化。伝票や領収書の登録、身分証明書の情報入力や修正作業を効率化します。

企業の使用目的や要望に応じて、帳票のアップロードから出力までWeb上で作業できるシステムと連携することができ、基幹システムやアプリ、LINE公式アカウントなど、さまざまなシステムに実装可能です。いずれもシステム開発不要で、導入後すぐに利用できます。

• 96％を超える識字率で紙書類を正確にデータ化
• スピーディな処理で作業時間を半分以下に削減
• マウス操作メインの、直感的に扱える画面

DAiKO OCR with AI insideは、手書き書類や帳票の文字読み取りを行い、データ化する電子帳票システムです。豊富なデータベースとディープラーニングにより、枠からはみ出した文字の判別や、訂正印や塗りつぶしによる訂正部分の読み飛ばしも可能。読み取り箇所はドラッグ＆ドロップで簡単に指定でき、各項目の情報種別はプルダウンメニューで決定。マウスとキーボードを行き来することのない、スマートな操作性です。

• インターネットに接続できる端末から操作可能
• 初期費用無料で選べる接続方式
• 豊富な導入実績

FAX自動帳票サービス AUTO帳票は、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用できるインターネットFAXです。

サービス利用のための初期費用は、AUTO帳票Directであれば無料で、サービスインまでのテスト期間も設けられています。接続はWeb-API、FTP(S)、SMTPなど豊富に用意されていて、現在の運用に合わせた接続方法が選択できます。また、大手メーカーのERPから専用システムまで、多種多様なシステムとの連携実績があり、導入しやすいインターフェースを提供しているため、システム改修の期間と費用を圧縮できます。

• サーバー／モデムなどの機器の準備は不要
• 安心の処理能力でスピード受発注にも対応
• 24時間365日のシステム運用・監視体制を整備

FNX e-帳票FAXサービスは、帳票を自動でFAX送信するクラウドサービスです。1988年のサービス開始以来、30年間で9,000社以上に利用されています。さまざまなシステムから容易にアクセスできるため、機器の準備は一切必要なく、サービスが保有する大量回線の利用で、スピード処理、大量配信が可能になります。

• 電子帳票の送付がすべて無料
• 多言語対応で海外企業相手にも安心
• 独自のアプリ開発も可能

Tradeshiftは、トレードシフトジャパン株式会社が提供している電子帳票ソフトです。基本となる各種帳票の電子化はもちろん、それを取引先に送付することも簡単にできます。そして送付にかかるコストもどれだけ送っても無料です。

また同ソフトは200か国80万社もの企業が参加する取引プラットフォームですから、たとえ相手が海外企業でも取引に関する書類のやりとりを簡単にできるのも魅力です。

• 各種帳票の作成、管理、運用を一元管理
• 各法律に基づいた書類の作成、申請が簡単にできる
• 徹底した業務効率改善に

Paplesは、日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する電子帳票パッケージです。帳票の作成だけでなく保存から自動印刷機能まで網羅しており、企業独自のアプリケーションをはじめ、経営管理システムと連携がとれることが強みです。

• 高度なセキュリティ環境で帳票の作成をバックアップ
• 優れた検索機能
• サポートも充実

Pandora-AXは、サーバーから出力した各種帳票を電子化、閲覧でき、その後の検索や二次的利用も簡単にできます。同ソフトの提携製品と連携させることにより、企業の業務全体の効率化が可能です。

• 運用コストを徹底削減
• 万全なセキュリティ
• 高度な検索機能を付加

e-imageは、三菱電機ビジネスシステムが提供している電子帳票システムです。電子化における基本的な機能はもちろん、高度なセキュリティ機能によって電子化したデータを安全に管理可能です。

請求書や見積書など各種帳票を簡単にデジタル化してやり取りできるため、業務効率の大幅な向上も期待できます。

帳票を電子化して業務効率化を

電子帳票についての概要から、導入するメリット、そして代表的な電子帳票ソフトまで一挙に紹介しました。どんな企業であっても帳票の発行は不可欠ですから、この部分を電子化によって効率化すると、企業全体のパフォーマンスも向上するでしょう。

本記事を参考に、ぜひ電子帳票について理解を深めてください。そして、この機会に電子帳票システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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