電子帳票とは | 電子帳票システムの導入メリットやサービス比較
人によっては「帳票」という言葉自体があまり馴染みのないものかもしれませんが、企業を運営する上で帳票を発行するということは必要不可欠なことです。
電子帳票システムはその不可欠な業務を大幅に向上させることが可能です。全ての企業の業務効率を必ず向上させることができる、といっても過言ではありません。
本記事ではこの電子帳票の概説と導入のメリット、そして実際の電子帳票ソフトについていくつか紹介します。
電子帳票システムのサービスについてはこちらの記事でも紹介していますので、ぜひご覧ください。
目次
電子帳票とは？
帳票をデジタルのデータに
電子帳票とは「電子帳票システム」のことであり、見積書や請求書などビジネス上必要となる様々な帳票（「帳簿」および「伝票」を表す会計用語）をデジタルデータのままで扱うことを可能にしているソフトウェア全般のことをいいます。
取引先に発行する見積書や請求書、あるいは役所などに提出する様々な申請書はビジネスをする上で必ず必要となるものです。
取引先が少数に限定されている個人事業主などは、逐一手書き伝票を使っていても業務に支障が出ることはないかもしれませんが、大企業のように無数の取引先を抱えている場合、帳票を手書きで作成することは効率的ではありません。
さらに、たとえデジタルデータとして帳票を作成しても、その都度紙に印刷しなければならないとすれば、それだけで莫大なコストがかかってしまうことになるでしょう。
そういった印刷コストや管理コストを抑えるために、帳票をデジタルデータのままやり取りできる電子帳票システムが注目されるようになってきたのです。
電子帳票システム普及の背景
電子帳票システムはパソコンやインターネットの技術が普及するにしたがって、次第に注目されるようになってきました。
特に1998年に「電子帳簿保存法」が制定され、国税に関する帳簿類を電子データ化して保存することが認められて以降、急速に帳簿の電子化を取り入れる企業が増えてきたのです。
また2005年には同法が改正されるとともに、いわゆる「e-文章法」も施行され、これまで紙として保存してきた帳票に関しても、スキャンした電子データを保存して代替させることが認められるようになりました。
それ以来、あらゆる帳票を電子化することによって業務効率の改善を考える企業が増え続けているのです。
そして近年では、いわゆるクラウドタイプの会計処理ソフトが増えていくにつれて、帳票データもクラウド上で作成、保存できるシステムが主流になりつつあります。
電子帳票のメリット
企業の大幅なコストカットを実現
電子帳票化のメリットとしては、帳票作成にかかる手間を省くことができるということと、印刷というプロセスをなくすことによって大幅なコストカットが実現できることが挙げられます。
たとえば数か月前に発行した請求書の内容を確認したい場合、デジタルデータとして保存していれば検索をかけるだけですぐに目当ての請求書を閲覧することができます。
一方、紙媒体で全ての帳票を保存している場合、必要な書類を発見するだけでかなりの時間がかかってしまうでしょう。電子帳票システムの導入によって、帳票の作成から保存まで一貫してデジタル化することができますから、必要な書類を必要なタイミングですぐに閲覧することができるようになるのです。
また、他の販売管理などの基幹業務システムと組み合わせることによって、必要な帳票を素早く先方に提出することも可能になりました。
電子化がもたらす様々なメリット
そして業務効率の改善やコストカット以外にも、電子化は以下のようなメリットをもたらします。
配送によるラグがなくなる
かつて発注書や納品書、請求書を郵送していた頃は、先方に確認してもらうために最低1～2日程度かかっていました。それによって一時的ではあるものの、先方の確認待ちということでこちらの業務が止まってしまうことも少なくありませんでした。
ですが電子帳票システムによって、そういった帳票を電子化して瞬時に先方に配信することができるようになったのです。それによって業務が滞ることなく進められ、クライアントに確認してもらいながらリアルタイムで書類の修正をすることができるようになりました。
セキュリティの向上
帳票の電子化はセキュリティの向上にも繋がります。紙媒体で保存する方法では、その企業が年数を重ねるごとに保存すべき書類が溜まっていくため、管理が大変になっていく一方です。
それに伴ってセキュリティ対策も複雑にならざるを得ません。ですが、電子化することができれば一元的に帳票を管理できるようになるため厳重なセキュリティ下での帳票管理が可能になります。
各種帳簿データの活用
電子化されている書類は後から検索、整理、加工が容易であるため、それらをマーケティングの基礎となるデータ分析に役立てることができます。たとえばそういったデータをCSV形式やPDFとして保存しておくことで、必要なときに必要なデータをすぐに取り出して活用することができます。
こういった様々なメリットが享受できるため、今ではほとんどの企業が程度の差はあるものの、何らかのかたちで電子帳票を取り入れています。
電子帳票システムの選び方
さまざまなメリットがある電子帳票システムですが、どのように選べばよいのでしょうか？
まず、どのような企業向けのシステムなのかについてチェックしましょう。自社の規模に適したシステムを選ぶことが重要です。また、企業規模が拡大したときにも対応できるよう拡張性も注目しておきたい点です。
次に提供形態がパッケージソフトかクラウドなのかについても選ぶときのポイントとなります。また電子帳票システムの導入によって見込めるコストカット額と初期費用や利用料などの価格を比べてシステムを選びましょう。
代表的な電子帳票ソフトを紹介！
それでは、代表的な電子帳票ソフトをいくつか紹介しましょう。
Concur Invoice
- 請求書管理の効率化でコスト削減
- 柔軟なワークフロー
- 支出を見える化
Concur Invoiceは、請求書データの管理を電子化することで、請求書の支払いプロセスを改善して大幅なコスト削減に導く電子帳票システムです。
請求書管理を効率化することで、1請求書あたりの処理コストを平均80%カットします。また、柔軟に設定できるワークフローで規定違反の発見もしやすく、現場の請求処理や発注申請をトータルでサポートしてくれます。さらに、豊富な標準レポートや、高機能なビジネスインテリジェンスツールが見える化を支援し、支払いの傾向を読み解くことでコスト削減のための計画立案に役立ちます。
FAX自動帳票サービス AUTO帳票
- インターネットに接続できる端末から操作可能
- 初期費用無料で選べる接続方式
- 豊富な導入実績
FAX自動帳票サービス AUTO帳票は、インターネットに接続できる環境があれば、どこからでも利用することができるインターネットFAXです。
サービス利用のための初期費用は、AUTO帳票Directであれば無料で、サービスインまでのテスト期間も設けられています。接続はWeb-API、FTP(S)、SMTPなど豊富に用意されていて、現在の運用に合わせた接続方法が選択できます。また、大手メーカーのERPから専用システムまで、多種多様なシステムとの連携実績があり、導入しやすいインターフェースを提供しているため、システム改修の期間と費用を圧縮できます。
FNX e-帳票FAXサービス
- サーバー／モデムなどの機器の準備は不要
- 安心の処理能力でスピード受発注にも対応
- 24時間365日のシステム運用・監視体制を整備
FNX e-帳票FAXサービスは、帳票を自動でFAX送信するクラウドサービスです。1988年のサービス開始以来、30年間で9,000社以上に利用されています。さまざまなシステムから容易にアクセスできるため、サーバーなど機器の準備は一切必要なく、サービスが保有する大量回線の利用で、スピード処理、大量配信が可能になります。
DOCUMENT MARK
- PDFの管理に特化した様々な機能
- 検索機能が充実
- セキュリティもバッチリ
DOCUMENT MARKは、帳票や様々な企業情報が記載されているデータをPDF化して安全に管理するためのシステムです。
様々なデータをすぐにPDFファイルとして取り込むことができるので、データ移行期などにも活躍してくれます。インターフェイスが直感的でわかりやすく、簡単に重要書類の管理が可能になります。
Tradeshift
- 電子帳票の送付が全て無料
- 多言語対応で海外企業相手にも安心
- 独自のアプリ開発も可能
Tradeshiftは、トレードシフトジャパン株式会社が提供している電子帳票ソフトです。基本となる各種帳票の電子化はもちろん、それを取引先に送付することも簡単にできます。そして送付にかかるコストもどれだけ送っても無料です。
また同ソフトは200か国80万社もの企業が参加する取引プラットフォームですから、たとえ相手が海外企業でも取引に関する書類のやりとりを簡単にすることができるのも魅力です。
Paples
- 各種帳票の作成、管理、運用を一元管理
- 各法律に基づいた書類の作成、申請が簡単にできる
- 徹底した業務効率改善に
Paplesは、日鉄日立システムエンジニアリング株式会社が提供する電子帳票パッケージです。帳票の作成だけでなく保存から自動印刷機能まで網羅しており、企業独自のアプリケーションをはじめ、様々な経営管理システムと連携がとれることが強みです。
Pandora-AX
- 高度なセキュリティ環境で帳票の作成をバックアップ
- 優れた検索機能
- サポートも充実
Pandora-AXは、サーバから出力した各種帳票を電子化、閲覧することができ、その後の検索や二次的利用も簡単にできます。同ソフトの提携製品と連携させることにより、企業の業務全体の効率化をはかることが可能です。
e-image
- 運用コストを徹底削減
- 万全なセキュリティ
- 高度な検索機能を付加
e-imageは、三菱電機ビジネスシステムが提供している電子帳票システムです。電子化における基本的な機能はもちろん、高度なセキュリティ機能によって電子化したデータを安全に管理することが可能です。
請求書などの各種帳票を簡単にデジタル化してやり取りすることができますから、業務効率の大幅な向上も期待できます。
帳票を電子化して業務効率化を
電子帳票についての概要から、導入するメリット、そして代表的な電子帳票ソフトまで一挙に紹介しました。どんな企業であっても帳票の発行は不可欠ですから、この部分を電子化によって効率化することで、企業全体のパフォーマンスも向上させることができます。
本記事を参考に、ぜひ電子帳票について理解を深めてください。そして、この機会に電子帳票システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
ボクシルとは
ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。
「何かサービスを導入したいけど、どんなサービスがあるのかわからない。」
「同じようなサービスがあり、どのサービスが優れているのかわからない。」
そんな悩みを解消するのがボクシルです。
マーケティングに問題を抱えている法人企業は、ボクシルを活用することで効率的に見込み顧客を獲得できます！また、リード獲得支援だけでなくタイアップ記事広告の作成などさまざまなニーズにお答えします。
ボクシルとボクシルマガジンの2軸を利用することで、掲載企業はリードジェネレーションやリードナーチャリングにおける手間を一挙に解消し、低コスト・高効率・最小限のリスクでリード獲得ができるようになります。ぜひご登録ください。
