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e-文書法とは?電子帳簿保存法との違い - 要件・対象文書・電子化する方法

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e-文書法とは、紙での保存が義務付けられていた法定保存文書を、電子ファイルで保存してもよいとする法律です。業務のペーパーレス化が進むなか、帳簿書類の保存にかかる負担を軽減しようと定められました。e-文書法の要件や対象文書、電子帳簿保存法との違い、法に準じて電子化する方法を解説します。

e-文書法とは

e-文書法とは、紙原本の保存が義務付けられていた文書や帳票について「電子データ」で保存できるよう定めた法律です。「電子文書法」ともいい、ICTによる効率化や業務負荷軽減を目的として、2005年4月に施行されました。

正確には、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つを総称して、e-文書法と呼んでいます。

電子化要件を定める対象文書は、法人税法、商法、証券取引法などで書面(紙)による原本保存が義務付けられている文書。企業経営に関わるほぼすべての書類が該当しますが、その要件は府省により異なります。

電子帳簿保存法との違い

e-文書法と関連する法律に「電子帳簿保存法(1998年施行)」があります。税務関係の書類について電子保存を認めるもので、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、国税庁が管轄しています。通称「電帳法」。

e-文書法と電子帳簿保存法は対象とする文書の範囲が異なります。e-文書法は法定保存文書全般を対象とするのに対し、電子帳簿保存法は国税庁が管轄する国税関係帳簿書類が対象。e-文書法の方が幅広い法律をカバーしています。

また2005年、e-文書法の施行とあわせて電子帳簿保存法の要件緩和改正が行われ、国税関係帳簿の「スキャナ保存」を容認。既存紙文書のスキャナ取り込みができるようになり、電子化しやすくなりました。

e-文書法の要件

e-文書法や電子帳簿保存法でいう電子化とは、法律用語では「電磁的記録による保存」といい、“正しい”書面だと証明するための技術的要件が定められています。

4つの技術的要件

e-文書法の要件は対象文書を管轄する府省によって異なります。ここでは、経済産業省が定義する4つの要件を例に解説します。

項目詳細
見読性データをパソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で見られること
完全性電子化文書が事故や操作ミスで滅失することを防ぎ、改ざんや消去があった場合に直ちに事実を確認できること
機密性許可されていない人によるアクセス防止の措置を講じること
検索性電子化文書を有効的に利用するために、必要なデータをすぐに引き出せる検索能力があること

満たすべき要件は書類によっても異なります。例えば、改ざんの許されない国税関係書類は全要件を満たさなければなりません。逆に、名簿や議事録など(一部をのぞく)見読性のみ担保できればよい書面もあります。こうした技術的要件が定められている理由は、電子データの「原本性」を保証する必要があるためです。

紙にはないデータ保存のリスクをカバー

紙にはない電子データならではの特徴として、次のような項目が挙げられます。

  • 簡単にコピーファイルを作成できる
  • データが消失する可能性がある
  • 作成日時を操作できる
  • 作成者・送信者の特定が難しい
  • 改ざんに気付きづらい

これを解決するための仕組みが「電子署名(電子サイン)」と「タイムスタンプ」です。対応するシステムソフトやクラウドサービスを通じて付与し、そのファイルが原本に相当することの証明としています。

電子サインとは?メリットと法的根拠

ただし、導入コストや不便さから対応をためらう企業が多く広く普及しませんでした。その後、電子署名の条件緩和(2015年)、スマートフォンで撮影した画像の容認(2016年)、キャッシュレス決済の取引データが証憑に(2020年)、という改正が加えられ、利便性が向上しています。

e-文書法により電子化できる文書

   
e-文書法による電子化対象文書は多岐にわたり、法人税法、保険業法、薬事法など約250にもおよぶ法律が関係しています。代表的な書類と法律は次のとおり。詳細は内閣官房IT担当室が作成した「e-文書法によって電磁的記録による保存が可能となった規定」(PDF)で確認できます。

  • 事業報告書
  • 帳簿
  • 役員名簿
  • 監査報告書
  • 損益計算書
  • 財産目録

なお、電子帳簿保存法で規定する国税関係書類には、次のようなものがあります。ほかの文書と比べて電子化に要する要件が厳しく、基本的には会計ソフトや経費精算クラウドを通じて管理するのが無難です。

  • 契約書、領収書およびその控え
  • 請求書、納品書、預金通帳など
  • 見積書、注文書など

書面を電子化する方法

書面を電子化し保存する方法としては、大きく2つの考え方があります。

  1. はじめからデータで作成する
  2. 紙の書類をデータ化する

はじめからデータで作成する場合

対象文書をはじめからデータで作成する場合は、Wordや一太郎など普段用いているソフトで作成した書類データを、しかるべきストレージへ保存すればOKです。

「検索性」要件を満たすため、フォルダ階層の整理やネーミングルールなど、運用フローの整備もあわせて行いましょう。

紙の書類をデータ化する場合

郵送された請求書や、経費精算で用いる領収書など、印刷してある書類をデータ化する場合は、スキャナやコピー機のスキャン機能、スマートフォンのカメラを用いることが認められています。

さらに電子帳簿保存法のスキャナ要件を満たしていれば、スキャンしたデータを証憑とできるため、紙文書の廃棄が可能。対応するためには、ITシステムだけでなく事務規程や運用の管理を整備しなくてはなりません。

JIIMA認証制度
システムが電帳法の基準に合致していることを簡単に確認する方法として、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の運営している「電子帳簿ソフト法的要件認証制度」があります。クラウド経費精算システムの場合、マネーフォワード クラウド経費Dr.経費精算ConcurExpense楽楽精算などがスキャナ保存の認証を受けています。

e-文書法はペーパーレス化の要

e-文書法は、ほぼすべての法定保存文書について電子ファイルでの保存を容認するもので、2005年に施行されました。関連する電子帳簿保存法とあわせて、ペーパーレス化の礎ともいえる法律です。紙原本で保管すべき書類が減ったため保管コストを削減でき、データ連携による省力化メリットも享受できます。

働き方改革、新型コロナ対策に起因する在宅勤務の広まりで、本格的な業務改革が求められています。政府もペーパーレス化を進めており、人事労務・経理手続きに関する書類を電子化する法改正が次々と実施されています。

バックオフィスでテレワークを推進するには、クラウドサービスの導入が欠かせません。クラウド型の経理・会計サービスは、法令改正へ対応するためのアップデートが基本無料で実施されるため、常に最新の状態に保てるというメリットがあります。

e-文書法に関連するクラウドツール

e-文書法に関連する業務とクラウドツールの一例として、次のようなものがあります。導入にあたり手間やオペレーション変更負荷はかかりますが、得られるメリットは多々あります。ぜひこれを機会にe-文書法を理解して文書の電子化を進めましょう。

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