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2018-03-14

e-文書法・電子帳簿保存法とは | 要件・改正後の対応対策・対象文書・管理サービス9選

e-文書法や電子帳簿保存法とは何か?文書管理・保存の電子化に伴う「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」であるe-文書法の改正後の対応対策や対象文書などについて、詳しく解説します。 ※初回公開日:2017/1
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e-文書法とは

e-文書法とは、法人税法や商法、証券取引法などで紙による原本保存が義務付けられている文書や帳票の電子保存を容認する法律です。

文書の取り扱い方法は書類の種類によって異なりますが、紙での保存が義務付けられていない文書は電子保存が可能です。

e-文書法は、「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の二つで構成されています。

電子帳簿保存法との違い

電子帳簿法とは、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」のことで、国税庁が管轄の法律です。

e-文書法と電子帳簿保存法の違いは、電子化を行うために承認を必要とするかどうかであり、文書によって規定が異なるので注意が必要です。
e-文書法は、保存が義務付けられているすべての文書が対象であり、電子帳簿保存法は、「国税関係の書類」が対象となっています。

電子帳簿保存法改正による変更点

  • 電子署名が不要
  • 上限金額の基準が撤廃
  • スマホの写真も可能
  • サイズ情報の保存が不要
  • 保存対象の拡大

以上のように電子帳簿保存法改正によって、スキャナ保存への規制が大幅に緩和されました。そのため、これまで以上にデータでの管理が行いやすくなりました。

電子化が可能な文書の代表例

   
電子化対象文書は、契約書や請求書などの国税関係書類で、税務に関連する情報が書かれている書類のことです。以下では電子化が可能な文書の代表例を紹介します。

  • 契約書、領収書およびその控え
  • 請求書、納品書、預金通帳など
  • 見積書、注文書など

以上のような帳票の電子化については以下の記事で詳しく解説しているのであわせてご覧ください。

帳票とは | 種類と目的・サービスの選び方も徹底解説 | ボクシルマガジン
帳簿と伝票を作成する目的と役割はなんでしょうか?それぞれの定義と種類を帳票類の電子化が加速する理由、メリットやデメ...

改正後、新たに電子化が可能になった文書

改正後から新たに電子化が可能になった文書は、法人税法、保険業法、薬事法などの約250にもおよぶ法律で保存が義務化されていたものです。以下では新たに電子化が可能な文書の代表例を紹介します。

  • 貸借対照表
  • 事業報告書
  • 帳簿
  • 役員名簿
  • 監査報告書
  • 損益計算書
  • 財産目録

各省府の省令により規定されている電子保存が可能になった文書や、保存の際の要件などについては、内閣官房IT担当室における一覧表で確認できます。

満たすべき要件

それぞれの法律で定められている要件を、箇条書きで紹介します。

e-文書法の要件

e-文書法の要件は経済産業省により定義された以下の4つです。

見読性

データをパソコンやディスプレイなどを用いて、明瞭な状態で見れる

完全性

電子化文書が事故や操作ミスで滅失することを防ぎ、改ざんや消去があった場合に
直ちに事実を確認できること

機密性

許可されていない人によるアクセス防止の措置を講じること

検索性

電子化文書を有効的に利用するために、必要なデータをすぐに引き出せる検索能力があること

これらはあくまで経済産業省により定義されたものであって、法令や文書の種類によっては、要件が異なることがあるため注意が必要です。

また、これらの4つの要件は必ずしもすべて揃わなくてはいけないわけではなく、文書の重要度によって変わることがあることも覚えておきましょう。

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法の要件は以下の二つです。

  • 真実性の確保
  • 可視性の確保

電子帳簿保存法の要件は大きく分けると二つですが、この二つをまた細かく分けられます。

真実性の確保は「訂正・削除履歴」「相互関連性」「関係書類等の備え付け」があり、可視性の確保は、「見読可能性」「検索機能」があります。

書類の電子データを保存する場合と、書類のスキャナ保存をする場合では、それぞれ要件が異なるため注意が必要です。

文書管理システム9選

電子化を効率よく進めるためのおすすめ文書管理システム9選を紹介します。

今回紹介した文書管理システムや、紹介しきれなかった文書管理システムの詳細は以下からご覧になれます。

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Tradeshift

  • 世界150万社が参加するシステム
  • 電子化書類で取引先とやり取り
  • 独自アプリで機能追加も

Tradeshiftは、世界150万社が参加する電子取引プラットフォームです。請求書や注文書は作成から送信まですべて電子化されています。取引先の企業は無料で利用できるので、電子化の障害も軽減できます。こちらも、基本機能は無料で利用できるので、使用感が確かめやすいのもポイントです。

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DOCUMENT MARK

  • 統合帳票基盤として貴社の帳票開発から運用までを支援
  • 業務効率化と帳票活用を促進
  • ワンパッケージで実現する電子帳票基盤

DOCUMENT MARKは、帳票の設計・電子保存・印刷・活用までをすべてトータルでパッケージ化しているため、文書の管理業務を効率化させます。多言語での帳票も簡単に作成できるため、海外に拠点を持つ企業にもオススメです。

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ひびきSm@rtDB


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クラウドサインSCAN

  • 代行により、スキャンの手間をゼロに
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クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン(クラウド契約サービス)上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。
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BtoBプラットフォーム 請求書

  • 導入実績約17万社
  • 請求書の受け取りと発行を一元管理
  • 請求書をペーパーレス化

BtoBプラットフォーム 請求書は、2018年1月時点で約17万社近くの企業に利用されているサービスです。請求書の受取・発行を電子化し、一元管理することによって請求業務のコスト削減・時間短縮・生産性向上を実現します。
税法上7年間保管しなければならない請求書も保存可能なため、請求書の管理だけを電子化したいと考えている企業の方におすすめです。

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ConTrack(コントラック)

  • プロジェクトの品質向上をサポートする機能群
  • 直観的で使いやすい操作画面
  • 既存の成果物をそのまま活用

ConTrackは、幅広いファイル形式に対応した文書解析やファイルジャンプ機能を搭載しています。成果物(※)の登録やトレース設定のためのフォーマット変換は不要です。また、ConTrack経由でWord、Excelなどの外部ファイルを開き、そのまま編集できます。操作画面も直観的で使いやすくなっています。

※システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など

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Contents EXpert

  • デジタルドキュメント管理ソリューション
  • 内部統制強化・情報漏えいなどの課題への対策
  • 全社的な情報共有の促進やナレッジを可視化

Contents EXpertは、電子帳票文書管理、コンテンツ作成支援を最適化し、TCO削減や情報漏えい防止を支援するデジタルドキュメント管理ソリューションです。当サービスでは、ファイルサーバーに保存された情報を適切に管理し、作成から廃棄まで一元管理できます。

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Note PM

  • 気軽に情報共有可能
  • フォルダで階層化情報を整理しやすい
  • ファイル全文検索でほしい情報が見つかる

Note PMは、複数のチャットサービスと連携しているため、現在社内でのやり取りをチャットサービスで利用している企業にとってはとても便利です。また、マルチデバイスでもあるため、パソコン以外にもタブレットやスマホから利用できるため、社内外問わず利用できます。

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3〜500人 - - - -

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e-文書法を理解して文書の電子化を進めましょう

以上が、e-文書法についての紹介と文書管理サービス6選についてでした。ITの普及や業務の効率化に合わせて文書を電子化できるようになりました。

最初の導入の手間やオペレーションの変更は大変ですが、電子化することによって得られるメリットはたくさんあります。ぜひこれを機会にe-文書法を理解して文書の電子化を進めましょう。

その他文書管理システム、電子帳票サービスについては以下の記事でそれぞれ解説しています。

文書管理とは | システム比較33選【機能・価格・特徴】 | ボクシルマガジン
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昨今ペーパーレス化が進んでいるのを背景として電子帳票が普及してきています。加えて法改正や規制緩和などに伴い、急激に...

ボクシルとは

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