電子サインとは?電子署名との違い、導入のメリットについて解説

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ビジネスシーンで普及しつつある電子サインの概要とメリット、同じ意味で使われることの多い電子署名との違いについて解説するとともに、電子サインの普及とともに利用が広がっている電子契約システムを紹介します。

電子サインとは

電子サインとは、契約書などの書面における手書き署名の代わりとして、電子文書やフォーム上に承諾の意を示すために確立された方法です。

具体的には、PCやスマートフォン上でPDF化された契約書にタッチペンなどで自分の名前を入力し、それを電子文書上で署名として利用できるものです。

これまでビジネスシーンでの契約書や同意書などは紙の書面に手書きで署名するのが一般的であり、郵送して書面を取り交わすのが当たり前でした。しかし、電子サインの普及によって、重要な書面でもネット上のやり取りで完結できるようになってきています。

電子サインと電子署名との違い

ここで、電子サインと電子署名の違いについて説明しておきます。この2つはまったく同じ意味で使われるケースも多いですが、厳密には指し示す範囲やアプローチに違いがあります。

電子サインは電子署名に比べるとより広い概念で、署名や記録に法的な真正性を証明するための電子プロセスを指し、その真正性を示すための手段のひとつとして電子署名があると位置づけられます。つまり、電子サインの一種が電子署名ということになります。

電子サインの法的根拠

電子サインや電子署名は「電子署名及び認証業務に関する法律(電子署名法)」によって法的拘束力が認められています。

同法は電子文書に付加される電子署名の法的な有効性と、それが認められるための水準を規定したもので、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書は本人の意思に基づいて作成されたものと推定され、本人性の確認と非改ざん性が担保されているならば法的に有効なものと認めるといった趣旨の内容になっています。

電子署名法の概要について(法務省)
http://www.moj.go.jp/MINJI/minji32-1.html

電子サインのメリット

次に、電子サインを導入する具体的なメリットについて解説します。

印紙税などのコスト削減

紙ベースの契約書では金額に応じた印紙を貼付することが義務付けられており、契約書の金額が大きくなればなるほど、貼付される印紙の金額は大きくなります。

一方、電子サインでは印紙は不要であるため、毎日大量の契約を交わす大企業では大きなコスト削減につながります。

人的コストの削減と業務効率化を実現

紙ベースの契約書の準備(印刷、書名、封入、郵送など)には手間と工数がかかるため、大量の契約書を交わす企業の場合には相応の人的コストがかかってしまいます。電子サインへの切り替えによって、こういったコストも削減できます。

保管スペースが不要になる

電子サインを活用することで書類の保管スペースも不要になるだけでなく、書類のデータ化によって管理もクラウド環境などで行われるケースが増えるため、管理コストの削減にもなります。

ペーパーレス化に関しては、次の記事で詳しく説明しています。ぜひ、こちらも参考にしてください。

電子契約システムのおすすめ8選

電子サインや電子署名の法的な有効性が認められたことで普及が進んでいるのが、これまで紙ベースで行っていた契約書の締結をインターネット上で行える「電子契約システム」です。ここでは、おすすめの電子契約システムを紹介します。

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DocuSign eSignature - ドキュサイン・ジャパン株式会社

DocuSign eSignature - ドキュサイン・ジャパン株式会社 画像出典:DocuSign eSignature公式サイト

  • 契約・合意にかかわる時間やコストの削減
  • 世界標準の厳しいセキュリティをクリア
  • 有名エンタープライズソリューションと連携可能

DocuSign e-Signatureは、世界180か国で利用されている電子署名サービスです。

申請や著名捺印を電子化し、契約・合意にかかる時間やコストを削減します。世界基準のセキュリティ基準を満たすデータセンターで運用されており、43言語の電子署名を利用可能。また、Microsoft Office、Google G Suite、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる柔軟なプラットフォームを用意しています。

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NINJA SIGN - 株式会社サイトビジット

NINJA SIGN - 株式会社サイトビジット 画像出典:NINJA SIGN公式サイト

  • アカウント課金型、定額で使いやすい
  • 法務のやり取りもワークフロー機能で可視化
  • タイムスタンプで安心のセキュリティ体制

NINJA SIGNは、契約書の作成からレビュー、締結、管理までクラウド上で行える電子契約サービスです。締結した契約書はクラウド上に保管。レビューを含め、複雑な法務とのやり取りも可視化し一元管理できます。申込書など相手方の記入が必要な書面にも対応、タイムスタンプ機能で改ざんも防げます。料金は月額固定で、契約締結数や送信数に制限はありません。また導入後も、ヘルプデスクやユーザーコミュニティといったサポートを受けられます。

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クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社 画像提供:弁護士ドットコム

  • 印紙代を含めたコストを大幅削減
  • 契約締結をスピードアップ
  • 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールです。

締結頻度の高いNDA(秘密保持契約書)のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。また、月間5件までの契約を無料で利用できるフリーミアムプランも用意、郵送に掛かっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

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クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社 株式会社メルカリ ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。 紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です! クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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クラウドサインNOW - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサインNOW - 弁護士ドットコム株式会社 画像出典:クラウドサインNOW公式サイト

  • タブレットで記入した書類を自動でデータ化
  • 手書き文字を自動認証し、転記作業ゼロへ
  • クラウドサインと連携して、シームレスに電子契約締結

クラウドサインNOWは、店頭で取り交わす申込書や契約書を電子化。タブレットで記入した文字を自動でデータ化できる、対面契約型の電子契約サービスです。紙で収集していた申込書や契約書を電子化することで、事務作業の削減やコンプライアンスの強化につながります。手書き文字を高精度な認証機能によってデジタル文字に変換できるので、収集したデータをすぐに取り込めて店舗分析に活用できます。

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BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書 - 株式会社インフォマート 画像出典:BtoBプラットフォーム 契約書公式サイト

  • ブロックチェーン技術による契約の信頼性担保
  • 40万社のネットワークによる対応工数削減
  • 業界唯一、見積〜請求までのすべての商取引が電子化可能

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結業務を電子化し、時短・業務軽減・コスト削減(郵送代・印紙税等)を実現。

最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。また、40万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く、対応工数の削減が期待できます。

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paperlogic - ペーパーロジック株式会社

paperlogic - ペーパーロジック株式会社 画像出典:paperlogic公式サイト

  • 電子署名法・電帳法対応に完全準拠
  • 契約相手先はログイン不要
  • 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。

無制限で利用できるタイムスタンプ機能など、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。契約相手先はサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録するだけで無料でスムーズに利用できます。電子証明書のあり/なしを署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は数の制限なく好きなだけ使えます。

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Holmes - 株式会社Holmes

Holmes - 株式会社Holmes 画像出典:Holmes公式サイト

  • 紙の契約書にも対応
  • 契約ステータス・契約書のバージョン管理機能
  • 金額・当事者名で内容を検索可能

Holmesは、契約書の作成・締結・管理が行える電子契約システムです。

電子契約だけでなく書面の契約も、契約過程での修正履歴をすべて契約書に紐付けて管理できるため、金額や当事者名などの契約内容をスムーズに把握できます。契約ステータスや契約書のバージョン管理などの機能も豊富で、締結までの手間と時間の大幅な削減が期待できます。

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Hubble(ハブル)- 株式会社Hubble

Hubble - 株式会社Hubble 画像出典:Hubble公式サイト

  • 法務ドキュメントのやりとりを効率化
  • 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
  • 専門家のによるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化するので、いつでも必要な情報に労せずアプローチできます。ドキュメントと一緒にコメントも保存ができる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

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GMO 電子契約サービス Agree

GMO 電子契約サービス Agree - GMOクラウド株式会社 画像出典:GMO 電子契約サービス Agree公式サイト

  • 国内シェアNo.1の電子認証局と直接連携
  • 電子署名と電子サインを併用した契約締結
  • 電子帳簿保存法に標準対応

GMO 電子契約サービス Agreeは、導入実績1,000社以上の実績を誇る電子署名と電子サインを併用した契約締結ができる電子契約システムです。

全世界で2500万枚の発行実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されているGlobalSignの発行システムと直接連携です。電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用可能。税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存することができます。

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電子契約システムの仕組みについては下記で詳しく解説しているので、こちらもぜひ参考にしてください。

電子サインを導入してビジネスの効率化をはかる

近年、ビジネス文書のペーパーレス化に伴って導入が進んでいる電子サインについて、基本的なところを解説しました。

これまで紙ベースで行われていた署名が電子化されることで、より効率的にビジネスを進めることができ、さまざまなコストの削減にもなります。業界や業種を問わずどんな企業でも電子化はメリットがあるため、今後さらに導入が進むことは間違いありません。

電子サインや電子署名に関心を持たれた企業の方は、ぜひ積極的に導入を検討してみてください。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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