介護業界向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

介護業界で活用できる電子契約システムの機能

電子契約システムとは、紙媒体に代わり電子データによる契約を可能にするシステムです。契約に必要な機能をすべてクラウド化し、SaaSとして提供している企業が増えており、多くの業界で導入が進んでいます。

契約書データを管理できる機能、書類の作成・申請・承認のフローを効率化できる機能などが実装されています。ほかのシステムと連携できる機能を有するシステムも多く、バックオフィス業務全体の効率化が可能です。

介護業界でも電子契約が広まっており、介護現場の業務負担を軽減するために電子契約システムを導入する企業が増えている状況です。デジタル化がなかなか進まない介護施設も少なくありませんが、政府によるDXの推奨の後押しもあり、今後は電子契約をはじめとして、介護DXを進める施設はさらに増えるでしょう。

なお、電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

介護業界における契約業務に関する課題と現状

介護業界では契約書や請求書の関連業務に関して、保管場所の問題や電子化への早急な対応などの課題を抱えています。普段の業務において解決すべき課題は何か確認してみましょう。

紙書類の管理に難儀している

契約書や請求書などを紙ベースで扱っている介護施設はいまだに多く、管理に難儀しているところは少なくありません。紙での作業に慣れており、デジタル化の必要性を感じていない介護職員も多いため、介護DXが遅々として進まない施設もあるのが実態です。

紙の管理に関しても、保管場所が施設になかったり管理が不十分だったりして、必要な書類を探し出すのに時間がかるケースもあります。

介護報酬の改定による電子化への対応

2021年度の介護報酬の改定により、施設内での契約書や重要事項説明書・ケアプランなどの電子化が可能になりました。それに伴い、多くの施設が書類の電子データ化に踏み切っています。

デジタル技術への理解や受容度は施設によって異なりますが、業界全体としては急速にデジタル化が進んでいる状況といえるでしょう。実際、全体の流れに合わせるように、紙での管理から電子契約に乗り換えている介護施設や関連企業は多くあります。

入居希望者との契約に時間がかかる

入居希望者との契約業務や、介護スタッフとの契約更新に、手間と時間を要している介護施設も少なくありません。紙を使った契約業務は時間がかかる傾向にあり、人手不足に陥っている介護施設では大きな負担になりかねません。

日常生活では電子データでのやり取りが当たり前の一方で、介護現場では紙で情報を管理しなければいけません。とくに、若い人材はIT機器の取り扱いに慣れており、紙での管理に煩わしさを感じることもあるでしょう。

介護業界の課題を電子契約システムで解決できる理由

介護業界では、紙の書類の管理・保管や契約業務などに関してさまざまな課題を抱えています。電子契約システムの導入はそれらの課題解決のきっかけとなり得ます。電子契約システムで介護業界の課題を解決できる主な理由を、電子契約システムの機能や詳細とともに解説します。

スムーズにペーパーレス化を進められる

電子契約システムの導入をきっかけとして、施設内の書類の電子化がスムーズに進められます。契約書や重要事項説明書、雇用関連の書類などを電子化すれば必要な書類をすぐに検索できるようになり、紙として管理・保管する手間も必要なくなるでしょう。

ペーパーレス化を円滑に進めるのに役立つ機能を備えているシステムが多いので、これまで電子化に消極的だった施設でも、システムの導入で大きく環境が変わるケースも珍しくありません。

また、高度なセキュリティ機能が実装されているシステムがほとんどなので、紙で書類を管理するよりも安全性が高いです。電子データとしてきちんと管理していれば、書類を紛失するリスクも大幅に低減できます。

電子化により管理コストも削減できる

電子契約システムにより、紙の保管や印刷・郵送にかかるコストも大幅に削減できます。介護報酬の改定により、介護業界でもさまざまな書類の電子化が可能な環境にあるため、ペーパーレス化を積極的に進めることでより多くのコストを削減できるようになるでしょう。

実際、電子契約システムをきっかけに紙の書類の保管が不要になり、印刷代や郵送代などを含めて管理コストの大幅な削減に成功している介護施設は多くあります。

契約関連業務の大幅な業務効率化が可能になる

デジタル化を進めることで、契約書や請求書関連の業務が効率化でき、業務負担を大幅に軽減できます。とくに、人手不足に悩まされている介護施設ほど導入のメリットが大きく、入居者対応のコア業務に専念しやすくなります。

バックオフィス業務に時間をとられるあまり介護業務に専念できない時間ができている介護施設は、デジタル化により多くの恩恵を得られるでしょう。

介護業界における電子契約システムの導入事例

介護業界における電子契約システムの導入例を業務改善例とともに紹介します。ほかの施設がどのような課題を抱えており、電子契約システムの導入でどのように変わったのか確認してみましょう。

株式会社あいず

全国で訪問看護ステーションやケアプランセンターを運営している「株式会社あいず」では、これまでサービス利用者との契約手続きにおいて、高齢者に手書きで大量の書類にサインしてもらっていました。

高齢者に体力的な負担を強いていたため、状況を改善しつつ介護DXを進めるために、業界トップクラスの知名度を誇る「クラウドサイン」を導入しています。

システムの導入に伴い、iPadを使って契約を締結できる環境に切り替えたところ利用者の負担が大幅に軽減し、介護スタッフの業務効率もアップしました。

※出典：弁護士ドットコム株式会社「利用者様の視点に立って即決した電子契約導入 高齢者に優しくない「手書き作業の負担」を大幅軽減 | 導入事例| クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス」（2024年4月30日閲覧）

株式会社アスワイ

医療法人善心会グループの中で、高齢者向け住宅を提供する株式会社アスワイでは、入居者との間で大量の契約を書面で締結しなければいけませんでした。高齢の相手にも、時間をかけて手書きでサインしてもらう必要があり、入居者の大きな負担だったため、「クラウドサイン」を導入した経緯があります。

システムを軸に紙の契約書の電子化を進めたところ、スムーズに契約業務をこなせるようになり、スタッフの精神的な負荷も軽減できました。スタッフが時間に追われることも少なくなり、細かいミスも減ったようです。

※出典：弁護士ドットコム株式会社「住宅型有料老人ホーム・サ高住への入居時契約を「介護DX」で効率化 価格、使い勝手、フォロー体制の観点からクラウドサインを導入 | 導入事例| クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス」（2024年4月28日閲覧）

介護業界向け電子契約システムの比較

クラウドサインは、手書きの電子サインにより契約管理をスムーズにできる電子契約システムです。介護DXの実現に有効で、タブレット端末を用いて契約を締結できることが特徴です。そのため、契約相手がパソコンやメールアドレスを持っていなくても問題ないので、多くの介護現場で利用されています。

複数の書類でも一度だけサインすれば問題なく、介護対象の高齢者に負担をかけずに済むのがメリットです。事業所が複数ある企業にもおすすめです。

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成から申請・承認・締結・保存管理まで、一貫してシステム上で完結できる電子契約サービスです。契約に必要な機能が網羅されており、紙の契約書と電子契約をまとめて管理できるので、これから本格的にペーパーレス化を進める組織にもおすすめです。

マネーフォワードの別製品との連携により、さらにバックオフィス全体の効率化が可能になります。すでにベンダーの製品・サービスを運用している組織は、電子契約サービスの追加導入を検討するとよいでしょう。無料のトライアル版も利用できます。

GMOサインは、コストパフォーマンスの高さに定評のある電子契約サービスで、1送信あたり110円から利用できます。1か月単位での利用も可能なので、介護施設をはじめスモールスタートで徐々に運用範囲を広めたい組織におすすめです。

ほかのシステムでは上位プランでのみ提供されるような機能でもGMOサインならば標準搭載されているため、豊富な機能を活用しつつ組織の業務効率化を実現できるのが特徴です。サービスベンダーによる手厚い導入サポートも受けられます。

ケアサイン - 株式会社エクステック

ケアサインは、契約書類を電子化し、ワンタッチで書類を作成できる介護施設向けの電子契約サービスです。書類へのサインをデジタル化し、契約データはそのままクラウド上で管理できるので、施設のペーパーレス化を促進できます。

スマートフォンやタブレット端末からサインできるので、介護スタッフのみならず、入居者や家族も契約を結びやすいです。また、遠隔でのサインも可能です。契約の状況も一目で確認できるので、書類の作成し忘れも防げます。

eformsign - 日本フォーシーエス株式会社

eformsignは、すでに使用中の契約書や申請書・同意書などを簡単にデジタル化できる、クラウドベースの電子契約サービスです。システム上に文書をアップロードし、署名・日付などのコンポーネントを追加すれば、電子書式の文書への変換がスムーズに可能です。

署名者の否認防止のため2つ以上の認証段階を追加できるのが特徴で、署名時点の時間や場所・画数・筆圧に関する情報に至るまで、署名に関するさまざまな付加情報を保存できます。文書ごとに処理ステップのカスタマイズも可能なので、契約にかかるワークフローの最適化にも寄与します。

介護業界向け電子契約システムで現場の負担を軽減しよう

電子契約システムを導入すれば、介護スタッフの業務効率化を図れるだけではなく、入居希望者や入居者の契約時の負担も軽減できます。高齢者への負担を懸念している介護施設は多いので、積極的に導入を進めるとよいでしょう。

導入するシステムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するとともに、管理画面の見やすさや機能の使いやすさも確かめることが大事です。

すでに管理システムを運用している場合は、新たに導入する電子契約システムと、スムーズに情報を連携できるかも確認しましょう。無料体験版やトライアル版を利用できるサービスも多いので、事前に使い勝手を確かめておくことも大事です。

なお、介護業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて導入を検討してみましょう。

• 介護業界向けRPA
• 介護業界向け会計ソフト