クラウドサイン

クラウドサインとは

クラウドサインとは、累計14万社以上の企業に導入されており、業界シェアも80％以上といわれているWeb完結型の電子契約サービスです。「紙と印鑑」を「クラウド」に置き換えて、契約に係る一連の作業をPC上で完結させられます。

弁護士監修のもとで開発されており、法律に則った適切な契約書の締結をすべてクラウド環境で行えるので、大手メーカーや金融機関をはじめ、スタートアップ企業から大企業、個人事業主まで幅広く利用されています。

請求書や納品書、見積書、発注書、注文書、領収書など、さまざまな書面のスムーズなやり取りに活用可能です。スマホやタブレット端末にも対応していて、場所を選ばず契約を結ぶことができます。

提供会社の特徴

クラウドサインは、日本最大級の法律ポータルサイトである「弁護士ドットコム」が提供しているクラウドサービスです。弁護士ドットコムは、弁護士のマーケティング活動を支援するために無料の法律相談や、法律事務所の検索サービスを提供しているサイトで、2015年の提供開始以来、右肩上がりに利用者を増やしてきました。

2021年の段階では1100万人以上の月間サイト訪問者数を誇り、サイトを通じた累計契約送信件数も500万件超となっています。

クラウドサインの機能

企業同士の契約はもちろん、官公庁や地方公共団体との契約でも利用できる電子契約サービスとして人気のクラウドサイン。その機能を簡単に説明します。

電子契約書の作成・締結

誰でも簡単な操作で電子契約書の作成・送信が可能です。契約書のファイルをシステムにアップロードして、相手が承認するだけで契約を締結できます。相手方はクラウドサインに登録する必要はないため、企業間での契約締結はもちろん、個人事業主や海外企業との取引にも活用しやすいのが特徴です。

従来のように、作成した契約書を印刷し、署名・捺印して相手に郵送する必要はなく、メールに添付して送る必要もありません。基本的な使い方を理解していれば、誰でもたった数分で契約の締結ができます。契約書の送信に係るワークフローを大幅に改善できるでしょう。

文書管理

クラウドサインは文書管理機能も充実しています。クラウドにアップロードしたPDFファイルは、フリーテキストで任意の文字を入力したり、チェックボックスを設定したりでき、疑似的な押印もできたりします。書類を送信する際の入力項目も自由に作成可能です。

さらに作成したPDFファイルや、送信先などの情報をテンプレートとして保存でき、契約書の送信時にインポートして利用できます。企業名や契約書名、日付など諸々の条件で必要な書類を簡単に検索・利用できるので、日々の業務効率を向上させられるでしょう。

また、契約書の送信後に先方の対応が遅くなった場合に、確認依頼メールを再度送信してリマインドすることもできます。

強固なセキュリティ

クラウドサインには、契約書の改ざんをはじめとしたセキュリティ機能が数多く実装されています。誰がどのような契約を結んだのかを証明できる電子署名や、契約締結時に日付入力されるタイムスタンプ機能が実装されており、さらに通信データは高度に暗号化される仕組みになっています。

本来、電子契約書の有効期限は1年間ですが、タイムスタンプによって10年間に延長が可能。さらに適宜最新の暗号技術を用いたタイムスタンプを付与する長期署名が可能で、本人確認はメール認証に加えて、任意でアクセスコード認証も利用できます。

電子証明書は契約の第三者として弁護士ドットコムが発行する形式のため、信頼性が高く、安心して契約書を交わせます。

内部統制

クラウドサインのビジネスプランでは、たとえ契約締結の担当者と決済者が当該契約を承認していても、全体の管理者が承認しなければ契約書が送信できないようにする機能を利用可能です。

これによって内部統制の強化が実現でき、高度な管理機能や契約書の内容をAIが判断するサービス「クラウドサインAI」を活用すれば、契約書に関するリスクを大幅に軽減できます。承認のために契約書が転送された場合には、誰から誰に転送あるいは返送されたのか、そのプロセスを確認できる機能も利用できます。

閲覧権限の付与も可能なので、内容を編集できる者と閲覧のみ許された者とを明確に分けることが可能です。特に、複数のチームでクラウドサインを活用する際に重宝するでしょう。

各種クラウドサービスとの連携

boxやSlack、kintone、Salesforceなど、さまざまなクラウドサービスとの連携機能があります。クラウドストレージ上で契約書やそれに準じる資料を一元的に管理でき、契約書の作成から締結、管理までシームレスに行うことが可能です。三者間契約など、当事者が多い契約を締結する際に重宝するでしょう。チームで必要な書類を共有するのにも便利です。

また、Slackと連携すれば、相手に送信した契約書の締結・却下などの状況を確認でき、ステータスごとに指定したアドレスに通知が来るようにできます。

充実したサポート体制

ベンダーから充実したサポートを受けられるのもクラウドサインの特徴です。公式サイトで基本的な機能マニュアルを閲覧できるのに加えて、サポートデスクによるチャットを用いたよくある質問への回答やFAQのほか、ユーザーのサービス運用に役立つ情報が利用できます。数分で質問の回答が返ってくるので、急なトラブルの際にも安心です。

さらに、上記以外にもベンダーによって追加される機能のロードマップが示されているため、将来的にさらに機能が充実することが予想されます。

使い方

それでは、クラウドサインの使い方を簡単に解説しておきます。なお、クラウドサインは利用する機能によって推奨環境が異なり、基本的な書類の送受信に必要なスペックはOSはWindows8.1以降、macOSは10.12（sierra）以降となっています。

書類の準備

取り交わす契約書は別途作成したPDFをアップロードするか、クラウドサインのテンプレートを利用します。公式テンプレートは企業に契約で頻繁に用いられるものが登録されているので、積極的に活用するとよいでしょう。記入事項は自由にカスタマイズ可能です。

書類の送付

まずクラウドサインにログインします。画面左にある「新しい書類の送信」を選択し、「新しく書類（PDF）をアップロード」あるいは「テンプレートから書類を準備」をクリックして必要な書類を選択しましょう。

送信する書類を選択したら「タイトル」を入力して契約相手の名称などを任意で入力した後、「次へ」ボタンをクリックします。後は画面の指示にしたがって宛先を追加し、「メールアドレスと氏名、会社名を入力して、「保存」ボタンを選択してください。

任意でフリーテキストや押印、チェックボックスなどの入力項目をドラッグ＆ドロップで追加することも可能です。受信者に届くメールサンプルが表示されるので、確認して問題なければ「送信」ボタンをクリックして送信します。

書類の受信

受信側は「『〇〇様』から『（書類の名称）』の確認依頼が届いています」というメールが届くので、内容を確認して指定された入力項目に必要事項を入力します。後は「書類の内容に同意」ボタンをクリックするだけで契約の締結が可能です。受信側はクラウドサインに登録している必要はありません。相手方には契約書のPDFがメールで送信され、クラウド上で常時確認可能になります。