電子契約システムの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

サービス／外食／レジャーの導入事例

サービス業界K社の場合

K社は就業支援事業を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	301〜500人
所在地	大阪府
設立年数	21～30年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.ペーパーレス化と郵送コストを削減したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、派遣スタッフとの書類のやり取りが多く、ペーパーレス化を進めたかったためです。
これまで、契約書は郵送していたため、ペーパーレス以外にも郵送コストの削減が課題でした。

課題2.契約業務の業務効率化に課題

派遣スタッフとは、労働条件通知書と就業条件明示書の書類を取り交わす必要があり、毎月約200枚の発行・交付作業が発生していました。
そのため、契約業務の時間も毎週非常にかかっていたため、契約業務の効率化ができないかと考えていたそうです。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.書類と郵送コストがゼロになった

実際にfreeeサイン（当時の「NINJA SIGN」）を導入したことで、システム上で一貫して契約ができるようになったため、ペーパーレス化ができ、郵送コストもゼロにできました。
またシステムも複雑さを感じることはまったくなく、スムーズに使い方を覚えられました。

効果2.契約業務の工数を半分以下に削減

freeeサインを導入したことにより、これをシステム上で通知書の作成から送信まで一括で行う体制に変更できました。従来は印刷して封筒に入れ郵送するのが基本でしたが、体制の変更で契約業務にかかる時間を半分以下に削減できました。

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メーカー／製造の導入事例

製造業界E社の場合

E社は化粧品の製造・販売を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	101〜200人
所在地	大阪府
設立年数	11～20年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.紙の管理の手間を削減したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、紙契約の際のファイリングや契約に付随するさまざまな情報を、表計算ソフトに手で入力していく手間を削減したかったからです。

課題2.契約期限管理などの作業を効率化したかった

紙契約の期限管理は定期的に表計算ソフトを複数開き、更新すべき契約書がないかをチェックしていました。
必要に応じて担当者に連絡していましたが、漏れの生じるリスクがあったほか、少人数で回したい法務部門では、人に依存する作業の効率化が必須でした。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.データ保存の完全自動化と紙も一元管理が可能になった

実際にクラウドサインを導入したことにより、過去の契約や一部残存する紙の契約書を、PDF化してクラウドサイン上に取り込み、電子契約とあわせて一元管理ができるようになりました。

効果2.事務工数が大幅に削減

クラウドサインを導入したことにより締結時に正本を保管し、各種データベース情報を登録、のちの期限管理するといった処理が自動化でき、人に依存する事務工数が大幅に軽減されました。

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小売／流通／商社の導入事例

小売業界R社の場合

R社は複合機やプリンターなどの機器の販売・保守を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	1,000人以上
所在地	東京都
設立年数	51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.契約業務の効率化をしたかった

電子契約システムの導入に至った理由は、契約書を取り交わすためだけに、営業が顧客先に訪問する往復の時間を効率化したかったためです。
地域によっては顧客のオフィスまでの距離がかなり遠く、行き来に時間がかかっている営業も少なくありませんでした。

課題2.紙の原本チェックに時間がかかっていた

保管されている紙の原本をチェックする時間の削減ができないか検討していました。
紙の原本のチェックについては、マネージャーが毎月直近の契約書の原本がすべて揃っているかを確認しており、月初に3～4時間この作業が必ず発生し非常に手間がかかっていたそうです。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.効率のよい営業活動が可能になった

実際にクラウドサインを導入したことにより、担当エリアが広い営業も、電子契約を活用することで効率よく顧客を回れるようになりました。
また顧客も以前は、アポイントに合わせて事務所にいなければならず、印鑑を金庫から出すといった準備が必要だったため、面倒が省けてよかったとの声もありました。

効果2.原本チェック作業が大幅削減できた

クラウドサインを導入したことにより、契約書を一元管理できるようになり、毎月の原本の確認作業時間が大幅に削減できました。
契約書の確認や承認をスマートフォンでもできるので、どこにいても確実にチェックでき、非常に重宝しているそうです。

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IT／通信／インターネットの導入事例

IT業界T社の場合

T社は医療分野におけるITサービスの販売・支援を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	2〜10人
所在地	東京都
設立年数	5年以内

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.紙と電子の両方を管理したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、契約書は紙で管理を行っていたものの、将来を見据えて紙と電子の両方の契約書管理を一括化して行い、業務効率化を図りたかったからです。

課題2.煩雑な業務フローを改善したかった

契約業務フロー上、契約書チェックはチャットシステムを利用して承認を出していました。
しかし、レビューを繰り返すうちに契約書のバージョン管理が難しくなったため、契約業務フローを早い段階から整える必要があったそうです。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.紙と電子の一元管理が可能になった

実際にマネーフォワード クラウド契約を導入したことにより、月に約3時間かかっていた押印作業や製本作業の工数が削減され、より営業活動といった事業貢献に結びつきやすい活動に、時間を充てられるようになりました。

効果2.契約業務フローのスリム化

マネーフォワード クラウド契約を導入したことにより、契約書のバージョン管理がシステム上で行えるようになり、契約業務フローのスリム化できました。また、人力では細かくて難しかった契約更新や契約終了の管理も、期限アラート機能で契約期限の見逃しを防げるようになりました。

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地方自治体／役所／官公庁の導入事例

地方自治体Tの場合

地方自治体Tは、該当地域で行政サービスを提供しています。

会社情報	内容
職員数	5,000〜5,500人
所在地	中国地方

※2024年8月時点の数値

抱えていた課題

電子契約システムの導入に至った理由は、書庫スペースがひっ迫されたからです。これまで行政の手続きや文書業務は紙で行われることが多く、書類は書庫で管理していました。しかし必要な書類を探すのに手間がかかるうえ、コロナ禍で補助金関連の文書が増加。書庫のスペースがひっ迫されるようになり、保管場所を削減するため書類の電子化が必要でした。

当時は契約書には押印が必須だったため、押印を省略できる書類だけ電子化することを検討。しかし令和3年度に地方自治法施行規則が改正され、自治体でも電子契約ができるようになったことで、本格的な電子化に進みました。

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導入後の効果

効果1.300件以上の契約が電子化でき業務量を削減

実際にWAN-Signを導入したことにより、3か月後契約書や請書を中心に300件の契約を電子化できました。契約書はこれまで製本・郵送・押印し返送してもらうため、受領までに5日かかっていました。しかし契約書を電子化したことで、契約が即時成立するようになり、あとの業務もスピードアップしたそうです。

効果2.業務の一部をRPA化

地方自治体Tでは、業務の一部をRPA化することでより業務負担を軽減できました。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、比較的単純な作業を自動化するための仕組みです。

電子契約システムを導入した際、押印はないものの、電子署名に関する操作に手間がかかるとの声があったため、これをRPAで自動化しました。結果よりスムーズに業務を進められるようになり、導入時は一部の利用に限っていた電子契約システムを、自治体全体で利用できるようになりました。

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導入前に知っておきたい電子契約システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてください。

失敗例1：一連の業務フローを確認しなかった

契約だけでなく、契約後の管理までを含めた一連の業務フローを確認せずに導入すると、失敗しやすいです。なぜなら、今行っている契約業務とフローや管理方法に乖離があった場合、導入前よりも工数が増える可能性もあるからです。
無料トライアルやデモ操作などを活用して事前に使い方をレクチャーしてもらい、実際に使っている場面を想定しましょう。

導入ユーザーの体験談

導入前に使い方のレクチャーをしっかり受ければよかったと思います。使い方に手間取ってしまい、営業とは関係のないところでつまずくことがあったからです。サービス提供企業とこまめに連絡を取るか、サービス提供企業と密に連絡を取り、使い方をマスターしてから導入すればよかったです。

失敗例2：取引先の電子契約の対応可否を確認しなかった

取引先が電子契約に対応可能かどうかの確認をしてから導入しないと、失敗しやすいです。企業の中には、電子契約ではなく従来どおりの書面契約を希望する場合があるからです。契約を行う営業担当や取引先に、事前に確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

取引先が電子契約に対応可能かどうかを確認しておく必要がありました。取引先が電子契約に未対応だったため、書面で契約をしました。電子契約が多く普及してきたとはいえ、電子契約システムを導入するのは、取引先から電子契約を求められることが多くなるまで待てばよかったです。

失敗例3：費用対効果の有無を確認しなかった

費用対効果の有無を確認してから導入しないと失敗しやすいです。用紙や書類作成の工数削減に目が行きがちですが、月に行う契約数が少ない場合は月額費の方が高くつく可能性もあります。
実際の使用頻度を確認したうえで適切なサービスを選びましょう。

導入ユーザーの体験談

たしかに用紙のコスト削減や、書類作成管理工数の削減、契約までの時間削減などメリットは多くありました。しかし有料プランでの契約になったことで、送信件数ごとの費用が負担となり、けっして安いとはいえませんでした。

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