電子契約システムの導入事例｜抱えていた課題と導入後の効果まとめ

サービス／外食／レジャーの導入事例

サービス業界K社の場合

K社は就業支援事業を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	301〜500人
所在地	大阪府
設立年数	21～30年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.ペーパーレス化と郵送コストを削減したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、派遣スタッフとの書類のやり取りが多く、ペーパーレス化を進めたかったためです。
これまで、契約書は郵送していたため、ペーパーレス以外にも郵送コストの削減が課題になっていました。

課題2.契約業務の業務効率化に課題

派遣スタッフとは、労働条件通知書と就業条件明示書の書類を取り交わす必要があり、毎月約200枚の発行・交付作業が発生していました。
そのため、契約業務の時間も毎週非常にかかっていたため、契約業務の効率化ができないかと考えていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.書類と郵送コストが０になった

実際にfreeeサイン（当時の「NINJA SIGN」）を導入したことにより、システム上で一貫してできるようになったため、ペーパーレス化ができ、郵送コストも0にできました。
システムも複雑さを感じることはまったくなく、スムーズに使い方を覚えられました。

効果2.契約業務の工数を半分以下に削減

freeeサインを導入したことにより、従来は印刷して封筒に入れ郵送するのが基本でしたが、これをシステム上で通知書の作成から送信まで一括で行う体制に変更したことにより、契約業務にかかる時間を半分以下に削減できました。

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自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

メーカー／製造の導入事例

製造業界E社の場合

E社は化粧品の製造・販売を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	101〜200人
所在地	大阪府
設立年数	11～20年

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.紙の管理の手間を削減したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、紙契約の際のファイリングや契約に付随するさまざまな情報を表計算ソフトに手で入力していく手間を削減したかったからです。

課題2.契約期限管理等の作業効率化をしたかった

紙契約の期限管理は定期的に表計算ソフトを複数開き、更新すべき契約書がないかをチェックしていました。
必要に応じて担当者に連絡していましたが、漏れが生じるリスクがあったほか、少人数で回したい法務部門において、人に依存する作業の効率化が必須でした。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.データ保存の完全自動化と紙も一元管理が可能になった

実際にクラウドサインを導入したことにより、紙で締結済みの過去契約や今後も一部残存する紙契約についても、締結後にPDF化した契約書をクラウドサイン上に取り込むことにより、電子契約との一元管理が可能となりました。

効果2.事務工数が大幅に削減

クラウドサインを導入したことにより、締結時に正本保管、各種データベース情報の登録、期限管理をはじめとした事後処理が自動的に完了し、人に依存する事務工数が大幅に軽減されました。

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小売／流通／商社の導入事例

小売業界R社の場合

R社は複合機やプリンターなどの機器の販売・保守を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	1000人以上
所在地	東京都
設立年数	51年以上

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.契約業務の効率化をしたかった

電子契約システムの導入に至った理由は、契約書を取り交わすためだけに営業が顧客先に訪問する往復の時間を効率化したかったためです。
地域によっては顧客のオフィスまでの距離がかなり遠く、行き来に時間がかかっているという営業も少なくありませんでした。

課題2.紙の原本チェックに時間がかかっていた

保管されている紙の原本をチェックする時間の削減ができないか検討していました。
紙の原本のチェックについては、マネージャーが毎月直近の契約書の原本が全て揃っているかを確認しており、月初に3～4時間この作業が必ず発生するため非常に手間がかかっていました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.効率のよい営業活動が可能になった

実際にクラウドサインを導入したことにより、担当エリアが広い営業も電子契約を活用することで効率よく顧客を回れるようになりました。
顧客からも契約書を交わす際、アポイントに合わせて事務所にいなければいけない点や、印鑑を金庫から出して準備する点が無くなり、面倒が省けてよかったという声もあります。

効果2.原本チェック作業が大幅削減できた

クラウドサインを導入したことにより、契約書を一元管理できるようになり、毎月の原本チェックの確認作業の時間が大幅に削減できました。
契約書の確認や承認をスマートフォンでもできるので、どこにいても確実にチェックできるため、非常に重宝しています。

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IT／通信／インターネットの導入事例

IT業界T社の場合

T社は医療分野におけるITサービスの販売・支援を行っています。

会社情報	内容
従業員人数	2〜10人
所在地	東京都
設立年数	5年以内

※2022年5月時点の数値

抱えていた課題

課題1.紙と電子の両方を管理したかった

電子契約システムの導入に至った理由は、契約書は紙で管理を行っていましたが、将来を見据えて紙と電子の両方の契約書管理を一括化して行い、業務効率化を図りたかったからです。

課題2.煩雑な業務フローを改善したかった

契約業務フロー上、契約書チェックはチャットシステムを利用して承認を出していました。
しかし、レビューを繰り返すうちに契約書のバージョン管理が難しくなってきたため、契約業務フローを早い段階から整える必要がありました。

課題を解決するために、次のサービスを導入しました。

導入後の効果

効果1.紙と電子の一元管理が可能になった

実際にマネーフォワード クラウド契約を導入したことにより、月に約3時間かかっていた押印作業や製本作業の工数が削減され、より営業活動など事業貢献に結びつきやすい活動に時間を充てられるようになりました。

効果2.契約業務フローのスリム化

マネーフォワード クラウド契約を導入したことにより、契約書のバージョン管理がシステム上で行えるようになり、契約業務フローのスリム化できました。
また、人力では細かくて難しかった契約更新や契約終了の管理も、期限アラート機能で契約期限の見逃しを防げるようになりました。

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導入前に知っておきたい電子契約システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

失敗例1：一連の業務フローを確認しなかった

契約だけでなく、契約後の管理までを含めた一連の業務フローを確認せずに導入すると失敗しやすいです。なぜなら、今行っている契約業務とフローや管理方法に乖離があった場合、導入前よりも工数が増えてしまう可能性があるからです。
事前に使い方をレクチャーしてもらい、実際に使っている場面を想定しましょう。

導入ユーザーの体験談

導入前に使い方のレクチャーをしっかり受ければよかったです。使い方に手間取ってしまい、営業とは関係のないところでつまづくことがあったからです。サービス提供企業とこまめに連絡を取るか、サービス提供企業と密に連絡を取り使い方をマスターしてから導入すればよかったです。

失敗例2：取引先の電子契約の対応可否を確認しなかった

取引先が電子契約に対応可能かどうかの確認をしてから導入しないと失敗しやすいです。企業の中には、電子契約ではなく従来どおりの書面契約を希望する場合があるからです。契約を行う営業担当や取引先に事前に確認しておきましょう。

導入ユーザーの体験談

取引先が電子契約に対応可能かどうかを確認しておく必要がありました。取引先が電子契約は未対応だったため、書面で契約をしました。電子契約が多く普及してきたとはいえ、電子契約システムを導入するのは、取引先から電子契約を求められることが多くなるまで待てばよかったです。

失敗例3：費用対効果の有無を確認しなかった

費用対効果の有無を確認してから導入しないと失敗しやすいです。用紙や書類作成の工数削減に目が行きがちですが、契約数が少ない場合は月額費のほうが高くつく可能性もあります。
実際の使用頻度などを確認したうえで適切なサービスを選びましょう。

導入ユーザーの体験談

たしかに用紙のコスト削減や、書類作成管理工数の削減、契約までの時間削減などメリットは多くありました。しかし、有料プランでの契約になったことで送信件数ごとの費用が負担となりけっして安いとはいえませんでした。

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