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不動産業界向け電子契約システムおすすめ比較!解決できる課題

最終更新日:(記事の情報は現在から262日前のものです)
BOXILでは、不動産業界向けにおすすめの電子契約システムを、不動産業界で役立つ機能とともに紹介します。また、不動産業界でよくある課題について、電子契約システムでどのように解決できるのか解説します。

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不動産業界で活用できる電子契約システムの機能

電子契約システムとは、契約書類をオンラインで作成・締結・管理をするシステムです

不動産業界では、重要事項説明書や賃貸借契約書などの契約締結に関わる機能によって、対面契約や書類の郵送を減らして業務効率化ができたりセキュリティや法的拘束力を強化できたりします。

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不動産業界における契約業務の課題

不動産業界では、物件の契約や管理などを行う必要があり、それにあたって契約業務にまつわる課題が発生することもあります。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

電子契約できない書類が存在した・存在する

不動産業界では、電子契約できない書類があります。一部は法改正にともない電子契約でも対応できるようになりました。しかし、いまだに一部契約は書面での交付が義務付けられています。

2021年5月12日に成立した「デジタル改革関連法案」、2022年5月18日の法改正により借地借家法・宅地建物取引業法などを含む48の法律が改正され、不動産業界での電子契約が本格化しました。

しかし、事業用定期借地契約を含め、2023年5月時点でも電子契約を認められていない契約があります。

契約当事者間のコミュニケーションが困難

不動産業界では、複数の当事者(売主・買主・仲介業者・金融機関など)が関わる契約は多くあります。そのため、契約書類の内容や状況を共有することが重要です。しかし、共有のための情報伝達には、課題となることが多いです。

電話やメールでのコミュニケーションでは、情報の伝達や確認が不十分であったり、記録や証拠が残らなかったりすることもあります。結果として、ミスやトラブルが発生する可能性もあります。

対面や郵送での契約書作成・交付に時間がかかる

不動産業界では、重要事項説明書や賃貸借契約書などの契約書を作成し、対面で説明したり郵送したりすることがあります。

しかし、この方法では契約書の作成や印刷、郵送などに時間とコストがかかり、効率的ではありません。また、契約書の保管場所や情報漏えいのリスクも発生します。

不動産業界の課題を電子契約システムで解決できる理由

不動産業界では、「契約当事者間のコミュニケーションが困難」「対面や郵送での契約書作成・交付に時間がかかる」など契約業務に関する課題があるものの、電子契約システムを使えばそれらの課題も解決できます。

契約業務の課題を解決できる理由について、電子契約システムの機能や詳細とともに説明します。

リモートで契約できる

電子契約システムを導入すると、リモートで契約ができるため、不動産業界で起こりがちな対面や郵送での契約手続きが面倒さを解決できます。リモートで契約ができると、契約者や仲介会社とのコミュニケーションがスムーズになり、時間やコストの削減にもつながります。

リモートで契約ができるメリットは、Web会議連携でのIT重説や重要事項説明書の電子交付などの機能を使うとさらに高まり、非対面が求められる昨今のニーズに応えらるでしょう。

契約書の真正性が確保される

電子契約システムを導入すると、セキュリティや本人確認の記録が強化されるため、契約者やオーナーの個人情報や重要な取引情報を守れるうえに、信頼性や安心感を高められます。

セキュリティが強化されるメリットは、2要素認証や2段階認証などの機能を使うとさらに高まり、本人確認の手間が省けます。

電子化できる不動産取引の契約書類

不動産取引では一部の書類の電子化が認められていませんでした。しかし、2022年5月に改正宅建業法が施行され、次の書面において電子化が解禁されました。

  • 媒介契約書
  • 重要事項説明書
  • 賃貸借契約書
  • 不動産売買契約書
  • 定期借地権設定契約書
  • 定期建物賃貸借契約書

また、改正により書面の交付と宅地建物取引士の押印が不要になり、条件を満たせば契約時に必要な重要事項説明についてもオンライン上で行えます。そのため、申し込みから契約の締結までを非対面で完結できます。

不動産会社が電子契約システムを導入するメリット

不動産会社が電子契約システムを導入するメリットには、次の4つがあります。

  • 業務効率化を実現できる
  • 即日契約が可能になる
  • 印紙税などのコスト削減
  • 紛失リスクを回避できる

業務効率化を実現できる

不動産電子契約システムを導入すると大幅な業務効率化を実現できます。

電子化していない場合は、契約の際に書面の印刷・交付が必要なだけでなく、記名や押印が必要なため、契約の締結までに時間がかかります。また、紙の契約書を取り交わす場合、書類の管理には保管スペースを確保する必要があるほか、ファイリングをする手間もかかるでしょう。

しかし、電子契約システムを導入すれば記名や押印の手間も省けるため、契約にかかる時間を短縮でき、データとして契約書を保存できるため書類の管理がしやすくなります。

即日契約が可能になる

電子契約は、オンライン上で即日契約が可能です。

賃貸借契約を行う際に、借主が契約書に署名捺印した後に、貸主が後日署名や捺印をする場合があります。このようなケースでは契約書を後日郵送する流れになり、契約書が手元にないまま契約が開始してしまいます。契約書が手元に届くまでに時間がかかると、借主は不安を抱くでしょう。

電子契約を導入すれば、すぐに契約書を送付が可能になり、即日契約が可能です。修正が必要となった場合でも、郵送や再訪問の必要なく迅速に対応できるため、安心して取引ができるようになります。

印紙税などのコスト削減

電子契約システムを導入すると、紙の契約書にかかる郵送費や印刷費、印紙税といったコスト削減が可能なこともメリットです。

書面での契約締結には、印刷費や郵送費などの費用が発生します。また、書面での契約の場合、不動産の譲渡に関する取引の契約書には印紙税がかかります。

たとえば、「1000万円を超え5000万円以下のもの」であれば2万円(軽減税率適用時は1万円)のように、不動産の譲渡にかかる契約金額は高額になることが多いです。また、契約書単位で印紙が必要なこともあり、コスト負担が大きくなりがちです。

しかし、電子契約なら契約書が非課税対象となり、印紙を貼付する必要がありません。また、印刷や郵送費も発生しないため、大きなコスト削減を実現できます。

紛失リスクを回避できる

電子契約をすることで、書類の紛失リスクを回避できることもメリットです。

紙の契約書を取り交わす場合は物理的に保管が必要になります。契約のたびに書類は増えていくので、それだけの保管スペースが必要になるだけでなく管理の手間も大きくなるでしょう。すると、必要な書類を探すのが難しくなり、紛失リスクも大きくなります。

一方で、電子契約化すると、書類はデータとしてクラウド上に保存され一元管理が可能です。そのため、タイトルや日付などで必要な書類を検索して、簡単に確認できるようになります。保管場所の制限もなくなり、多くのデータでも楽に管理ができるでしょう。

不動産業界に特化した電子契約システムおすすめ比較

重要事項説明書や賃貸借契約書などを取り扱うにあたって、不動産業化に特化した機能や使いやすさをもつ電子契約システムがあります。まずは業界特化型のサービスをチェックしてみてください。

いえらぶサイン - ㈱いえらぶGROUP

いえらぶサイン
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いえらぶサインは、不動産業界に特化した電子契約システムです。賃貸借契約や更新契約など、不動産契約にまつわる業務がWeb上で簡単に完結できるように設計されています。

同社は、電子契約だけでなく不動産業務をトータルで支援するシステム「いえらぶCLOUD」を提供しており、全国でさまざまな規模の不動産会社に導入されています。

日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約 - 日本情報クリエイト株式会社

日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約
日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約
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日本情報クリエイトが提供する電子契約システムは、重要事項説明書(35条書面)や不動産取引の契約書(37条書面)などを、オンラインで締結できる不動産業界特化型サービスです。特化しているといっても、秘密保持契約書や雇用契約書など、不動産売買契約・賃貸借契約以外の契約書ももちろん扱えます。

「家主」「管理会社」「仲介会社」「契約者」などの属性と契約フローを設定できるのも特徴です。

PICKFORM - 株式会社PICK

PICKFORMは、国内ではじめて国土交通大臣認定をされた電子契約システムです。宅建業法に遵守したサービス設計のため、不動産業界でも安心して利用できます。賃貸・売買・請負などに関連した電子契約が可能であり、不動産業界で管理が煩雑になりがちな捺印不要のファイルも一元管理可能です。

署名に関わる人数が多くてもスムーズに処理できるよう、関係者が誰からでも署名できる機能が特徴的です。

スマート契約 - アットホーム株式会社

スマート契約は、管理委託契約・駐車場契約・更新・退去などさまざまな不動産関連業務に対応できる、不動産業界向けの電子契約システムです。

相手方はスマートフォンからでも簡単に署名ができること、リマインドメールが送付できること、契約書管理もできることなどから、契約関連業務を効率化できます。

その他、同社の提供する賃貸管理システムやWeb申し込みサービスと組み合わせると、さらに業務効率化できるでしょう。

IMAoS - gooddaysホールディングス株式会社

IMAoSは、IT導入補助金の対象でもある電子契約システムです。署名時の身分証添付機能や仲介会社向け機能は全プラン共通で使用できます。また、エンタープライズプランでは初期導入支援も受けられるため、はじめて電子契約システムを導入する企業でも安心です。

Zoom連携機能が標準で備わっているため、非対面での契約締結を実現しやすいサービスです。

ムスベル for 新築 - 株式会社デジタルガレージ

ムスベル for 新築は、不動産DXサービスを多数手がける、株式会社デジタルガレージが提供する不動産業界向け電子契約システムです。

必要書類の自動選別・自動生成機能があり、重要事項説明会や契約会などにおける必要書類の準備を顧客ごとに自動で実施してくれます。生成された書類は必要情報が入力された状態になるため、準備にかける手間も包括的に削減可能です。

不動産業界向け電子契約システムおすすめ比較【導入実績あり】

不動産業界にて導入されている電子契約システムを紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。

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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。

クラウドサイン - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン
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クラウドサインは、スマートフォンやパソコンから簡単に契約書を作成・送付・署名・保管できる電子契約システムです。

法的有効性の高い電子署名や契約書のテンプレートの機能が搭載されており、契約業務の効率化やコスト削減ができます。不動産業界だけではなく、金融業界や人材業界でも広く導入されており、デジタルトランスフォーメーションをしたいならおすすめのサービスです。

ドキュサインの電子署名 - ドキュサイン・ジャパン株式会社

ドキュサインの電子署名
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ドキュサインの電子署名は、世界中で利用されている電子契約システムです。充実した契約書のテンプレートやセキュリティの機能が搭載されており、業務効率化やコスト削減ができます。

不動産業界だけではなく、金融業界や医療業界でも広く導入されています。不動産業界向けプランが用意されているのも特徴です。

電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社

電子印鑑GMOサイン
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電子印鑑GMOサインは、当事者型と立会人型の両方を利用できる電子契約システムです。契約印・会社実印・個人実印を必要としていたさまざまな書類に対応できます。

認証局による厳格な本人確認が行われるうえに、オプションでのセキュリティ対応も充実しているため、不動産業界だけではなく建設業界や官公庁・地方自治体でも広く導入されています。

BtoBプラットフォーム 契約書 - 株式会社インフォマート

BtoBプラットフォーム 契約書
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BtoBプラットフォーム契約書は、フリープランもある電子契約システムです。契約期限アラート機能で契約更新の時期を通知したり、取引先の電子署名不要機能で、必要書類の送付を行ったりできます。

不動産業界だけではなく、一般的な契約書や管理関連の契約書などでも広く導入されており、経費削減やペーパーレス化、セキュリティ強化をしたいならおすすめのサービスです。

不動産業界向け電子契約システムで業務効率化しよう

電子契約システムは、契約書の作成や管理ができ、不動産業界で紙媒体の保管や郵送に悩んでいる場合はコスト削減や時間短縮できるためおすすめです。

それだけでなく、電子契約システムでは業界問わず電子署名やオンライン認証の機能で、法的拘束力やセキュリティが確保できるメリットもあるため、業務効率化につながります。

不動産業界向け電子契約システムを導入する際には、重要事項説明書のような必要書類をテンプレートとして登録できるか確認し、不動産業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

また、不動産業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してみてください。

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