不動産業界向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題
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法改正により不動産業界でも電子契約が可能に
多くの業界で電子契約の導入が進められるなか、かつて不動産業界は書面の交付・押印を義務づける法律によって電子化を進められない状況が続いていました。
しかし2021年5月12日にデジタル改革関連法案が成立しました。デジタル化を進めるためにはさまざまな法律を変更するための法律です。これにより2022年5月18日借地借家法・宅地建物取引業法などを含む48の法律が改正され、不動産業界での電子契約が本格化しました。法改正による主な変更点は次のとおりです。
- 押印が不要になり、電子署名での対応が可能に
- 重要事項説明書といった書面の交付が、オンラインでも可能に
これまでデジタル化を妨げていた部分が改正されたことで、全面的に不動産売買・賃貸で電子契約ができるようになりました。
電子化できる不動産取引の契約書類
電子化できる不動産取引の契約書類としては、次のものが挙げられます。
- 媒介契約書
- 重要事項説明書
- 賃貸借契約書
- 不動産売買契約書
- 定期借地権設定契約書
- 定期建物賃貸借契約書
ただし、次の書類に関しては現在でも電子化ができず書面での契約が必須であるため、注意してください。
- 事業用定期借地契約
- 企業担保権の設定または変更を目的とする契約
- 任意後見契約書
不動産業界で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムではオンライン契約による業務効率化はもちろん、契約ステータス管理機能やタイムスタンプ、本人確認書類による認証、期限を知らせるアラート機能などがあります。これにより、不動産業界でも幅広く業務を効率化でき、契約における安全性や法的拘束力の強化も可能です。
不動産業界における契約業務の課題
不動産業界では、書面で契約を行う場合、次のような契約業務にまつわる課題が発生します。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認しましょう。
対面や郵送での契約書作成・交付に時間がかかる
書面で契約する場合、重要事項説明書や賃貸借契約書など契約書を作成したうえで、対面で説明したり書類を郵送したりする必要があります。
しかし、この方法では契約書の作成や印刷、郵送などに時間とコストがかかり、効率的ではありません。相手の居住地まで行く必要があれば、交通費がかかり人的なリソースも割かれるでしょう。また、書面の契約書は紛失や情報漏えいのリスクも発生します。
情報伝達の際にトラブルが発生しやすい
不動産業界では、複数の当事者（売主・買主・仲介業者・金融機関など）が関わる契約は多くあります。そのため、契約書類の内容や状況を共有することが重要です。しかし、共有のための情報伝達は、課題となることが多いです。
対面や電話でのコミュニケーションでは記録や証拠が残らないため、情報の伝達や確認が不十分だと「言った言わない」のトラブルが発生しやすくなります。関わる人が多ければよりトラブルは発生しやすいでしょう。
書類の保管場所が必要
紙で契約を行うと、契約書といった関連書類を保管する場所が必要です。契約書は契約をするたびに増え、一定期間保管する必要があるため、書類を保管するために専用のスペースを借りている企業も少なくありません。
しかし、専用スペースを借りると賃貸料がかかるうえ、書類の量が膨大だと必要な書類を探し出すのに多くの時間や労力が必要であり非常に非効率です。
不動産業界の課題を電子契約システムで解決できる理由
不動産業界では「対面や郵送での契約書作成・交付に時間がかかる」や「契約当事者間のコミュニケーションが困難」など、契約業務に関する課題があります。しかし、電子契約システムを使えばそれらの課題も解決可能です。
契約業務の課題を解決できる理由について、電子契約システムの機能や詳細とともに説明します。
リモートで契約できる
電子契約システムを導入すると、リモートで契約ができるため不動産業界で起こりがちな対面や郵送での契約手続きの面倒さを解決できます。リモートで契約ができると、契約者や仲介会社とのコミュニケーションがスムーズになり、時間やコストの削減にもつながります。
リモートで契約ができるメリットは、Web会議連携でのIT重説や重要事項説明書の電子交付などの機能を使うとさらに高まり、非対面が求められる昨今のニーズに応えられるでしょう。
情報伝達でトラブルが起こりにくい
契約を電子化すると、コミュニケーションがオンラインメインになるため、やり取りを行うなかでトラブルが起きにくくなります。電話や対面でのやり取りと異なり、チャットやメールでのやり取りはすべて記録が残るため、「言った言わない」のトラブルを防止できます。
またWeb会議の内容も手軽に録画ができるため、あとから内容を見返して誰が何を言ったかを確認可能です。くわえて電子契約システムには、システム内で誰が何をしたかの記録（ログ）が残ります。システムを介してやり取りをする際にも、あとからログを確認すれば、トラブルが起こっても原因をすぐに確認できるでしょう。
ペーパーレス化と検索性の向上
電子契約システムを導入すれば、ほぼすべての契約書をペーパーレス化でき、検索性も向上します。契約書は電子化されているため、書類を保管するための場所が必要なく、スペースを借りるためのコストを削減可能です。
また電子契約システムには文書管理機能があり、契約書を作成年月やタイトル、検索タグなどを使ってすぐに検索できます。紙の書類を探し出すよりも大幅に時間を短縮できるため、業務効率の向上にもつながるでしょう。
不動産業界に特化した電子契約システムおすすめ比較
重要事項説明書や賃貸借契約書などを取り扱うにあたって、不動産業化に特化した機能や使いやすさをもつ電子契約システムがあります。まずは業界特化型のサービスをチェックしましょう。
いえらぶサインは、不動産業界に特化した電子契約システムです。賃貸借契約や更新契約など、不動産契約にまつわる業務が、Web上で簡単に完結できるように設計されています。
同社は電子契約だけでなく、不動産業務をトータルで支援するシステム「いえらぶCLOUD」を提供しており、全国でさまざまな規模の不動産会社に導入されています。
日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約 - 日本情報クリエイト株式会社
日本情報クリエイトが提供する電子契約システムは、重要事項説明書（35条書面）や不動産取引の契約書（37条書面）などを、オンラインで締結できる不動産業界特化型サービスです。特化していると言っても、秘密保持契約書や雇用契約書など、不動産売買契約・賃貸借契約以外の契約書ももちろん扱えます。
「家主」「管理会社」「仲介会社」「契約者」など、属性と契約フローを設定できるのも特徴です。
PICKFORM - 株式会社PICK
PICKFORMは、国内ではじめて国土交通大臣認定をされた電子契約システムです。宅建業法に遵守したサービス設計のため、不動産業界でも安心して利用できます。賃貸・売買・請負などに関連した電子契約が可能であり、不動産業界で管理が煩雑になりがちな捺印不要のファイルも一元管理可能です。
署名に関わる人数が多くてもスムーズに処理できるよう、関係者が誰からでも署名できる機能が特徴的です。
スマート契約 - アットホーム株式会社
スマート契約は、管理委託契約・駐車場契約・更新・退去など、さまざまな不動産関連業務に対応できる、不動産業界向けの電子契約システムです。
相手方はスマートフォンからでも簡単に署名ができること、リマインドメールが送付できること、契約書管理もできることなどから、契約関連業務を効率化できます。
その他、同社の提供する賃貸管理システムやWeb申し込みサービスと組み合わせると、さらに業務効率化できるでしょう。
IMAoS - gooddaysホールディングス株式会社
IMAoSは、IT導入補助金の対象でもある電子契約システムです。署名時の身分証添付機能や仲介会社向け機能は全プラン共通で使用できます。また、エンタープライズプランでは初期導入支援も受けられるため、はじめて電子契約システムを導入する企業でも安心です。
Zoom連携機能が標準で備わっているため、非対面での契約締結を実現しやすいサービスです。
ムスベル for 新築 - 株式会社デジタルガレージ
ムスベル for 新築は、不動産DXサービスを多数手がける、株式会社デジタルガレージが提供する不動産業界向け電子契約システムです。
必要書類の自動選別・自動生成機能があり、重要事項説明会や契約会などにおける必要書類の準備を顧客ごとに自動で実施してくれます。生成された書類は必要情報が入力された状態になるため、準備にかける手間も包括的に削減可能です。
不動産業界向け電子契約システムおすすめ比較【導入実績あり】
不動産業界にて導入されている電子契約システムを紹介します。導入するシステム選びの参考にしてください。
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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
クラウドサインはスマートフォンやパソコンから、簡単に契約書を作成・送付・署名・保管できる電子契約システムです。
法的有効性の高い電子署名や契約書のテンプレートの機能が搭載されており、契約業務の効率化やコスト削減ができます。不動産業界だけではなく、金融業界や人材業界でも広く導入されており、デジタルトランスフォーメーション（DX）をしたいならおすすめのサービスです。
Docusign - ドキュサイン・ジャパン株式会社
Docusignは、世界中で利用されている電子契約システムです。充実した契約書のテンプレートやセキュリティの機能が搭載されており、業務効率化やコスト削減ができます。
不動産業界だけではなく、金融業界や医療業界でも広く導入されています。不動産業界向けプランが用意されているのも特徴です。
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサインは、当事者型と立会人型の両方を利用できる電子契約システムです。契約印・会社実印・個人実印を必要としていたさまざまな書類に対応できます。
認証局による厳格な本人確認が行われるうえに、オプションでのセキュリティ対応も充実しているため、不動産業界だけではなく建設業界や官公庁・地方自治体でも広く導入されています。
不動産業界における電子契約の流れ
では実際に不動産業界ではどういった流れで電子契約を行うのか、賃貸借契約を例に挙げて電子契約のやり方を紹介します。
入居申し込み
顧客の借りたい物件が決定したら、入居申し込みを行ってもらいます。これまでは書面で申し込みを行うのが一般的でしたが、この申し込みもオンラインで実施可能です。申し込みを行ったあとは家賃保証会社の審査が行われます。
重要事項説明（IT重説）
審査が通れば、必要な書類を電子ファイルで作成・送付し、重要事項説明書の説明をオンラインで行います。Web会議ツールを利用することも多いですが、電子契約システムによってはWeb会議機能を有しているものもあります。IT重説を行う際には次の点に注意しましょう。
- 相手の承諾が得られた記録を残す
- 承諾後でも書面は変更できることを伝える
- 宅地建物取引士証をカメラに映す
- 送付した重要事項説明書に改変がないか双方で確認する
電子契約の締結・書面交付
双方が内容に合意できた場合、契約書に電子署名を行い、契約を締結します。契約が締結されると、書類が借主のもとに送られます。電子署名はなりすましに気づきにくいため、確実に本人がサインしているか注意しましょう。
不動産会社が電子契約システムを導入するメリット
不動産会社が電子契約システムを導入するメリットには、次の4つがあります。
- 業務効率化を実現できる
- 即日契約が可能になる
- 印紙税といったコスト削減
- 紛失・情報漏えいリスクを回避できる
業務効率化を実現できる
不動産電子契約システムを導入すると大幅な業務効率化を実現できます。
電子化していない場合は、契約の際に書面の印刷・交付が必要なだけでなく、記名や押印が必要なため、契約の締結までに時間がかかります。また、紙の契約書を取り交わす場合、書類の管理には保管スペースを確保する必要があるほか、ファイリングをする手間もかかるでしょう。
しかし、電子契約システムを導入すれば記名や押印の手間も省けるため、契約にかかる時間を短縮でき、前述したようにデータとして契約書を保存できるため書類の管理がしやすくなるでしょう。
即日契約が可能になる
電子契約は、オンライン上で即日契約が可能な点もメリットです。
賃貸借契約を行う際に、借主が契約書に署名捺印したあとに、貸主が後日署名や捺印をする場合があります。このようなケースでは契約書を後日郵送する流れになり、契約書が手元にないまま契約が開始します。しかし契約書が手元に届くまでに時間がかかると、借主は不安を抱く可能性があるでしょう。
一方電子契約を導入すればすぐに契約書を送付が可能になり、即日契約が可能です。修正が必要となった場合でも郵送や再訪問の必要なく迅速に対応できるため、安心して取引が行えます。
印紙税といったコスト削減
電子契約システムを導入すると、紙の契約書にかかる郵送費や印刷費、印紙税といったコスト削減が可能なこともメリットです。
書面での契約締結には、印刷費や郵送費などの費用が発生します。また、書面での契約の場合、不動産の譲渡に関する取引の契約書には印紙税がかかります。
たとえば、「1,000万円を超え5,000万円以下のもの」であれば2万円（軽減税率適用時は1万円）のように、不動産の譲渡にかかる契約金額は高額になりがちです。また、契約書単位で印紙が必要なこともあり、コスト負担の大きくなる傾向があります。
しかし、電子契約なら契約書が非課税対象となり、印紙を貼付する必要がありません。また、印刷や郵送費も発生しないため、大きなコスト削減を実現できます。
紛失・情報漏えいリスクを回避できる
電子契約をすることで、書類の紛失や情報漏えいのリスクを回避できることもメリットです。紙の契約書の場合、人が持ち運びをしている際に、契約書を紛失する危険性があります。また紙の書類の場合、紛失した書類を第三者に見られることや、書類のもち出しによる情報漏えいが起こる可能性もあるでしょう。
しかし電子契約化すると、書類はデータとしてクラウド上に保存され一元管理が可能です。これにより、紙のように紛失することはなくなります。また従業員によって閲覧できるデータに制限をかけられるため、紙の書類のようなもち出しによる情報漏えいのリスクも軽減できるでしょう。
不動産業界で電子契約システムを導入する際の注意点
このようにメリットも多い電子契約システムですが、導入する際には次の点に注意が必要です。
取引先の理解を得る
電子契約は自社だけで行うものではないため、取引先の理解を得るのが重要です。突然システムを導入し、契約方法の変更を強いるため、事前にシステムの導入を周知した方がいいでしょう。
また導入する際には、どのような手順で契約を行うのかをマニュアル化して提供するのがおすすめです。企業によっては引き続き書面での契約を求められる可能性もあるため、紙の書類による契約はどのように対応するか、検討するといいでしょう。
セキュリティの確認
電子契約システムを導入すると、1つのシステムでまとめて契約書を管理するため、外部からの攻撃により情報漏えいやデータの破損が起こる危険性もあります。そのため、導入を検討するシステムでどのようなセキュリティ対策を行っているかしっかり確認しましょう。またシステムとは別にセキュリティサービスの導入やこまめなデータのバックアップを行うと、より安心です。
現場への定着に時間がかかる
電子契約を導入すると、これまでの契約フローを大幅に変更する必要があり、これを現場に定着させるまでには時間がかかります。1度にすべての業務を電子化する必要はなく、現場従業員の負担も大きくなるため、無理のない範囲から導入を行うのがおすすめです。
また若い世代であれば、新しいシステムにもすぐに適応できますが、デジタルに慣れていない高齢者層には、対応が難しいケースも考えられます。そのため、事前に操作マニュアルを作成することや、誰でも使いやすいシステムを導入するといった、フォローの仕方も考えましょう。
不動産業界向け電子契約システムで業務効率化しよう
電子契約システムは、契約書の作成や管理ができ、不動産業界で紙媒体の保管や郵送に悩んでいる場合は、コスト削減や時間短縮ができるためおすすめです。
また電子契約システムでは業界問わず電子署名やオンライン認証の機能で、法的拘束力やセキュリティが確保できるメリットもあるため、セキュリティ的にも問題ありません。
不動産業界向け電子契約システムを導入する際には、重要事項説明書のような必要書類をテンプレートとして登録できるか確認し、不動産業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。
また、不動産業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて検討してください。
