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文書管理システム比較クラウド21選!契約書、マニュアルなど種類別の活用方法

最終更新日時:
記事の情報は2021-12-02時点のものです。
ボクシルでは文書管理システムを、機能や目的ごとに分類して特徴や価格を比較。なぜ文書管理が必要なのかを、文書管理システムの選び方や契約書、機密文書、マニュアルなどといった種類ごとの活用シーン、メリットとともに紹介します。

ボクシルでは、代表的な文書管理システムをはじめおすすめのサービスを徹底比較します。また、文書管理システムの選び方の5つのポイントも紹介。どのように選定すればよいのか悩んでいる方も必見です。

  • 必要な機能があるか
  • セキュリティ
  • オンプレミスかクラウドか
  • トータルコスト
  • 使いやすさ

文書管理システムの導入によって、生産性の改善にお役立てください。

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【厳選】おすすめの文書管理システムをまとめてチェック!

文書管理システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。

文書管理システムとは?

文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことを指します。とくに、重要文書の管理を目的に行われます。

そして文書管理システムとは、そのような文書をデータ化し、コンピュータ上で効率よく管理することを目的としたシステムです。紙で保存すると膨大になってしまう書類をデータで管理することで、印刷コストを削減できます。

文書管理システムの主な機能

文書管理システムで使える、基本的な機能を表にまとめました。

機能 概要
保存 文書を保管・保存する機能
検索・閲覧 管理している文書を検索して閲覧できる機能
編集 保存してある文書の編集ができる機能
情報共有 文書の編集・改正したときに通知できる機能
権限設定 役職や部署ごとでの閲覧・編集の権限設定機能
ワークフロー 承認ワークフローの設定ができる機能
データ移行・印刷 データの移行や出力、印刷ができる機能

サービスによって搭載されている機能は異なりますが、上記はほとんどの文書管理システムに標準的に備わっているものです。それぞれの機能にフォーカスして、文書管理システムを比較していきます。

「BOXIL SaaS AWARD 2022」の受賞サービス

BOXIL SaaS AWARD 2022の受賞サービス一覧

「BOXIL SaaS AWARD」は、スマートキャンプの運営するSaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が、毎年3月4日をSaaSの日(サースの日)として主催しているイベントです。「BOXIL SaaS AWARD 2022」では、働き方や事業推進の変化に役立ったサービスを定量・定性面の双方から評価して表彰しました。

【文書管理システムのカテゴリで受賞したサービス】

【定番】おすすめ文書管理システム比較

まずは機能が充実しており、だれでも広く利用できる文書管理システムの価格や特徴を比較します。

本記事で掲載している文書管理システムの機能・価格をさらに詳しく比較したい方は、こちらから詳細資料をダウンロードして、システム選定の参考にしてみてください。

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

楽々Document Plus
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楽々Document Plusは、幅広い業種や用途で利用できる文書管理システムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e-文書法への対応が可能。また、高性能な検索エンジンと高速ビューアで、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。全文検索や柔軟なワークフロー、強固なセキュリティ機能など、文書管理システムに一般的に求められる機能もしっかりと備えています

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:-

NotePM - 株式会社プロジェクト・モード

NotePM
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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NotePM(ノートピーエム)は、社内マニュアル・業務ノウハウ・議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成できます。

ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能など、充実した機能を備えています。また、モバイル端末からも利用でき、ほしい情報をいつでも取得・閲覧可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定により、大切なデータを守りながら快適に情報共有できます。

初期費用:0円※1
月額費用:4,800円〜/8ユーザー(80GB)※1
無料体験版:あり(30日間)※2

※1 出典:プロジェクト・モード「料金プラン」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:プロジェクト・モード「30日間無料お試し申し込み」(2022年1月14日閲覧)

公式サイト:NotePM

Roconie - 株式会社ISID-AO

Roconie
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Roconieは、RFID(無線による自動認識技術)の活用により文書の管理を効率化するツールです。書類に貼付する専用ラベルと書類情報を紐づけし、書類を管理。RFIDリーダーで専用ラベルを読み取れば、保管期間や書類の内容、廃棄予定日などを確認できます。現場業務に合わせた調整やカスタマイズ、システム拡張にも対応しているため導入しやすく、現場ですぐに活用できます。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:-

REXファイルファインダー - 寿精版印刷株式会社

REXファイルファインダー
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REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に操作できるため、目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーとしてだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとしても使用可能です。

初期費用:-
月額費用:-
無料体験版:あり

※出典:寿精板印刷「REX-File・Finder」(2022年1月14日閲覧)

ConTrack - SCSK株式会社

ConTrack
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ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートする文書管理システム。システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など、成果物間のトレーサビリティ管理を実現します。

文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載。操作画面も使いやすく、直感的に操作できます。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:あり

※出典:ベリサーブ「トレーサビリティ管理ツール「ConTrack」」(2022年1月14日閲覧)

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS
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ASTRUX SaaSにおいて、サーバー機の運用管理・データのバックアップ・利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどのシステム管理は必要ありませんデータセンターで確実にデータを管理します。

初期費用:110,000円〜
月額費用:・27,500円〜(Webサービス )・46,750円〜(アプリケーション)
無料体験版:なし

※出典:デジタルマトリックス「ASTRUX SaaS」(2022年1月14日閲覧)

booMo

booMo
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booMoでは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧できます。専用ソフトでわざわざ開く必要がないため、作業効率のアップにつながりますね。

また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

初期費用:-
年額費用:132,000円〜※1
無料体験版:あり(30日間)※2

※1 出典:イングカワモト「料金」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:イングカワモト「30日間無料体験実施中」(2022年1月14日閲覧)

契約書の管理に特化した文書管理システム

文書管理システムの中には「契約書管理」と呼ばれる契約書の管理に特化したサービスがあります。その他、電子契約サービスと連携できる書類管理システムを導入すれば、手間なく重要情報の管理が可能。

「トラブルを避けるためにも契約書の管理をしっかり行いたい」
「契約書締結までの流れも電子化したい」

といった方をはじめとして、契約書管理のフロー全体に課題を抱えている企業におすすめです。

LegalForceキャビネ - 株式会社LegalForce

LegalForceキャビネ
BOXIL SaaS AWARD 2022 財務・会計部門受賞
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LegalForceキャビネは、契約書管理に必要な入力作業を自動化できるクラウド型の契約書管理システムです。

契約書の情報を自動で抽出しデータ化し保存するため、全文を検索可能。また、データ化した内容から契約期間終了日や更新期を参照し、リマインドしてもらえるため、契約内容の定期的な見直しに役立てられます。

契約台帳のダウンロードや電子契約サービスとの連携など、そのほか便利機能も搭載。第三者機関によるセキュリティ診断をはじめ、データを守るセキュリティ環境も確保しています。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:-

クラウドサイン SCAN - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン SCAN
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クラウドサインSCANは、紙の契約書類を電子管理する場合に面倒な作業を代行してくれるサービス。スキャンからクラウドサイン電子契約システム)への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるため、手間がかかりません。

契約書をデータ化してクラウドサイン上に取り込むことで、多様な条件での契約書を検索可能。さらに、更新日や解約日を自動通知してくれるアラート機能も搭載しているため、契約書の管理コストの削減を実現。ペーパレス化によるコスト削減のみならず、業務効率化を可能にします。

初期費用:要お見積もり
月額費用:要お見積もり
無料体験版:-

【社員数50名超向け】契約書管理システム「MyQuickクラウド」 - インフォコム株式会社

【社員数50名超向け】契約書管理システム「MyQuickクラウド」
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  • 期限管理を省略するアラートの自動配信
  • ユーザー数の制限なし
  • 電子契約サービスと連携可能

MyQuickは、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携可能な文書管理システム。クラウドサインで契約した書類の契約情報やタイムスタンプを自動で取り込めるため、入力の手間がかかりません。

また手動で行うと手間がかかってしまう書類の期限管理も自動化できるため、契約書類管理に関する業務全般を効率化できます。

その他のおすすめクラウド文書管理システム

文書管理システムのうちクラウドで利用できるおすすめツールを紹介します。

EdiGate/POST - 大興電子通信株式会社

EdiGate/POST
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EdiGate/POSTは対社外向けのEDIシステムです。相手先の企業でも使いやすいよう極力シンプルに構成されたシステムが特徴です。だれでも簡単に利用できるので、顧客とのやりとりをスムーズに進められるメリットがあります。

納品書をはじめとする電子帳票機能も持ち合わせているので、ペーパーレス化にも役立ちます。

初期費用:要問い合わせ
年額費用:要問い合わせ
無料体験版:要問い合わせ

NsxpresⅡ

NsxpresⅡ
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NsxpresⅡはニーズに合った個別のアプリケーションサービスを提供します。社内だけでなく、取引先や関連会社・海外拠点との間で情報共有が可能な文書管理システムです。

郵送、FAX、Eメールなどによる非効率的でセキュリティの低いデータ配信が不要となり、メールに添付できない大容量データも配信できます。

初期費用:要お見積もり
月額費用:要お見積もり
無料体験版:無

Working Folder

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Working Folderを利用すれば、受信したファックスを外出先で素早く確認可能。留守中に届いたファックスの確認が滞ることがなくなるので、効率的に対応できます。また、スマートフォンやタブレット端末からでも文書にアクセスができるため、リードタイムが短くなりビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。

初期費用:-
月額費用:3,500円〜 10ユーザー、10GBまで※1
無料体験版:あり(60日間)※2

※1 出典:富士フイルムビジネスイノベーション「価格」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:富士フイルムビジネスイノベーション「Working Folder®」(2022年1月14日閲覧)

ActiveAssets

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ActiveAssets-LINK DataClasysは、ドラッグ&ドロップで大量のファイルを一括登録できたり、登録したファイルがサムネイルやリストだけでなく詳細表示や大画面プレビューで閲覧できたり、効率的に作業できる環境が整っている文書管理システムです。視覚的に操作しやすいため、直感的に操作したいユーザーに向いています。

初期費用:50,000円(税抜)
月額費用:9,800円〜(税抜)(1ユーザー、1GBまで)
無料体験版:なし

※出典:イーネットソリューションズ「料金」(2022年1月14日閲覧)

EIMANAGER

EIMANAGER
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EIMANAGERは契約後すぐにサービス導入できる文書管理システム。システム導入時にサポートをしてくれるので、初めての方でも安心です。

セキュリティや探索機能はもちろん高機能ですが、なかでも効率よく作業を行うといった点に力を入れている印象を受けます。オンプレミスとクラウドどちらでも利用可能です。

初期費用:20万円
月額費用:120,000円〜
無料体験版:なし

※出典:伊藤忠テクノソリューションズ「文書管理 EIMANAGER」(2022年1月14日閲覧)

NI Collabo 360

NI Collabo 360
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NI Collabo 360の大きな特徴はスマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったレスポンシブルデザインです。どの端末でもストレスなく作業を行えます。

また社内SNS機能が付いているので、作業をしながらリアルタイムでコミュニケーションを取れます。そのため、リモート環境での仕事が多い職場に向いています。

初期費用:50,000円※1
月額費用:360円(最安プラン)〜※2
無料体験版:あり(30日間)※2

※1 出典:NIコンサルテイング「NI Cloud Service 価格表」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:NIコンサルテイング「NI Collabo 360」(2022年1月14日閲覧)

GlobalDoc5

GlobalDoc5
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GlobalDoc5は、運用規模に応じて幅広い利用環境に対応可能な文書管理システムです。

大量のオフィス文書や紙文書を効率的に一元管理できたり、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制を強化したり、目的に合わせて利用できます。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:なし

OnBase

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On Baseは、全世界で18,000以上の組織が利用するクラウド型文書管理システム。

高度なセキュリティが確保されたデータセンターに加え、データ転送時の暗号化、基本装備の冗長性やデータ複製といった特性があります。権限が付与されたユーザーにのみ情報へのアクセス権が提供されるため、データを預ける際の安心感はピカイチです。

※出典:Hyland Software「On Base」(2022年1月14日閲覧)

無料導入できるフリープランのありの文書管理システムを比較

Documal SaaS

Documal SaaS
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  • 25年にわたる運用実績
  • アクセス権限を柔軟に設定可能
  • 1か月の無料トライアルあり

Documal SaaSは、文書の作成から廃棄までのサイクルを自動化できる文書管理システム。あらかじめ書類の有効期限を決めておくことで、期限が切れた書類を自動廃棄できます。

また履歴書の作成および管理期間中に行われたすべての変更履歴を確認できるため、不正の予防や発見にも役立ちます。

初期費用:300,000円
月額費用:100,000円〜
無料体験版:あり(1か月)

※出典:富士通四国インフォテック「FUJITSU ビジネスアプリケーションDocumal SaaS」(2022年1月14日閲覧)

Confluence

Confluence
BOXIL SaaS AWARD 2022 コラボレーション部門受賞
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  • 3,000以上のアプリと連携可能※1
  • 最大10ユーザーまで無料※2
  • スマートフォンアプリあり

Confluenceは、カスタマイズ性の高い文書管理システムです。GoogleドライブやSlackを始め、業務に役立つ人気ツールと連携可能。より効率的に作業できる環境を整えられます。

さらに、リアルタイム共同編集できるため、スピーディな書類の作成が可能。もちろん、アクセス権限は柔軟に設定できるため、必要な方だけが閲覧や編集できるよう設定しておけば、トラブルの防止につながります。

初期費用:-
月額費用:0円〜※3
無料体験版:あり※3

※1 出典:Atlassian「Confluence」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:Atlassian「無料で入手する」(2022年1月14日閲覧)
※3 出典:Atlassian「プランと価格」(2022年1月14日閲覧)

Knowledge

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  • 完全無料
  • Markdown形式に対応
  • 自由にカスタマイズ可能

Knowledgeは、オープンソースで利用できる文書管理システム。自分たちで導入しなければならない手間がありますが、完全無料で使えるメリットがあります。また、必要な機能を自分たちで追加できるためカスタマイ性が高く、エンジニアリング技術の高い組織に向いています。

完全無料で使用できるシステムではありますが、文書検索や権限管理、コメント機能など必要な機能は網羅的に完備。モバイル対応もしているので、費用をかけずに文書管理システムを導入したいときに役立つツールです。

初期費用:0円
月額費用:0円
無料体験版:なし

※出典:Knowledge「Knowledge」(2022年1月14日閲覧)

文書管理に利用できるクラウドサービス

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

X-point Cloud
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  • フォーマットを変えずに紙文書を電子化
  • 稟議や承認の進捗が一目瞭然
  • ペーパーレス化でコスト削減

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上※1のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。また、稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上も期待できます。さらに、回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

初期費用:0円※2
月額費用:500円×ユーザー数(税抜)※2
無料体験版:あり(30日間)※3

※1 出典:エイトレッド「事例・導入実績」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:エイトレッド「X-point Cloudの費用」(2022年1月14日閲覧)
※3 出典:エイトレッド「X-point Cloudを無料で試す(無料トライアルお申し込み)」(2022年1月14日閲覧)

SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

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  • 大企業を中心に50万人以上が利用
  • ローコード開発のため現場中心にシステム導入可能
  • データ紛失対策や災害時復旧に対応

SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を備えた業務プラットフォームです。​

大企業向けのサービスのため、大企業ならではの複雑な業務フローも簡略化できます。さらに、大きなリスクやコストを伴う改編も、柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能。

文書を保管するデータベースはノンプログラミングで実装できるため、ユーザー部門主導で業務システムの内製化を推進できます。

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

Fleekdrive
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Fleekdriveはドラッグ&ドロップでかんたんにファイルの保管・共有ができる文書管理システムです。ファイル数・ファイル量ともに無制限なため、ファイル料が多い組織に向いてます。また、古いファイルは自動で処理されるため手間いらず。社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

初期費用:0円
月額費用:500円〜/1ユーザー(10GB)
無料体験版:あり(30日間)

※出典:Fleekdrive「料金プラン」(2022年1月14日閲覧)

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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400万人※1の導入実績があるJ-MOTTOは、規定集や契約書ひな形などの社内文書をデータで保管・共有できるシステムです。フォルダ・ファイルごとにアクセス権を設定できるため柔軟な情報管理が可能。

ドラッグ&ドロップによるフォルダ整理やファイルの一括アップロードにも対応しています。操作性が高いため、より効率的な文書管理を実現できるでしょう。

初期費用:無料※2
月額費用:3,300円(20ユーザー、200MBまで)※2
無料体験版:あり(最大3か月)※3

※1 出典:リスモン・ビジネス・ポータル「J-MOTTOをおすすめする3つのポイント」(2022年1月14日閲覧)
※2 出典:リスモン・ビジネス・ポータル「ご利用料金について」(2022年1月14日閲覧)
※3 出典:リスモン・ビジネス・ポータル「申し込み・無料お試しについて」(2022年1月14日閲覧)

セキュアSAMBA pro - スターティアレイズ株式会社

セキュアSAMBA pro
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  • 外部への情報漏えいを徹底的に遮断
  • CDM ポリシーの設定・適用
  • 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、CDMを採用している文書管理システム。Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して運用することで、高いセキュリティを実現しています。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ移動させるため、管理の運用負担が少なくなります。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:要問い合わせ

デジサインTab

デジサインTab
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デジサインTabは、電子カタログ(MCM)、ペーパーレス会議、デジタルサイネージ、これら3つの機能を兼ね揃えたマルチデバイスアプリ。

ワンタッチで機能を切り替えられるためストレスなく操作できます。また、各ファイルのセキュリティも万全なので、安心して利用できます。

初期費用:0円
月額費用:2,000円〜
無料体験版:なし

※ 出典:サイバーステーション「デジサイン®Tab 」(2022年1月14日閲覧)

OfficeView

OfficeView
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Office Viewは「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」をコンセプトにした情報共有ツールです。

ドキュメント管理に必要な機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的に操作することで文書を管理します。必要なパーツだけを購入すれば良いため、文書管理システムの導入に伴うコストを削減できます。

スケジュール管理、会議室や備品などの施設予約の機能もあるので、他のクラウドサービスの導入を考えている方は必見です。

初期費用:要問い合わせ
年額費用:要問い合わせ
無料体験版:要問い合わせ

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際のポイントは、主に次の5点です。

  • 必要な機能があるか
  • セキュリティ
  • オンプレミスかクラウドか
  • トータルコスト
  • 使いやすさ

必要な機能があるか

文書管理システムを導入する場合、必要な機能が搭載されているかは必ず確認しておきましょう。せっかく導入したにもかかわらず、後から機能が足りないことがわかると、文書の移動に多大なコストが発生してしまいます。

そのためにも、文書管理システムの導入目的を明らかにし、必要な機能を決めておくことが大切です。

セキュリティ

重要な情報がつまった大切な文書。やはり気になるのは、セキュリティではないでしょうか。セキュリティが万全でなければ、大切な情報を預けられません。

また、書類の閲覧・編集権限を柔軟に設定できるかも確認しておく必要があります。とくに内外部の一部の人間にしか閲覧させてはならない資料の場合、閲覧権限を決められるツールでければ情報漏えいのリスクが高まります。

そのためセキュリティの強度はもちろん、どのような制限をかけられるかを確認しておく必要があります。

オンプレミスかクラウドか

オンプレミスとは、電子ファイルを管理するために必要なサーバーを自社で保有することを指します。

一方、自社でサーバーを保有せず、サービス提供会社のサービスを利用することをクラウドと言います。

オンプレミス型は、自社のサーバーを使うため、管理コストやメンテナンスが必要になります。その分、サービス提供会社の影響を受けないメリットがあります。

一方、クラウド型はサービス提供会社のサーバートラブルやメンテナンスによって、不都合が生じる可能性があります。その分、費用は抑えられるため、目的に応じて選びましょう。

トータルコスト

文書管理システムを利用する際に必要なコストを把握しておくのも大切です。

文書管理システムによって、

  • ユーザー数に関わらず月の利用料が決まっているタイプ
  • ユーザー1人あたりに費用が必要なタイプ
  • 買い切りのタイプ

など、料金の仕組みは異なります。自社の規模にあったタイプを選ばなれければ、必要以上のコストが発生してしまう可能性もあるため、自社にあったプランを選ぶのが大切です。

また、ランニングコストに加え、初期費用が必要になる場合もあるため、トータルで、どれくらい費用が必要になるのかしっかり把握しておきましょう。

使いやすさ

最後に使いやすさも確認しておきましょう。

ツールが操作しにくいと、使い慣れるまでに時間がかかってしまったり、重要な書類を誤って削除してしまったり、トラブルが発生するリスクがあります。

そのため初めて文書管理システムを使う人でも直感的に理解し、操作できる使いやすいタイプを選ぶようにしましょう。

文書管理システム導入によるメリット

文書管理システム導入によって得られるメリットは次のとおりです。

  • 検索にかかる時間が短縮できる
  • 版の確認ミスによるトラブルを防止できる
  • スピーディーな共有ができる
  • セキュリティ対策
  • ペーパーレスによるコスト削減
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検索にかかる時間が短縮できる

文書管理システムを導入することで、必要な書類を探す手間が省けます。

紙媒体で管理していると、必要な書類を探すまでに時間がかかってしまいます。また、一般的な電子ファイルによる管理の場合、管理が煩雑になりがちです。

文書管理システムであれば、キーワードから書類を検索できるため、必要な書類にたどり着くまでの時間を削減できます。

版の確認ミスによるトラブルを防止できる

また一般的な電子ファイルによる管理を行う場合、WordやExcel, PDFなどを編集するたびにファイルを更新しなければなりません。

更新作業を怠ってしまうと、同様のファイルが複数できてしまい、次に編集するときや外部に共有するときに旧版を使ってしまうこともあります。

文書管理システムによっては、ファイルが自動更新されるだけでなく、期限が切れたファイルを自動で削除する機能を搭載しています。

このように文書管理システムを使うことで版の管理が容易になり、トラブルを防止できます。

スピーディーな共有ができる

文書管理システムを導入することで、書類のスムーズな共有ができます。

書類作成において、双方の意見をスムーズに交わすことは、生産性を高めるうえでとても重要です。その点、同時編集できないサービスを利用すると、1回の意見交換までに時間がかかってしまいます。

一方、文書管理システムでは、常時共有状態を実現可能。そのためスムーズに意見交換できます。また、文書管理システムを導入することによって、全員が共通のフォルダにアクセスできるため、1人が作成したファイルを全員にメールで添付する手間も必要ありません。

セキュリティ対策

また文書管理システムを導入することで、セキュリティを強固にできます。

ハードディスクドライブによって文書を管理する場合、ファイルやフォルダにセキュリティを施すには手間がかかります。

また作成したファイルのパスワードも管理しなければならず、漏えいのリスクがあります。

一方、文書管理システムを使えば、書類ごと閲覧・編集権限を設定できます。そのため、書類が不特定多数に見られる可能性を低くできます。

ペーパーレスによるコスト削減

また、文書管理システムを導入すれば、資料の印刷コストや保管のためのスペースが必要なくなります。

とくに保管しなれけばならない資料が多い場合、1年間の印刷コストは膨大になります。また、資料を保管するためにはスペースが必要で、そのためには費用がかかります。

このようにペーパーレス化することで、必要な費用を削減できます。

文書管理システムのデメリットと解決策

文書管理システムを導入することによって、得られる効果は大きいです。

一方、次のようなデメリットもあります。

  • 導入に困難が伴うことがある
  • 運用コストがかかる
  • 運用ルールの作成が必要

導入に困難が伴うことがある

ペーパーレス化を図り業務効率をUPさせられる文書管理システムにもデメリットがあります。それは、導入の難しさです。

文書管理システムを導入すると文書をスキャンしてデジタル化し保管しなければなりません。しかし、社内に眠る文書が多い場合、それらすべてをデジタル化して保管するためにはそれなりの時間と手間がかかります。この要因から文書管理システムの導入に躊躇している企業も多いでしょう。

そこで重要なのがデジタル化する文書としない文書を明確にわけることです。文書管理ではすべての文書をデジタル化すればいいわけではなく、「契約書原本のような可視性が重要になる文書は紙媒体で保管し、業務で派生した文書はデジタル化して管理する」といった分類が必要になります。

運用コストが必要になる

文書管理システムを使うためには、費用がかかります。一般的に、文書管理システムの費用は、ソフトウェアに対して発生するタイプと、ユーザー数によって費用がかかるタイプの2種類があります。

組織の規模や必要な機能に対して、費用が抑えられるタイプを選ぶのが大切です。

ルールの作成が必要になる

また文書管理システムを導入する際、ルールを決めておかなければ後から整理が大変になることがあります。

たとえば、「書類の最新版を作成たい場合は、旧版はどうするのか?」「作成したファイル名はどうするか」などを決めておかなければなりません。

これらを怠ると、同じ書類が複数できてしまったり、ファイルを探すのに時間がかかってしまったり、効率化を妨げてしまいます。

そのため、文書管理システムを導入する際は、事前にルールを作成し、徹底することが大切です。

文書管理システムやツールをせっかく導入したのに、上手く運用できなければ意味がありませんよね。失敗しないための注意点はこちらをご覧ください。

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マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。また、地震や台風などの災害によって書類が流出する恐れがいつ起こるかわかりません。そのような責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。

文書管理システムの活用シーン

文書管理システムは市場が広がるにつれ多くの場面で使われるようになりました。そんな文書管理システム・ソフトが使われるシーンを見てみましょう。一部ですが、どのような場面で活用していくかの参考にしてください。

契約書・機密文書

文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。

申請書、報告書

文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認や更新などのワークフローが容易になります。

会議資料

文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。

マニュアル

文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題となっている企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。

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アナログの文書管理とのハイブリッドも

文書の中には電子化が認められていないものもあり、すべての書類を電子化できるわけではありません。よって一部はアナログの文書管理とのハイブリッド運用が必要になる場面もあります。

こちらではアナログで文書管理をする際のコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

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ECMとの違い

文書管理システムに類似したシステムにECM(Enterprice contents management)と呼ばれるシステムがあります。文書管理システムが文書だけを管理するのに比べると、ECMは文書に加え画像や動画など社内のコンテンツを包括的に管理します。

そのため、ECMには文書管理システム同様の機能がほぼ含まれており、文書のデジタル化や整理はもちろん、文書検索機能も実装しています。

ECMにおいて特徴的なのは、ワークフロー機能とライフサイクル管理機能でしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では文書作成の際の承認作業を自動化することにより、承認作業にかかっていた手間を効率化させるだけでなく、「誰が?」「いつ?」承認したかを明確にすることで責任の所在をはっきりとさせることも可能です。

ワークフローについてはこちらの記事をご覧ください。

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ライフサイクル管理機能

ライフサイクル管理機能では文書作成時に破棄時期を設定することで文書のライフサイクルを管理し、不要な文書の保管を避けストレージリソースを常に最適に保ちます。ワークフロー機能やライフサイクル管理機能は文書管理システムには見られない機能であり、より高度な情報管理にはECMシステムが求められる場合が多いようです。

文書管理システム・ソフトの機能・価格比較表

ボクシルが特におすすめするサービスの機能と料金の比較表を掲載しています。全文検索ができるか、階層管理は可能か、などといったポイントがひと目でわかります。ぜひご活用ください。

また、ボクシルで紹介している各種文書管理システムのサービス資料を一括で見たいという方は下記のリンクからどうぞ!

おすすめ文書管理システムの機能比較表

全文検索 アクセスコントロール 権限管理 階層管理 暗号化 ログ管理
機能詳細 指定した範囲内に検索語がないか調べる機能 利用者の属性に応じてアクセスできる機能を事前に設定する機能 権限タイプを設定できる機能 文書の種類や部門などでフォルダを階層化し分類管理する機能 ファイルを暗号化してセキュリティ対策をする機能 履歴を残す機能
DOCUMENT MARK - -
〈E-Repo〉ペーパレスシステム - - - -
帳票クラウドサービス SVF Cloud - - - - - -
COCOMITE - - -

機能面が充実したサービスが多いです。この比較軸に上げた点以外の機能は各詳細ページにてチェックしてください!

おすすめの文書管理システムの価格比較表

サービス名 初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間 無料プラン
DOCUMENT MARK 200,000円 42,500円 - -
〈E-Repo〉ペーパレスシステム 300,000円 月額3,800円 - - -
帳票クラウドサービス SVF Cloud 200,000円 月額30,000円 - - -
COCOMITE 65,000円 月額22,000円~ - -

機能と利用料金はある程度比例するような傾向が表から読み取れますね。必要な機能を洗い出して、価格と機能のバランスが最適なものを選んで導入してください!

文書管理システムは自社に合ったものを

文書管理システムの導入によって、コスト削減や業務効率化を実現できます。選定の際に大切なのは、下記5つのポイントを吟味すること。

  • 必要な機能があるか
  • セキュリティ
  • オンプレミスかクラウドか
  • トータルコスト
  • 使いやすさ

目的に合ったサービスを選べれば、これまで時間がかかっていた作業を短時間で終わらせたり、トラブルを防止できたり、費用以上のメリットが得られるはずです。

文書管理システムについてより深く検討したい人は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

無料のサービスもあるため、興味のある方は参考にしてみてください。

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