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文書管理システム比較クラウド25選!契約書、マニュアルなど種類別の活用方法

最終更新日時:
記事の情報は2021-05-18時点のものです。
ボクシルでは文書管理システムを、機能や目的ごとに分類して特徴や価格を比較。なぜ文書管理が必要なのかを、文書管理システムの選び方や契約書、機密文書、マニュアルなどの種類ごとの活用シーン、メリットとともに紹介します。

【厳選】おすすめの文書管理システムをまとめてチェック!

文書管理システムの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。

文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことで、社内の重要文書の管理が目的になる場合が多いです。

また、管理をコンピューター上で電子化して行えるものを文書管理システムといいます。紙で保存すると膨大な量になってしまいますが、システムによって保管場所も不要になるでしょう。

そんな文書管理システムで使える、基本的な機能を表にまとめました。

機能 概要
保存 文書を保管・保存する機能
検索・閲覧 管理している文書を検索して閲覧できる機能
編集 保存してある文書の編集ができる機能
情報共有 文書の編集・改正したときに通知できる機能
権限設定 役職や部署ごとでの閲覧・編集の権限設定機能
ワークフロー 承認ワークフローの設定ができる機能
データ移行・印刷 データの移行や出力、印刷ができる機能

サービスによって機能は異なりますが、ほとんどシステムに標準的に備わっているものです。それぞれの機能にフォーカスして、文書管理システムを比較していきます。

【定番】文書管理システム比較

まずは機能が充実しており、だれでも広く利用できる文書管理システムの価格や特徴を比較します。

本記事で掲載している文書管理システムの機能・価格をさらに詳しく比較したい方は、こちらから詳細資料をダウンロードして、システム選定の参考にしてみてください。

e-Pod Digital - TAAS株式会社

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  • 機密文書の処理や管理を効率化
  • 月額料金無料で機密文書を安全に処理
  • 万全の管理体制と情報漏えい保険で機密を守る

e-Pod Digital(イーポッドデジタル)は、0円で利用できる機密文書処理サービスです。回収ボックスに内蔵したディスプレイに、デジタルサイネージ広告を表示することで、処理コストの無料化を実現。文書の処理方法には、もっとも再現性が低いとされる溶解処理を採用しています。

処理された段階で、溶解処理証明書が自動発行。回収された機密文書は、提携処理工場内に設置されたe-Pod Digitalの専用管理区域で、24時間365日、監視カメラ+有人監視で管理。万が一に備え、情報漏えい保険を無料付帯しています。

初期費用:10,000円
月額費用:0円(スタンダード版 WiFiモデル)
無料体験版:なし

welog - Tribal Media House, Inc.

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  • シンプルな操作性およびデザイン性
  • 議事録やマニュアルを業界業種問わず簡単に作成
  • 初期費用0円、1ユーザー月額300円〜で利用可能

welog(ウィーログ)は、シンプルな操作感で文書を作成し共有できるツールです。議事録や業務マニュアル、日報などを記録、共有して情報伝達を効率化させます。共有範囲の限定や情報の検索も可能。機能を絞ったシンプルな編集画面とテンプレートゆえに、導入する業界業種を限定しません。

初期費用:0円
月額費用:300円~/1ユーザー
無料体験版:有
※ベーシックプランの場合

Roconie - 株式会社ISID-AO

Roconie
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  • RFIDを簡単に導入できる
  • 顧客ごとに環境を設定可能、運用やメンテナンスも対応
  • 専用機器とシステムをパッケージング

Roconieは、RFID(無線による自動認識技術)の活用により文書の管理を効率化するツールです。書類に貼付する専用ラベルと書類情報を紐づけし、書類を管理します。RFIDリーダーで専用ラベルを読み取れば、保管期間や書類の内容、廃棄予定日などを確認可能です。導入する現場業務に合わせた調整やカスタマイズ、システム拡張も対応しているため、簡単にツール導入でき、すぐに現場で活用できます。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:-

SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

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SmartDBは、クリック操作のみで独自ルールを作成して文書管理ができる大企業向けの文書管理システムです。キャビネット、バインダ、文書といった紙での管理のような構造でデジタル化して管理できるため、管理方法は従来のまま電子化に移行したい企業におすすめです。申請書や帳票、業務管理などあらゆる文書管理を実現します。

初期費用:-
300名〜プラン1人あたり月額:800円~
無料体験版:有

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

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  • フォーマットを変えずに紙文書を電子化
  • 稟議や承認の進捗が一目瞭然
  • ペーパーレス化でコスト削減

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上が期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

X-point Cloud公式サイトより(2021年10月時点)

初期費用:0円
月額費用:500円×ユーザー数(税抜)
無料体験版:有

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

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Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ&ドロップで簡単にできます。ファイル数・ファイル量ともに無制限となっておりとても利便性が高いです。古いファイルは自動で処理されるので、手間も省けます。また、社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

初期費用:0円
月額費用:500円~/1ユーザー(50GB)
無料体験版:有(30日間)

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

楽々Document Plus
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  • さまざまな業界・部門への高い適用性
  • スピーディーな全文検索&ワークフロー機能を搭載
  • 契約書・ISO文書管理の支援機能も豊富

楽々Document Plusは、幅広い業種や用途で利用できる文書管理システムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e文書法への対応などが可能です。高性能な検索エンジンと高速ビューアで、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。全文検索や柔軟なワークフロー、強固なセキュリティ機能など、文書管理システムに一般的に求められる機能もしっかりと備えています。場所や端末を選ぶことなく利用できるので、出張先やテレワークなど多様な働き方にも対応しています。

初期費用:要問い合わせ
月額費用:要問い合わせ
無料体験版:-

NotePM - 株式会社プロジェクト・モード

NotePM
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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  • 社内ナレッジの一元管理が可能な「社内版Wikipedia」
  • ほしい情報がすぐに見つかる
  • 安心してスムーズに情報共有ができる

NotePM(ノートピーエム)は、社内マニュアル・業務ノウハウ・議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成できます。ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能など、充実した機能を備えています。また、モバイル端末からも利用でき、ほしい情報をいつでもどこでも取得・閲覧が可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定で、大切なデータを守りながら快適な情報共有をサポートします。

初期費用:0円
月額費用:1000円~/3ユーザー(5GB)
無料体験版:有(30日間)

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

J-MOTTOグループウェア
BOXIL SaaS AWARD 2021 Autumn コラボレーション部門受賞
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305万人の導入実績があるJ-MOTTOは、規定集や契約書ひな形などの社内文書をデータで保管・共有できるシステムです。フォルダ・ファイルごとにアクセス権の設定ができるので柔軟な情報管理が可能です。

ドラッグ&ドロップによって、フォルダ整理やファイルの一括アップロードもできる高い操作性により、効率的に文書管理を実現できるでしょう。

初期費用:無料
月額費用:3,000円(20ユーザー、200MBまで)
無料体験版:有(最大3か月)

REXファイルファインダー - 寿精版印刷株式会社

REXファイルファインダー
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REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーとしてだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

初期費用:-
月額費用:-
無料体験版:有

セキュアSAMBA pro - スターティアレイズ株式会社

セキュアSAMBA pro
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  • 外部への情報漏洩を徹底的に遮断
  • CDM ポリシーの設定・適用
  • 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムです。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ移動させることで、管理の運用負担が少なくなるでしょう。

初期費用:100,000円
月額費用:50,000円〜
無料体験版:有

ConTrack - SCSK株式会社

ConTrack
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ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートし、成果物(※)間のトレーサビリティ管理を実現します。文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載しています。
また、操作画面が直観的で使いやすいのも特徴です。

※システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など

初期費用:-
月額費用:-
無料体験版:有

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaS
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ASTRUX SaaSにおいて、サーバ機の運用管理・データのバックアップ・利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどのシステム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

初期費用:100,000円~
月額費用:・25,000円~(Webサービス )・42,500円~(アプリケーション)
無料体験版:無

「データセンターって何?安心なの?」という方はこちらの記事もご覧になってみてください。

データセンターとは? セキュリティ・防災対策を強固に!
そもそもデータセンターとはどんなものか?という解説から、メリットや実際の活用方法まで紹介しています。セキュリティ対...
詳細を見る

デジサインTab

デジサインTab
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デジサインTabは、セキュリティ万全の電子カタログ・ペーパーレス会議機能と、ワンタッチでそれらから切り替えられるサイネージのプレーヤー機能を備え持ったマルチデバイスアプリです。

電子カタログ(MCM)、ペーパーレス会議、デジタルサイネージ、これら3つの機能を兼ね備えているところが特徴です。

初期費用:0円
月額費用:2,000円~
無料体験版:無

booMo

booMo
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booMoは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧できます。専用ソフトでわざわざ開く必要が無い点は、作業効率のアップにつながりますね。
また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

初期費用:-
年額費用:120,000円~
無料体験版:有(30日間)

OfficeView

OfficeView
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Office Viewはオフィスにおける情報共有を「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」というコンセプトで行えます。
ドキュメント管理などのさまざまな機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用できるグループウェアです。多機能でありながら、必要なパーツだけを購入、使用可能なためコスト削減にもつながります。

もちろんスケジュール管理、会議室や備品などの施設予約などの機能もあるので、他のクラウドサービスの導入を考えている方は必見です。

初期費用:要問い合わせ
年額費用:要問い合わせ
無料体験版:要問い合わせ

契約書の管理に特化した文書管理システム

文書管理システムの中には契約書の管理に特化しているものがあり、電子契約サービスと呼ばれているものがあります。

「トラブルを避けるためにも契約書の管理をしっかり行いたい」
「契約書締結までの流れも電子化したい」

といった方をはじめとして、契約書管理のフロー全体に課題を抱えている企業におすすめです。

クラウドサイン SCAN - 弁護士ドットコム株式会社

クラウドサイン SCAN
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クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン電子契約システム)への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化してクラウドサイン上に取り込むことで、多様な条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など、契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

初期費用:要お見積もり
月額費用:要お見積り
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その他、知っておきたいクラウド文書管理システム

文書管理システムのうちクラウドで利用できるおすすめツールを紹介します。

EdiGate/POST - 大興電子通信株式会社

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EdiGate / POSTは対社外向けのEDIシステムです。相手先の企業でも使いやすいよう極力シンプルに構成されたシステムが特徴です。だれでも簡単に利用できるので、顧客とのやりとりにも導入しやすいでしょう。

納品書をはじめとする電子帳票機能も持ち合わせているので、ペーパーレスかもさらにはかどります。

初期費用:要問い合わせ
年額費用:要問い合わせ
無料体験版:要問い合わせ

NsxpresⅡ

NsxpresⅡ
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NsxpresⅡはニーズに合った個別のアプリケーションサービスを提供します。社内だけでなく、取引先や関連会社・海外拠点との間で情報共有が可能です。
郵送、FAX、Eメールなどによる非効率的でセキュリティの低いデータ配信が不要となり、メールに添付できない大容量データも配信できます。

月額費用:200,000円~
無料体験版:無

Working Folder

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Working Folder受信したファックスを外出先で素早く確認できます。留守中に届いたファックスに対応が滞ることがなくなるので、効率的に対応ができます。
またスマートフォンやタブレット端末からでも文書にアクセスができるので、リードタイムを短縮できるので、ビジネスチャンスを逃しません。

初期費用:-
月額費用:3,500円~ 10ユーザー、10GBまで
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ActiveAssets

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ActiveAssets-LINK DataClasysはITトレンド人気製品ランキングで"第1位"を獲得した人気ソフトです。
ドラッグ&ドロップで大量のファイルを一括登録できたり、登録したファイルがサムネイルやリストだけでなく詳細表示や大画面プレビューで見れたりと、より見やすい設計となっているので作業が効率的に進みます。

初期費用:50,000円
月額費用:9,800円~(1ユーザー、1GBまで)
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EIMANAGER

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EIMANAGERはサービス導入が最短5営業日で可能です。
またシステム導入時にサポートをしてくれるので、初めての方でも安心です。
情報の安全な保護や探索機能ももちろん高機能ですが、なかでも効率よく作業を行うといった点に力を入れている印象を受けます。オンプレミスとクラウドどちらでも利用可能です。

初期費用:-
月額費用:80,000円~
無料体験版:無

NI Collabo 360

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NI Collabo 360の大きな特徴はスマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったレスポンシブルデザインです。どの端末でもストレスなく作業を行えます。
また社内SNS機能が付いているので、作業をしながらコミュニケーションがリアルタイムで取れるため、離れている場所でもより効率的に作業ができます。

初期費用:50,000円
月額費用:360円(最安プラン)~
無料体験版:有(30日間)

GlobalDoc5

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GlobalDoc5は大量のオフィス文書や紙文書を効率的に一元管理できますし、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化にもつなげられます。運用規模に応じて幅広い利用環境に対応可能です。

最小構成:700,000円~
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OnBase

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On Baseでは現在25か国以上の国において500社以上の組織がOnBaseクラウドに数百万の文書を保存しています。高度なセキュリティが確保されたデータセンター、データ転送時の暗号化、基本装備の冗長性やデータ複製といった特性を持ち、権限が付与されたユーザーにのみ情報へのアクセスが提供されます。データを預ける安心感はピカイチです。

費用:別途お問い合わせ
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文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際のポイントは、主に次の3点です。

  • セキュリティ
  • トータルコスト
  • 使いやすさ

セキュリティ

重要な情報がつまった大切な文書。やはり、一番気になるのはセキュリティではないでしょうか。セキュリティの強度はもちろん、どのような制限をかけられるかを確認しておく必要があります。

トータルコスト

ランニングコストに加え、初期費用がどれくらいになるのかしっかり把握しておく必要があります。また、安さだけで選ばず、機能と照らし合わせていくことも重要です。

使いやすさ

最後に使いやすさです。大切な文書の管理。クラウドサービスなどWeb上での運用に慣れていない方が、うっかり操作を誤って文書を紛失、といったことにもなりかねません。そういう方は機能面よりも使いやすさを重視しましょう。

文書管理システム導入によるメリット

文書管理システム導入によって得られるメリットは次のとおりです。

  • 検索にかかる時間が短縮できる
  • 社内や社外問わずどこからでも、複数人でも閲覧できる
  • 常に最新の文書を確認できる
  • 保管スペースの削減
  • 管理コストの削減
  • 共有もスピーディーに
文書管理システムのメリットとは?不便を感じている人こそ要チェック
今や、あらゆる文書はデータで管理される時代になりました。紙の書類も、どんどんデータ化して保存 / 管理している…と...
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文書管理システムのデメリットと解決策

ペーパーレス化を図り業務効率をUPさせられる文書管理システムにもデメリットがあります。それは、導入の難しさです。

文書管理システムを導入すると文書をスキャンしてデジタル化し保管しなければなりませんが、社内に眠る文書はかなりのボリュームであり、それらすべてをデジタル化して保管するためにはそれなりの時間と手間がかかります。この要因から文書管理システムの導入に躊躇している企業も多いでしょう。

そこで重要なのがデジタル化する文書としない文書を明確にわけることです。文書管理ではすべての文書をデジタル化すればいいわけではなく、契約書原本など可視性が重要になる文書は紙媒体で保管し、業務で派生した文書はデジタル化して管理するなど分ける必要があります。

文書管理システムやツールをせっかく導入したのに、上手く運用できなければ意味がありませんよね。失敗しないための注意点などはこちらをご覧ください。

文書管理システムの導入事例!電子化による省スペース化・コスト削減を実現するには
紙のドキュメントをデジタル化し、一元管理することによって情報共有を可能とする文書管理システム。導入によって実際どん...
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マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。また、地震などの災害によって書類が流出する恐れがいつ起こるかわかりません。そのような企業の責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。

文書管理システムの活用シーン

文書管理システムは市場が広がるにつれ多くの場面で使われるようになりました。そんな文書管理システム・ソフトが使われるシーンを見てみましょう。一部ですが、どのような場面で活用していくかの参考にしてください。

契約書・機密文書

文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。

申請書、報告書

文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認などのワークフローが容易になります。

会議資料

文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。

マニュアル

文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題となっている企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。

業務マニュアル作成方法 | 目的・ポイント・手順・サービス - 業務の品質管理と標準化を達成
社内向け業務マニュアルの作成方法と目的について詳しく解説します。サイト下部には業務マニュアルの作成を効率化するため...
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アナログの文書管理とのハイブリッドも

文書の中には電子化が認められていないものもあり、すべての書類を電子化できるわけではありません。よって一部はアナログの文書管理とのハイブリッド運用が必要になる場面もあります。

こちらではアナログで文書管理をする際のコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

文書管理の賢い方法 | ドキュメント・書類・ファイル管理のコツ・おすすめソフト比較
「あのファイルや文書どこにやったっけ…」誰しも1度は経験ありますよね。管理が上手い人がやっている文書管理・書類管理...
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ECMとの違い

文書管理システムに類似したシステムにECM(Enterprice contents management)と呼ばれるシステムがあります。文書管理システムが文書だけを管理するのに比べると、ECMは文書に加え画像や動画など社内のコンテンツを包括的に管理します。

そのため、ECMには文書管理システム同様の機能がほぼ含まれており、文書のデジタル化や整理はもちろん、文書検索機能も実装しています。

ECMにおいて特徴的なのは、ワークフロー機能とライフサイクル管理機能でしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では文書作成の際の承認作業などを自動化することにより、承認作業にかかっていた手間を効率化させるだけでなく、「誰が?」「いつ?」承認したかを明確にすることで責任の所在をはっきりとさせることも可能です。

ワークフローについてはこちらの記事をご覧ください。

おすすめワークフローシステム比較!人気サービスの機能・料金・評判【無料あり】
ワークフローとは、業務の一連の流れを示した「承認・決裁フロー」のこと。ワークフローシステムを用いて電子化すれば、コ...
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ライフサイクル管理機能

ライフサイクル管理機能では文書作成時に破棄時期を設定するなど文書のライフサイクルを管理し、不要な文書の保管を避けストレージリソースを常に最適に保ちます。ワークフロー機能やライフサイクル管理機能は文書管理システムには見られない機能であり、より高度な情報管理にはECMシステムが求められる場合が多いようです。

文書管理システムは自社に合ったものを

気になるサービスは見つかりましたか?サービスは数多くありますが、自社で必要な機能が備わっているかを確認してから、導入してみてください。

無料のサービスもありますので、興味のある方は参考にしてみてください。

フリーの文書管理ソフト・システム - オープンソース | 個人利用におすすめ
文書管理システムの知っておきたい全てをお教えします!そもそも文書管理とは?文書管理システム導入のメリット&デメリッ...
詳細を見る

文書管理システム・ソフトの機能・価格比較表

ボクシルが特におすすめするサービスの機能と料金の比較表を掲載しています。全文検索ができるか、階層管理は可能か、などといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

また、ボクシルで紹介している各種文書管理システムのサービス資料を一括で見たいという方は下記のリンクからどうぞ!

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おすすめ文書管理システムの機能比較表

全文検索 アクセスコントロール 権限管理 階層管理 暗号化 ログ管理
機能詳細 指定した範囲内に検索語がないか調べる機能 利用者の属性に応じてアクセスできる機能を事前に設定する機能 権限タイプを設定できる機能 文書の種類や部門などでフォルダを階層化し分類管理する機能 ファイルを暗号化してセキュリティ対策をする機能 履歴を残す機能
DOCUMENT MARK - -
〈E-Repo〉ペーパレスシステム - - - -
帳票クラウドサービス SVF Cloud - - - - - -
COCOMITE - - -

機能面が充実したサービスが多いです。この比較軸に上げた点以外の機能は各詳細ページにてチェックしてください!

おすすめの文書管理システムの価格比較表

サービス名 初期費用 利用料 月額/ユーザー 無料お試し期間 無料プラン
DOCUMENT MARK 200,000円 42,500円 - -
〈E-Repo〉ペーパレスシステム 300,000円 月額3,800円 - - -
帳票クラウドサービス SVF Cloud 200,000円 月額30,000円 - - -
COCOMITE 65,000円 月額22,000円~ - -

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ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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また、ボクシルでは掲載しているクラウドサービスの口コミを募集しています。使ったことのあるサービスの口コミを投稿することで、ITサービスの品質向上、利用者の導入判断基準の明確化につながります。ぜひ口コミを投稿してみてください。

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