金融業界向け文書管理システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

金融業界で活用できる文書管理システムの機能

文書管理システムには、作成した文書を登録・管理できる機能を中心として、文書の検索機能やバージョン管理機能などが実装されています。アクセス権限の設定をはじめとしたセキュリティ機能も充実しているので、安全に文書の作成・管理が可能です。さらに、ワークフローを設定することで、文書の承認や回覧などができるシステムも多くあります。

金融業界では、積極的に業務のデジタル化を進める企業がある一方で、紙ベースの業務が多く残っている企業も少なくありません。ペーパーレス化が求められる中で、文書の電子化を進めるとともに、社員の業務効率を上げるには、文書管理システムの導入がおすすめです。

多種多様な文書を一元管理できる機能を有するのに加えて、業務プロセスの改善を図るのに役立つ機能も多くあります。文書管理システムの機能について詳しく知りたい場合は、次の記事をご確認ください。

金融業界における文書管理システムの課題

金融業界では、契約関連の書類の処理に関する課題や、ペーパーレスに関する課題を抱えている企業が多くあります。普段の業務において、解決すべき課題は何か確認してみましょう。

契約書類の処理に時間がかかる

金融業界は処理が煩雑な業務が多く、紙文書の取り扱いがメインの企業もいまだに多くあります。昔ながらの商慣習のままで、契約書類の処理に時間がかかっている場合も少なくありません。積極的にペーパーレス化を進めるとともに、時間がかかりがちな書類管理を効率化する取り組みが必要です。

強固なセキュリティを構築しつつ、確認・提出すべき文書をスムーズに入手できる体制をつくり上げることで、社員の業務効率化と生産性アップを実現できます。

紙文化の残存によるペーパーレス化の遅れ

積極的にペーパーレス化を推し進めている企業がある一方で、金融業界では紙文化が根強く残っているところも少なくありません。ほかの業界に比べて電子化に手間がかかる文書が多いため、紙文化からの脱却が難しいと考えている企業もあります。

文書管理システムはペーパーレス化を強力に推進できますが、製品によっては複雑な金融文書に対応できないケースもあります。導入するシステムを慎重に吟味したうえで、計画的に文書の電子化を進めなければいけません。文書の誤廃棄や紛失を防止する工夫も必要です。

文書管理の標準化も必要

さまざまな種類の文書を取り扱う金融業界では、ペーパーレス化を進めるとともに、文書管理の標準化・効率化が必要です。営業店で管理している顧客情報の台帳と、現状とが合わない企業も見られます。非効率な文書管理は社員の負担の増加や業務上のトラブルにもつながるので、早急な対応が必要です。

社内文書の規格やフォーマットの統一を進めるとともに、営業所や部門・部署の垣根を越えて、スムーズに必要な文書を確認できる体制を構築しましょう。

金融業界の課題を文書管理システムで解決できる理由

金融業界では契約書類の処理に関する手間や、ペーパーレス化の遅れなどの課題を抱えていますが、文書管理システムの導入をきっかけに、解決できる可能性が高いでしょう。その理由を、文書管理システムの特徴や機能とともに解説します。

契約書類のデジタル化による処理速度の向上

種々雑多な契約書類を文書管理システムでデジタル化すれば、文書の処理速度が向上するとともに、ヒューマンエラーの発生も軽減できます。文書管理システムは、多くの書類を一元的に管理できるだけではなく、検索機能も優れているので、必要な文書を必要なタイミングで確認できるようになるでしょう。

また、さまざまな書類の管理場所の確保に難儀している企業は多く、書類の整理に社員の多くの時間を取られている企業も少なくありません。そこで、文書管理システムの導入をきっかけに社内のペーパーレス化を進めれば、文書の管理コストや保管スペースの確保にもつながります。

紙文書の電子化を強力に推進

文書管理システムは、さまざまな方法で紙文書を電子化でき、システムに保存できる機能を有しています。電子化により不要になった書類の処理に時間をかける必要もなくなり、文書の作成から廃棄までシステム上でライフサイクル管理が可能です。

金融業界は数多くの書類を取り扱う傾向にあるため、電子化による業務プロセスの改善効果は非常に大きいでしょう。管理システムの提供に加えて、提供会社が文書の電子化を代行してくれる場合もあります。

文書の標準化やセキュリティの強化

文書の電子化と標準化により、すべての営業所の社員が必要な書類に素早くアクセスできるようになります。電子データならば文書の修正や追加などもしやすく、紙ベースの管理に比べてセキュリティ対策を立てやすいのもメリットです。

当然、不正アクセスやヒューマンエラーによる情報漏えいには、十分注意しなければいけません。しかし、セキュリティ対策を万全にしておけば、紙での管理に比べてセキュリティを大幅に向上できます。

金融業界における文書管理システムの導入事例

金融業界における文書管理システムの導入例を、業務改善の事例とともに紹介します。文書管理システムの導入により、どのような課題を解消できたか、他社の例を確認してみましょう。

株式会社三菱UFJ銀行

長らく働き方改革を推進している三菱UFJ銀行では、2020年に開催された東京五輪による交通混雑を想定し、行員のリモートワークの環境を整備してきました。

行員が在宅で必要な文書にアクセスできるように、さまざまな機能を備えたプラットフォームである「SmartDB」を導入し、文書管理のシステム化プロジェクトを進行しています。

高度な要件に対応できる文書管理システムを導入した結果、行員の文書管理とワークフローが効率化し、リモートワークの推進にも貢献できました。今後もアップデートされ続ける機能を活用しながら、さらなる拡張を進める意向のようです。

※出典：株式会社ドリーム・アーツ「三菱UFJ銀行様 「プロジェクトの文書管理システム」導入事例を公開！ ｜ SmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】」（2024年6月27日閲覧）

株式会社常陽銀行

常陽銀行では、旧態依然とした保存文書管理手法の是正を目的に、管理体制の刷新を図ってきました。これまで文書の保存作業は、営業店が手書きで文書保存台帳に記入し、書庫に文書を運搬していたため、往復で3時間かかるケースもあったようです。

そこで、SRIによる金融機関向けの文書管理ソリューションを導入し、文書管理体制の見直しと、文書管理の脱属人化を進めました。システムの活用により文書管理にかかる事務量を大幅に削減でき、事務担当のミスによる不要文書の放置防止や、保存文書の紛失による情報漏えいのリスクの軽減に成功しています。

※出典：株式会社SRI「事例：常陽銀行様 「営業店事務改革の一環として、文書管理体制を再構築」 | 金融機関向け文書管理ソリューション : セキュリティリサイクル研究所」（2024年6月27日閲覧）

金融業界向け文書管理システムの比較

SmartDBは、業務プロセス全体のデジタル化を実現できるプラットフォームです。Webデータベースやワークフローの構築、システムの統合など、幅広く活用できるのが特徴です。ドラッグ＆ドロップを中心に、現場主導で業務のデジタル化を実現できます。

文書管理システムとしても有効で、業務に関する文書を一元管理し、過去経過の把握や類似資料をベースとして、資料作成時間の短縮が可能です。柔軟な権限制御ができるので、機密文書も安全に管理できるでしょう。金融業界では、三菱UFJ銀行をはじめ、さまざまな企業に導入されています。

CLOUD CABINETは、電子契約書と紙の契約書をまとめて管理できるシステムで、多種多様な文書に対応しています。紙の原本はベンダーである寺田倉庫に保管し、必要に応じてすぐに電子化が可能です。

リモートスキャンにより必要な文章のみ電子化できるため、ペーパーレス化のコストも大幅に削減できます。1つの画面で文書をまとめて管理できるので、社員の文書管理にかかる負担も軽減できるでしょう。不動産業界や運送業界など、さまざまな企業で導入されており、金融業界での利用もおすすめです。

楽々Document Plusは、さまざまな社内文書を、システム上でまとめて管理できる文書管理・情報共有システムです。多種多様なドキュメントを、社内の管理体制に合わせて効率的に運用できる体制を構築でき、文書にかかるムダな業務や非効率な作業を削減できます。

さらに高速かつ高精度な検索機能により、社員が必要とする情報をすぐに、入手・確認できるのも特徴です。導入形態はクラウド型・オンプレミス型があるので、社内環境に適した方を選択しましょう。導入の際には、ベンダーによる充実したサポートも受けられます。

銀行・信用金庫向け文書管理ソリューション - 株式会社SRI

SRIの銀行・信用金庫向け文書管理ソリューションは、長年の文書管理センターのノウハウや、多数のクライアントの声を反映したサービスです。顧客の考える管理構想をベースとして各営業店や本部をシステム連携し、厳格な書類管理と業務効率化を両立できます。

導入前から充実したコンサルティングを受けられるため、スムーズに文書管理体制を構築できるのも魅力で、早い段階から社内の文書管理実務とシステムとの連動を図れるでしょう。金融業界をはじめ、不動産業界や製造業界に多く導入されています。

文書管理ソリューション（NRM） - 日本レコードマネジメント株式会社

NRMの文書管理ソリューションは、情報資産管理の専門会社による、文書管理のマネジメントサービスです。

クライアントによる実態調査から文書管理の問題・課題の抽出などを経て、改善策とロードマップの設定・ルールの作成・本運用まで、専門のスタッフがオフィスに常駐して支援します。文書や資料の整理作業の負担を軽減でき、社員がコア業務に集中できる環境をスムーズに構築できます。

さらに、システム運用を含め、文書管理に関するメンテナンスのサポートサービスも利用可能です。サービスの詳細に関しては、提供会社に問い合わせをしてみましょう。

i-file - 山崎情報産業株式会社

i-fileは、使いやすさと検索性に定評のある文書管理システムです。外部のデータベースや、システム・アプリケーションとの親和性が高く、事業規模に応じて柔軟に導入形態を選択できます。

1990年に登場した歴史の長いシステムでもあり、現在も機能のブラッシュアップを重ねています。導入後のサーバー増設にも対応しているので、スモールスタートで、徐々に規模を拡大したい企業は、導入を検討してみましょう。既存の業務システムと、うまく連携を図りたい企業にもおすすめです。

金文 - コクヨ株式会社

金文（きんぶん）は、金融機関の業務で発生するファイルを、効果的に管理・活用できるシステムです。これまで、営業所任せだったファイルの取り扱いを標準化し、全店舗で同じ管理体制を構築できます。

システム上で各種台帳を簡単に作成できるようになり、書き写し作業が不要になるため、社員の業務効率を改善できます。さらに、ファイルに付けたバーコードを利用して、文書データベースを更新するので、正確かつ効率的な棚卸しが可能です。

イメージ管理システム（キヤノンMJグループ）- キヤノンマーケティングジャパン株式会社

キヤノンMJグループのイメージ管理システムは、金融機関が抱える多様な書類を一括管理できるシステムで、紙文書・電子文書をまとめて管理・運用できます。

スキャンした文書イメージを保存するのみならず、業務ごとに必要な後継システムと連携することで、現物保管の物量を削減できるのが特徴です。事務リスクの低減、および省力化・効率化を実現するとともに、情報セキュリティや内部統制も強化できます。タイムスタンプ機能で、電子帳簿保存法にも対応済みです。

金融業界向け文書管理システムで電子文書の管理を徹底

文書管理システムは業務文書の作成から、登録・管理・廃棄に至るまでのプロセスを電子化できるシステムで、導入によりペーパーレス化を強力に推進できます。

金融業界では、紙文化の残存により、非効率な業務を続けている企業が少なくありません。文書管理システムの導入をきっかけとして、ペーパーレス化を推し進めれば、社員の業務効率を改善できるのみならず、拠点間での情報共有も円滑になるでしょう。

導入するシステムを選ぶ際には、導入目的を明確にしたうえで、必要な機能を網羅している製品か、しっかりと確認することが大切です。さらに既存のシステムとの連携性や現場での使いやすさ、ベンダーのサポート体制などにも注目しましょう。複数の製品・サービスを慎重に比較して、環境に合ったものを選ぶ必要があります。

なお、金融業界では文書管理システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。

• 金融業界向けRPA
• 金融業界向け電子契約システム