無料で使えるおすすめの契約書管理システム4選！ツールの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

契約書管理システムを選ぶときのポイント

無料の契約書管理システムを選ぶときは、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

電子契約や電子署名ができるか確認する

契約書管理システムを選ぶときは、電子契約や電子署名ができるか確認してください。電子契約や電子署名は、紙の契約書に代わる便利な機能です。

契約書の作成や締結をオンラインで行えるため、時間やコストの削減につながります。また、法的にも有効であることが認められています。

バックアップや復元ができるか確認する

契約書管理システムを選ぶときは、バックアップや復元ができるか確認してください。契約書は重要な情報を含む文書ですので、万が一の場合に備えてバックアップや復元ができるようにしておく必要があります。

クラウド型のツールを選ぶ場合は、データの保存場所や頻度、復元方法などを確認しましょう。また、オンプレミス型のツールを選ぶ場合は、自分たちで定期的にバックアップを取るようにしましょう。

契約書の項目や承認フローのカスタマイズができるか確認する

契約書管理システムを選ぶときは、カスタマイズや拡張性が高いか確認してください。契約書の種類、内容は企業や業界によって異なりますので、自分たちに合わせてカスタマイズできるツールが望ましいです。

例えば、契約書のテンプレートや項目、承認フローなどを自由に設定できるかどうかをチェックしましょう。また、将来的に契約書の量や種類が増えたり、他のシステムと連携したりする場合にも対応できるように、拡張性の高いツールを選びましょう。

無料トライアルを実施しているおすすめの契約書管理システム4選

契約書管理システムには、無料提供されているサービスはありません。

この項目では無料トライアルを実施しているおすすめのツールを紹介します。

無料で利用できる機能と制限

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成から契約のワークフロー申請・契約締結・保管をクラウド管理できる契約書管理システムです。印紙代や郵送費などを削減できます。紙の契約書も電子契約もまとめて管理できるので、契約書の一元化が可能です。

このシステムは1か月の無料トライアルを実施しています。

無料トライアルでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	1名
契約書作成件数	利用できません
申請・承認	利用できません
法務相談	利用できません
保存・管理	利用できません

無料で利用できる機能と制限

DocYouは、電子契約や電子取引、書類配信やドキュメント管理など、企業間取引のさまざまな書類業務をサポートするクラウドシステムです。電子署名・タイムスタンプなどの機能を持ち、コスト削減、ハンコレス・ペーパーレスによる業務効率化、コンプライアンスの強化などが可能です。

このシステムは最大2ヶ月間の無料トライアルを実施しています。

無料トライアルでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー登録数	10ユーザーまで
書類送信数	10通/月まで
システム連携	利用できません
マルチアカウント	利用できません

無料で利用できる機能と制限

Hubbleは、契約書の作成から契約のワークフロー申請・契約締結・保管をクラウド管理できる契約書管理システムです。Microsoft WordやGoogle Docsをそのまま使用できるので操作も簡単です。さまざまなコミュニケーションツールや電子締結サービスとも連携しながら、バージョン管理、差分チェックなどの契約業務を効率化させ、契約書締結までの共同作業を、飛躍的にスピードアップさせます。

このシステムは無料トライアルを実施しています。トライアルの期間は公式サイトを確認してください。

無料トライアルでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	3名
ドキュメント数	30ドキュメントまで
ドキュメント一覧化	利用できません
タスク管理	利用できません
ステータス管理	利用できません

無料で利用できる機能と制限

freeeサインは、契約書の作成から契約のワークフロー申請・契約締結・保管をクラウド管理できる電子契約サービスです。契約書の発行や郵送などの手間や時間、コストを削減できます。紙の契約書も電子契約もまとめて管理できるので、契約書の一元化が可能です。

このシステムは2週間の無料トライアルを実施しています。

無料トライアルでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	1名
テンプレート登録数	3個まで
契約書送信件数	月1件まで
電子署名機能	利用できません
サポート	利用できません

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

無料トライアルと有料版の違いは？よくある機能制限と注意点

契約書管理システムの無料トライアル版と有料版のよくある機能制限をまとめました。

保存容量の制限

無料トライアルの契約書管理システムでは、契約書の保存容量に制限があることが多いです。例えば、トライアル版では1GBまでしか保存できないというサービスもあります。

契約書の数が多かったり、サイズが大きかったりする場合、すぐに容量がいっぱいになってしまう可能性があります。容量に不安がある場合は、有料版を検討しましょう。

共有機能の制限

契約書管理システムのメリットの一つは、契約書を簡単に共有できることです。しかし、トライアルの契約書管理システムでは、共有機能に制限がある場合があります。

例えば、共有できるユーザーの数や回数が限られていたり、共有した相手に編集権限が与えられなかったりする場合があります。共有機能をフルに活用したい場合は、有料版に切り替えを検討しましょう。

セキュリティの制限

契約書は重要な情報を含む文書なので、セキュリティには十分に注意しなければなりません。トライアルの契約書管理システムでは、セキュリティに関する保証が十分でない場合があります。

例えば、データの暗号化やバックアップ、アクセスログの管理などが不十分だったり、サービス提供者の信頼性が低かったりする場合があります。セキュリティを重視する場合は、有料版のサービスを選びましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。