クラウドサイン
導入事例 Rさん
- 男性 20代後半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1人
- 経営者
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：契約のたびに郵便局やポストへ往復10〜30分、原本管理の手間も
―――導入前は、電子契約や書類の締結をどのように行っていましたか？
導入前は、契約書を紙の原本でやり取りするのが基本でした。相手方へ郵送し、ご返送いただく形です。
郵便局やポストまで往復するだけで10分から30分かかることもありました。1人で会社を切り盛りしているので、その時間はそのまま業務が止まることを意味します。
―――業務にどのような影響がありましたか？
件数が増えてくると、その都度郵送の対応で手を止めなければなりません。また、紙の原本を適切に保管・管理しなければならないので、書類の取り扱いにも注意を払っていました。
小さな積み重ねではありますが、1人で対応しているため、一つひとつの手間が業務に影響してきます。
―――電子契約システムを調べ始めたきっかけはありましたか？
投資契約を締結する機会があったことがきっかけです。その際に、電子署名で対応できないか検討し始めました。
世の中でどれだけ使われているか、利用者数の信頼性を重視した
―――どのようなサービスを比較しましたか？
クラウドサインのほか、2〜3社を比較しました。機能や操作性も確認しましたが、選定の際に最も判断の拠り所にしたのは、利用者が多いかという点です。
―――利用者数を重視した理由を教えてください。
電子署名は、相手方にも利用してもらう必要があります。知名度や普及度が低いサービスだと、相手方に一から説明する必要が生じます。
クラウドサインは国内での利用実績があり、相手方にも認知されている可能性があると考えました。その点も踏まえ、選定しました。
―――導入・利用開始はスムーズでしたか？
一人法人のため、社内への展開や教育といったプロセスは不要です。自身が操作できるようになれば、対応は完了します。手続き自体はスムーズに始められました。
契約1件あたり30分から1時間ほどかかっていた作業時間が、ほとんど不要に
―――導入後に最も変化を感じた点はどこでしょうか？
郵便局に行く必要がなくなったことです。契約1件あたり30分から1時間ほどかかっていた作業時間が、ほとんど不要になりました。オンライン上で完結するので、移動も書類の準備も不要になっています。
―――紙の原本管理からはどのような変化がありましたか。
保管の手間がなくなりました。紙で管理していると、どこに何があるかを把握し続ける必要がありますが、電子化することでその負担が解消されました。1人で動いているので、管理の手間が減ることは直接、本業に使える時間が増えることにつながります。
―――今後の活用についてどのようにお考えですか？
引き続き契約書締結の場面で活用していく予定です。取引の件数が増えるにつれて、電子化のメリットがさらに大きくなると感じています。
―――これから導入を検討している方へメッセージをお願いします。
導入前に知っておきたかったことを率直に挙げるとすれば、実際の使用感です。機能の説明を読むだけではなかなかイメージがつかみにくい部分もあります。
トライアルがあれば積極的に利用して、自分の業務の流れに合うかどうかを体験してから判断することをおすすめします。
クラウドサイン
