クラウドサイン
導入事例 Sさん
- 男性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,000人以上
- 営業
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：電子契約未対応が失注につながり、年間8,000万円規模の印紙税も発生していた
―――導入前の契約業務の流れを教えてください。
導入前は、業務委託契約をすべて紙で行っていました。営業担当者が契約書を持参してお客様を訪問し、契約を締結するのが基本的な流れで、この一連の手続きだけで1〜2営業日かかっていました。
また、紙の契約書には、印紙税が課されます。システム導入前は、全国で年間1万件程度の契約締結があったので、全体では8,000万円ほどの印紙税が発生していた計算になります。
―――電子契約への対応ができないことで、実際にどのような影響が出ていましたか？
お客様側で電子化が進む中、電子契約しか受け付けないお客様が増えていました。成約直前まで話が進んでいたにもかかわらず、電子契約に対応していないことを理由に、契約を見送られたケースも全国で複数件発生しています。
また、見積もり合わせへの参加条件として、電子契約への対応を求められる案件も出てきました。
―――対応できない状態が続いていた背景には何があったのでしょうか？
当時は電子契約に対応したシステムが整備されていなかっただけでなく、電子契約用の契約書の雛形も整備されていませんでした。お客様から要望を受けても、対応できない旨を伝える状況でした。
コロナ禍以降にリモート化や電子化が急速に進んで、そうした要望がさらに増えたことが、導入検討が本格化する直接のきっかけになりました。
取引先における認知度の高さが最終的な決め手に
―――選定はどのように進めましたか？
クラウドサイン、DocuSign、電子印鑑GMOサインの3製品を比較しました。
情報は全国の法人営業社員や支社からのヒアリングを通じて収集しており、「お客様が使っているシステムはどれか」と確認したところ、クラウドサインが最も多く挙げられました。
社内の他部署でもクラウドサインを使っている事例があったことも、利用率が高いと判断した理由です。
―――選定の決め手になったのはどの点でしたか？
取引先での利用率が高く、契約相手に説明しやすいことが、最も重視した点です。
電子契約を締結するにはお客様にもシステムを操作していただく必要があるので、お客様がすでに知っているサービスであることは重要な条件でした。
―――妥協した点はありましたか？
コスト面では他のシステムのほうが安価でした。割引を考慮しても、価格差はわずかでしたが、費用面では妥協しました。
ただ、営業機会の損失を防ぐという目的に対しては、クラウドサインが認知度の点で優位と判断したため、最終的な判断に迷いはありませんでした。
支社の担当者向け研修と定例会議での情報共有で、社内全体へ周知
―――導入後の運用設計はどのように進めましたか？
契約書の雛形を本社・支社の担当者からお客様に送り、お客様が内容を確認したうえで、営業所長が最終確認をして締結するという流れを設計しました。
締結後の文書はクラウドサイン上のフォルダ内に保管しています。
―――社内への周知はどのように行いましたか？
支社の担当者向けに研修を実施し、電子契約への理解を深めることから始めました。
あわせて定例会議の資料にも状況を記載し、社内全体への周知を図りました。クラウドサインは認知度が高いので、お客様側からの反応や質問はほとんどありませんでした。
契約書の送付にかかる期間を、1〜2営業日から当日中に短縮
―――導入によってどのような効果が出ましたか？
最も効果が大きかったのは、営業機会損失の解消です。これまで「電子契約に対応していない」という理由で失注したり見積もりを提出できなかったりしていた案件が、導入後は対応できるようになりました。
業務効率の面では、1〜2営業日かかっていた作業が、クラウドサイン上で迅速に送付できるようになり、送付にかかる作業時間を大幅に削減できました。
営業担当者1人あたり1件の契約でおおむね2〜3時間の削減になっており、月あたり10〜20件程度の電子契約が締結されているので、換算すると、月20〜60時間程度の工数削減につながっています。
また、電子契約によって印紙税も削減されています。対象となる契約を年間100件を電子化した場合、当社の契約条件では、印紙税をおよそ80万円削減できる見込みです。
―――費用面についてはどう感じていますか？
他社と比べて高めではありましたが、機会損失の解消と業務効率化の両面で効果が出ているので、費用には見合っていると感じています。
取引先での普及率を確認することが、スムーズな運用開始につながる
―――サービスを10点満点で評価してください
10点満点で7点です。機能面や使い勝手に大きな問題はありませんが、費用がもう少し安くなれば、理想に近いと感じています。
―――これから電子契約システムの導入を検討される方にアドバイスをお願いします。
導入前に特に知っておきたかったことや後悔している点はありません。
今回の経験を踏まえると、取引先などの関係者がすでに使っているシステムを調査することが第一歩と考えます。機能やコストの比較と並行して、取引先での普及率を確認することが、スムーズな運用開始につながります。
現場からのヒアリングを体系的に行うことが、情報収集の精度を高める有効な方法でした。
クラウドサイン
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