クラウドサイン
導入事例 Tさん
- 男性 30代前半
- コンサルティング・専門サービス
- 従業員数 301〜500人
- IT
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：毎月50社の契約締結に追われ、チェック作業と進捗管理の負担で残業が続く日々
―――クラウドサインを導入される前の業務環境について教えていただけますか？
以前はすべて紙の契約書でやり取りを行っていました。会計事務所という性質上、毎月50社ほどのお客様と新規に契約を結ぶ必要があり、すべてを経理課が担当していました。
具体的には、お客様情報を確認しながらWordで契約書を作成し、印刷・製本して郵送します。返送されたら内容を確認し、不備がなければキャビネットに保管するという流れです。この一連の作業が大きな負担となり、業務全般に影響していました。
―――特にどのような点に負担を感じていたのでしょうか？
情報の転記やチェック作業では、お客様情報をWordにコピーアンドペーストして契約書を作成します。ここで誤りがあると、対応に時間を要したり、関係者への確認が必要で、担当者の負担は大きかったです。
1枚のチェックだけに30分ほどかかることもあり、契約業務だけで月に20時間ほどの残業が発生していました。また、郵送後の返送に時間を要するケースもあり、進捗管理が難しく、未完了の案件が多い状態が課題でした。
転記ミスと管理の手間を減らすため、クラウドサインの導入へ
―――電子契約システムの導入を検討されたきっかけは何だったのでしょうか。
紙での運用による手間をできる限り減らしたいという思いが強かったからです。特に転記の自動化と進捗管理の可視化を最優先事項としていました。
比較検討の範囲は限定的でしたが、クラウドサインが第一候補でした。コスト面でも低コストで導入を開始できるという導入の容易さがあり、私たちの予算感とも大きなギャップがなかったため、スムーズに導入が決まりました。
私は現場リーダーとして、システムの確認や運用の整理を担当し、最終的な判断を上長が行う形でプロジェクトを進めました。
転記作業を大幅に削減し、残業代と郵送費の削減により、月約5万円のコストを削減
―――導入後、業務フローはどのように変わりましたか？
現在はkintoneとクラウドサインを連携させて運用しています。営業担当者がkintoneにお客様情報を入力し、経理課がその情報をワンクリックでクラウドサインへ連携して契約書を作成します。その後、クラウドサインの機能を使って営業担当者が内容を確認し、問題なければお客様へ送信するという流れです。
―――導入によって、どのような定量的なメリットがありましたか？
1件あたり30分かかっていた転記作業は、大幅に削減できました。進捗もクラウドサイン上で一覧できるようになったため、確認の手間が大幅に減少しました。これまで1件あたり30分ほど要していた管理・保管コストが、今では5分程度にまで短縮されています。
月20時間あった残業時間は5時間程度にまで減り、約15時間の削減に成功しました。残業代と郵送費を合わせると、月々約5万円ほどのコスト削減になっています。
社内外から好評。今後は権限管理をさらに活用
―――社内やお客様からの反応はいかがでしたか？
従業員からは「電子上で確認できるので非常に便利になった」と好評です。操作も届いたメールのボタンを押すだけなので、特に教育に時間をかける必要もありませんでした。お客様からも「便利ですね」と言っていただけることが多く、中には「うちでも導入したい」と興味を持たれる方もいらっしゃるほどです。
一部、電子契約に不慣れで、不安を感じるお客様には、紙の契約書で対応するといった柔軟な運用でカバーしています。
―――システムを10段階で評価してください。また、今後の活用における展望や、システムへの要望があれば教えてください。
現状には十分に満足しており、10段階評価であれば、9点と評価します。残りの1点は、強いて挙げるなら権限管理の機能面です。
機密性の高い契約書が増えてくると、部署ごとにフォルダの閲覧権限を分けたいというニーズが出てきます。現在は運用上の工夫でカバーしていますが、こうした状況に対応できる上位プランの機能をもう少し手軽に使えるようになると、活用の幅が広がりそうだと感じています。クラウドサインは関連部署が限られていても導入しやすく、管理もしやすいシステムなので、今後も積極的に活用していきたいです。
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