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2018-09-11

契約書の疑問を徹底解説|必要性・テンプレート・作成方法・収入印紙・袋とじ・おすすめサービス

意外と曖昧な、契約書の法的有効性や必要性を解説するとともに、作成方法やそのテンプレート、印紙や袋とじなどのマナー、おすすめのサービスを紹介していきます。 ※初回公開日 2017/07/05
電子契約システム
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契約書は売買時の契約のみならず、業務委託契約などといったさまざまなビジネスの場面で交わされるものです。そんな契約書のことをきちんと理解していないと、思わぬことでつまづいてしまうことがあるかもしれません。

本記事では契約書の必要性から、作成方法・郵送方法や管理方法に至るまで、徹底的に解説します!

契約書の必要性

そもそもどうして契約書が必要なのでしょうか。
ご存じのとおり、小売店で行われている店と一般消費者間で行われる売買も、売買契約に基づく立派な売買です。では、わざわざ契約書を作成する意義はどこにあるのでしょうか。

契約の証拠を残すことができる

契約書のない口頭のみでの契約においては、契約の証拠は基本的には残りません。

しかし、契約書を交わしておくと、その書面に契約の成立と内容が明記してあるため、第三者がその契約書を見ても恣意的な内容の変更はあり得ず、裁判となったケースでも同様にそれが明確な基準になります。

契約当事者の基準になる

第三者から見た時にはもちろんですが、当事者間においても契約書を作成しておくことは大きな意味を持ちます。
人間の記憶は曖昧なものですから、日時や条件などの契約の内容をより具体的にしておくことによって、当事者間で認識のズレが生じることを防止する意味もあります。

契約書のテンプレート紹介

契約の証拠や内容の明記など、契約書を作成することにはさまざまなメリットがありますが、いざ締結という段階になってから書面を準備したのでは、取引先にも迷惑がかかってしまいます。

そこで今回は、契約書のテンプレートを公開しているサービスをいくつか紹介します。

e総務.com

e総務.comでは、各種契約書の雛形という形式で「売買契約」「委託契約」「賃貸契約書」が用意されており、そのほかにも秘密保持や催告権契約解除通知など、特殊契約書の雛形も充実しています。
Word(doc)もしくはリッチテキスト形式(rtf)でのダウンロードが選択できます。

bizocean(ビズオーシャン)

bizoceanでは、335件もの契約書テンプレートが用意されており、ダウンロード/人気/新着順での並べ替えが可能です。
有料のテンプレートもありますが、多くは無償のWord(doc)形式でのダウンロードが可能、個々に更新日やダウンロード数などが表示されています。

日本書籍出版協会

日本書籍出版協会では、書籍などの出版・再販などに関する契約書などのほか、美術著作物の著作権に関する契約書テンプレートを公開しています。
出版社と取次店、取次店と書店などの分類もされており、PDFもしくはWord(doc)形式でのダウンロードに対応しています。

契約書をスマートに管理できるサービス

CLOUD SIGN(クラウドサイン)

契約書締結と管理をクラウドで一元管理するCLOUD SIGN を紹介します。
締結済みの契約書の管理だけであれば文書管理ソフトでも対応できますが、契約書の作成から締結までも、クラウドを使って効率的にサポートするソフトです。

【CLOUD SIGN】


CLOUD SIGNは、これまでの紙で進めてきた契約書の作成から締結のための押印までオンライン上ですべて完結させることが可能となります。
契約書のテンプレートも豊富で、これまで契約作成に掛かっていた数日間を短縮し、契約をスピード締結することができるようになります。

契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印などの作業を、わずか数分で終えることができます。
契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズにすることが可能です。

不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙の費用も削減することができます。
フリーミアムプランもあり、月間10件までの契約は無料で利用することができることから、費用削減が可能となるでしょう。また、郵送に掛かっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。
これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。
またWeb APIにより、自社ですでに使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムなどと合わせて管理体制を効率化できます。

たとえばサイボウズのソフト「kintone」に利用できる「CLOUD SIGN for kintone」を使うと、契約書がkintone上で一元管理され、契約書期限や更新期限の設定により、期限が切れる前にアラートで通知されます。
ユーザーの追加・削除やアカウント作成制限など、管理者によるアカウントや書類の管理もできます。

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[PRESENTED BY Bengo4.com, Inc.]

BtoBプラットフォーム 契約書


BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結業務を電子化し、時短・業務軽減・コスト削減(郵送代・印紙税等)を実現。
最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。
また、20万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く対応工数の削減が期待できます。

ブロックチェーン技術により契約内容の信頼性を確保
BtoBプラットフォーム 契約書は締結した契約情報をブロックチェーンに記録します。
ブロックチェーンは「改ざんが極めて困難」「データを複数のサーバに配置」といった特徴があるため、契約が書き換えられる心配はありません。

** 20万社のネットワークによる対応工数削減**
自社の取引先が既にBtoBプラットフォーム 契約書を利⽤している可能性が⾼く、対応工数の削減が期待できます。

業界唯一、見積〜請求までのすべての商取引が電子化可能
⾒積・契約・発注・請求などの商取引⾏為がBtoBプラットフォームで全て電⼦化可能となり、ペーパーレスが実現できます。

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Holmes

契約書の作成・締結・管理が行えるHolmes を紹介します。紙の契約書にも対応しており、契約ステータスの管理などが容易な点が特徴です。

【Holmes】

紙の契約書にも対応
電子契約だけでなく従来どおりの書面の契約にも対応しており、紙の契約書の管理をすべホームズ上で行うことが可能です。

契約ステータス・契約書のバージョン管理機能
契約ステータスや契約書のバージョン管理などの機能も豊富で、締結までの手間と時間の大幅な削減が期待できます。

金額・当事者名で内容を検索可能
契約過程での修正履歴をすべて契約書に紐付けて管理できるため、金額や当事者名などで検索ができ、契約内容をスムーズに把握できます。

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契約書作成のポイント

それでは、契約書作成時にはどのようなことに気をつけていけばいいのか、そのポイントを解説していきます。

全体の構成

一般的に契約書に必要とされている項目は、「契約書の題名」・「前文」・「本文」・「後文」・「契約日付」・「署名押印欄」です。
以上の項目が満たされていればまず問題ありませんが、契約の性質によってはこれら以上の項目が求められることもあります。

タイトルの付け方や前文の書き方

タイトルの付け方に特に決まったマナーやルールは定められておらず「覚書」が「契約書」よりも効力が落ちるようなこともありません。
しかし「覚書」「合意書」「契約書」いずれの場合でも、内容をしっかり吟味することが必要です。

また、「契約書」などの言葉の前に「売買」「業務委託」などの文言がつく場合もありますが、これが内容とズレが生じていると作成した側のビジネス的な常識を疑われてしまいます。
しかし、実際に裁判に使用される時はタイトルとは関係なく契約内容で判断されます。

その下の前文に書くべき内容は、だれとだれの契約か、何についてのものか、何を目的にするのか、何通契約書を作るのか、ということを記載します。
しかしこれも、一般慣習なので、ここで書かなければ法的に効力がなくなる、ということはありません。

訂正のルール

一般的に契約書の内容を訂正するときは、訂正箇所に2重線を引き、訂正内容を近くの空白に書き加え、契約当事者が訂正箇所の付近に署名押印と同じ印鑑で押印することになります。

より厳密には、訂正に関しては訂正の内容によって訂正方法が異なります。
以下の記事でより詳しく取り扱っています。ぜひご覧ください。

これさえ見れば完璧!契約書訂正方法の基本ルールをおさらいしよう | ボクシルマガジン
契約書の訂正、経験ありますか? 意外と知らない訂正方法!契約書を書く機会は人生において、そうないのかもしれません。...

割印のルール

割印(わりいん)とは複数ある書類にまたがって印を押すことで、1つの印章がそれぞれの文書で「割れて押されている」印章のことです。
書類が2部になる場合などに、同一のものまたは関連する書類であることを証明するために「割印」を使用します。

割印は、契約締結後に一方の当事者が勝手に契約内容を変更してしまうことを防ぐ効果があり、互いに合意した時点から変更がなされていないことの証明になります。

以下の記事で、割印の種類や正しい押し方、契印との違いを解説しています。

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印紙・収入印紙

印紙と収入印紙には意味の違いはありませんが、正式な名称は収入印紙です。
どちらもお金の契約をするときに作成した書類などに貼り付けるもので、それを用いて税金が納められます。
契約は国の法律で保障されていることで信用が付いているので、収入印紙は国に対して手数料を払う方法として活用されています。

以下の記事で印紙についての詳しいルール、金額を解説しています。ぜひご覧ください。

契約書|印紙の必要性とは?印紙税一覧・コストカット方法を紹介 | ボクシルマガジン
契約を締結して契約書を作成する時に、頭を悩ませるのが印紙の問題。この内容の場合貼る必要があるのか?貼るならいくらの...

袋とじの意義

契約書が複数枚になる時は、背面に紙を貼り付けて袋とじにすることがあります。
そこに印鑑を押すことも多くありますが、どんな意味があるのでしょうか。

複数枚になるときは手間が減る

袋とじをしなかった場合には、1枚ごとに契印が必要になりますが、袋とじをすれば背面に1つ押すだけで済むため、結果的には手間が少なく済むのです。

契約の効力が変化するか

結論から言えば、袋とじをしなくても効力には変わりがありませんが、改ざんのリスクを低減させるものですから、やっておいた方が良いことに変わりはありません。

以下の記事で袋とじの必要性、作り方を詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

契約書はどうして袋とじにするの?必要性と作り方を丸ごと解説 | ボクシルマガジン
契約書の袋とじはどうして必要なのか知っていますか?契約書が複数枚になる時は、背面に紙を貼り付けて袋とじにするケース...

契約書の郵送

契約書の作成方法にばかり気を取られていると、ついつい疎かになるのが正しい郵送方法です。
ルールを守らない郵送方法は相手を不快にさせてしまう可能性があるため、これについても解説します。

2種類の郵送方法

契約書の郵送方法には、簡易書留と配達証明郵便があり、どちらもポストに投函する形ではなく、配達業者に直接手渡す形式です。
どちらの方法でも問題ありませんが、確実に届くのは配達証明郵便です。
多少割高でも、大事な契約の場合には配達証明郵便を活用するのが良いでしょう。

その他のルール

契約書のみならず、郵送にはいくつかのルール・マナーが存在します。
切手はなるべく少なくし、宛名は正式名称で記載し、送付状も同封するべきです。

以下の記事で送付状の書き方やテンプレート、郵送する書類に押印すべきかを詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

契約書|正しい郵送方法や送付状テンプレートなど徹底紹介! | ボクシルマガジン
契約書を作成する場合は内容も重要ですが、確実に先方に届いて署名押印してもらうまでの一連の流れが出来て初めて契約が締...

契約書の管理

最後に契約書の管理法について解説します。
契約書の管理には多くの企業で以下のような問題が発生します。

共有とセキュリティの問題

基本的には、契約に携わった関係者全員がその契約の成立と内容を認識しておく必要があります。
一方で、他の社員には知られていけない内容や外部の人間に見られてはいけない内容も多くあります。

共有とセキュリティのバランスが重要なのです。

契約期間管理の問題

契約の中には自動的に更新されるものもありますが、多くの契約では期限が定められています。
契約書を1つひとつ手作業で管理していると、この期間の管理が曖昧になり、ビジネスのチャンスを逸してしまう危険性もあります。

契約終了期間が近付くと通知がされるなどの対応を講じましょう。

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