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2017-04-11

契約書の書き方/雛形付き!契約の種類・ルール・マナー徹底解説!

その契約書ではトラブルも!?正しい契約書の書き方ご存知ですか?覚えておきたい契約書の種類/マナー/書き方など徹底解説!
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その契約書ではトラブルが起きてしまうかも!?正しい契約書の書き方になっていますか?

普段の生活や仕事の中で「契約書」を作成する機会は少ないですが、しかしいざ作ることが必要になった時には、その書式のルールとマナーを知っていないと、裁判沙汰の大きなトラブルになったり、取引先の心証を害すマナー違反になったり、あるいは端的に自分の金銭的な損害を招いたりします。

ここでは、そういうことにならないように、契約書を作る上での、超・基本的な書き方のマナーとルールをご紹介します。

1. 契約書を作る前に知っておきたい基本知識

どんな契約の方法でも、法律的には成立する?

まず、大前提として、「契約する上で契約書がないと成立しないのか?」ということですが、これは原則としてNOです。日本の法律上は、一部の例外を除き、契約書を作成しなくても、契約を結ぶ企業や個人の間で合意があった段階で契約は成立します。

極端な例では、八百屋さんでリンゴを買う場合に「これください」「まいど」という口頭でのやり取りも、立派な売買契約です。このように、契約の成立には書面が絶対必要なわけではない、ということをまず理解しましょう。

ただし、契約にはいろいろ種類がある

それを前提にした場合に、契約の仕方には3つの種類があります。

【口頭での契約】
上で述べたように、口頭でも、売買や業務委託の発注をして、相手が了解すれば契約としては成立します。

【書面での契約】
とは言え通常のビジネスや商取引では契約を書面で確認し、その内容を契約書にすることが一般的です。それは、「紙」で契約書を作成し、「押印」で証明し、「郵送または持参」で契約相手とやり取りをし、「キャビネット」などに保管する、という方法です。

ただし、「書面契約」という言葉自体は別の意味で法律用語としては存在し、「契約を成立させるためには契約書が必要」だと法律で定められている契約のことを言います。

たとえば、連帯保証人契約、定期借地権設定契約がそれにあたります。ですので、もしも契約を口頭で済ませよう、という話になった場合は、それが「書面契約」に該当するか、念のため調べましょう。

【電子契約】
電子契約は、書面での契約に対し、電子文書で契約書を作成し、ネット上で締結することです。契約書は「PDFなどの電子文書」で作成し、「電子署名」で証明し、「ネット上」で相手とやり取りし、「サーバー」などに保管する、という方法です。
この方法は、書面での契約に比べて印紙代や保管場所の確保などのコストが削減できることや、事務的な手間がかからないので、最近では採用する企業も増えてきています。

ただし注意が必要なのは、この方法をとる場合には「IT書面一括法」などの法律に沿ったシステムや体制の導入が必要なことです。

なぜ契約書が必要なのか?その理由4つ

上で述べたように、原則として契約書は作成しなくても契約は成立します。にもかかわらず、多くのビジネスや商取引では契約書を作成します。これはなぜなのでしょうか?主には、以下の4つの理由があります。

①トラブル防止
口頭だけではなく、電話、FAX、Eメールなどでの契約は、第三者に契約内容が分からない、契約内容が契約者同士の認識がずれていないかの確認ができない、契約成立の証拠が残らない、というデメリットがあり、それが後日、言った言わないのトラブルの原因になる可能性があります。それを避けるために契約書という、後に残る形が必要です。

②ビジネス的に強い相手に対する対抗措置
契約する双方が対等な立場であればそのようなことはありませんが、大企業と中小企業、企業と個人などの、力関係に差がある者同士の契約の場合、口頭で契約してしまうと、後日力の強いほうが証拠が残っていないことを利用して不利な取引を強要してくる可能性があります。そのような時に契約書があれば、その文言を証拠に対抗することができます。
    
③経理、税務業務の立証書類
契約は口頭でも成立しますが、いざその代金を払う場合には、経理上はその金額を証明する書類が必要です。通常は請求書などでいいのですが、いざその支払い根拠に疑問が発生した場合や、会計監査などでその正当性を証明しなければならなくなった場合には、契約書が最大の立証書類として必要になります。

④民事裁判で戦う材料
取引先とトラブルになり、それが民事裁判に及んだ時には、いかに自分の正当性を確実な証拠として示せるかが争点になります。その場合に口頭での契約をしていると、自分がつけているメモなどのあいまいな証拠しか出せません。その点書面で契約書を交わしていれば、確実な証拠として裁判を有利に戦えます。

個人契約書と法人契約書の違い

以上の理由から、契約はできるだけ書面や電子形式で結んだほうがいいわけですが、これは法人の場合も個人の場合も同じでしょうか?

その答えとしては、契約を締結する上で、原則としては契約者が個人でも法人でも変わりはない、ということです。一般的な用語として、たとえば社宅や社員の持つ携帯などを法人名義で契約する場合に「法人契約」と称したりしますが、それも個人で申し込んだ場合と、契約の内容自体が変わることはあっても、契約書としての項目や効力に変わることはありません。

ただし、個人で契約していた人が会社、つまり法人を作って、自分の使っている携帯をその法人の契約に変えようとするなどの場合は、新たに契約を結びなおすことになります。個人も法人も、法律上は別人格なのです。

2.知っておきたい契約書の「書き方」基本ルールとマナー

さて、以下では具体的な契約書の書き方をご紹介します。先に書いたように、間違った内容で締結すればトラブルの元なのでルールを知っておく必要があります。

同時に特に企業同士の契約の場合は、契約書は公式文書ですので内容が合っていても間違った文言の使い方をしてしまうと、相手に対して失礼になる可能性もあり、そのためにマナーも知っておく必要があるのです。

全体的な契約書の構成

一般的な契約書の構成はどれも同じです。すなわち、「契約書の題名」「前文」「本文」「後文」「契約日付」「署名押印欄」です。これを踏襲しておけば、構成としては大丈夫です。

タイトルの付け方や前文の書き方

タイトルの付け方に、特にマナーやルール上の決まりはありません。「覚書」では「契約書」よりも効力が落ちるような気がしますが、それもありません。「覚書」でも「合意書」でも「契約書」でもいいのです。逆に言えば、どの場合でも内容をしっかり吟味することが必要です。

また、「契約書」などの言葉の前に「売買」「業務委託」などの文言がつく場合もあり、これが内容とずれていると、作成した側のビジネス的な常識をを疑われます。
しかし、実際の裁判の場合は、タイトルとは関係なく契約内容で判断されます。

その下の前文に書くべき内容は、誰と誰の契約か、何についてのものか、何を目的にするのか、何通契約書を作るのか、ということを記載します。
しかしこれも、一般慣習なので、ここで書かなければ法的に効力がなくなる、ということはありません。

甲乙の決め方と書き方

契約書では、契約を結んだ人間や企業の名前が頻繁に現れます。それを正式名称で書いていると煩雑なので、それぞれに甲乙の仮称をつけることが一般的です。

しかし特にこれも甲乙である必要はなく、ABでもかまいません。ただしその仮称を用いる場合は、前文の「誰が契約をするのか」のところで、「(以下甲と呼ぶ)」などの注釈をつける必要があります。

また、よく悩むのは、どちらを甲、どちらを乙にするかですが、一般的には甲を優先順位の高い方に付けることが多いです。したがって、顧客を甲、事業主を乙にしておけば失礼にはなりません。

印紙が必要かどうかも確認

契約書を作るうえで必要な項目は、上で書いたように、「契約書の題名」「前文」「本文」「後文」「契約日付」「署名押印欄」です。

これさえ押さえておけば大丈夫ですが、これ以外に、印紙を貼ることが必要な場合もあります。これは、契約内容、契約金額によって、必要かどうか、金額はいくらかが違いますので、注意しましょう。

3.契約書作成にオススメな2つの方法

このような契約書ですが、実際のところは何らかの雛形がないと作成するのは大変です。よほど法律の知識があれば別ですが、素人の感覚で作ってしまうと、表現によっていく通りにも解釈できる文言になったり、必要な項目が抜けてしまったりして、後でトラブルのもとになります。弁護士や司法書士などに頼む方法もありますが、費用が発生するので、小さい契約額の契約では赤字になってしまいます。

1番よいのは、自社に保存されている過去の同様の契約書をベースに必要部分を修正する方法ですが、それができない場合、便利なのは、世の中にあるテンプレートを活用することです。以下、そのテンプレートの種類を2つご紹介します。

ネットで検索して無料テンプレートを利用する

ネット上には「契約書 テンプレート」で検索をすると、司法書士や企業など様々な提供もとによる契約書の雛形が手に入ります。これを使うと非常に便利です。

そのメリットは、何より無料であることと、Wordなどでダウンロードできるので自社に合わせて修正するのがたやすい点です。

しかし同時にデメリットもあります。それは、ネット上にはテンプレートが膨大にあるのでその中から適切なものを探し出すのが結構手間であること、無料なので作成者にも基本的には責任はありませんから本当に法的に正しい信頼できる内容なのかに疑問がつくことです。特に、テンプレートの文言は作成後に詳細にチェックしないと、あとで大きなトラブルのもとになります。

たとえば、「委託契約」で結んだつもりがテンプレートでは「売買契約」になっていて、そのまま締結してしまった場合は、売れ残ったものを委託であれば返品できますが、売買の場合はその損害を全部自分で負担しなければなりません。このように、たった一言の違いで大きな損害やトラブルが発生しますので、テンプレートを使う場合は、詳細まで必ず確認しましょう。

電子契約のテンプレート利用する


また契約の方法のセクションで触れた電子契約を使う場合にも、テンプレートがあります。これは検索システムが充実しているので信頼できるテンプレートがすぐに探せることや、英語対応しているものもあることなどがメリットとして挙げられます。
また、契約内容自体の話ではありませんが、コスト削減、業務効率のアップ、保存施設が不要などのメリットもあります。

半面、このテンプレートを用いる場合は相手も電子契約システムを導入している必要があること、契約締結の担当者が個人で電子証明書をを取得する必要があること、税務署の監査に対応できる運用体制の構築が必要であること、などのデメリットもあります。さらに、ネットでテンプレートを探した時と同様に、文言について慎重で詳細なチェックも必要です。

4.まとめ

いかがでしたか?トラブルや損害を避けるための、契約書の書き方の超・基本はお分かりいただけましたでしょうか?この知識をベースに、後はネットなどで自分で調べていけば、ルールとマナーを守ったある程度の契約書の作成は可能です。

ただし、契約書は1度締結すると修正するのは非常に困難です。締結の前には、第3者のチェックを入れるなど、くれぐれも内容の確認を怠らないようにしてください。

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