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2018-11-27

契約書の正しい郵送方法 | 押印・割印・契印・印紙・封筒の宛名の書き方は?送付状・送り状テンプレートも

契約書を作成する際の適切な送付方法、送付する契約書への押印・割印・契印などの仕方、印紙扱い、封筒の切手や宛名、および送付状の作成方法などすべてを解説。送付状が作成できる無料テンプレートもダウンロードできます。 ※初回公開日 2017/04/27
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1.契約書を郵送するときのマナーとは?

契約書の作成に気をとられて、つい疎かにしてしまいがちな契約書の郵送方法
確実に、そして失礼のないように先方にお送りするために、契約書の正しい郵送方法とマナーについてお伝えします。

2.郵送方法は「簡易書留」「配達証明郵便」

大切な契約書、契約書を郵送する場合は原則として郵便局のサービスである簡易書留、または配達証明郵便で送付をおすすめします。

簡易書留

簡易書留とは、郵便局で引き受けから配達までの郵便物などの送達過程を記録してくれる郵便です。書留を出したときに窓口で渡してくれる受領証に記載の引受番号で、配達状況をネットで確認できます。
費用は基本料金+簡易書留料金となります。

配達証明郵便

配達証明郵便とは、種類は一般書留になりますが、配達した事実を証明してくれるサービスです。配達後、相手に届いたことを証明する「配達証明書」を差出人に送ってくれます。

これは裁判になった時などに証拠として採用されるものですが、ただし「届けた」証明であって、実際の受取人が誰であるかの証明ではありません。

費用は、基本料金+一般書留料金+配達証明加算料金310円になります。

結局どっちを使えばいいの?

どちらも原則として相手の住所に該当するポストに入れるだけではなく、誰かに手渡すサービスではありますが、より確実に届けたいのであれば多少割高になるものの配達証明郵便のほうがよりよいでしょう。

また、これらを使って送付する前に先方へ電話やメールで「簡易書留か配達証明でお送り致します」と、伝えておくとより丁寧です。

3.郵送する契約書に先に押印する?しない?

2者で契約する場合、契約成立には原則として契約書は2通作成し、それぞれに両方の署名捺印をし、各自保管が必要となります。契約書を作成して契約相手に送る場合は2通になりますが、そのときに問題になるのはこちら側の押印を先にして送付していいのかどうか、ということです。

売買契約・業務委託契約などのように、どちらかからどちらかへ金銭を支払うような契約の場合は金銭を受け取る側が先に押印します。つまり、契約を受託するほうが先に押印することとなります。これは、金銭を支払う側のリスクを避けるためのルールです。

例:【売買契約】お金を支払うA社と受け取るB社
・A社が契約書を作成
・署名押印せずに2通の契約書をB社に送付
・B社は契約書に署名押印をして2通とも返送
・そのうちの1通をA社が署名押印してB社に再返送

以上が正しい流れとなります。

また、守秘義務契約書のように金銭の授受がない対などな関係での契約の場合は作成した側が先に押印して送付し、1通を返送してもらうのが一般的です。

押印に関連して、社判についてはこちらも参考にしてみてください。

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4.郵送する契約書には割印や契印は必要?

契約書には、必要に応じて割印や契印が必要です。割印や契印について説明していきます。

割印とは

割印とは2通以上の契約書を作成し双方で保有する場合に、契約書が同一のものであるということを証明するための押印です。方法は、2つの契約書をずらして並べて、2つの契約書にまたいで押印します。

割印についてもっと詳しく知りたい方はこちらを参考にしてみてください。

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契印とは

契印は1通の契約を作成したのち、途中のページを差し替えたり抜き出したりする不正がないことを証明するために、ページの継ぎ目にまたいで押印するものです。


どちらも正式な契約書の場合は必要なものです。前述の押印との順番は関係ないので、作成した側が押印して送付してもいいですし、それをせずに鉛筆で丸を付けたり、ポストイットを貼ったりして押印箇所を相手に示す、ということをしてもよいでしょう。

5.印紙の扱いについて

印紙の貼付が必要な場合は、原則として1通だけに貼って送付します。また、契約書は契約内容、あるいは契約額によって印紙を貼付する必要があります。

金銭を授受する側が印紙代金を負担する場合もありますが、原則としては印紙代は双方で折半します。

よって、送付する2通のうち1通にだけ印紙を貼って送り、印紙に先方の割印をもらったうえで返送してもらいましょう。

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6.封筒の書き方や切手のマナー

契約書を送付する封筒の表には住所、宛名を正しい方法で書き、切手もふさわしいものを貼りましょう。これは契約書の送付の場合だけではなく、ビジネス文書全般におけるマナーでありルールです。

切手の扱い

切手はできるだけ少ない枚数を貼ります。何枚も貼るのは、残り物をかき集めたようで、失礼にあたります。記念切手でもかまいませんが、絵柄がビジネス上ふさわしいかどうかは判断が必要です。

住所の書き方

住所は都道府県から縦書きします。住所は漢数字を使って「一丁目二番三号」というように書きましょう。

宛名は?

最後に宛名ですが、これは住所よりも一段下げ、中央に住所を書いた文字よりも大きな文字で書きます。

(株)などの略字は使わずに「株式会社」と正式名称を使いましょう。宛先が個人の場合は、会社名に「御中」などをつけず個人名にだけ「様」をつけます。部署名もわかっていたら略さないで書きましょう。

7.送付状の同封を忘れずに

最後に、送付状の同封も忘れないようにしましょう。送付状とは、この場合では同封の契約書の内容、同封部数を記載した連絡文です。いきなり契約書だけ送ってきても、他の案件も抱えていれば相手にとっては何の案件かわかりません。そもそも、送付状がない契約書だけの送付は挨拶なしにいきなり本件に入るようなものなので失礼にあたります。

送付状の正しい書き方

基本的に記載するのは以下の通りで、通常のビジネス文書と書式は変わりません。

日付
右寄せで発送日を記載します。

宛先
相手先の会社名、部署名、担当者名を省略せず左寄せで記載します。敬称のつけ方は封筒と同様です。

差出人
右寄せで自分の会社名、部署名を記載します。それだけでも良いですが、問い合わせ先として自分自身の名前を(問い合わせ先:○○)と入れておくとより親切です。

件名
中央揃えで契約書の題名を記載します。

本文
ここからは通常のビジネス文です。
ただし、契約締結のお礼と同封している契約書の部数、書名押印および印紙の貼付の依頼、返送先と期限は最低限盛り込んでください。

契約書が複数枚になる場合についてはこちらもご覧ください。

契約書はどうして袋とじにするの?必要性と作り方を丸ごと解説 | ボクシルマガジン
契約書の袋とじはどうして必要なのか知っていますか?契約書が複数枚になる時は、背面に紙を貼り付けて袋とじにするケース...

送付状のサンプルとしてテンプレートをご用意しました。こちらも参考にしてください。

送付状の無料ワードテンプレート

一般的な送付状のテンプレートです。

8.ルールを守った契約書は相手に好印象!

契約書に関する仕事は作成で終わるのではなく、相手に確実に届け、署名押印してもらい、返送後にこちらでも署名押印して初めて完結するものです。この送付の方法とマナーは非常に重要です。

以上の方法とマナーを守れていれば、契約書を送付する相手から信頼を得ること間違いなしです。

9.「契約書作成」に役立つおすすめサービス

「契約書」の作成や契約関連の各種手続きに役立つ おすすめのサービスを紹介!

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不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙の費用も削減できます。フリーミアムプランもあり、月間10件までの契約は無料で利用できることから、費用削減が可能となるでしょう。また、郵送にかかっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

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