WAN-Sign

WAN-Signとは

WAN-Signは、日本通運グループが4,000社以上の機密書類管理の経験を活かして、GMOグループと共同開発した電子契約サービスです。従来、紙の契約書に署名・捺印した契約締結に代わって、電子署名によってスムーズな契約が可能になります。

これまで印紙税や送料がかかっていた契約書をオンライン上で取り交わすことができ、最短で1日以内に契約締結ができるため、契約当事者の手間や負担するコストを大幅に削減可能です。業界・業種に関わらず、多くの企業に導入されており、さらに官公庁や自治体向けのサービスも展開しています。

提供会社の特徴

WAN-Signを提供しているワンビシアーカイブズ社は、大手総合物流業者として有名な日本通運グループの100％子会社で、同グループがGMOグループと共同でWAN-Signを開発しています。有名メーカーや電力会社、金融機関など、数多くの企業に導入されており、業種やビジネス規模に関係なく導入・利用が可能です。

WAN-Signの機能

電子契約締結機能

電子認証局によって本人確認・認証された電子証明書で、契約書に署名する実印版と、メール認証による本人確認のみで署名できる認印版判の2つを使い分けることができます。さらに自社のみ実印版で、相手方は認印版で契約を締結できるため、クライアントにアカウントの作成や費用負担などを強いることはありません。

また、スマホやタブレットで手書きのサインができるほか、印影の登録も可能。3者間以上の契約にも対応しています。署名者の変更や署名順の設定も可能です。

テンプレート機能

頻繁に使用する電子文書をテンプレートとして登録できます。さらにCSVを活用すれば、契約相手によって異なる文言を挿入して一括送信も可能です。送信先の情報をアドレス登録しておけば、逐一必要事項を入力する手間も省けます。

文書管理機能

契約内容、相手方、締結日、ファイル形式などの基準で文書の保存・検索が可能で、他社の電子契約サービスによって締結されたPDFファイルの電子署名も管理できます。さらに文書によってリマインド通知を設定しておけば、設定日にリマインド通知が届くため、契約漏れや更新のし忘れなども防げます。

それに加えて、すでに紙で交わされた契約書もスキャンすることでシステムに取り込むことが可能で、契約書の原本はベンダーの情報管理センターに預けることも可能です。

タイムスタンプ機能

契約が締結された電子文書にはタイムスタンプが付与され、さらに有効期限前に自動延長されるので、長期署名も問題ありません。電子署名とタイムスタンプが印鑑の代替と認定されるため、紙の書面での契約締結が義務付けられているもの以外は、すべてオンライン上で契約の締結が可能です。

セキュリティ・内部統制機能

特定のIPアドレスのみシステムへのアクセスを許可でき、作成した各フォルダにもアクセス制限を付与することができます。さらにユーザーがいつ、どの登録文書にアクセスして、どのような処理を行ったかも操作ログによって確認可能です。

また、ワークフロー機能により、署名依頼前に社内の承認プロセスを経るように設定できるので、厳格な内部統制の下で運用ができます。通信もすべて暗号化されるので、不正アクセスのリスクも軽減できます。

WAN-Signの使い方

WAN-Signの実際の使い方や操作マニュアルなどについては、ベンダーにお問い合わせください。