契約書管理はクラウドで完結 | 業務を効率化する文書管理手法・サービス紹介

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契約書管理をクラウド環境下で行い、セキュリティを担保しつつ情報共有・検索・閲覧を可能にするのが「クラウド契約書管理システム」です。企業に重要な期限管理によるアラート機能はもとより、原本保管まで可能なおすすめのサービスを、管理手法とともに紹介します。
電子契約システム

契約書管理をクラウドサービスで合理化

事業拡大にともなって増加を続け、内容確認や変更などで継続的に活用しなければならない契約書の管理は、多くの企業にとって頭を悩ませる問題だといえるでしょう。なぜなら、個別に有効期限や内容の異なる契約書は、関係者間で情報共有するのが難しく、保管方法や管理が曖昧なために原本の所在がわからなくなりがちだからです。

これを解決するのが、データ化された契約書を一元管理し、共有化された情報を素早く検索できるクラウド契約書管理サービスです。この記事では、契約書管理をクラウドサービスで合理化する手法を解説し、メリットの大きいクラウド電子契約サービス、クラウド契約書管理サービスを厳選して紹介します。

ビジネス文書にはライフサイクルがある

契約書に限らず、企業活動で作成される多くのビジネス文書には保存期間が定められており、その期間に応じたライフサイクルがあります。具体的な文書ライフサイクルは以下のようなものです。

  • 作成・発生:契約書の作成または取引先からの受け取り
  • 活用:契約にもとづいた商談、内容変更などで活用
  • 保管:定期的に活用する文書を保管
  • 保存:活用しなくなった文書を期限まで保存
  • 破棄:保存期間を過ぎた文書を処分

契約書の保存期間は7年間が目安となっており、個別の契約書がライフサイクルのどのステージにあるかを明確にしておくと、管理が行いやすいといえるでしょう。

個別の有効期限がある契約書

しかし、領収書などと異なり、個別の売買契約などを締結する契約書では、その有効期限も統一されたものにはなりづらいのが現状です。さらには、有効期限を迎えて契約を更新する際も、新たな契約を締結するか、覚書を差し込むかによっても文書保存期間の基準が変わります。

また、一般的な債権としての契約履行義務が10年となっていることから、これを契約書の保存期間とする企業も多く、管理をより複雑なものとしているとも考えられます。これらの理由から、契約書管理は有効期限や契約更新にともなった保存期間をもとに、ライフサイクル管理を行うのが適切だといえます。

契約書管理を効率化するには

このように、個別の契約書ごとに有効期限や内容が異なることから、その管理は煩雑なものとなりがちであり、活用に多くの手間と時間を要しながらも、なかなか改善に着手できないのが現状でしょう。

こうした問題を解決して業務効率化を実現するのが、クラウド契約書管理サービスです。

クラウド契約書管理サービスとは

従来、紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものを、クラウド環境で一元管理するするのがクラウド契約書管理サービスです。クラウドサービスのため、システム開発やメンテナンスが必要なく、権限による契約書へのアクセス制限、ログ管理などのセキュリティが充実しているのが特徴だといえるでしょう。

クラウド契約書管理サービスを活用した場合、紙の契約書で一般的に行われている管理方法とどのように異なるのか、以下で比較してみましょう。

契約書の分類方法を決定

紙の契約書の場合、さまざまな要素が個別に異なるため、わかりやすく分類するには、想定される活用法をもとに、分類の基準となる項目を複数用意しなければなりません。

契約書管理に特化しているクラウドサービスでは、さまざまな活用法を想定した項目が事前に用意されていることが多いため、必要な項目をピックアップするだけでよく、頭を悩まさずに済むでしょう。

契約書管理台帳を整備

紙の契約書を管理する際、決定された分類項目に従ってExcelなどで契約書管理台帳を作成し、これに契約書を一つひとつ登録することがあるでしょう。このように、紙の契約書をExcel管理台帳に手作業で登録するケースでは、目的の契約書を検索できても、詳細内容までは確認できません。

クラウドサービスでは契約書そのものをデータ化するため、データ化する手間はあるものの、管理台帳からの検索結果で個別契約書の詳細内容まで確認できます。

人的リソースを必要とする契約書のデータ化も、スキャン代行サービスを行うベンダーなどを活用できるため、実際は手間をかけずにさまざまな角度からの素早い契約書検索が可能です。個別契約書の有効期限を知らせるアラート機能を持つサービスも多く、契約書を効率的に管理・活用できるでしょう。

契約書の保管場所を確保と整備

紙の契約書を管理する場合、Excel管理台帳でインデックス化しても、詳細内容を確認するには原本が必要になります。これを効率化するには、原本専用の保管場所を確保するとともに、インデックスに沿った形で整備・分類されている必要があります。

クラウドサービスでは原本の内容までインデックスから確認できるため、原本を社内に保管する必要性も薄くなるといえます。このため、契約書管理サービスのなかには、原本保管サービスを行うベンダーも存在しており、これを利用して外部保管場所の確保もできるでしょう。

契約書管理をさらに効率化する「電子契約」

このように、紙の契約書をデータ化するクラウド契約書管理サービスは、契約書を効率的に活用するソリューションです。

しかし、過去に締結された案件はともかく、今後も紙の契約書を継続利用するならば、新たな契約の度にスキャンが必要になり、原本も保管する必要があります。これを解決するのが電子契約サービスの併用です。

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、紙の契約書で締結されていた契約プロセスを、PDFなどで電子化した電子契約書に置き換えたものです。

電子契約の具体的な仕組みは、作成した契約書をPDF化する際に、電子署名とタイムスタンプを生成して埋め込んで相手方に送付、これを確認した相手方が、同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了するというものです。

電子契約サービスのメリット

電子契約機能を持つ契約書管理サービスの採用によって、従来からの契約書管理が容易になるのはもちろん、今後の契約で紙を利用する必要もなくなります。また、収入印紙が不要になる、郵送代や印刷代が不要になる、人的リソースを削減できるなどのコスト削減も実現します。

下記は従来の契約書と電子契約書を比較した表です。

従来の契約書 電子契約書
媒体 印刷された紙 PDFなどの電子データ
署名 署名、押印 電子署名・タイムスタンプ
印紙 必要 必要なし
受け渡し 原本の郵送、持参など インターネットなどでの電子データ受け渡し
保管方法 倉庫、書庫などで物理的に原本を保管 自社サーバー、外部データセンターでの保管・管理

なによりも大きな電子契約書のメリットは、契約プロセス簡略化が契約締結のスピードアップを促し、企業の生産性と競争力アップを実現できることではないでしょうか。

電子契約機能を持つおすすめのクラウド契約書管理サービス7選

次からは、業務を合理化するクラウド契約書管理サービスのうち、まずは電子契約機能を持つおすすめのサービスを8つ紹介します。

本記事で紹介している電子契約サービスのさらなる詳細はこちらからご覧になれます。

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DocuSign e-Signature


  • 契約・合意にかかわる時間やコストの削減
  • 世界標準の厳しいセキュリティをクリア
  • 有名エンタープライズソリューションと連携可能

DocuSign e-Signatureは、世界180か国で利用されている電子署名サービスです。申請や著名捺印を電子化し、契約・合意にかかる時間やコストを削減します。世界基準のセキュリティ基準を満たすデータセンターで運用されており、43言語の電子署名を利用可能。また、Microsoft Office、Google G Suite、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる柔軟なプラットフォームを用意しています。

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paperlogic

  • 電子署名法・電帳法対応に完全準拠
  • 契約相手先はログイン不要
  • 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。無制限で利用できるタイムスタンプ機能など、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。契約相手先はサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録するだけで無料でスムーズに利用できます。電子証明書のあり/なしを署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は数の制限なく好きなだけ使えます。

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クラウドサイン

  • 印紙代を含めたコストを大幅削減
  • 契約締結をスピードアップ
  • 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールです。
締結頻度の高いNDA(秘密保持契約書)のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。
また、月間10件までの契約を無料で利用できるフリーミアムプランも用意、郵送に掛かっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

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クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社 株式会社メルカリ ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。 紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です! クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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BtoBプラットフォーム 契約書


  • ブロックチェーン技術による契約の信頼性担保
  • 20万社のネットワークによる対応工数削減
  • 業界唯一、見積〜請求までのすべての商取引が電子化可能

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結業務を電子化し、時短・業務軽減・コスト削減(郵送代・印紙税等)を実現。 最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。
また、20万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く、対応工数の削減が期待できます。

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Hubble

  • 法務ドキュメントのやりとりを効率化
  • 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
  • 専門家のによるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化するので、いつでも必要な情報に労せずアプローチできます。ドキュメントと一緒にコメントも保存ができる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

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GMO 電子契約サービス Agree

  • 国内シェアNo.1の電子認証局と直接連携
  • 電子署名と電子サインを併用した契約締結
  • 電子帳簿保存法に標準対応

GMO 電子契約サービス Agreeは、導入実績1,000社以上の実績を誇る電子署名と電子サインを併用した契約締結ができる電子契約システムです。
全世界で2500万枚の発行実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されているGlobalSignの発行システムと直接連携です。電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用可能。税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存することができます。

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Holmes


  • 紙の契約書にも対応
  • 契約ステータス・契約書のバージョン管理機能
  • 金額・当事者名で内容を検索可能

Holmesは、契約書の作成・締結・管理が行える電子契約システムです。電子契約だけでなく書面の契約も、契約過程での修正履歴をすべて契約書に紐付けて管理できるため、金額や当事者名などの契約内容をスムーズに把握できます。契約ステータスや契約書のバージョン管理などの機能も豊富で、締結までの手間と時間の大幅な削減が期待できます。

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おすすめのクラウド契約書管理サービス4選

続いて、電子契約機能は持たないものの、その分充実した機能を持つ契約書管理に特化したクラウドサービスを4つ紹介します。

クラウドサインSCAN

  • 契約書のスキャンやデータ入力を代行
  • 柔軟な検索・参照で契約書を管理
  • 契約書の有効期限管理を効率化

クラウドサイン SCANは、紙の契約書をデータ管理する際に問題になる、契約書のデータ化や入力作業を代行し、CLOUDSIGNでの有効期限管理や柔軟な検索・参照を含む、一元管理によるすべての契約書管理を実現するサービスです。
これによって手間をかけずに効率的な契約書管理が可能となり、業務効率化と管理コストの削減が期待できます。スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも行っています。

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SRIクラウドfor契約書管理


  • 契約書の発生から廃棄にいたるまでを管理
  • 詳細に渡るすべての書類履歴を確認可能
  • 使い勝手のいい台帳管理

SRIクラウドfor契約書管理は、契約書の発生から廃棄にいたる、書類のライフサイクルすべてをサポートし、管理できる契約書管理サービスです。
契約書のみならず、どのような文書でも1件単位から依頼可能、すべてのアクセス内容が詳細に記録されるため、だれがなにを行ったかの書類履歴をいつでも確認できます。社内利用の管理台帳をそのまま反映できるため、使い勝手のいいわかりやすい操作が可能です。

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イメージトレース

  • 作成から削除までの履歴をトレース
  • 柔軟なアクセス管理が可能
  • オプションで文書のスキャニング・保管・破棄も可能

イメージトレースは、セキュリティの確保されたデータセンターで、データ化された契約書などのビジネス文書を保管・一元管理し、自在な検索を可能にする契約書管理システムです。
契約書の作成・閲覧・印刷・削除などのアクションを、いつ・どこで・だれが・なにを行ったか、すべての履歴をトレース(追跡)し、重要書類を守ります。オプションで高性能OCRスキャナーによる契約書のスキャニングサービスや、保管・破棄サービスも用意、文書ライフサイクルクをワンストップでサポートします。

らくらく契約書管理

  • 契約書を専用倉庫で保管
  • 期限管理・アラート機能
  • 複数拠点での情報共有が可能

らくらく契約書管理は、契約書のデータ化、原本の倉庫預かりから破棄にいたるまで、ワンストップのサービスを提供する契約書管理サービスです。
柔軟に設定できるアクセス権でセキュリティを担保しつつも、検索・閲覧・複数拠点での情報共有が可能。急に原本が必要になった場合も1件単位で対応可能です。期限管理によるアラート機能はもちろん、使い慣れた管理台帳のインポートが可能なほか、原本取り寄せ、データ化などの指示もクラウド環境で完結。文字どおりらくらくな契約書管理を実現します。

ニーズにあわせた契約書管理で業務効率化

ひとくちに契約書といっても、業種や業態、扱っている製品やサービスなどによって、その形式もさまざまであり、適切な管理方法もさまざまです。しかし、いずれにしても契約書を原本のまま現物管理するには困難がつきまといます。

クラウド契約書管理サービスは、こうした煩雑な管理業務を効率化し、重要文書である契約書のセキュリティを担保しながら柔軟な活用を実現するものです。この機会に、自社のニーズにあったサービスを見極め、契約書管理を改善することをおすすめします。

ボクシルとは

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