契約書管理はクラウドで完結！おすすめの契約書管理システム21選 | 料金・機能・失敗しない選び方

クラウド契約書管理サービスとは

従来は紙の文書で締結されていた契約書を電子データ化し、わかりやすく分類してインデックス化したものを、クラウド環境で一元管理するのがクラウド契約書管理サービスです。クラウドサービスのため、システム開発やメンテナンスが必要なく、権限による契約書へのアクセス制限、ログ管理といったセキュリティが充実しているのが特徴だといえるでしょう。

クラウド契約書管理サービスを活用した場合、紙の契約書で一般的に行われている管理方法とどのように異なるのか比較していきます。

契約書の分類方法を決定

紙の契約書の場合、さまざまな要素が個別に異なるため、わかりやすく分類するには、想定される活用法をもとに、分類の基準となる項目を複数用意しなければなりません。

クラウドサービスでは、さまざまな活用法を想定した項目が事前に用意されていることが多いので、必要な項目をピックアップするだけでよく、頭を悩まさずに済むでしょう。

契約書管理台帳を整備

紙の契約書を管理する際、決定された分類項目にしたがってExcelのような契約書管理台帳を作成し、これに契約書を一つひとつ登録することがあるでしょう。このように、紙の契約書をExcel管理台帳に手作業で登録するケースでは、目的の契約書を検索できても、詳細内容までは確認できません。

クラウドサービスでは契約書そのものをデータ化するため、データ化する手間はあるものの、管理台帳からの検索結果で個別契約書の詳細内容まで確認できます。

人的リソースを必要とする契約書のデータ化も、スキャン代行サービスを行うベンダーを活用できるため、実際は手間をかけずにさまざまな角度からの素早い契約書検索が可能です。個別契約書の有効期限を知らせるアラート機能を持つサービスも多く、契約書を効率的に管理・活用できるでしょう。

契約書の保管場所を確保と整備

紙の契約書を管理する場合、Excel管理台帳でインデックス化しても、詳細内容を確認するには原本が必要になります。これを効率化するには、原本専用の保管場所を確保するとともに、インデックスに沿った形で整備・分類されている必要があります。

クラウドサービスでは原本の内容までインデックスから確認できるため、原本を社内に保管する必要性も薄くなるといえます。このため、契約書管理サービスのなかには、原本保管サービスを行うベンダーも存在しており、これを利用して外部保管場所の確保もできるでしょう。

契約書管理システムの選び方

契約書管理システムの導入を検討する際は、次のポイントを参考に選びましょう。

• 機能の有無よりも「中身」を見る
• セキュリティがしっかりしている
• クラウド型か、オンプレミス型か

それぞれのポイントについて説明します。

機能の有無よりも「中身」を見る

契約書管理システムには、契約更新の管理や契約締結プロセスの確認など、基本的な機能はどのサービスにも揃っています。そのため、機能の「有無」に困ることはありません。

差がつくのは、機能の有無ではなく「中身」です。たとえば、「ボタンが少なく操作性に優れている」「台帳を一括で取り込み・更新できる」など、機能の中身を見るようにしましょう。

無料お試し期間を設けているサービスもあるため、まずは複数のサービスを使ってみるのがオススメです。最終的に、機能性に優れていて使いやすいサービスを選びましょう。

セキュリティがしっかりしている

契約書管理システムを導入する際には、セキュリティも重要です。顧客情報を漏えいさせないためにも、契約書を安全に守ってくれるサービスを導入しましょう。

契約書管理システムには、一般的には次のようなセキュリティ機能があります。

• アクセス権限設定
• ログ管理
• 保存・印刷不可設定

どのサービスにも基本的なセキュリティ機能は備わっていますが「より強固なセキュリティにしたい」場合は、サービスが絞られます。そのため、「どのようなセキュリティ機能を、どれくらいのレベルで備えているか」を事前に確認しておきましょう。

クラウド型か、オンプレミス型か

契約者管理システムには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2つの導入形態があります。

クラウド型は、インターネット回線を使うことで「サービス」としてシステムを利用する方法です。サービス利用料が安価かつ、サーバー運用に手間がかからないといったメリットがあります。

一方のオンプレミス型は、ネットワーク機器やサーバーを購入することで、完全に自社で運用する方法です。サービスを自社でカスタマイズしやすい、セキュリティに強いといったメリットがあります。

クラウド型とオンプレミス型では、それぞれ特徴が異なるため、自社の目的や予算に合った方法を選びましょう。

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※2：株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年版」（電子契約ツール、2020年度実績）による

※3：電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるヒアリング及びアンケート調査による。国内事業者から国内事業者（企業または個人）に対する電子契約送信とする

※4：電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるアンケート調査による

電子契約機能を持つおすすめ契約書管理サービス18選

業務を合理化するクラウド契約書管理サービスのうち、電子契約機能を持つおすすめのサービスを厳選して紹介します。

本記事で紹介している電子契約サービスの詳しい詳細はこちらの資料からご覧になれます。無料でダウンロードできるので、ぜひご参照ください。

• 契約や合意にかかわる時間やコストを削減
• 世界標準の厳しいセキュリティをクリア
• 数百ものエンタープライズソリューションと連携可能

ドキュサインの電子署名は、世界180か国以上で利用されている電子署名サービスです。申請や著名捺印を電子化し、契約や合意にかかる時間やコストを削減。世界基準の厳しいセキュリティ基準を満たし、43言語の電子署名を利用可能。

30日間無料トライアルで、法人向けサービスも利用できるため、実際の使用感を試してから導入が行えます。また、Microsoft Office、Google G Suite、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと接続できる柔軟なプラットフォームを用意しています。

料金表

プラン名	初期費用	月額料金（年契約の場合）
Personal（個人向け）	要問い合わせ	15ドル（10ドル）
Standard（企業向け）	要問い合わせ	40ドル（25ドル）
Business Pro（企業向け）	要問い合わせ	60ドル（40ドル）
Real Estate Starter	要問い合わせ	15ドル（10ドル）
Real Estate	要問い合わせ	40ドル （25ドル）

※月額費用はドルで計算されるため、為替によって毎月かかる費用が若干異なります。

• 世界中で年間60億回以上もの取引実績
• 契約締結までの時間とコストを大幅削減
• さまざまなソリューションと連携可能

Adobe Signは、世界中の企業に幅広く利用されている電子契約システムです。契約書の送信や署名の取得、トラック、ファイリングをデジタル化します。パソコンやモバイルデバイスがあれば、いつでもどこにいても契約や承認作業が完了できます。

電子サインは電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たしています。本人認証についてはメールアドレスの認証に加え、ワンタイムパスコードによる2段階認証にも対応しているので安心して利用可能です。また、MicrosoftやSalesforce、kintoneなどをはじめとする、さまざまなシステムとの連携機能をあらかじめ備えています。

料金表

プラン名	初期費用	月額料金（税抜）
Acrobat Standard DC 個人版	無料	1,380円
Adobe Sign 小規模企業版	無料	3,882円
Adobe Signビジネス／エンタープライズ版	要問い合わせ	要問い合わせ
エンタープライズ版	要問い合わせ	要問い合わせ

• アカウント課金型、定額で使いやすい
• 法務のやり取りもワークフロー機能で可視化
• タイムスタンプで安心のセキュリティ体制

freeeサインは、契約書の作成からレビュー、締結、管理までをクラウド上で行える電子契約サービスです。締結した契約書はクラウド上に保管。レビューを含め、複雑な法務とのやり取りも可視化し一元管理できます。

申込書といった相手方の記入が必要な書面にも対応しており、タイムスタンプ機能で改ざんも防げます。料金は月額固定のため契約締結数や送信数に制限はありません。導入後も、ヘルプデスクやユーザーコミュニティといったサポートを受けられます。

料金表

プラン名	初期費用	月額料金
Free	無料	無料
Light	無料	4,980円
Light+	無料	19,800円
Pro	要問い合わせ	50,000円〜
Pro Plus	要問い合わせ	120,000円～

• AIによる自動の契約書レビューで業務を効率化
• レビュー品質のばらつきを解消するデータベースを作成
• 弁護士が監修したひな形を活用して業務品質を向上

LegalForceは、AIで瞬時に契約書を自動レビューするクラウド型レビュー支援ソフトウェアです。契約書にある不利な条文や欠落条項、抜け漏れをAIがチェックして見落としを防ぎます。

自社のひな型や過去の契約書を自動でデータベース化し、必要な条文を簡単に取り出せます。また、法律事務所が作成した契約書のひな形や書式を約300類型、400点以上搭載。企業法務に特化したひな形や書式は、弁護士が作成した実用的なもので法改正にも適時に対応できます。

料金表

要問い合わせ
※法務組織の規模に応じた人数ベースの課金制度

• 紙と電子、両方の契約書を一元管理
• 取引先はアカウント不要、メールだけで利用可能
• 電子契約書の自動送信と自動保管で、ミスを削減

マネーフォワード クラウド契約は、契約に関するワークフローの承認から、紙・電子契約書の保管や管理までをワンストップで行えるサービスです。それぞれの契約書は、契約書の種類や取引先、締結日などで検索・管理できます。紙の契約書も電子契約書と同じく、クラウド上で検索して内容を確認可能。わざわざ保管場所まで行き、原本を探す必要はありません。

ワークフローは自由にカスタマイズでき、契約書の閲覧権限も任意で追加したり制限したりできます。既存のワークフローはそのままで、閲覧権限の管理を厳しくすることにより、内部統制を強化できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額料金
	要問い合わせ	要問い合わせ

• 契約書データの入力作業を自動化
• 契約書の全文検索が可能に
• 企業の守秘データを守るセキュリティ

LegalForceキャビネは、契約書管理に必要な入力作業を自動化できるクラウド型の契約書管理システムです。契約書の情報を自動で抽出しデータ化することで、全文を検索可能になります。データ化された内容をもとに契約期間終了日や更新期にあわせてリマインドされるので、契約内容の定期的な見直しに役立てられます。契約台帳のダウンロードや電子契約サービスとの連携など、そのほか便利機能も搭載。第三者機関によるセキュリティ診断をはじめ、企業のデータを守るセキュリティ環境も確保しています。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
要問い合わせ	要問い合わせ	要問い合わせ

• 印紙代を含めたコストを大幅削減
• 電子契約利用企業の約80%が利用
• 契約書を含めた文書をクラウドで一元管理

クラウドサインは、紙で進めてきた契約作業を、わずか数分間で完結させるクラウドベースの電子契約システム、文書管理ツールで、これまでに累計4万社以上が導入しています。

締結頻度の高いNDA（秘密保持契約書）のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりなどの手続きを簡略化し、相手側がサービスに加入しなくとも契約締結が可能です。雇用契約書や身元保証書などの入社書類も社内文書として電子化でき、管理を容易なものにします。

月間5件まで無料で送信を利用できるフリープランも用意、郵送に掛かっていた事務手続きやコストの低減も期待できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
お試しfreeプラン	なし	無料
スタンダード	なし	10,000円〜
スタンダードプラス	なし	20,000円〜
ビジネス	なし	100,000円〜

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。	紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です!	クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
資料を無料DL	資料を無料DL	資料を無料DL

• 月額料金無料で全機能を利用できる
• 有償サービスは1年以上の文書保管料のみ
• 徹底したセキュリティ・バックアップ体制

みんなの電子署名は、月額料金無料で機能制限なしの電子署名サービスです。ユーザー管理やワークフロー、ワンタイムパスワードなどの搭載機能すべてが利用可能。電子署名サービスを導入していない取引先にも、気軽に導入を勧められ自社も相手先も業務効率化やコスト削減を目指せます。

料金が発生するのは、署名した文書を1年以上サーバーに保管する際の保管料金500円／月のみ。保管文書を1年以内にダウンロード、サーバーから削除すれば、料金は発生しません。一般的なSSLによる暗号化のほか、不正侵入を検知・防御するIDS／IPSやWeb Application Firewallの設置で、サーバーアクセスを常時監視。さらに、セキュリティ専門会社で定期的にぜい弱性を診断し、万一の流出に備え文書内容を暗号化して保存しています。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
	0円	0円

※保管料金500円／月／50文書（ただし、1年以上サーバーに文書を保存する場合のみ）

• ブロックチェーン技術による契約の信頼性担保
• 60万社のネットワークによる対応工数削減
• 業界唯一、見積〜請求までのすべての商取引が電子化可能

BtoBプラットフォーム 契約書は、契約書の締結業務を電子化し、時短・業務軽減・コスト削減（郵送代・印紙税など）を実現。 最新のブロックチェーン技術を採用し、契約内容の信用性・機密性を確保できます。

また、60万社のネットワークがあるため、取引先がBtoBプラットフォーム 契約書を利用している可能性が高く、対応工数の削減も期待できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
フリープラン	なし	0円〜
シルバープラン	なし	10,000円〜（税別）
ゴールドプラン	なし	30,000円〜（税別）

• 紙の契約書にも対応
• 契約ステータス・契約書のバージョン管理機能
• 金額・当事者名で内容を検索可能

ContractS CLMは、契約書の作成・締結・管理が行える電子契約システムです。電子契約だけでなく書面の契約も、契約過程での修正履歴をすべて契約書に紐付けて管理できるため、金額や当事者名などの契約内容をスムーズに把握できます。契約ステータスや契約書のバージョン管理などの機能も豊富で、締結までの手間と時間の大幅な削減が期待できます。

料金表

プラン名（従業員数）	初期費用	月額料金目安
100名以下	200,000円	100,000円
101〜1000名	200,000円	200,000円
1001名以上	要相談	要相談

• 印紙税や郵送費など契約書にかかっていたコストを削減
• タイムスタンプ国内シェア60％を誇る
• Webブラウザ上で契約関連がワンストップ

かんたん電子契約 for クラウドは、契約作業をWebブラウザ上で完結できる電子契約システムです。紙の契約書にかかっていた印紙税や郵送費を削減するのはもちろん、Webブラウザで簡単に扱えるため、契約締結までの時間も短縮します。

2019年に発行された国内認定タイムスタンプ数1億9,000万スタンプのうち、61％がセイコーのタイムスタンプです。豊富な導入実績と高い信頼性で安心して活用できます。また、契約書をアップロードして取引先を指定するだけで、承認依頼通知が送付されます。顧客は受け取ったURLから契約書を閲覧できるので、承認や締結までをワンストップで行えます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
無料トライアル版	なし	無料
スタンダード版	なし	10,000円（120,000円/年）

• 契約締結に関する工数を大幅に削減
• ペーパーレス化でコストも削減
• AWSサーバーでの保管や暗号化通信で安全に管理

ジンジャーサインは、契約業務をWebにて一元管理できる電子契約システムです。契約書のアップロードや入力項目の設定、依頼内容の送信、必要事項の入力、の4ステップで契約が完了します。契約書のデータは、AWSサーバーへ保管され、自動でのバックアップと暗号化通信によって、データを安全に管理。通信内容の改ざんや漏えいを防ぎます。

料金表

プラン名	初期費用	月額料金（税抜）
ライトプラン	50,000円	8,700円
ベーシックプラン	100,000円	30,000円
ベーシックプラン	300,000円	50,000円

※書類送信費用は、1件200円（全プラン共通）

アカウント数・書類送信件数無制限（全プラン）

• 国内シェアNo.1の電子認証局と直接連携
• 電子署名と電子サインを併用した契約締結
• 電子帳簿保存法に標準対応

電子印鑑GMOサインは、導入実績1,000社以上の実績を誇る電子署名と電子サインを併用した契約締結ができる電子契約システムです。

全世界で2500万枚の発行実績を誇り、政府機関や大手企業でも利用されているGlobalSignの発行システムと直接連携です。電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用可能。税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
お試しフリー	なし	無料
契約印＆実印プラン（立会人型＆当事者型）	なし	8,800円（税抜）

• 電子署名法･電帳法対応に完全準拠
• 契約相手先はログイン不要
• 認印相当の簡易署名が使い放題

paperlogicは、経理・総務・法務の法定保存文書を電子化する電子契約システムです。無制限で利用できるタイムスタンプ機能のような、電子認証基盤がすべて組み込まれているため、法令対応が1つのサービスで完結します。

契約相手先がサービスを使用していない場合も、ゲストとして登録することで無料で利用できます。電子証明書の有無を署名者ごとに選択でき、証明書なしの簡易署名は数の制限なく好きなだけ使えます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
50GB（5ユーザーまで）	なし	20,000円
100GB（10ユーザーまで）	なし	35,000円
150GB（15ユーザーまで）	なし	50,000円
200GB（20ユーザーまで）	なし	65,000円

ほかプランは公式サイトを参照してください。

• 電子契約と書面契約を一元管理
• 認定事業者によるタイムスタンプ
• さまざまなシステムと連携可能

WAN-Signは、4,000社^※の機密書類の管理実績を誇る電子契約システムです。従来の書面契約もPDF形式で電子化され、電子契約とあわせて一元管理できます。政府機関や多数の大手企業でも利用されているGMOグローバルサインと直接連携しており、電子認証局の基準を満たした証明書を使用しているため、安心して電子契約を利用できます。

メール認証による本人確認もでき、電子契約に慣れていない取引先からも負担なく署名をもらえます。さまざまなワークフローやCRM、基幹システムとAPI連携ができるため、契約関連の業務効率化が期待できます。

料金表

要問い合わせ

※出典：ワンビシアーカイブズ「WAN-Sign」（2022年2月17日閲覧）

• 認定事業者によるタイムスタンプ
• 金融機関と同等の厳重な本人確認
• 印紙税をはじめとしたコストと労力の削減

リーテックスデジタル契約®は、国内トップクラスの安全性を誇る電子契約サービスです。本人確認は国が指定する電子債権記録機関である、Tranzax電子債権株式会社と連携しています。犯罪収益移転防止法に準拠し、厳しい本人確認を実施するため、反社会的勢力が取引関係に介入するのを未然に防ぎます。

契約書の改ざんを防止するためのタイムスタンプも、日本データ通信協会の認定する株式会社サイバーリンクスを利用。信頼性の高い本人確認とタイムスタンプにより、安全な契約が行えます。また契約書の発行数でプランを選べるので、無駄なコストを削減できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
エントリー	無料	無料
スタンダード	なし	10,000円（税別）
スタンダードプラス	なし	30,000円（税別）
プレミアム	なし	100,000円（税別）
エンタープライズ	要問い合わせ	要問い合わせ

• AIが契約書を自動レビュー
• 契約書をデータベース化
• 専門弁護士監修の法改正に対応した雛形つき

リチェックは、法務担当者が少ない企業をサポートするクラウド型契約書レビューサービスです。契約書を数秒で読み込み、リスク判定や弁護士監修の条文解説を付けたり、英文契約書を機械翻訳したりできます。契約書はデータベース化され、使えば使うほど「自社ノウハウ」として蓄積されていきます。また、専門弁護士が監修した雛形が備わっており、法改正にも適宜対応していきます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
基本プラン（和文のみ）	160,000円	20,000円
英文対応プラン（和文・英文対応）	160,000円	30,000円
契約書翻訳Wordアドイン	なし	10,000円

• 法務ドキュメントのやりとりを効率化
• 契約書の雛形や社内規定・規則の管理にも最適
• 専門家のによるリーガルコメントもドキュメントと一緒に保存

Hubbleは、法務ドキュメントのやりとりに最適化した電子契約システムです。契約書を一度アップロードすれば、Hubble内でコミュニケーションを取りながら法務確認ができるので、社内全体での法務ドキュメントのやり取りが円滑に行えます。

過去の変更履歴もバージョンごとに詳細に保存し、ドキュメントの作成過程を可視化できます。そのためいつでも必要な情報に労せず契約書へのアプローチが可能です。ドキュメントと一緒にコメントも保存ができる機能を活かし、専門家のリーガルコメントを一括管理することで法務ノウハウの社内共有に活用できます。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
フリープラン	なし	無料
チームプラン	なし	80,000円
プロフェッショナルプラン	なし	150,000円
エンタープライズプラン	要問い合わせ	要問い合わせ

クラウド契約書管理サービス3選

続いて、電子契約機能は持たないものの、その分充実した機能を持つ契約書管理に特化したクラウドサービスを紹介します。

• 紙の契約書の送付や受領、データ化などを代行
• 契約内容や契約期限などで検索、確認可能
• 専任コンサルタントの導入、定着をサポート

Contract Oneは、契約書をデータベース化し、オンライン管理を支援するサービスです。紙の契約書の製本や受領、送付などのアナログ作業を代行し、データベース化してくれます。

書類は契約期間や契約進捗などの必要な軸で検索でき、対応・確認漏れ防止に役立ちます。契約書業務の棚卸しや業務フロー改善のサポート付きです。

料金表

プラン名	初期費用	月額費用
-	要問い合わせ	10万円〜

※契約書の取り込み数などに応じて月額費用が変動

• 契約書作成から共有、管理をオンラインで
• 過去文書やひな形を活用して文書を作成
• クラウドサインとの連携で契約も可能に

LAWGUEは、法務分野の文書作成を効率化するサービスです。編集作業やコメントはLAWGUE上にて可能。Wordやメールでのやりとりによる工数を削減します。

独自技術により条番号のずれや表記揺れ、類似条項の検索など文書作成にかかる時間を短縮しつつチェックの精度を高めます。クラウドサインとの連携で、オンラインにて契約を締結可能です。

• 契約書のスキャンやデータ入力を代行
• 柔軟な検索・参照で契約書を管理
• 契約書の有効期限管理を効率化

クラウドサイン SCANは、紙の契約書をデータ管理する際に問題になる、契約書のデータ化や入力作業を代行し、CLOUDSIGNでの有効期限管理や柔軟な検索・参照を含む、一元管理によるすべての契約書管理を実現するサービスです。

これによって手間をかけずに効率的な契約書管理が可能となり、業務効率化と管理コストの削減が期待できます。スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも行っています。

【番外編】電子契約導入代行サービス

• 導入前のヒアリングで安心して使える
• 準備や設定を代行しすぐに使える環境を構築
• 専用コンサルタントによる使い方指導や運用サポートが充実

DD-CONNECTは、電子契約サービス「CONTRACTHUB」の導入から運用までをサポートする電子契約導入代行サービスです。サービスの導入準備や設定など運営維持のために必要な煩わしい業務を代行してくれるため、導入に関する作業や工数がかかりません。

導入後は、導入企業や相手先からの電話やチャットによる問い合わせに対応し、使い方の指導も実施します。そのほか契約書以外に、請求書や見積書などさまざまな文書で利用でき、オプションで設定変更やマスタの登録の代行も利用できます。

契約書管理をクラウドサービスで合理化

契約書の管理は、事業拡大に伴って増加を続け、内容確認や変更などで継続的に活用しなければならないため、多くの企業にとって頭を悩ませる問題だといえるでしょう。なぜなら、個別に有効期限や内容の異なる契約書は、関係者間で情報共有するのが難しく、保管方法や管理が曖昧なために原本の所在がわからなくなりがちだからです。

これを解決するのが、データ化された契約書を一元管理し、共有化された情報を素早く検索できるクラウド契約書管理サービスです。この記事では、契約書管理をクラウドサービスで合理化する手法を解説し、メリットの大きいクラウド電子契約サービス、クラウド契約書管理サービスを厳選して紹介します。

ビジネス文書にはライフサイクルがある

契約書に限らず、企業活動で作成される多くのビジネス文書には保存期間が定められており、期間に応じたライフサイクルがあります。具体的な文書ライフサイクルは次のようなものです。

• 作成・発生：契約書の作成または取引先からの受け取り
• 活用：契約にもとづいた商談、内容変更などで活用
• 保管：定期的に活用する文書を保管
• 保存：活用しなくなった文書を期限まで保存
• 破棄：保存期間を過ぎた文書を処分

契約書の保存期間は7年間が目安となっており、個別の契約書がライフサイクルのどのステージにあるかを明確にしておくと、管理が行いやすいといえるでしょう。

個別の有効期限がある契約書

契約書は領収書のようなものと異なり、個別の売買契約といったものを締結するため、有効期限も統一されたものにはなりづらいのが現状です。加えて、有効期限を迎えて契約を更新する際も、新たな契約を締結するか、覚書を差し込むかによって文書保存期間の基準が変わります。

また、一般的な債権としての契約履行義務が10年となっていることから、これを契約書の保存期間とする企業も多く、管理をより複雑なものとしているとも考えられます。これらの理由から、契約書管理は有効期限や契約更新に伴った保存期間をもとにして、ライフサイクル管理を行うのが適切だといえます。

契約書管理を効率化するには

このように、個別の契約書ごとに有効期限や内容が異なることから、管理は煩雑なものとなりがちであり、活用に多くの手間と時間を要しながらも、なかなか改善に着手できないのが現状でしょう。

こうした諸問題を解決して業務効率化を実現するのが、クラウド契約書管理サービスです。

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契約書管理についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。合わせてご参照ください。

契約書管理をさらに効率化する「電子契約」

このように、紙の契約書をデータ化するクラウド契約書管理サービスは、契約書を効率的に活用するソリューションです。

しかし、過去に締結された案件はともかく、今後も紙の契約書を継続利用するならば、新たな契約のたびにスキャンが必要になり、原本も保管する必要があります。これを解決するのが電子契約サービスの併用です。

電子契約サービスとは

電子契約サービスとは、紙の契約書で締結されていた契約プロセスを、PDFをもちいて電子契約書に置き換えたものです。

電子契約の具体的な仕組みは、作成した契約書をPDF化する際に、電子署名とタイムスタンプを生成して埋め込み相手方に送付、これを確認した相手方が、同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了するというものです。

電子契約サービスのメリット

電子契約機能を持つ契約書管理サービスの採用によって、従来からの契約書管理が容易になるのはもちろん、今後の契約で紙を利用する必要もなくなります。また、収入印紙が不要になる、郵送代や印刷代が不要になる、人的リソースを削減できるといったコスト削減も実現します。

下記は従来の契約書と電子契約書を比較した表です。

	従来の契約書	電子契約書
媒体	印刷された紙	PDFなどの電子データ
署名	署名、押印	電子署名・タイムスタンプ
印紙	必要	必要なし
受け渡し	原本の郵送、持参など	インターネットでの電子データ受け渡し
保管方法	倉庫、書庫などで物理的に原本を保管	自社サーバー、外部データセンターでの保管・管理

なによりも電子契約書の大きなメリットは、契約プロセス簡略化が契約締結のスピードアップを促し、企業の生産性と競争力アップを実現できることではないでしょうか。

ボクシルおすすめ電子契約システム 【Sponsored】

※1：有償プランでの導入企業数となる電子契約ツールの市場占有率（数量）富士キメラ総研調査　2021年8月時点

※2：株式会社富士キメラ総研「ソフトウェアビジネス新市場2021年版」（電子契約ツール、2020年度実績）による

※3：電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるヒアリング及びアンケート調査による。国内事業者から国内事業者（企業または個人）に対する電子契約送信とする

※4：電子契約総合研究所調べ。調査方法は外部調査機関によるアンケート調査による

ニーズにあわせた契約書管理で業務効率化

契約書といっても、業種や業態、扱っている製品やサービスなどによって、形式もさまざまであり、適切な管理方法もさまざまです。いずれにしても契約書を原本のまま現物管理するには困難がつきまといますし、情報漏えいのリスクも懸念材料です。

そこで契約書管理をクラウド上で行うことにより、こうした煩雑な管理業務を効率化し、重要文書である契約書のセキュリティを担保しながら柔軟な活用が実現できます。

この機会に、自社のニーズにあったサービスを見極め、契約書管理の改善を行いましょう。

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電子契約に関してはこちらの記事で詳しく紹介しています。合わせてご参照ください。

ボクシルとは

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