ContractS CLMの評判・口コミ

今までは契約書を紙ベースで管理していたため他部署が契約を結んでいるなどわからずに２重に契約を結ぶといったリスクがあった。 CONTRACTSは全社での契約状況がわかるのでそういったリスクを回避できた。

書類に不備があっても電子上ですぐに確認して修正ができるので再提出する必要がなく便利です。即時クラウド上にデータが反映されて郵送などのタイムラグがないので心理的にも安心です。書類の紛失などのリスクもないです。以前は大体専任のスタッフを十人ほど配置して二週間ほどかけて雇用契約を行なっていましたが、現在では専任ではないスタッフ数人で対応しており、大幅な効率化が達成されました。

FAXや書類の郵送などで対応していた頃に比べると、大体契約時間が一週間から最短で即日の締結にまで短縮されました。また契約書を作成する際にツール内にあらかじめ登録しておいたテンプレートを使用できるので、スピーディーですし、書式も統一されて確認の際などに見やすいですね。

採用拠点が大阪と名古屋にあり、各拠点で紙の契約を管理していると本社で契約内容の確認をすぐにできない、本社に契約書を送る際に紛失のリスクがあるなど問題が多かったです。現在では電子のクラウド上で管理ができており、紛失のリスクはないですし、確認もスムーズです。また事前に内定者に契約書のURLをメールで送るので、準備がしっかりとできると好評ですね。

以前はお客様からの契約書の確認において膨大な量の紙やPDFファイルの中から探すので大変でした。形式や書式がバラバラで属人的に管理していたので、探したけれど見つからないなどのトラブルも起きており、後日折り返して連絡するなど非効率的な対応となっていました。現在はデータの共有が非常に簡単で、問い合わせの際はわざわざPDFにする必要もなく、メールなどで契約データを送信すれば良いだけなので非常にスピーディーです。

契約書内の希望の項目を抜き出してCSV化し自動で書き出して、他のデータベースに簡単にデータを移行できるので時短に繋がっています。契約書を確認する際に以前は添付ファイルが必要でしたが、現在では社内のチャットツールなどでURLをやり取りすれば良いので楽ですね。

契約時に生まれる合意から締結までのタイムラグを解消することで、ビジネスに好影響があると思ったのでContractS CLMを導入しました。合意から締結までのプロセスを大幅に短縮できたので、導入前とは比べ物にならないくらいスピーディーに締結できるようになりました。締結がスピーディーになったおかげで経営判断を下す時も迷いがありません。

従来は契約業務と契約に関わる実際の作業を別々に管理していました。このサービスを導入したことにより、契約業務と作業のタスク管理が一元化でき、契約内容との摺り合わせや作業の進捗状況のチェックが簡単に行えるようになりました。またWord編集機能があるので、さまざまな契約書に対応できる点も大きなメリットです。

契約締結までのプロセスには、様々な人がかかわりコミュニケーションの手段もばらばらのため情報が点在し、案件がスタックした際原因を特定して解決するのに時間がかかっていました。具体的には、様々な社内の部署からチャットや口頭で法務相談が行われ、外部弁護士とのコミュニケーションは電話やメールといった形で一連のプロセスの情報が分断されていました。更に、事業規模の拡大に伴い法務案件は増える一方で、案件のプロセス管理が行えないことによる契約締結の遅れが課題となっていました。 Holmes上で全てのコミュニケーションを行うことにより、全ての案件プロセス管理が可能になり契約の速やかな締結を実現することができました。

ダッシュボードにてタスクの管理ができるため、契約締結までのプロセスが把握しやすくなりました。 また、契約書の作成・事前確認から稟議承認、締結完了まで一つのシステムで完結するため、多くのシステムをまたぐことなくスムーズに進めることができるようになったことが非常に大きな利点であると思います。

ホームズクラウド導入前は、契約書審査状況、締結、更新管理等をスプレッドシートで行い、社内外とのやり取りはSlackやメール、承認はワークフローシステムを用いる等、プロセスが煩雑となっており法務担当者の管理工数が多くかかっていました。本システムの導入により、相談→取引先との交渉→承認申請→締結依頼→締結・保管→更新管理のプロセスが一本化され全社の契約業務に係る生産性向上に寄与しております。

以前まで弊社ではメールにて契約書の社内確認等行っておりましたが、メールでのやりとりで発生する些末な問題は確実にコア業務を圧迫しておりました。属人的でもあった契約実務のフローにも課題を感じていたところ、ホームズクラウドを使用することで一気に解決することができました。タスクの明確化、契約書と紐づくやりとり（コメント機能）、過去契約まで遡ってリンクできることに大変魅力を感じております。

導入前は、契約書をエクセルで管理・やり取りはメール等で行っておりましたが、手作業による管理が必要となり、記載漏れなどのリスクがありました。ホームズクラウドを利用するにより、情報集約ができ、手作業がなくなり、負担削減に繋がりました。

導入前は、契約レビューに関するやり取りはメール等で行っており、手作業で管理する必要があったため、漏れたり、間違ったりするリスクがありました。導入後は、残したいやり取りを直接ホームズクラウド上で行うことで、それらのリスクがなくなりました。 また、それらのやり取りと完成した契約書も紐づいているので、作成経緯がすぐにわかります。