契約書管理とは？問題点・項目を解説 - おすすめクラウドサービスも紹介

すべての取引は契約書によって成り立っていると言ってもよいくらい、企業運営においてはさまざまな契約書が発生します。監査プロセスで、アトランダムに選ばれた契約書の提示を求められてあたふた探し回ったり、契約書の期限が切れているのに気が付かずビジネスチャンスを失ったりしていることはありませんか？契約書の管理上の問題点と、それを解決するオススメのソフトを紹介します。

契約書管理とは

契約書管理とは個人、もしくは企業が保管している契約書を決められたルールのもとに管理することを言います。また、契約書を適切に管理することで、リスクマネジメントと業務の効率化が可能です。契約書管理については主に次の3要素で構成されます。

契約書の期限管理

ほとんどの契約書には契約期限が設けられており、それを過ぎてしまうと自動的に更新されるか、もしくは契約を解除されてしまいます。必要に応じた行動を取るためにも契約書の期限はしっかりと管理する必要があります。

契約書へのアクセス制限

契約書によっては閲覧できる人を制限するべきものも存在します。場合によっては契約書の持ち出しや戻し忘れによる紛失から情報漏えいにつながる恐れがあるため、社員が関連する契約書にのみアクセス可能といった制限を設ける必要があります。

契約書情報の共有

各部署や個人が契約書をバラバラに管理してしまうと、必要なときに情報を共有できないという陥ってしまうことになりがちです。そのような事態を避けるためにも、契約書の情報を担当者同士で共有するのが大事になります。

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契約書管理については次の記事でも紹介しているので、合わせてご覧ください。

契約書管理における問題点

契約書には、売買契約書やサービス委託契約書、代理店契約書、秘密保持契約書の他、ビルの賃貸契約書、請負業者との請負契約書、従業員との雇用契約書、合弁契約書、広告掲載契約書、ソフトウエアのライセンス契約書など、実にさまざまな契約書があります。これらを適切に管理するには、次のような問題に気をつける必要があります。

情報共有の問題

契約書のオリジナルは通常、営業といった関連部署もしくは、総務部や法務部が紙または電子化されたデータでファイルに保存しているのではないでしょうか。PDF化された契約書を、IT部が管理している場合もあるでしょう。さまざまな種類の契約書は通常、特定の部署だけでなく、他の部署とも共有すべき内容が含まれています。

たとえば営業が締結する売買契約には支払い条件をはじめ、経理や財務が必要とする条件や、デリバリー条件といったロジスティック部が必要とする条件も含まれています。日常業務において、ある契約書の内容をすぐ確認したい場面はよくありますが、そのような場合にファイルを管理している部署に行き、書庫やデジタル化されたデータベースを探してもらう作業は、手間なうえに時間もかかります。

また、ファイル管理者は通常契約書を「保管」するだけですから、期限切れの契約書の処分がおろそかになりがちです。

セキュリティの問題

契約書の中には、営業と経理のように複数の部署で共有するべき内容の契約書と、労働契約書のように社内であっても閲覧できる人物が限られているもの、また社外に流れてはならないものがあります。

契約書を電子化して単にデータベースとして保存している場合、閲覧だけでなく、印刷や内容の更新・編集が誰でもできるようになってしまいます。このような事態を防ぐためにも、アクセス権限を考慮する必要があります。閲覧可能な部署の中でも、更新や編集ができるのは管理職レベルのみといった、部署ごとのアクセス権限だけではなく階層にわけたアクセス権限の設定も必要ため、複雑な管理が必要です。

契約期間の管理問題

契約書には必ず、契約期間が規定されています。契約当事者からの通知がない限り自動更新されるものもありますが、「契約を更新したくない状況が生じた場合、契約終了1か月前に通知する」といった通知期限も設定されるケースが多く、この期限を逃すと契約が継続してしまいます。

取り扱う契約書数が多くなると、「そろそろ契約期限が切れるころだから確認しよう」という勘に頼る管理では対応できません。すべての契約期限や更新確認期限を把握するのは、手作業では困難でミスも生じます。

契約書の期限や更新日に対して、タイムリーに担当部署にアラートが出せることで、タイミングよくリピートオーダーをとったり、価格改定交渉につなげたりといった有益な利用ができます。

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契約書管理の課題については次の記事でも紹介しているので、合わせてご覧ください。

押さえておくべき管理項目

契約書管理におけるこうした課題は、エクセルで管理することは可能です。エクセルで、次の項目を網羅して検索機能もあわせた管理がオススメです。また常に更新して、ファイルを定期的にバックアップするのが大切です。

• 契約書の通し番号 後からでも検索しやすい番号を決め設定する。
• 契約日の定義決め 契約書作成日、送付日、署名日など、契約日の定義を設定する。
• 最終更新日 更新依頼日、更新署名日などの基準を設定する。
• 契約期限日 実際に契約が切れる期日と、更新通知期限とに分けて設定する。
• 保管場所 総務部、法務部といった保管場所を明記する。データ化している場合は、ファイルの保存場所とファイル名を明記する。
• 契約ステータス 承認の申請中、先方に送付済み、契約期間中、契約終了などのステータスにわけ、検索できるようにする。

契約書をスマートに管理できるクラウドサイン

「契約書」の作成や契約関連の各種手続きに役立つボクシルがおすすめするサービスを紹介します！

契約書締結と管理をクラウドで一元管理するクラウドサイン を紹介します。締結済みの契約書の管理だけであれば文書管理ソフトでも対応できますが、契約書の作成から締結までも、クラウドを使って効率的にサポートするソフトです。

クラウドサインは、これまでの紙で進めてきた契約書の作成から締結のための押印までの工程が、すべてオンライン上で完結可能です。契約書のテンプレートも豊富で、これまで契約作成に掛かっていた数日間を短縮し、契約のスピード締結が可能になります。

契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印といった作業を、わずか数分で完了できます。契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになります。

不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙費用の削減ができます。また、郵送に掛かっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。またWeb APIにより、自社ですでに使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムと合わせて管理体制を効率化できます。たとえば、サイボウズのソフト「kintone」に利用できる「クラウドサイン #MAKE」を使うと、kintoneに登録した情報を元に、帳票作成、契約書送信、締結した契約書の管理が可能です。

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
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クラウドサインと連携できる現場向けサービス

クラウドサインと連携することで、シームレスに申込書・契約書の電子契約締結が行えるサービスを紹介します。

• タブレットで記入した書類を自動でデータ化
• 手書き文字を自動認証し、転記作業ゼロへ
• クラウドサインと連携して、シームレスに電子契約締結

クラウドサインNOWは、店頭で取り交わす申込書や契約書を電子化。タブレットで記入した文字を自動でデータ化できる、対面契約型の電子契約サービスです。紙で収集していた申込書や契約書を電子化することで、事務作業の削減やコンプライアンスの強化につながります。手書き文字を高精度な認証機能によってデジタル文字に変換できるので、収集したデータをすぐに取り込めて店舗分析に活用できます。

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次の記事では、その他おすすめのサービスについて紹介しています。合わせてご参照ください。

契約書管理で業務の効率化を

契約書管理をすることで情報漏えいといったリスクを回避できたり、契約書を探したりする手間が省けるため業務の効率化を図れます。

契約書の管理に着手していない企業や、契約書管理に行き詰まってしまった企業も紹介したクラウドサインをはじめとした、契約書管理サービスを利用して業務の効率化を行いましょう。

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