契約書管理の課題とは？管理手法と効率化を実現するクラウドツールを紹介

契約書管理で抱えがちな4つの課題

長年にわたって手がつけられていなかった契約書管理を改善するには、多くの課題をクリアしなければなりません。企業が抱える契約書管理の課題とはどのようなものなのかを具体的に解説します。

• 契約書の情報共有を円滑にできない
• 契約書のアクセス制限ができていない
• 契約書の有効期限を管理できていない
• 契約書の検索性が悪い

契約書の情報共有を円滑にできない

契約書を管理する際に大きな課題となるのが、情報共有です。たとえば売買契約を行う場合、取引先との商談以外に契約内容の承認や決済手続きなども必要となります。その際、営業マンだけでなく総務部や経理部も関係してくるため、契約書のスムーズな共有が必要です。

共有がスムーズでないと、「いま契約書は誰の手に渡っているのか」「社内のどこにあるのか」などがわからなくなる可能性があります。このような事態を避けるためにも、契約書の情報を円滑にするための工夫が必要です。

契約書のアクセス制限ができていない

契約書の情報共有の設定がきちんと行われていない、すなわち適切なアクセス制御ができていないことも契約書管理の課題です。契約書が関係者以外の手に渡れば、たちまち情報漏えいリスクが高まってしまいます。

こうした事態を防ぐためにも、特定の契約に関係するスタッフが関連する契約書のみにアクセスできるなど、アクセス制御の方法を確立する必要があります。

契約書の有効期限を管理できていない

基本的に契約書には有効期限が設けられており、期限は取引先や契約内容によってさまざまです。契約書ごとに有効期限は異なるため、枚数が増えると管理工数も大きくなります。すべての契約書の期限を人力で把握・管理するのは、困難を極めるでしょう。

企業の多くは、担当者が有効期限を記憶またはメモし、適切なタイミングで対処するのが現状かもしれません。しかし、これでは増え続ける契約書への対応が行き詰まり、担当者の限界が訪れてしまいます。

新たな契約をはじめ、更新を行うべき契約や終了すべき契約など個別の契約書に対する判断を明確にし、更新時期を適切に把握して管理することが大切です。

契約書の検索性が悪い

多くの契約書を保管する中で、必要な情報にすぐにアクセスできないことも重要な課題です。検索しにくい、または探しにくい状態だと、何かトラブルが起きた際に契約書をすぐに見つけられなかったり、期限切れの書類を放置したりといったリスクにつながりかねません。

紙の契約書だと50音別や顧客別、契約条項などでファイリングし、整理するのが一般的です。しかしながら、紙の契約書の検索性を高めるのは工数が必要です。

契約書管理の課題を解決する方法

書庫や倉庫などで保管されている契約書を管理し、課題を解決して適切に運用していくにはいくつかの基本を押さえた手順を経る必要があります。

最初にすべきことは、契約書を管理すべき部署や担当者の決定です。決定された担当者が中心となり、管理手法を確立するのが一般的でしょう。

契約書管理の課題を解決するための、下記の方法について解説します。

• 契約書管理台帳を作成する
• 保管されている契約書の棚卸しと台帳登録を行う
• 契約書管理のルールを策定する
• 契約管理に特化したクラウドサービスを導入する

契約書管理台帳を作成する

最初に、契約書がどのような基本情報を持ち、どこで管理されているのかを把握するため、必要な情報をピックアップした契約書管理台帳を作成するのがおすすめです。

契約書には、有効期限のほかにも取引先との契約条件などが記載されています。契約書管理台帳に必要な情報としては、次のようなものが考えられるでしょう。

• 契約番号
• 契約名
• 契約書の種類
• 契約書締結先名
• 自社担当者
• 契約締結日
• 契約開始・終了日
• 自動更新の有無
• 原本保管場所

保管されている契約書の棚卸しと台帳登録を行う

台帳のフォーマットが確定したら、実際の契約書を個別に内容確認しつつ棚卸しを行い、管理台帳へ登録します。その際に保管場所が明確になるよう、優先すべき情報を基準とする保管方法も検討しておく必要があるでしょう。

商品の棚卸し同様、定期的に契約書の棚卸しを実施し、内容を含めた確認を行うことも重要です。

契約書管理のルールを策定する

契約書の管理方法がバラバラにならないよう、関連するメンバー全員で守るべき下記のようなルールを策定します。

• 契約書共有時にどのような承認ルートをたどるのか
• その方法をどうするか
• 廃棄する契約書はどのような基準を満たしたものとするか
• 廃棄方法をどうするか

契約管理に特化したクラウドサービスを導入する

台帳を作成したりルールを策定したりすることは大切ですが、契約書自体を紙から「クラウド」に移行すれば、承認ルート決めや管理台帳の作成などの課題や作業を解決できます。契約管理のクラウドサービスでは、さまざまな契約書を一元管理できるうえ、アクセス制限や有効期限のアラート設定も可能です。

契約内容の自動抽出機能が付いているサービスなら、Excelで発生しがちなヒューマンエラーも防げます。

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契約書管理を合理化するクラウドサービスのメリット

台帳を作成して契約書の棚卸しを行っても、紙の契約書をそのまま管理するのは合理的でないことが多いうえ、書類へのアクセス制御も困難です。同時に、情報共有や契約書期限の管理も充分な対策は難しいかもしれません。これでは完全に課題が解決されたとはいえません。

これらの課題や、物理的な紙の契約書管理の限界を効率的に解決するのが、クラウド契約書管理・電子契約サービスです。

電子契約書を一元管理できる

電子契約書とは、従来紙で作成されていた契約書をPDFをはじめとした電子データに変換したものです。近年利用が拡大しているクラウド電子契約サービスでは、保管されている契約書をデータ化することで、新たに作成される電子契約書も含めた一元的な管理が可能になります。

自社で紙の契約書をスキャンして管理するのはもちろん、面倒なスキャンから登録までの作業を代行するサービスも存在します。これを活用することで、契約書へのアクセス権を自在に設定したうえでの柔軟な検索と閲覧・共有が実現し、契約期限をメールで担当者に知らせることなども可能となります。

電子契約によるコスト削減効果

電子契約は、作成した契約書をPDF化する際に「電子署名」と「タイムスタンプ」を生成して、それを埋め込んで取引先に送付し、確認した取引先が同様に電子署名とタイムスタンプをPDFに埋め込み、返送することで契約が完了します。

電子契約を採用することで契約書管理が容易になるのはもちろん、収入印紙が不要になる、郵送代や印刷代が不要になる、人的リソースを削減できるといったコスト削減効果が期待できます。

	従来の契約書	電子契約書
媒体	印刷された紙	PDFのような電子データ
署名	署名、押印	電子署名・タイムスタンプ
印紙	必要	必要なし
受け渡し	原本の郵送、持参など	インターネットなどでの電子データ受け渡し
保管方法	倉庫、書庫などで物理的に原本を保管	自社サーバー、外部データセンターでの保管・管理

スピーディーな契約締結と業務効率化を実現

電子契約の仕組みには契約締結のプロセス簡略化効果があり、人的リソースの削減も期待できます。これによって業務効率化へ貢献するほか、プロセス簡略化が契約締結のスピードアップを促し、生産性と競争力の向上も実現するでしょう。

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※GMOグローバルサイン・ホールディングス「電子印鑑GMOサイン」（2024年9月19日閲覧）

契約書管理に関連したおすすめサービス

契約書管理の抱える課題を解決するだけでなく、コスト削減効果や業務効率化が期待できる、契約書管理サービスのなかでも、特におすすめできるサービスを厳選して紹介します。

• 世界中で年間60億件の取引がされる電子契約ツール
• メールアドレスとブラウザのみで契約締結ができる
• 日本のみならず世界基準でのコンプライアンス遵守

Adobe Acrobat Signは、アドビ株式会社が運営する電子契約ツールです。世界中の企業に幅広く利用されており、年間60億回以上の取引を支えています。

同ツールを使うことで、契約関連のさまざまなプロセスをデジタル化できます。契約はオンラインの電子サインで完結し、互いにメールアドレスとブラウザがあれば正式な契約を締結可能です。パソコンやスマートフォンがあれば、いつでもどこにいても契約や承認作業を行えるため、契約書業務の工数を大幅に削減できるでしょう。

電子サインは電子署名法における「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の法的要件を満たしています。本人認証についてはメールアドレスの認証に加え、ワンタイムパスコードによる2段階認証にも対応しているので安心して利用可能です。

コンプライアンス遵守では、日本国内をはじめHIPAAやFERPA、GLBAなど世界各地の業界特有の規制にも対応しています。MicrosoftやSalesforce、kintoneなどのビジネスツールとの連携も可能です。

• 契約書に法的・文法的な欠落がないかAIが自動判定してくれる
• 弁護士が監修しており法に沿った多数のひな型や書式を用意
• リーガルチェックによって契約書リスクを軽減したい企業におすすめ

LegalForceは、AIによる契約審査プラットフォームです。最先端の技術と弁護士の知見を組み合わせることで、不利な条文や欠落事項、抜け漏れがないかAIがチェックし、契約書リスクを洗い出してくれます。

弁護士が対応方針やサンプル条文、関連する法律情報を監修しているため、リスク箇所の見落としを最小限に抑えられます。契約書のひな形や書式を約300類型、400点以上搭載しており、法改正にも対応可能です。契約書の校正チェック機能も搭載されています。

契約書の内容が法的に正しいかどうかのリーガルチェックを行い、契約書リスクを最小限に抑えて公正な取引を徹底したい企業におすすめです。

• AIが契約書をデータ化し、管理台帳を作成してくれる
• OCRやデータベース、検索機能など便利な機能が充実している
• 企業の機密データを守るために強固なセキュリティ対策を施している

LegalForceキャビネは、AIを活用した契約管理システムです。あらゆる契約書をすばやくデータ化できるうえ、AIが契約情報を抽出し、管理台帳を作成してくれます。

その他にも書類の一括アップロード、テキストデータの自動生成（OCR）、契約書情報の自動抽出（データベース化）、契約書情報検索、全文検索など便利な機能を多数搭載しています。手間のかかる入力作業や書類を探す時間を大幅に削減可能です。

アクセス権限は「部署ごとに契約書管理を振り分ける」「特定の担当者しか閲覧できないようにする」など、所属組織やユーザーごとに設定可能です。細かくアクセス制御ができるため全社運用にもスムーズに対応できるでしょう。

システムのセキュリティも強固です。企業の機密データを守るために、第三者機関によるぜい弱性診断やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証の取得、セキュリティ専任者によ情報管理の徹底などを行っています。

• 契約や合意にかかわる時間的コストを大幅に削減できる
• 世界基準の厳しいセキュリティをクリアしている
• 数百ものエンタープライズソリューションと連携可能

Docusignは、世界180か国以上で利用されている電子署名サービスです。アメリカを拠点に世界中で展開されていることから、43言語の電子署名を利用できます。

アカウント作成後、文章をアップロードし、そのままオンライン上で署名・捺印を行えます。直接的に契約書を管理できるサービスではありませんが、署名や捺印業務を電子化することで、契約や合意にかかる時間的コストを大幅に削減可能です。

署名された文書は安全なクラウドに保存されます。世界基準の厳しいセキュリティ基準を満たしており、強力なデータ暗号化技術を採用しているため安全性も高いです。

30日間トライアルでは法人向けサービスも利用できるため、実際の使用感を試してから導入できます。またMicrosoft Office、Google G Suite、セールスフォースといった数百ものエンタープライズ・アプリケーションと連携可能です。

• 契約業務をオンラインで完結できる電子契約サービス
• 相手がサービスに加入していなくても契約締結が可能
• 契約書を含めた文書の一元管理機能も搭載している

クラウドサインは、契約作業をオンライン上で完結させるクラウド電子契約サービスです。NDA（秘密保持契約書）のような契約書や、毎月発生する取引先との受発注書のやりとりといった手続きを簡略化できます。

クラウドサインでは、相手側がサービスに加入していなくても契約締結が可能です。メールアドレスを持っていればすぐに利用でき、相手側は送られたリンクをクリックし、契約の確認・合意を行うだけで締結が完了します。2段階・2要素認証を行っているうえ、弁護士ドットコムが電子署名やタイムスタンプを行うため、セキュリティへの心配もありません。

契約締結業務だけでなく、書類の一元管理も可能です。紙の書類をスキャンしてPDF化するインポート機能、AIによる管理機能を搭載しています。雇用契約書や身元保証書をはじめ、入社書類も社内文書として電子化できるうえ、管理工数も削減可能です。月間3件までの契約を無料で利用できるフリープランも用意されています。

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。	紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です!	クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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• 電子署名は当事者型・立会人型・ハイブリッド型に対応
• 電子署名と電子サインを併用した契約締結もできる
• タイムスタンプ付与や他社サービスの署名文書も確認可能

電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングスが運営する電子契約サービスです。電子署名は「当事者型」「立会人型」「ハイブリッド型」に対応しており、シーンに応じた選択が可能です。

電子署名と電子サインを併用した契約締結もできるので、自社は電子署名で法適合性や署名権限を限定しつつ、相手方は電子サインで簡単に利用できます。税法上で要求される検索機能を標準で実装しており、締結済みの電子契約を紙に印刷することなくそのまま保存可能です。

電子署名の送信料も1件あたり110円なので、コストを抑えながら契約プロセスの効率化を実現できるでしょう。契約書の一元管理機能も搭載しており、紙の書類をスキャンしてPDF化し、クラウドに保管可能です。タイムスタンプの付与や他社サービスの署名文書も確認できます。

• ひな形DLやテンプレート登録で契約書作成スピードを加速
• AIレビュー機能で契約書のミスもすぐに発見できる
• ヘルプデスクやユーザーコミュニティサポートなど導入後の支援体制も充実

freeeサインは、契約書の作成から締結、管理までをワンストップで行える電子契約サービスです。ひな形のダウンロードやテンプレート登録によって契約書の作成スピードを上げたり、AIレビューによって契約書のミスを見つけられたりと、正確な契約書を効率的に作成できます。

締結後の契約はサービス上に一元管理され、アクセス権限の設定や期限漏れを防ぐリマインダー機能などによってリスクを抑えた管理を実現可能です。また、kintoneやSalesforceといった外部のCRMとも連携できます。料金は月額固定システムを採用しており、導入後もヘルプデスクやユーザーコミュニティといったサポートを受けられます。

• 書類保管・電子契約・請求書配信が1つにまとまったサービス
• 相手はURLから契約書を閲覧できる
• 国内に3社しかない総務大臣認定のタイムスタンプを発行可能

COMPACT INは、「書類保管」「電子契約」「請求書配信」が1つのサービスにまとめられた書類保管システムです。電子帳簿保存法に対応しています。

契約書はアップロードして取引先を指定するだけで、承認依頼通知の送付が可能です。相手は受け取ったURLから契約書を閲覧できるので、承認から締結までがブラウザ上で完結します。

また同サービスでは、国内に3社しかない総務大臣認定のタイムスタンプを発行可能です。シンプルな画面や操作性で使いやすく、実績も豊富なので、初めて契約書サービスを使う企業にはおすすめといえます。

• 電子署名法や電子帳簿保存法に準拠している
• ISMS取得や国内データセンターでの保管などセキュリティも強固
• GMOグローバルサインや各種システムなど連携機能が充実

WAN-Signは、WAN-Signは、株式会社ワンビシアーカイブズが運営する電子契約サービスです。電子署名法や電子帳簿保存法に準拠しているうえ、「当事者型」や「立会人型」などさまざまな署名に対応しています。

契約プロセスを効率化できるだけでなく、書類の一元管理も可能です。フォルダ単位でアクセス制限をかけたり、検索項目を柔軟にカスタマイズできたりと、便利な機能が豊富に揃います。ISMSやISOの認証取得や国産データセンターでの個人情報の保管、厳しい監視体制などセキュリティ面も万全です。

また、政府機関や多数の大手企業でも利用されているGMOグローバルサインとの直接連携をはじめ、ワークフローやCRM、基幹システムとのAPI連携など、連携機能が充実しています。

• AIが契約書の項目入力や台帳作成を行う
• 契約の期限や更新、終了もAIがアラート通知してくれる
• OCR機能や複数ファイルの一括取り込み機能も搭載

OPTiM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書のデータをAIが読み取り、入力や台帳作成なども自動で行います。AIによる自動入力では、タイトルや契約開始日、当事者名、取引金額、更新期間など、契約書のさまざまな項目を入力可能です。

有効期限もAIが把握し、期限が迫っている契約書や更新が必要な契約書はアラートで通知してくれます。契約終了時は、自動でリマインドしてくれ、通知のタイミングを任意で設定可能です。

他にも、紙の契約書をスキャンしてデータ化するOCR機能、複数ファイルの一括取り込みなど業務効率化につながる機能が豊富です。

• 電子契約や社内署名、税務関連書類の保存などが可能
• 契約相手がサービス未登録でも無料で利用できる
• 紙媒体と電子データの統合管理機能も搭載している

paperlogicは、ペーパーロジック株式会社が運営する電子契約サービスです。契約書の電子契約から取締役会議事録の社内署名、税務関連書類の法的保存など契約をスムーズに進める機能が豊富に揃っています。

注文書や請求書、領収書の発行者証明、送信もオンライン上で可能です。当事者双方はもちろん、3者以上での契約締結にも対応しています。契約相手先がサービスを使用していない場合でも、ゲストとして登録するだけで無料利用が可能です。

契約締結だけでなく、紙と電子の統合管理機能も搭載しており、スキャンで書類データを取り込んでPDF化させ、クラウドにて統合管理が可能です。料金は、電子署名やタイムスタンプが使い放題の固定システムを採用しています。

• 弁護士が作成した契約書テンプレートを自由に編集可能
• 書類の変更履歴や担当者情報も見える化される
• 契約書は押印承認を受けたものだけ締結できる

ContractS CLMは、契約書の作成やレビュー、承認、更新、管理など契約サイクルを完結できるサービスです。契約書は弁護士が作成したテンプレートをもとに契約書を作成でき、企業にあわせて柔軟にワークフローを変更できます。

書類の変更履歴や担当者情報などを見える化することで時間的なロスを削減可能です。すべての書類をプラットフォームで一元管理できるうえ、アクセス権限も設定可能なため、業務効率アップとセキュリティ保持を実現できます。契約書は押印承認を受けたものだけを締結可能です。

• テンプレートで効率的に書類を作成できる
• ドキュメントのやりとりを80%時短できた事例もある
• SlackやZoom、Microsoft365とも連携可能

Dropbox Signは、クラウドストレージの大手であるDropbox社が運営する電子契約サービスです。豊富に揃ったテンプレートを活用することで、契約書や同意書などを効率的に作成できます。署名機能はモバイル対応しているためスマートフォンでも簡単に契約締結が可能です。

署名に関するプロセスがオンラインで完結するため、ドキュメントのやり取りを最大80％も時間短縮できた事例^※もあります。SlackやZoom、Microsoft365など各種ビジネスツールとの連携も可能です。

※ボクシル掲載資料参照（2024年3月閲覧）

• クラウドサインでの契約書スキャンやデータインポート作業を代行
• 操作性に優れた検索機能によって契約データをすぐに閲覧できる
• スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも提供（別料金）

クラウドサイン SCANは、弁護士ドットコム株式会社が運営する契約プラットフォームです。電子契約サービス「クラウドサイン」の姉妹サービスで、クラウドサインで行った書類情報の入力やデータのインポート業務などを代行してくれます。

紙を電子化する手間を削減できるうえ、データに取り込んだ契約書は、使いやすい検索機能によってすぐに確認できます。契約の更新日や終了日を知らせてくれるアラート機能も利用可能です。別料金ですが、スキャンした紙の契約書を倉庫で預かるサービスも提供しています。

• シンプルな管理画面や検索窓で見たい情報をすぐに表示
• 書類の作成プロセスや修正履歴も可視化できる
• システム導入時は専任担当者が伴走してくれる

LAWGUEは、契約や規程、開示などビジネスシーンで多用される書類の管理を効率化できるクラウドドキュメントワークスペースです。検索性に優れており、シンプルな管理画面や検索窓によって見たい情報を即座に表示可能です。

書類の作成プロセスや修正履歴も可視化されるため、「誰が」「なぜ」といった、書類情報のブラックボックス化を解消できます。システム導入時は、専任の担当者が伴走してくれるため、初めての企業でも安心といえるでしょう。クラウドサインとの連携による契約締結も可能です。

• 建設業界に特化した電子契約サービス
• 導入前にコンサルティングや説明会を行ってからシステム構築に移る
• 導入企業も社風やカラーにあわせた帳票作成やシステム構築が可能

DD-CONNECTは、建設業界に特化した電子契約サービスです。建設工事に関する契約書をはじめ電見積書や請求書、図面などをデータ化できます。

サポート体制が充実しており、導入前のコンサルティングや業者向けの説明会などを行ったうえでシステム構築に移ります。システム構築では、導入企業の社風・カラーにあわせた帳票作成や基幹システムとのデータ連携など、企業にあわせた形で構築を進めてくれます。

契約書管理サービスの選び方

契約書管理サービスによって特徴や機能は異なります。失敗しない契約書管理サービスの選び方を紹介します。

契約書と台帳を一元管理できるか

契約書と、契約書をわかりやすくまとめた「台帳」を一元管理できるかは重要なポイントです。一元管理ができるサービスなら、目的の契約書を台帳から探し出し、すぐに閲覧できます。契約書を探す手間を大幅に削減できるため、業務効率化につながります。

紙媒体のスキャン機能があるか

契約書を紙媒体からサービスに移管する際のスキャン機能があるかどうかも確認しておきましょう。紙をスキャンして電子データに取り込めれば、業務効率化されるうえ、入力ミス防止が可能です。サービスによっては、スキャンした内容をAIが認識し、台帳に自動登録できるものもあります。

データの紐付け機能があるか

契約書にまつわる営業資料や、その契約に派生した契約書など、契約に関するさまざまなデータの紐付け機能があるかも重要なポイントです。1つの契約書の関連情報を紐づけることで、重要情報の見落としや対応漏れを防止できます。

デジタルの付箋をつける「タグ付け」ができるサービスもあり、うまく活用することで入力ミスの削減、業務効率化につながるでしょう。

契約期限・契約更新のアラート機能があるか

契約書には有効期限があり、枚数が増えると管理が大変になります。そこで、契約書管理サービスにあるとうれしいのが「アラート機能」です。この機能では、契約書の有効期限や契約更新のタイミングになったら、アラートで通知してくれます。

サービスによっては、契約書に担当者を設定し、「誰に通知するか」まで設定できるものもあります。契約の期限切れや必要のない契約書を更新するミスがなくなるため、無駄なく契約書業務を進められるでしょう。

アクセス権限を設定できるか

契約書のセキュリティを保つためにも、アクセス権限の設定機能があるかも確認しておきましょう。アクセス権限とは、特定の人物にアクセス権限を付与できる機能です。関係者以外にアクセスできなよう設定することでセキュリティを守ります。

さらにセキュリティを高めるなら、文書やフォルダ、部署、チームごとなど柔軟にアクセス権限を設定できるサービスがおすすめです。

契約書管理サービスで業務を合理化

契約書も含めて、紙媒体での文書管理ではどのような工夫を施しても物理的な限界があります。これを補完するのがデジタルテクノロジーであり、契約書業務を効率化できるのがクラウド契約書管理サービスです。

もちろん、紙媒体の文書管理ノウハウはクラウドサービスにも生かされ、両者を併用することで合理的に業務を遂行できるでしょう。

契約書の管理に着手していなかった企業はもちろん、さまざまな試行錯誤をしながらも契約書管理に行き詰まってしまった企業にこそ、クラウド契約書管理サービスが有用なのではないでしょうか。

BOXILとは

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