文書管理システム比較クラウド37選！契約書、マニュアルなど種類別の活用方法

文書管理システムでは、上記のような課題を解決できるメリットがあり、近年では導入する企業が増えています。しかし、文書管理システムは製品ごとに機能や特徴が異なり、検討するだけでも一手間です。

本記事では、文書管理システムの選び方やおすすめサービスを紹介しているので、ぜひ導入検討する際の参考にしてください。本記事で紹介しているサービスの料金や機能詳細は、無料でダウンロードできるサービス資料で確認できます。

文書管理システムとは

文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことです。とくに、重要文書の管理を目的に行われます。

そして文書管理システムとは、文書をデータ化し、コンピュータ上で効率よく管理することを目的としたシステムです。紙で保存すると膨大になる書類をデータで管理することで、印刷コストを削減できます。

ECMとの違い

文書管理システムに類似したシステムに、ECM（Enterprice contents management）と呼ばれるシステムがあります。文書管理システムが文書だけを管理するのに対し、ECMは文書に加え画像や動画など社内のコンテンツを包括的に管理するものです。

そのため、ECMには文書管理システム同様の機能がほぼ含まれており、文書のデジタル化や整理はもちろん、文書検索機能も実装しています。

ECMにおいて特徴的なのは、ワークフロー機能とライフサイクル管理機能でしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では文書作成の際の承認作業を自動化することにより、承認作業にかかっていた手間を効率化させるだけでなく、「誰が？」「いつ？」承認したかを明確にすることで責任の所在をはっきりとさせることも可能です。

ワークフローについてはこちらの記事をご覧ください。

ライフサイクル管理機能

ライフサイクル管理機能では、文書作成時に破棄時期を設定することで文書のライフサイクルを管理します。不要な文書の保管を避け、ストレージリソースを常に最適に保ちます。ワークフロー機能やライフサイクル管理機能は文書管理システムには見られない機能であり、より高度な情報管理にはECMシステムを求める場合が多いようです。

文書管理システムのタイプ

文書管理システムにはさまざまな機能があり、利用する目的や用途に応じて、主に次のタイプに分けられます。

• 社内文書 × 保管型
• 社内文書 × 作成・共有型
• 契約書 × 保管型
• 契約書 × 作成・共有型
• 社内外保管型

社内文書 × 保管型

社内文書 × 保管型は、社内文書を保管する目的での利用に向いているタイプのシステムです。

文書管理に特化した機能が搭載されており、社内規定・報告書やレポート・稟議書といった社内文書をシステム上で一元管理が可能です。

また、文書をツリー型で管理できるほか、全文検索やタグ機能などが搭載されているため、必要な文書をスピーディーに見つけられる特徴があります。

さらに、文書ごとにアクセス権の設定や暗号化ができるシステムなら、重要文書も安心して管理できるでしょう。社内で情報共有がスムーズかつ安全に行えるようになり、業務の効率化につながります。

社内文書 × 作成・共有型

社内でナレッジを共有するための社内文書作成を効率化できるタイプのシステムです。

リアルタイムで共同編集可能な文書作成機能があるため、チームで業務マニュアルを作成したり、ナレッジをマニュアル化して共有したりする場面での利用に向いています。

文書作成の他にも、チャット機能が搭載されている場合もあり、文書にコメントやフィードバックが容易に行えるため、文書の作成からチームでの情報共有やコミュニケーションまでを効率化できるでしょう。

社内の有益な知識や情報を組織で共有し、ノウハウや業務の属人化の解消につながります。

契約書 × 保管型

契約書の台帳管理や更新管理の効率化が可能なシステムです。

企業にとって重要な書類である契約書管理は、適切に行わなければいけません。たとえば、契約期限や更新日の管理が適切にできていなければ、更新・解約といった契約の見直しができずに不要な支払いや損失を発生させる可能性があります。

そのため、契約書管理においては、契約の更新期限を適切に把握する必要があり、厳格な運用が求められます。

文書管理システムには、契約期限を通知する機能があり、システムの導入により契約書管理を効率よく適切に管理が可能です。

たとえば、契約書の更新期限が近づくと自動で担当者にアラートメールを送信する機能があれば、更新漏れの防止につながります。契約書の数が増え、更新期限の管理が難しくなった場合に導入すると便利です。

契約書 × 作成・共有型

契約書 × 作成・共有型は、電子契約書の作成を効率化できるタイプのシステムです。

契約書の作成においては、取引先との間で文書をやり取りする必要があります。文書管理システムを導入すると、ワークフロー機能で申請や承認作業をクラウド上で完結させられるため、やり取りの効率化が可能です。

テンプレートを利用してスピーディーに契約書を作成できたり、承認依頼の通知機能を受け取ったり、外出先から承認ができたりと、契約書作成から契約締結までのフローを効率化できます。紙やExcelベースで契約書の作成を行っている場合には、システムの導入で大きく効率や生産性をアップできるでしょう。

社内外保管型

クラウド型のファイル共有サービスを用いて、社内外の関係者との文書共有を行えるタイプのシステムです。データは文書だけではなく、画像や動画、アプリケーションなども共有できます。

社外のプロジェクトメンバーや取引先とのデータ共有だけでなく、モバイル端末を利用して自宅から社内データへのアクセスを安全に行えます。クラウドストレージには、アクセス権の設定をはじめ、多くの場合強固なセキュリティが施されているため、社外からも安全にアクセスが可能です。

クラウド型のファイル共有システムの導入により、テレワークでの利用や営業担当者の社外からの利用などにも、情報共有がしやすくなるでしょう。

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 文書管理システムの導入目的を確認する
• 文書管理システムの機能を確認する
• 文書管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 文書管理システムの料金・価格相場を確認する

文書管理システムの導入目的を確認する

文書管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
社内の文書を適切に管理し、必要なときにすぐ共有できる環境を整えたい	さまざまな文書において、細かなアクセス権限の設定ができる文書保管型のシステムがおすすめ
社内の文書を作成・共有して、作業の効率化やコミュニケーションの活性化を図りたい	社内文書の作成から共有までを行えるシステムがおすすめ
契約書の厳格な管理・運用を行いたい	契約書の保管や更新業務に特化したシステムがおすすめ
契約書の作成をスムーズに行い契約まわりの業務を効率化したい	契約書の作成から行えるテンプレート機能や、管理機能を備えたシステムがおすすめ
社内だけでなく社外関係者にも文書を共有したい	オンラインストレージで文書のほかに、動画や画像などを共有できるシステムがおすすめ

文書管理システムの機能を確認する

文書管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
保存	文書を保管・保存する機能
検索・閲覧	管理している文書を検索して閲覧できる機能
編集	保存してある文書の編集ができる機能
情報共有	文書の編集・改正したときに通知できる機能
権限設定	役職や部署ごとでの閲覧・編集の権限設定機能
ワークフロー	承認ワークフローの設定ができる機能
データ移行・印刷	データの移行や出力、印刷ができる機能
ファイル・動画共有	ファイルや動画を共有できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
テンプレート	あらかじめ用意されているテンプレートを利用して書類を作成できる機能
コメント・メール通知	契約書のやり取りにコメントを残せたり、通知を受けられたりする機能
リマインド	任意の日付を設定し更新前になるとお知らせする機能
レポート	アクセスの多い書類や貢献している書類をレポート化する機能

書類作成から管理までをよりスムーズに行いたい場合にはテンプレート機能やリマインド機能のあるものを、社内書類の活用状況を可視化したい場合にはレポート機能があるシステムがおすすめです。

文書管理システムを導入する際の注意点を確認する

文書管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
外部ツール・API連携	すでに利用しているチャットツールや、CRMとの連携ができるか事前に確認しておきましょう。
導入形式	自社サーバーを利用するオンプレミス型か、クラウド経由で管理するクラウド型か自社に合うタイプを選びましょう。
法令や各種制度への対応	文書管理における法令や制度について、対応しているかを確認しておきましょう。
操作性	使いやすさについてトライアルで確認しておくと安心です。
セキュリティ	大切な書類の保管をするため、セキュリティが万全かを確認しておく必要があります。
サポート体制	導入時や導入後に何かあった場合に、すぐに対応してもらえる体制かを確認しておきましょう。

文書管理システムの料金・価格相場を確認する

文書管理システムの料金は、オンプレミス型かクラウド型か、また、クラウド型の場合は月額固定費用タイプか月額従量課金タイプかで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

オンプレミス型の場合は、導入規模やプランにより費用が違うのが特徴です。また、クラウド型の月額固定費用タイプの場合、月4,800円〜43,000円程度とシステムによって異なります。

初期費用はかからない場合もありますが、プランや利用人数によって必要となる場合があります。従量課金タイプの場合は、利用人数によって初期費用、月額費用ともに別途見積もりが必要となるケースがあることも覚えておきましょう。

気になるシステムは公式サイトから見積もり依頼や相談の問い合わせをしましょう。

【定番】おすすめ文書管理システム比較

まずは機能が充実しており、だれでも広く利用できる文書管理システムの価格や特徴を比較します。

本記事で掲載している文書管理システムの機能・価格をさらに詳しく比較したい方は、こちらから詳細資料をダウンロードして、システム選定の参考にしてみてください。

楽々Document Plusは、幅広い業種や用途で利用できる文書管理システムです。契約書やISO文書の管理、ペーパーレス化、e-文書法への対応が可能。また、高性能な検索エンジンと高速ビューアで、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。

全文検索や柔軟なワークフロー、強固なセキュリティ機能など、文書管理システムに一般的に求められる機能もしっかりと備えています。

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアル・業務ノウハウ・議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成できます。

ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能など、充実した機能を備えています。また、モバイル端末からも利用でき、ほしい情報をいつでも取得・閲覧可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定により、大切なデータを守りながら快適に情報共有できます。

※1 出典：プロジェクト・モード「料金プラン」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：プロジェクト・モード「30日間無料お試し」（2023年8月13日閲覧）

公式サイト：NotePM

ASTRUX SaaSにおいて、サーバー機の運用管理・データのバックアップや、利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどの、システム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

※出典：デジタルマトリックス「ASTRUX SaaS」（2023年8月13日閲覧）

ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートする文書管理システム。システム開発の各フェーズで作成する要件定義書・設計書・プログラムソース・テスト仕様書など、成果物間のトレーサビリティ管理を実現します。

文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載。操作画面も使いやすく、直感的に操作できます。

※出典：ベリサーブ「トレーサビリティ管理ツール「ConTrack」」（2023年8月13日閲覧）

booMoでは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧できます。専用ソフトでわざわざ開く必要がないため、作業効率のアップにつながりますね。

また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

※1 出典：イングカワモト「料金」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：イングカワモト「30日間無料体験実施中」（2023年8月13日閲覧）

Roconieは、RFID（無線による自動認識技術）の活用により文書の管理を効率化するツールです。書類に貼付する専用ラベルと書類情報を紐づけし、書類を管理。RFIDリーダーで専用ラベルを読み取れば、保管期間や書類の内容、廃棄予定日などを確認できます。現場業務に合わせた調整やカスタマイズ、システム拡張にも対応しているため導入しやすく、現場ですぐに活用できます。

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に操作できるため、目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーとしてだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとしても使用可能です。

契約書の管理に特化した文書管理システム

文書管理システムの中には「契約書管理」と呼ばれる契約書の管理に特化したサービスがあります。その他、電子契約サービスと連携できる書類管理システムを導入すれば、手間なく重要情報の管理が可能。

「トラブルを避けるためにも契約書の管理をしっかり行いたい」
「契約書締結までの流れも電子化したい」

といった方をはじめとして、契約書管理のフロー全体に課題を抱えている企業におすすめです。

LegalForceキャビネは、契約書管理に必要な入力作業を自動化できるクラウド型の契約書管理システムです。

契約書の情報を自動で抽出しデータ化し保存するため、全文を検索可能。また、データ化した内容から契約期間終了日や更新期を参照し、リマインドしてもらえるため、契約内容の定期的な見直しに役立てられます。

契約台帳のダウンロードや電子契約サービスとの連携など、その他便利機能も搭載。第三者機関によるセキュリティ診断をはじめ、データを守るセキュリティ環境も確保しています。

• 契約書のタイトルや企業名などを自動で抽出／入力
• 手書き文字や低解像度のデータを読み込み可能
• Adobe Signやクラウドサインなどの電子契約システムと連携

OPTiM Contractは、契約書データの抽出と入力を自動化できる文書管理システムです。アップロードした契約書情報をもとに、AIがタイトルや企業名などの抽出から、台帳作成まで実行してくれます。

電子帳簿保存法に対応し取引相手や取引金額での検索はもちろん、全文検索も可能です。契約更新や終了の期日が近づくと自動で担当者に通知してくれるため、契約漏れによる機会損失防止に役立ちます。

※出典：オプティム「OPTiM Contract」（2023年8月13日閲覧）

DocYouは、企業間取引の書類業務を一元管理できるクラウドサービスです。電子契約や書類配信、電子取引などに対応し、ドキュメント管理機能の利用により、社内文書もまとめて保管できます。

社内決稟議書や過去書類など、契約書と一緒に保管したい社内文書を保管できるほか、基本契約書といった使用頻度の高い書類のテンプレート登録も可能です。

鈴与の契約書管理ソリューションは、紙と電子の契約書、議事録や稟議書などの文書を一元管理できるシステムです。文書の管理台帳、原本、PDFデータを紐づけ管理でき、文書の発生から廃棄まで管理可能です。

クラウドサイン、または、かんたん電子契約との連携で、電子契約締結機能も利用できます。また、LAWGUEと連携し、契約書作成とリーガルチェック機能も利用可能です。

• 期限管理を省略するアラートの自動配信
• ユーザー数の制限なし
• 電子契約サービスと連携可能

MyQuickは、電子契約サービス「クラウドサイン」と連携可能な文書管理システム。クラウドサインで契約した書類の契約情報やタイムスタンプを自動で取り込めるため、入力の手間がかかりません。

また手動で行うと手間がかかってしまう書類の期限管理も自動化できるため、契約書類管理に関する業務全般を効率化できます。

クラウドサインSCANは、紙の契約書類を電子管理する場合に面倒な作業を代行してくれるサービス。スキャンからクラウドサイン（電子契約システム）への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるため、手間がかかりません。

契約書をデータ化してクラウドサイン上に取り込むことで、多様な条件で契約書を検索可能。さらに、更新日や解約日を自動通知してくれるアラート機能も搭載しているため、契約書の管理コストの削減を実現。ペーパレス化によるコスト削減のみならず、業務効率化を可能にします。

その他のおすすめクラウド文書管理システム

文書管理システムのうちクラウドで利用できるおすすめツールを紹介します。

NI Collabo 360の大きな特徴はスマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったレスポンシブデザインです。どの端末でもストレスなく作業を行えます。

また社内SNS機能が付いているので、作業をしながらリアルタイムでのコミュニケーションが可能です。そのため、リモート環境での仕事が多い職場に向いています。

※1 出典：NIコンサルテイング「グループウェア「NI Collabo 360」 30日間無料トライアル」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：NIコンサルテイング「 多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」 」（2023年8月13日閲覧）

CLOUD CABINETは、書類の倉庫保管とデータ保管を組み合わせ利用できる文書管理システムです。システム上で、保管書類の検索と電子化の有無を確認でき、電子化が必要な書類のみ、電子化依頼することでPDF化してくれます。

任意の書類のみ電子化できるため、電子化コストを抑えて書面契約の管理が可能です。契約書の更新日や書類の廃棄予定日を通知してくれる機能が搭載されています。

• 1,000社以上^※の導入実績
• 契約書や請求書など国税関係書類の保存に対応
• アカウント数やデータ容量による追加課金なし

TOKIUM電子帳簿保存は、紙や電子、メールなどで受領した取引書類を、形式問わず一元管理できるサービスです。取引書類の受領、代理取得から入力、原本保管まで委託できます。

専任のオペレーターが書類のスキャンを代行し、99.9％の精度でデータ化してくれます。関連書類は紐付け保管でき、範囲検索や組み合わせ検索が可能です。電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しています。

※ボクシル掲載資料参照（2022年7月時点）

Adobe Acrobatは、文書管理に必要なサービスを統合したドキュメントプラットフォームです。Office文書や画像、CADデータ、Webページ、メールなど多様な形式のファイルからPDFを作成できるほか、OCR処理により検索と編集可能なPDFに変換できます。

PDF上で文字の修正や追加、フォントの変更、画像の差し替えなども行え、Office形式に書き出し再利用も可能です。複数人での共同作業もPDF上で行え、電子サイン機能も搭載しています。文字化けや画像の抜け落ちなく、環境問わずに表示できる正確さと長期保存に適しているのが強みです。

PATPOSTは、ビジネス書類保管に特化したオンラインストレージサービスです。アップロードした見積書や請求書などのビジネス書類を、書類種別に自動分類したり、全文検索したりできます。

書類の訂正削除ができない電帳法キャビネットと一般キャビネットを提供し、必要項目の抽出は搭載AIによって補助可能です。また、税理士や会計事務所との書類共有に役立つキャビネット共有機能を搭載しています。

※契約は年間契約。31IDより契約可能。

• 電子請求書といった取引書類やスキャンデータ、PDFなどを一元管理
• ファイル保存時にタイムスタンプを自動押下し電子帳簿保存法に対応
• 書類データにコメントや捺印できる注記機能

楽々クラウド電子帳簿保存サービス by ClimberCloudは、電子帳簿や紙書類のスキャンデータなどに、タイムスタンプを自動付与して一元管理できるサービスです。JPGも保存でき、帳簿と書類を紐づけ管理可能です。

日付や金額などの複数条件と期間指定によるデータ検索ができ、保存期間が過ぎるとデータを自動削除してくれます。API連携に対応し、ワークフローで承認された請求書や販売システムの帳簿などを連携できます。

EdiGate／POSTは対社外向けのEDIシステムです。相手先の企業でも使いやすいよう極力シンプルに構成されたシステムが特徴です。だれでも簡単に利用できるので、顧客とのやりとりをスムーズに進められるメリットがあります。

納品書をはじめとする電子帳票機能も持ち合わせているので、ペーパーレス化にも役立ちます。

NsxpresⅡはニーズに合った個別のアプリケーションサービスを提供します。社内だけでなく、取引先や関連会社・海外拠点との間で情報共有が可能な文書管理システムです。

郵送、FAX、Eメールなどによる非効率的でセキュリティの低いデータ配信が不要となり、メールに添付できない大容量データも配信できます。

Working Folderを利用すれば、受信したファックスを外出先で素早く確認可能。留守中に届いたファックスの確認が滞らなくなるので、効率的に対応できます。また、スマートフォンやタブレット端末からでも文書にアクセスができるため、リードタイムが短くなりビジネスチャンスを逃す心配がなくなります。

※ 出典：富士フイルムビジネスイノベーション「ソフトウェア / クラウドサービス : Working Folder : 商品情報 : 富士フイルムビジネスイノベーション」（2023年8月13日閲覧）

ActiveAssetsは、効率的に作業できる環境が整っている文書管理システムです。ドラッグ&ドロップで大量のファイルを一括登録できます。登録したファイルがサムネイルやリストだけでなく詳細表示や大画面プレビューで閲覧でき、視覚的に操作しやすいため、直感的に操作したいユーザーに向いています。

※出典：イーネットソリューションズ「料金」（2023年8月13日閲覧）

EIMANAGERは契約後すぐにサービス導入できる文書管理システム。システム導入時にサポートをしてくれるので、初めての方でも安心です。

セキュリティや探索機能はもちろん高機能ですが、なかでも効率よく作業を行うといった点に力を入れている印象があります。オンプレミスとクラウドどちらでも利用可能です。

GlobalDoc5は、運用規模に応じて幅広い利用環境に対応可能な文書管理システムです。

大量のオフィス文書や紙文書を効率的に一元管理できたり、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制を強化したり、目的に合わせて利用できます。

On Baseは、25年以上の歴史をほこる^※クラウド型文書管理システム。

高度なセキュリティが確保されたデータセンターに加え、データ転送時の暗号化、基本装備の冗長性やデータ複製といった特性があります。権限が付与されたユーザーにのみ情報へのアクセス権が提供されるため、データを預ける際の安心感はピカイチです。

※出典：Hyland Software「On Base」（2023年8月13日閲覧）

無料導入できるフリープランのありの文書管理システムを比較

• 豊富なテンプレート
• 最大10ユーザーまで無料^※1
• スマートフォンアプリあり

Confluenceは、カスタマイズ性の高い文書管理システムです。Google ドライブやSlackを始め、業務に役立つ人気ツールと連携可能。より効率的に作業できる環境を整えられます。

さらに、リアルタイム共同編集できるため、スピーディな書類の作成が可能。もちろん、アクセス権限は柔軟に設定できるため、必要な方だけが閲覧や編集できるよう設定しておけば、トラブルの防止につながります。

※1 出典：アトラシアン「 Free - Confluence」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：アトラシアン「 Confluence - 価格 」（2023年8月13日閲覧）

• 25年にわたる運用実績^※
• アクセス権限を柔軟に設定可能
• 1か月の無料トライアルあり^※

Documal SaaSは、文書の作成から廃棄までのサイクルを自動化できる文書管理システム。あらかじめ書類の有効期限を決めておくことで、期限が切れた書類を自動廃棄できます。

また履歴書の作成および管理期間中に行われたすべての変更履歴を確認できるため、不正の予防や発見にも役立ちます。

※出典：富士通四国インフォテック「Fujitsu 文書管理ソリューション Documal SaaS」（2023年8月13日閲覧）

• 完全無料^※
• Markdown形式に対応
• 自由にカスタマイズ可能

Knowledgeは、オープンソースで利用できる文書管理システム。自分たちで導入しなければならない手間があるものの、完全無料で使えるメリットがあります。また、必要な機能を追加できるためカスタマイ性が高く、エンジニアリング技術の高い組織に向いています。

完全無料で使用できるシステムながら、文書検索や権限管理、コメント機能など必要な機能は網羅的に完備。モバイル対応もしているので、費用をかけずに文書管理システムを導入したいときに役立つツールです。

※出典：Knowledge「Knowledge」（2023年8月13日閲覧）

文書管理に利用できるクラウドサービス

4,000社^※1の導入実績があるJ-MOTTOグループウェアは、規定集や契約書ひな形などの社内文書をデータで保管・共有できるシステムです。フォルダ・ファイルごとにアクセス権を設定できるため柔軟な情報管理が可能。

ドラッグ＆ドロップによるフォルダ整理やファイルの一括アップロードにも対応しています。操作性が高いため、より効率的な文書管理を実現できるでしょう。

※1 出典：リスモン・ビジネス・ポータル「グループウェア乗り換え先にはJ-MOTTO」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：リスモン・ビジネス・ポータル「ご利用料金について」（2023年8月13日閲覧）
※3 出典：リスモン・ビジネス・ポータル「申し込み・無料お試しについて」（2023年8月13日閲覧）

Boxは、販売契約書や製品仕様書、動画などさまざまなコンテンツを保存、共有できるストレージサービスです。電子サインやワークフロー機能、ホワイトボード機能なども搭載しており、コンテンツを軸とした業務を強固なセキュリティのもと集約可能です。

※オンライン購入におけるBusinessプランの料金。

• 大企業を中心に50万人以上が利用^※
• ローコード開発のため現場中心にシステム導入可能
• データ紛失対策や災害時復旧に対応

SmartDBは、ワークフローとWebデータベース機能を備えた業務プラットフォームです。​

大企業向けのサービスのため、大企業ならではの複雑な業務フローも簡略化できます。さらに、大きなリスクやコストを伴う改編も、柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現可能。

文書を保管するデータベースはノンプログラミングで実装できるため、ユーザー部門主導で業務システムの内製化を推進できます。

※出典：ドリーム・アーツ「 SmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】 」（2023年8月13日閲覧）

Fleekdriveは、ドラッグ＆ドロップでかんたんにファイルの保管・共有ができる文書管理システムです。ファイル数・ファイル量ともに無制限なため、ファイル量が多い組織に向いています。また、古いファイルは自動で処理されるため手間いらず。社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

※出典：Fleekdrive「料金プラン」（2023年8月13日閲覧）

• フォーマットを変えずに紙文書を電子化
• 稟議や承認の進捗が一目瞭然
• ペーパーレス化でコスト削減

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績4,000社以上^※1のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担軽減が可能です。また、稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上も期待できます。さらに、回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

※1 出典：エイトレッド「事例・導入実績」（2023年8月13日閲覧）
※2 出典：エイトレッド「料金」（2023年8月13日閲覧）
※3 出典：エイトレッド「 X-point Cloudを無料で試す（デモ・トライアル） 」（2023年8月13日閲覧）

• 外部への情報漏えいを徹底的に遮断
• CDM ポリシーの設定・適用
• 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA proは、CDMを採用している文書管理システム。Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して運用することで、高いセキュリティを実現しています。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ移動させるため、管理の運用負担が少なくなります。

デジサインTabは、電子カタログ（MCM）・ペーパーレス会議・デジタルサイネージ、これら3つの機能を兼ね揃えたマルチデバイスアプリ。

ワンタッチで機能を切り替えられるためストレスなく操作できます。また、各ファイルのセキュリティも万全なので、安心して利用できます。

※ 出典：サイバーステーション「デジサイン®Tab」（2023年8月13日閲覧）

Office Viewは「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」をコンセプトにした情報共有ツールです。

ドキュメント管理に必要な機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的に操作することで文書を管理します。必要なパーツだけを購入すれば良いため、文書管理システムの導入に伴うコストを削減できます。

スケジュール管理、会議室や備品などの施設予約の機能もあるので、他のクラウドサービスの導入を考えている方は必見です。

文書管理システム導入によるメリット

文書管理システム導入によって得られるメリットは次のとおりです。

• 検索にかかる時間が短縮できる
• 版の確認ミスによるトラブルを防止できる
• スピーディーな共有ができる
• セキュリティ対策
• ペーパーレスによるコスト削減

検索にかかる時間が短縮できる

文書管理システムを導入することで、必要な書類を探す手間が省けます。

紙媒体で管理していると、必要な書類を探すまでに時間がかかってしまいます。また、一般的な電子ファイルによる管理の場合、管理が煩雑になりがちです。

文書管理システムであれば、属性での絞り込みや全文検索で、キーワードから書類を検索できます。また、プレビュー機能で簡単に内容を確認でき、必要な書類にたどり着くまでの時間を削減できます。

文書の検索を効率化し、さまざまなファイルを有効に活用できるようになるでしょう。

版の確認ミスによるトラブルを防止できる

文書管理システムを使うことで版の管理が容易になり、トラブルを防止できるのも大きなメリットです。

一般的な電子ファイルによる管理を行う場合、WordやExcel、PDFなどを編集するたびにファイルを更新しなければなりません。更新作業を怠ってしまうと、同様のファイルが複数できてしまい、次に編集するときや外部に共有するときに旧版を使ってしまうこともあります。

文書管理システムによっては、ファイルが自動更新されるだけでなく、期限が切れたファイルを自動で削除する機能を搭載しています。バージョン管理に苦労している場合は、文書管理システムが大きな助けとなるでしょう。

スピーディーな共有ができる

文書管理システムを導入することで、書類のスムーズな共有ができます。

書類作成において、双方の意見をスムーズに交わすことは、生産性を高めるうえで大変重要です。同時編集できないサービスを利用すると、1回の意見交換までに時間がかかってしまいます。

一方、文書管理システムでは、常時共有状態を実現可能。そのためスムーズに意見交換できます。また、文書管理システムを導入することによって、全員が共通のフォルダにアクセスできるため、1人が作成したファイルを全員にメールで添付する手間も必要ありません。

セキュリティ対策

また文書管理システムを導入することで、セキュリティを強固にできます。

ハードディスクドライブによって文書を管理する場合、ファイルやフォルダにセキュリティを施すには手間がかかります。また作成したファイルのパスワードも管理しなければならず、漏えいのリスクがあることにも注意が必要です。

一方、文書管理システムを使えば、書類ごとに閲覧・編集権限を設定できます。そのため、書類が不特定多数に見られる可能性を低くできます。

ペーパーレスによるコスト削減

また、文書管理システムを導入すれば、資料の印刷コストや保管スペースが必要なくなります。

とくに保管しなれけばならない資料が多い場合、1年間の印刷コストは膨大になります。また、倉庫やキャビネットなどのスペースだけでなく、管理する担当者も必要なため、人件費も必要です。

文書管理システムの導入で、文書をデータとして保管できるため、上記のような管理コストが発生しません。このようにペーパーレス化することで、必要な費用を削減できます。

文書管理システムのデメリット

文書管理システムを導入することによって、得られる効果は大きいです。

一方、次のようなデメリットもあります。

• 導入が難しい
• 運用コストがかかる
• 運用ルールの作成が必要

導入が難しい

ペーパーレス化を図り、業務効率をUPさせられる文書管理システムにもデメリットがあります。それは、導入の難しさです。

文書管理システムを導入すると文書をスキャンしてデジタル化し保管しなければなりません。しかし、社内に眠る文書が多い場合、それらすべてをデジタル化して保管するためにはそれなりの時間と手間がかかります。この要因から文書管理システムの導入に躊躇している企業も多いでしょう。

そこで重要なのがデジタル化する文書としない文書を明確にわけることです。文書管理ではすべての文書をデジタル化すればいいわけではなく、「契約書原本のような可視性が重要になる文書は紙媒体で保管し、業務で派生した文書はデジタル化して管理する」といった分類が必要になります。

運用コストが必要になる

文書管理システムを使うためには、費用がかかります。一般的に、文書管理システムの費用は、ソフトウェアに対して発生するタイプと、ユーザー数によって費用がかかるタイプの2種類があります。

また、文書管理システムを導入する際には、紙媒体のデジタル化が必要です。この作業は手作業でスキャンするため、一定の時間と人件費がかかるます。リソース不足の場合は、外注も可能ですがこの場合はさらに社内で実施する以上の費用がかかるでしょう。

このような要素を踏まえて、組織の規模や必要な機能に対して、費用が抑えられるタイプを選ぶのが大切です。

ルールの作成が必要になる

また文書管理システムを導入する際、ルールを決めておかなければ後から整理が大変になることがあります。

たとえば、「書類の最新版を作成したい場合は、旧版はどうするのか？」「作成したファイル名はどうするか」などを決めておかなければなりません。これらを怠ると、同じ書類が複数できてしまったり、ファイルを探すのに時間がかかってしまったり、効率化を妨げてしまいます。

そのため、文書管理システムを導入する際は、事前にルールを作成し、徹底することが大切です。

文書管理システムやツールをせっかく導入したのに、うまく運用できなければ意味がありません。失敗しないための注意点はこちらをご覧ください。

マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。地震や台風などの災害によって書類が流出することもあり得るでしょう。情報への責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。

文書管理システムの活用シーン

文書管理システムは市場が広がるにつれ多くの場面で使われるようになりました。文書管理システム・ソフトが使われる主なシーンを見てみましょう。どのような場面で活用していくかの参考にしてください。

契約書・機密文書

文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。

申請書、報告書

文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認や更新などのワークフローが容易になります。

会議資料

文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。

マニュアル

文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題である企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。

アナログの文書管理とのハイブリッドも

文書の中には電子化が認められていないものもあり、すべての書類を電子化できるわけではありません。よって一部はアナログの文書管理とのハイブリッド運用が必要になる場面もあります。

こちらではアナログで文書管理をする際のコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

「BOXIL SaaS AWARD Winter 2023」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Winter 2023」は、2022年10月1日から2023年9月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約18,000件を審査対象としており、計297サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
Adobe Acrobat	NotePM

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
料金の妥当性No.1	NotePM
初期設定の容易さNo.1	NotePM
サポートの品質No.1	NotePM
営業担当の印象No.1	NotePM
サービスの安定性No.1	NotePM
機能満足度No.1	NotePM
カスタマイズ性No.1	NotePM
お役立ち度No.1	Adobe Acrobat
使いやすさNo.1	NotePM

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Winter 2023の詳細はこちら

文書管理システムは自社に合ったものを

文書管理システムは、文書を探す手間が省けるので、短時間で検索ができるようになります。また、紙媒体では扱いにくかった共有も、電子ファイルにして文書管理システムで管理すればスムーズに行えます。アップデートもリアルタイムに反映されるので、版管理のミスを防げるのもメリットです。ドキュメント管理の煩雑さに困っている方におすすめのシステムだといえます。

選定の際は次のポイントに注意して選ぶようにするとよいでしょう。文書管理システムを比較する際にも活用してみてください。

• 文書管理システムの導入目的を確認する
• 文書管理システムの機能を確認する
• 文書管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 文書管理システムの料金・価格相場を確認する

目的に合ったサービスを選べれば、これまで時間がかかっていた作業を短時間で終わらせたり、トラブルを防止できたり、費用以上のメリットが得られるはずです。

文書管理システムをより深く検討したい方は、サービス一覧資料を請求してみることをおすすめします。

無料のサービスもあるため、興味のある方は参考にしてみてください。

BOXILとは

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