文書管理システムのシェア・市場規模 一番選ばれている人気サービスは楽々Document Plus

文書管理システムを導入しようと思っても、種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えしてBOXILがおすすめ文書管理システムを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
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文書管理システムのシェア率

文書管理システムの導入に携わった1,866人を対象にBOXILが独自アンケート^※1を実施し、導入した文書管理システムを尋ねました。

シェアが最も多かったのは、楽々Document Plusで16.00%。その後にクラウドサイン SCANが11.30%、DocuWorksが11.00%、invoiceAgentが10.20%、LegalForceキャビネが9.80%と続きます。これら5社で全体の58.30%を占めていました。

※調査概要：インターネット調査にて文書管理システムの導入に携わった全国20〜60代の1,866人へ実施。本調査の期間は2025年4月30日〜5月4日。本アンケート結果は小数点以下任意の桁を四捨五入しており、合計が100%にならない場合がある

各社の比較を詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

シェア率とあわせて口コミ・ユーザー満足度もチェック

シェア率だけでなく、各文書管理システムの口コミやユーザー満足度、導入事例を確認しておくことで、自社にあったサービス選びができるようになります。文書管理システムの口コミランキングもあわせて参考にしてください。

＞文書管理システムの導入事例を詳しく見る

文書管理システムの市場規模

ここまで解説してきたように、文書管理システム市場は従来からの製品やソリューションと、市場規模を拡大してきているオンラインストレージが競合する、混沌とした状況となっています。

ICT市場調査コンサルティングのMM総研によると、2022年度の国内の文書情報管理に関する市場規模は2882億円、2021年度比9.8％増と拡大しています。文書情報管理に関する市場規模は2025年度に3700億円を超える見込みとされています。

※出典：MM総研「『2023年 文書情報管理関連製品・サービスの市場動向調査』」（2025年5月19日閲覧）

中堅・中小企業のシェアや運用形態は？

ノークリサーチによると、国内の中堅・中小企業における文書管理/オンラインストレージ（クラウドストレージ）サービスの導入社数シェアのトップ3は「DocuWorks」（16.2％）、「Microsoft 365」（15.6％）、「eValue NS/V/Air」（12.4％）となっています。

※出典：ノークリサーチ「2024年 文書管理・オンラインストレージサービス市場が進むべき新たな成長段階」（2025年5月19日閲覧）

中堅・中小企業における文書管理・オンラインストレージサービス市場では、クラウド形態のシステム導入が進んでいるものの、さまざまな形態の製品・サービスが混在しています。

文書管理システム シェア率TOP5の口コミ・満足度

シェア率だけでなく、各サービスの口コミやユーザー満足度を確認しておくことで、自社にあったサービス選びができるようになります。文書管理システムの比較表もあわせて参考にしてください。

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また、一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

ここからは、シェア率の高い文書管理システムはなぜ選ばれているのか、BOXILに寄せられた口コミやサービスの特徴をもとに解説します。

楽々Document Plusは、契約書やISO文書など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。

楽々Document Plusの強みは「らくらく検索 ＆ サクサク表示」機能にあり、高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワによって、求める情報を素早く見つけられます。キーワードに一致しなくても、あいまい検索で漏れなく探せる点や、生成AIと連携することで自然な言語での質問に社内情報をもとに回答を得られる機能も備えています。

また、ワークフロー機能を標準搭載し、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能なため、煩わしいファイリング作業からも解放されます。アクセス制御による厳格なセキュリティ管理や、ファイルの印刷／ダウンロード制御、透かし文字の挿入など、情報漏えい対策も万全です。

クラウドサイン SCANは、紙の契約書のスキャンや、取引相手・金額・契約締結日などの書類情報の入力を代行し、すべての契約書のクラウド上での管理を実現するクラウドサービスです。契約書の管理に関する面倒な作業をアウトソースでき、効率的な書類管理を実現します。

クラウドサイン SCANの特徴は、紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまでをすべて代行してくれる点です。これにより、書類管理に費やす無駄な手間やコスト、管理の抜け漏れ・紛失リスクなどの課題を解決し、ペーパーレス化によるコスト削減と業務効率化を促進できます。

DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供する文書管理システムで、紙と電子文書の一元管理と多彩なワークフロー対応ができる点が特徴です。「電子の紙」「電子の机」「電子のファイル」「電子のツール」という4つのコンセプトに基づいた機能を備えています。

「電子の紙」の機能では、紙の文書と同じ操作感覚で電子文書を扱えるため、マーカーやスタンプなどで文書に追記したり、PDFやクラウドサービスと連携したりすることが可能です。「電子の机」の機能では、PC上に再現した机の上で文書を整理でき、トレイ機能で文書の受け渡しや共有を直感的に行えます。

また、「電子のファイル」の機能では、文書に属性を付与して自動で分類や検索ができるため、情報管理を効率的に行うことができます。「電子のツール」の機能では、電子印や電子サインサービスとの連携で、文書のセキュリティや法的有効性を確保することができ、リモートワークや柔軟な働き方をサポートします。

invoiceAgentは、請求書をはじめとした各種帳票を管理できる電子帳票プラットフォームです。特徴は、帳票データの日付や数字、文字列などを読み取り、自動で指定のフォルダーに振り分けて管理できる点にあります。保存期間の定められた領収書や、永久保存すべき登記や起訴関係書類のライフサイクル管理も可能で、文書の重要度や保存要件に応じた管理が実現できます。

高精度なOCR読み取りと自動仕分けにより管理工数を削減できる点も大きな特徴です。活字／手書き文字を高精度に読み取り、データ化することで、システム入力の正確性向上と目視確認の作業コスト削減が実現します。また、原本のPDFはそのままに、仮想PDFでパスワード設定や印刷制限、透かしなどを細かく設定でき、タイムスタンプの付与にも対応しているため、セキュリティと法的要件の両方に配慮した運用が可能です。

LegalForceキャビネは、契約書管理に必要な入力作業を自動化できるクラウド型の契約書管理システムです。契約書の情報を自動で抽出しデータ化して保存するため、全文を検索可能な点が大きな特徴です。また、データ化した内容から契約期間終了日や更新期を参照し、リマインドしてくれるため、契約内容の定期的な見直しに役立てられます。

契約書の一括アップロード（最大999件）、OCRによるテキストデータの自動生成、契約書情報の自動抽出によるデータベース化などが可能です。また、契約書グループによる権限管理や契約期限管理、契約書情報の検索、全文検索、英語対応などの機能も備えています。

機能での比較の重要性

文書管理システムを選ぶ際に重要なのは「自社の文書管理における課題や要件に合った機能が備わっているかどうか」です。紙文書と電子文書の両方を扱うか、契約書に特化した管理が必要か、OCR機能やAI検索の精度はどうか、セキュリティ要件はどの程度必要か、法令対応の範囲はどこまでかなど、企業によって求める機能は異なります。

また、既存システムとの連携や拡張性、使いやすさ、サポート体制なども重要な検討ポイントとなります。シェア率の高いサービスは多くの企業に選ばれている理由がありますが、自社の文書管理の状況や将来的な展望も含めて最適なシステムを選ぶことが成功の鍵となります。

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