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SFAとは?意味やCRMとの違いを図解 - 営業活動を効率化するシステム選びのポイント

最終更新日:(記事の情報は現在から456日前のものです)
SFA(営業支援システム)とは、営業活動を効率化するツールのことです。属人化しがちな営業業務を可視化し、チームプレイへ移行する役割を担うSFAの意味やCRMとの違いを図解しつつ、SFAの基本機能や失敗しないツールの選び方を解説します。

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SFA(営業支援システム)とは

SFAとは、Sales Force Automationの略であり、営業支援システムのことです。SFAを活用することで、商談履歴や進行中の案件が一元管理されるようになるため、個の活動を可視化し組織的な営業活動が実現できるようになります。

CRMは顧客情報管理に有用なツールですが、「顧客情報をどのように活用するか?」という点では各営業担当で格差があり、ノウハウも属人化しがちです。こうした“ブラックボックス”である要素を可視化し、ノウハウを共有できるツールとして、SFAは注目を集めています。

本記事の内容は、YouTubeのBOXIL CHANNELでも要点をまとめて解説しているので、あわせてご覧ください。

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SFAの基本機能

SFAの基本機能には、システムによって名称が違ったり多少機能の差はあったりするものの、次のような機能を備えていることが多いです。また、基本的にはモバイル対応しているためスマートフォン・タブレット、アプリなどから外出先でもアクセスできます。

  • 予実管理機能
  • 案件管理機能
  • 営業プロセス管理機能
  • 商談フロー管理・行動管理機能
  • 営業日報作成・レポート管理機能
  • 顧客管理・名刺管理機能

これらの機能によって、「顧客情報の貯蓄・分析による売上と商談成功率の向上」「ナレッジ共有による営業の効率化と教育コストの削減」が可能です。また、「営業進捗、目標の可視化による、組織の強化と営業活動全体の効率化」につながります。

予実管理機能

もっとも重要な機能のひとつが、予実管理です。

営業活動を行ううえで欠かせないのが、営業活動の目的や目標を設定することですが、SFAなら今月の目標まであとどのくらいの数字感で、どのようなペースで営業を進めていけばいいかもすぐに把握できます。

SFAでは、売上データを自動でグラフにまとめられるので、進捗報告の際にも手間がかかりません。営業管理者は現状把握のためのデータ分析、グラフ作成に時間を取られることがなくなるので、他のクイリティブな営業業務に時間を割けます。

予実管理機能があるSFAの例には、eセールスマネージャーRemix Cloudがあり、担当者が情報を入力するだけでグラフに反映されます。

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案件管理・案件管理機能

案件管理機能とは、営業支援システムの基本となる営業案件を、顧客情報と紐づけて管理するものです。いわゆる顧客管理とも言えるでしょう。

多くのSFAで、次のような情報が紐づけされ、二重営業や記入漏れがなくなり営業の効率化が図れます。

  1. 会社情報(社名・所在地など)
  2. 担当者の連絡先(電話番号・名刺情報)
  3. 営業情報(契約がどのフェーズか、見込みはどのくらいあるのか)

既存顧客だけでなく、見込み顧客に対する営業活動の情報を記録管理でき、案件情報やフォロー状況を把握したり、営業活動で得た担当者情報やアポイントの日程などスケジュールまで一覧で確認・編集したりできます。

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営業プロセス管理機能

顧客情報と紐づけられた、営業プロセス・ToDoのスケジュール管理機能です。

営業が各自それぞれで営業管理を行うケースでは、ダブルブッキングやスケジュールの不整合が発生する可能性もあるでしょう。しかし、顧客情報が一元管理されているSFAなら営業プロセスを一括して管理可能になり、ToDoアラート機能などで、うっかり訪問を忘れることもなくなります。

ToDoアラートと合わせてカレンダー機能を通じて、営業のスケジュール管理をサポートしてくれるSFAシステムも存在します。

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商談フロー管理・行動管理

商談フロー管理とは、日々の営業活動における各スタッフの訪問回数や受注率といった行動を記録することにより、案件の進捗状況とプロセスを把握できるようにする機能です。

案件管理同様、それぞれの案件がどのフェーズにあるのかを確認すると同時に、成果の出ている営業マンの行動パターンなどを共有することにより、部署全体のパフォーマンス向上に役立てられるようになります。

成果の出ている営業マンの行動パターンを訪問回数や受注率といった指標を定量的に把握して、何が成果につながっているのかを分析できるので、根拠ある施策を立案できるのもSFAを活用するメリットです。

営業日報作成

スマートデバイスに対応したSFAを利用すれば、営業日報作成も簡単に行えます。スマートフォンから作成できるシステムもあり、作成する際の心理的なハードルを下げる効果もあります。帰社してパソコンで日報作成・提出といった必要もなくなるので直行直帰も可能です。

営業日報は営業活動の基礎となるデータです。それでも、ビジネスパーソンにとって営業日報の作成を苦痛と感じる人は少なくありません。所定のフォーマットに沿って重要な情報がリアルタイムに集まるので、管理者による営業活動の把握も容易になります。

また、紙の日報と異なり、システム上から検索機能で必要な情報を呼び出せます。何かトラブルがあった際は顧客名や日時などで検索して、すぐにどのようなことがあったのかチェックが可能です。

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顧客管理・名刺管理機能

営業マンにおいて名刺は重要な情報ですが、SFAシステムの中には名刺情報を記録できるシステムも存在します。名刺情報を共有することによって営業部門全体で一社、一人の顧客に関する情報管理ができるようになり、同じくシステム上に記録されている商談の情報を見れば、営業担当の引継ぎも容易になります。

SFAのメリット

SFAの導入メリットとして挙げられるのは、営業活動支援に特化している営業効率化によって売上や利益が増大する点です。具体的には、次のとおりです。

  • 営業プロセスの見える化
  • 組織ナレッジの活用
  • 営業活動全体の効率化

また、ツールによっては見積書の作成も可能になります。Excelで文字を打ち込んで作る手間も減らせるかもしれません。このように、SFAは営業業務を大きく変える可能性があります。

SFAを導入することで、具体的にどのような改善が期待できるでしょうか。SFAシステム導入の具体的なメリットを解説します。

営業プロセスの見える化

SFAで営業活動の進捗状況や顧客情報を営業部全体で共有することで、すべての営業活動のプロセスを可視化できます。

営業状況を迅速に共有することにより、個別案件に対する問題発生の際に上司のアドバイスが得られます。状況に応じて担当者を変更する、といった的確な判断が可能となるので、スピーディに問題解決できるでしょう。

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組織ナレッジの活用

現在の企業活動では情報の収集と活用が重要です。営業活動においても「顧客情報」「人脈」「営業事例」などをナレッジとして収集、活用することが求められます。

SFAによってこれらの情報を蓄積・活用して、従来の属人的な営業スタイルから脱却可能できるのは大きなメリットです。企業全体として戦略的に営業活動の強化が図れるでしょう。

また、SFAによってナレッジ共有がされていることで、教育コストの削減、引き継ぎの迅速化も可能になります。

営業活動全体の効率化

SFA導入によって、次のデータが可視化できます。

  • 顧客の購入予算や競合状況に関するデータ
  • 見積書提出やデモ実施といった案件のフェーズ(段階)
  • 必要な営業パフォーマンスが達成されているか
  • 各営業においてどのように行動をするか、時間をかけるべきか

これらのデータは営業活動全体の効率化を図るマストアイテムです。一元管理によって情報共有やコミュニケーションにかかる時間を削減できます。また、SFAにログも残るため、新入社員への生きた教育資料としても活用可能。営業部署全体のマネジメントにも役立ちます。


CRMとは

SFAと似た名称のシステムにCRMがあります。CRMとはCustomer Relationship Managementの略称で、顧客関係管理と訳されます。顧客との信頼関係構築や、顧客ロイヤルティの向上を促進するのがCRMツール、またはCRMシステムです。

CRMは元々アメリカで生まれた概念です。顧客との良好な関係を築くための情報として、商談やアポイントなどの取引実績がある部門を管理し、製品・サービスを継続的に使ってもらう施策を考えるためにCRMシステムが用いられるようになりました。

CRMでできること

  • マーケティング施策機能で顧客フォロー強化、売上向上
  • アンケートや満足度調査で商品や営業戦略の効率化
  • 問い合わせ分析から、CSの効率化コスト軽減対策

CRMの基本機能は「顧客情報管理」、「マーケティング施策機能」、「顧客満足度施策の機能」の3つです。それぞれの機能について解説します。

顧客情報管理

マーケティング戦略に必要な顧客データを収集し、必要に応じた属性を付与、グループに分けて管理をします。

マーケティング施策機能

代表的なマーケティング施策機能としてメール配信があります。

顧客の属性にあったメールを作成、配信、レポーティングが可能です。サービスごとに機能はさまざまですが、Webサイトのコンテンツ管理やランディングページ(LP)の制作を含む、ECサイト構築、コールセンターシステム搭載などもあります。

顧客満足度施策の機能

顧客満足度調査に利用できるアンケートフォームやイベント・セミナー管理機能、ヘルプサイトの構築、契約の記録や顧客とのやり取りのログ管理機能などがあります。顧客との関係向上に役立つ情報収集と管理がセットのサービスが多く、収集したデータを次の戦略に効率的に利用できます。

CRMとは何か、さらに詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

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SFAとCRMの比較

SFAとCRMの違い、導入目的は次のとおりです。

SFAとCRMツールの違い・導入目的 SFAとCRMの違いを図解

具体的な違いについて詳しく解説します。

SFAとCRMの共通点

まずSFAとCRMの共通点は次の2点です。これらを軸として利用目的により機能に違いがあります。

  • データの管理・共有による効率化
  • 貯蓄したデータ分析によるマーケティング戦略

SFAは案件管理機能と営業効率化機能に特化しています。案件管理機能では、商談の進捗管理や営業の目標達成率の確認などができます。集めた情報から、今後どの程度売り上げが見込めるかといった予測も可能です。

一方で、CRMの機能は顧客データ管理、顧客サポート機能などに特化しています。顧客データ管理機能では、顧客の属性や行動履歴の管理・分析、顧客サポート機能ではアンケートやセミナー・イベント開催などをサポートしてくれます。

どちらのツールも、データ管理・共通による業務効率化に加え、マーケティングについても優れた機能を搭載。マーケティングや営業、サポート部隊など幅広い範囲で活用するCRMに対し、SFAは営業部隊の業務効率化に特化しており、案件管理機能が充実しています。

SFAとCRMの違い

SFAの目的は営業業務の支援です。一方、CRMは顧客情報の一元管理により、カスタマーエクスペリエンス(CX)向上を目指す違いがあります。

SFAは次のような社内の営業管理を目的とした機能が充実しています。具体的には、営業プロセス管理や商談フロー管理などです。

  • 営業部の組織強化
  • 管理の効率化
  • 売上・成約率向上

一方、CRMは次のような外部の顧客管理を目的にした機能が充実しており、優良顧客になるよう育成するための、メール配信機能やセミナー・イベント管理といったものがあります。

  • 顧客目線のマーケティング戦略
  • 顧客満足度の向上

SFAは営業活動全体の業務効率化、CRMは顧客対応のクオリティをあげるためのものと考え、うまく活用できるかがカギとなるでしょう。またそれぞれの目的と特徴をとらえることで、より効率的に活用できるようになるはずです。

SFA・CRMとMAの違い

SFAやCRMと比較されることの多い、「MA(Marketing Automation/マーケティングオートメーション)」との違いについては、次のとおりです。

MAは、マーケティング活動の自動化や効率化を支援するツールになります。見込み客の育成や、興味・関心、行動を可視化・追跡できる機能が搭載されており、個々の見込み客に適したアプローチが可能です。SFAやCRMにもMAと近い機能があります。ただし、SFAは営業活動の支援・CRMは顧客と関係構築・MAはマーケティング活動の効率化と、利用する目的が異なります。

MAは、SFAと連携することで、より大きな効果を得られるのが特徴です。MAで確度の高いリードを選別し営業へ引き継げるため、さらなる営業活動の効率化が可能になります。

SFAの定着に失敗する企業の特徴

SFAを導入後、現場での定着に失敗する企業は多くあります。定着化がうまくいかない企業に共通する特徴は、次の3つです。

  • 導入目的が明確でない
  • 利用者にとって使い勝手が悪い
  • データを分析・活用できていない

導入目的が明確でない

SFAの導入後、定着に失敗する場合、導入目的が明確でない、社員と目的をうまく共有できていないことが理由として挙げられます。

導入目的やメリットのわからないツールを導入しようとすると、従業員が心理的な抵抗を覚え、拒否反応を示す可能性が高くなります。導入の必要性を社員が理解していなければ、「なぜツールを導入する必要があるのか」「これまでの慣れたやり方でも問題ない」と考え、積極的に利用しようとせず、定着しないままで終わってしまうでしょう。

そのため、導入にあたり、営業担当者が導入の目的を理解した上で運用を開始できるようにする必要があります。導入目的や、導入後にどのような目標達成をしたいのか、SFA導入のメリットを明確にして、従業員に共有しましょう。

利用者にとって使い勝手が悪い

利用者にとって使い勝手がよくないことも、浸透や定着に失敗する理由の一つです。

使い勝手のよくないシステムを導入すると、逆に営業担当者の負担が増え、業務効率を下げる場合があります。また、機能の多いツールを導入すると、多機能さで営業担当者が使いこなせなかったり、習得に時間がかかり有効活用できなかったりするケースもあるでしょう。

そのため、システムを選定する際には、使い勝手のよさを重視して選ぶ必要があります。とくに、ITリテラシーの低い従業員が多いほど操作性が重要です。直観的に使えるインターフェースで、必要最小限の機能が搭載されているものを選ぶとよいでしょう。

そのためには、まず自社に必要な機能を検討し、無料トライアルを活用して操作感を確認しておきましょう。

データを分析・活用できていない

SFAは入力されたデータを分析し、組織全体の営業力の強化を目的に導入するツールです。しかし、データ分析に有効活用できていないケースが多くあります。

これまで営業スキルが属人化していた場合でも、SFAの導入によりノウハウを体系化できます。さらに、ノウハウを組織で共有することで、部門全体の効率化や生産性アップにつなげられることがSFAの大きなメリットです。しかし、ただ営業担当者が訪問結果を記録するだけでは、導入メリットを感じられず、使われないままで終わってしまいます。

そのため、ただ訪問結果を記録するだけではなく、データを正しく分析しましょう。営業の成功パターンや高成績をおさめている営業担当者の傾向といった分析結果を活用して、組織全体の底上げにつなげることが大切です。

SFAの選び方

SFAを失敗なく導入する際には、「何をしたいか」を明確にしたうえで、操作性とサポートを考慮して選定するのがポイントです。主なSFAの選び方、比較ポイントは次のとおりです。

  • 簡単に扱える操作性
  • サポート内容と実績
  • 機能と価格のバランス
  • 他システムとの連携

それぞれのポイントについて説明します。

簡単に扱える操作性

SFA導入に失敗しないためには次の3点を確認するようにしましょう。

  • 見やすい画面構成か
  • 入力項目の少なさや外部ツールとの連携の有無
  • スマートフォンなどのモバイル対応か

営業の場合、外回り中にSFAシステムにログインして、情報を確認・更新することが多いと考えられます。そのため、スマートフォンでの使いやすさ、見やすさといったポイントはとくに重要です。

また、営業中の限られた中で、情報確認や更新をしなければならないので、システムの読み込み速度も重要です。

このような要素は、カタログスペックからでは確認できません。無料デモやお試しプランなどで、実際に営業にシステムを触ってもらって感想を加味したうえで、導入するシステムを選定した方がよいです。

サポート内容と実績

導入して終わりではなく、運用を続け、定着させることが重要です。豊富なノウハウを持ったベンダーのサポートがあれば、SFA運用がスムーズにできるでしょう。そういったベンダーは実績も自然と高くなると考えられるので、ベンダーのサポート内容と実績をチェックしてみてください。

また、ベンダーに依存するだけではなく、マニュアル作成や現場担当者のサポート役の設定など、システム管理をしている部門がどのように関わらなければならないかも合わせて確認してください。

SFAの導入が失敗しないように、他社のSFAシステム導入事例もチェックしましょう。とくに同業種での導入事例は、同じような課題、問題意識から導入をしたケースも多いと考えられるので貴重な先行事例として参考にしてください。

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機能と価格のバランス

SFAの料金形態はシステムによって異なりますが、ライセンス数に応じて課金される場合が多いです。そして、機能が豊富、柔軟にカスタマイズできるシステムの方が、ライセンス料は高価な傾向にあります。

ただし、機能が豊富なシステムを導入しても営業現場が使いこなせず、機能が少ない安価なシステムの方が合っていたといったことがしばしば発生します。

SFAは営業全員が使用するのであれば、意外と総額としてランニングシステムは高価になりがちです。機能と価格のバランスを加味したうえで、自社にちょうどいいバランスのシステムを探す必要があります。

他システムとの連携

SFAは、営業管理において大きな効果を発揮します。ただし、それ以前の見込み顧客獲得のフェーズはSFAで管理できずに、MA(マーケティングオートメーション)やCRMといったシステムを活用しているケースもあります。また、成約以降は受発注、請求管理といったシステムで管理していることもあるでしょう。

よって、顧客を発見してから見込み顧客に育て、営業に行って受注し商品を納品して代金回収、といった一連の流れを管理するためにはSFAと他のシステムを連携させる必要があるのです。

SFAで管理できる工程の前後の工程をどのようなシステムで管理するか、導入しようとしているSFAとは連携できるのかを加味したうえで、システムの選定を実施してください。

SFA導入後の注意点

自社の営業組織にあったSFAシステムを選定したうえで、システムを活用した営業管理体制が構築されなければ、SFA導入は成功したとはいえません。具体的には次の3つのポイントに注意してください。

現場の営業マンに入力を徹底してもらう

SFAを導入しても現場の営業マンが営業状況を定期的に正確に入力しなければ、システムに情報が蓄積されずに、結局「管理」ができなくなります。

SFAに営業マンがきちんと情報を入力できるように、研修を開催したり、マニュアルを用意したりしてサポートしたりする必要があります。また、導入して間もない頃はきちんと情報が入力されているかを小まめに確認して、情報を入力していない営業には適切に指導するといった手間が必要です。

KPIを設定、管理する

SFAを活用すれば、さまざまなデータを確認できますが、どのデータをKPIとして管理するかは、営業管理者側に委ねられています。KPIを設定しなければ、漠然と営業のできた、できなかったを語るだけとなるため、KPIによって定量的に評価することが必要です。

1週間当たりの訪問数や架電数、あるいは平均受注金額や成約率などさまざまな指標が存在します。そこから、何をKPIとして管理して営業に意識してもらうか、どの指標をどの位伸ばす必要があるのかを考えて、KPIを設定してください。

成果について振り返る場を用意する

SFAを活用して営業のPDCAを回すためには成果を振り返る場が必要になります。営業会議を開催して営業部門全体で振り返るのもよいし、営業マン個別にミーティングを開いて反省会をするのもよいです。

SFAを通じて蓄積したデータを振り返って、改善点、次の目標を設定、これを繰り返すことによって営業組織は徐々に強くなります。


SFAの導入に失敗する原因や対策については、次の記事で詳しく解説しいるので、導入前の参考にしてください。

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動画でも代表的なSFAシステムのおすすめを紹介しています。あわせてご覧ください。

営業力強化にSFAの導入を

SFA(営業支援システム)を導入することで、属人化しがちな営業活動と案件の進捗を“見える化”し、営業組織を強化できます。顧客情報の管理を一元化するCRM(顧客管理システム)と違い、営業部門での利用に特化している点が特徴です。

SFA同様の案件管理機能を持つCRMやグループウェアも広く活用されています。テレワークが広がるなか、営業管理もクラウド化が求められています。SFAは単に案件管理をクラウド化するだけでなく、ノウハウ共有による営業力の底上げや、データ分析による営業活動の効率化に寄与します。営業力を強化したい企業にこそおすすめのツールです。

ボクシルでは、各種SFAシステムの口コミをランキング形式でまとめています。サービス選びに迷ったら、自社と同じ規模や業種からの評判もチェックするといいでしょう。

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