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予算管理とは?目的や方法・やり方 - 目標設定や成果分析を効率化

最終更新日時:
記事の情報は2022-07-21時点のものです。
予算管理とは、予算と実績を比較して予算からの逸脱を防ぎ、タイムリーに措置をとるための管理業務です。予算管理の目的や方法・やり方をボクシルが解説します。予算を適切に管理し経営を安定させましょう。

予算を編成する手順や予算の管理法を知っていますか。予算管理の目的や手法、メリットを解説します。システムの導入を検討している方は、予算管理システムの比較をチェックしてはいかがでしょうか。

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予算管理とは

予算管理とは、予算の計画と現状を把握して分析、その後の対応を検討する業務のことをさします。

予算には損益と益金をまとめた損益予算・現金収支や借金返済など資金繰りに関する資金予算・設備調達や資金調達についての資本予算の3つにわけることができます。これらをすべて合わせて総合予算と呼び、それぞれを分析することで、効率的な経営を目指します。

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予算管理と経営管理の違い

経営管理とはヒトやモノ、カネといった経営に必要な資源を管理する手法をいいます。

ファイナンスだけでなく組織としてのマネジメントも含まれています。たとえば製造業であれば生産管理販売管理労務管理、人事管理、財務管理、予算管理が含まれます。

予算管理の目的

予算管理は経営にとって欠かせないと言われていますが、なぜでしょうか。予算管理の目的を見ていきながら考えていきましょう。

目標設定が明確化する

予算管理をすると、売上・コスト・時間などの客観的なデータが集まるため、経営目標が定まりやすくなります。

目標は数値に表すことで、多くの人にわかりやすく伝えられます。売上をはじめとした数字を積み上げる目標のほかに、原価や管理費といった削減すべきコストも目標として設定します。数値はあいまいさを含まないため達成できたのかできなかったのか、着地を見込めるのか遅れをとっているのかが端的に把握可能です。

計画の設定

目標が定まったら、今後の計画の見通しができるようになります。資金はどれだけ必要か、コストはどの部署にかけられるかを定量的に分析します。役割を部署やチーム単位に切り分けるため、責任の範囲を決定可能です。

予実の比較と分析

予算は作って終わりではなく、実績と定期的に比較し分析することが大切です。予算をあらかじめ設定しておけば、実績の進捗が妥当かを判断できます。

経営指針の設定

経営をどのように進めればよいかの指針を得られます。軌道修正の必要性や可否を、予算と実績から判断すれば的確に判断できるでしょう。

予算に関連した言葉

予算では以下のような用語が用いられます。念のため、確認しておきましょう。

売上

売上の推測は、事業を営んで得られる金額の推計です。

将来の目標をもとに計算するパターンと、実績から計算するパターンの2種類があります。モノやサービスを販売する事業であれば、単価を販売数の見込みにかけることで推測値を算出できます。競合や為替に左右されるため定期的な見直しが必要です。

原価

原価は仕入れや製造に必要な数値から推測されます。

売上が増減すると仕入れの数も変動するため、予想の値を逐一調整します。一定のスパンにおいて見直しを要する点は売上の推測と同じです。

予算

予算は、事業の維持に必要な管理費や経費です。事務所の賃貸料、出張旅費、接待費、広告・宣伝代、調査費が含まれます。

利益

利益は、売上から原価と経費を引いた金額で表します。

売上の目標が未達成でも、原価や経費を目標以上に削減していれば、想定していた利益に到達できます。利益を生み出すためには売上、原価、予算の問題点と改善点の洗い出しが必要です。

予算管理の方法・やり方

予算管理の進め方をPlan(編成)・Do(執行)・Check - Act(フィードバック)というPDCAサイクルにそって説明します。

Plan(編成)

目標数値を具体化し、どのように達成するか・資源をどのように配分するかを計画(Plan)します。

利益を上げるための予算をまずは会社単位で編成します。売上と予算、原価を計画したら部署単位に数値を落とし込みます。製造・販売会社の例で理解を深めましょう。

営業部門

営業部門は、前年の実績や市場の予想を考慮し売上の予測を立てます。

売上を考えると同時に経費の計算、すなわち予算編成を実施します。ただし、売上は経営者のトップダウンで決められることが多いでしょう。

製造部門

製造部門は、売上を達成するためにどれくらい生産する必要があるかを、生産できる予算があるのかを計算します。原価と予算の照らし合わせ問題がなければ計画を進められます。

人事部門・経理部門

人事部門や経理部門は、前年の実績をもとに営業や製造部門から依頼される経費を加え予算を組みます。

Do(執行)

予算を編成したら事業を進めます(Do)。重要な点は、実行した業務内容を記録することです。誰が何をしたか把握できれば、改善の手段が見えてきます。予算を意識して業務を進められるような仕組みづくりも欠かせません。

Check - Act(フィードバック)

作業や活動が計画どおり進んでいるかをチェック(Check)し、現状に従ったアクション(Act)をとります。チェックの頻度は変動が少ないなら毎月、季節にで変動するなら3か月程度で行います。

予算管理の目的は、あくまでも事業の目標を達成することです。達成するために、予算と実績をリアルタイムにチェックできるシステムを確立しましょう。また達成度が一目でわかるように、数値をグラフで表すといった工夫が必要です。

予算管理のポイント

簡単に修正できるシステムづくり

予算を容易に修正できるように仕組みを作りましょう。たとえば、販売や生産の数値を変更しただけで他の値も自動で変われば、予算編成にかける時間は短縮されます。

月次の予算編成

予算は年次だけでなく月次単位でも作成しましょう。予算は後から修正するケースが多々あるので、短いスパンでも記録すると便利です。

ちょうどよい目標の難易度

現場は達成しやすい目標を報告する傾向にあります。簡単すぎずかつ難しすぎない目標を設定しましょう。

予算を逐一修正

予算を継続して修正するには、単月の結果に加え累積された結果も分析しなくてはなりません。現状までの達成度合いを踏まえ追加で資金を調達しなくてはならないのか、早めの判断が必要です。

予算管理で経営を安定化

予算管理の重要性、おわかり頂けたでしょうか。繰り返しになりますが、予算は作成することに意義があるのではなく、実行することと管理することに意義があります。

また管理といっても、予算は経営指針であり社命ではありません。業績改善を目標として柔軟な対応とタイムリーな対策がたてられるように、適切かつ効率的な予算管理を確立することは、適切な経営にとって非常に大切です。

予算管理システムを導入することで、作業が効率化され、管理や分析がスムーズになります。ボクシルがおすすめする予算管理システム13選を徹底比較した記事もあるので参考にしてください。

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