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2017-05-05
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予算管理とは | メリット・方法・目的・進め方【徹底解説】

予算とは作成することに意義があるのではなく、実行し、管理することに意義があります。そんな「予算管理」の基礎知識・定義・目的、重要性、メリットや予算管理の進め方について詳しく、そしてわかりやすく解説します。
予算管理システム
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会社にとっては予算作成は決算と同じくらい大切な業務の一つですが、予算作成方法や予算管理の方法がイマイチわかっていない方が多いのではないでしょうか。

予算にあたっては作成に時間をかけがちですが、作成よりもむしろ予算を管理する方がずっと重要です。それはなぜでしょうか?予算管理の必要性からメリット、効果的な管理方法を本記事では解説します。

予算管理システムについても知りたい方はこちらからどうぞ。

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1. 予算管理とは?

そもそも「予算」とは

予算とは、政府や個人、企業などの収入および支出に関する予定的計算を意味します。

企業にとっての予算(予算計画)とは、企業の一会計年度において目標となる利益を達成するために、売り上げや経費を決めることであり、その計画のことを指します。

「予算管理」の定義

会社の存在目的は「利益を出すこと」にあります。利益を出すために会社は中・長期の目標を設定し、その目標を達成するために決算にあわせて1年単位で予算を立てます。

利益が出ない場合は、その原因を分析して改善する必要があります。それに必要なのが予算管理といえるでしょう。

予算管理とは、会社における予算と実績を比較することにより予算からの逸脱を防ぎ、またタイムリーに適切な措置をとるための管理業務です。会社は予算に従って事業に必要な資金を調達したり確保したりし、事業計画を立てますから、予算管理やコントロールは会社経営にとって非常に大切な要素となります。

「予算管理」と「経営管理」の違い

予算管理について紹介してきましたが、類似したキーワードとして経営管理が挙げられます。

経営管理とは、ヒト・モノ・カネといった会社の経営のために必要な資源を、会社の目標を達成するために、行き当たりばったりではなく計画性をもって、効率よく使用し、配分するための管理や技術です。

中小企業から大企業に至るまですべての会社にとって必要なものであり、財務的な管理だけでなく組織運営上の管理も含まれます。

経営管理には、たとえば製造業であれば生産管理、その他には販売管理労務管理人事管理財務管理、そして予算管理などが含まれます。その中でも予算管理は特に会社の経営に必要な資源の配分に直接影響するため、経営管理の中でも重要な位置付けとなります。

予算の種類

予算といっても、その種類により管理の仕方も変わってきます。まず予算にはどのようなものがあるか見てみましょう。予算の総合的な管理のためには、予算を以下の4つの部分に分けて分析する必要があります。

①売り上げ予算

どのくらいの売り上げが達成でき、どのくらいの収入が得られるかの見込みです。過去の実績から出す現実的なものと、経営上の目標値を加味した野心的なものとあります。

モノやサービスをを販売する事業であれば、製品や商品などの販売数量の見込みに単価をかけることで、販売金額の予算を出します。

売り上げ予算は、自社の努力だけでなく市場の動向や競合、為替などにも左右されますから、定期的に見直しおよび調整する必要があります。

②原価予算

原材料費などの仕入れや製造に直接必要なコストの見積もりで、製品やサービスの売り上げに関係する予算です。売り上げが増減するとそれに合わせて仕入れも増減しますから、売り上げ予算に連動して調整する必要があります。

売り上げ予算同様、原価の単価は市場動向などによっても左右されるため、これも定期的な見直しが必要となります。

③経費予算

原価予算と違い売り上げには直接連動しませんが、事業維持のために必要な管理費や経費です。たとえば事務所の賃貸料・出張旅費・接待費・広告・宣伝代・調査費などで、予算と実績の管理が比較的しやすい部分と言えるでしょう。

④利益予算

売り上げから原価と経費を引いたもので、会社の利益を指します。売り上げ予算が未達成でも、原価予算や経費予算が大幅に達成できれば、最終的には利益予算は達成できますが、上記①~③の予算管理は、問題点の洗い出しと今後の改善のために、個別に行うことが必要です。


なお、予算は必ずしも年度毎に作成して管理するものではなく、特定のプロジェクトに対してプロジェクト毎の予算をたてて管理する場合もあります。その他、資金調達計画のための資金予算や、投資計画のための投資予算もありますが、上記の①~④の予算を基本として説明します。

2. 予算管理を行う目的とメリット

予算管理は会社の経営にとって重要なものです。ではなぜ予算管理が必要なのでしょうか。予算管理をすることによるメリットを以下に挙げてみます。

明確な目標設定ができる

会社の目標を数値化することにより、すべての社員にわかりやすい形で設定できます。売り上げ高の設定だけでなく、原価や管理費など削減可能なコストの目標の設定も含まれるため、不必要、もしくは無駄なコストの削減マインドや、いくらまで経費を使えるかの意識が社員に行き渡ります。

計画の設定ができる

目標値を反映させた予算ができたら、それをどのようにして達成できるかの具体的な計画を立てることができます。

たとえば目標達成のためにはどのくらいの資金が必要かや、どれだけの費用をどの部門にかけられるかが数値化されて明確になり、営業や販売部門だけでなく各部門の役割と責任範囲が可視化されて、計画がたてやすくなります。

目標と実績の比較・分析ができる

予算は作成段階から手間隙かかるものですが、作っただけでは意味をなしません。作成した予算と実績を、定期的に比較して分析することが大切です。

予算管理を行うことで、実績の進捗が妥当で目標を達成できそうかの判断を可能となります。

経営のかじ取りの指針となる

会社の実際の財務状況は月次の損益計算書で把握できますが、予算管理により、どのように経営をすすめていけばよいかの指針を得られます。今のやりかたでよいのかや軌道修正の可否など、各部門からあがってくる報告書からだけでは見えない問題点を数字化することで、より的確な経営判断につなげられます。

3. 予算管理の進め方

では予算管理は、どのように進めたらよいのでしょうか。予算管理の進め方をPlan(編成)・Do(執行)・Check - Act(フィードバック)というPDCAサイクルにそって説明します。

Plan(編成)

まず経営目標を明確にしたうえで、その目標をどのように達成するか・経営資源をどのように配分するかの計画(Plan)を立てます。

予算には①売り上げ予算原価予算経費予算利益予算があると説明しました。

④の利益予算は①~③から自動的に出されるので、各部門が①から③を作成し、それを編成して④の利益予算が会社の目標を達成できるように、最終的な全社の予算を編成します。このプロセスを、典型的な製造・販売会社の例でみてみましょう。

営業部門

営業部門は前年の実績や市場の予想、会社目標を考慮した、①の売り上げ予算を組みます。
また同時に、出張費や宣伝・広告費、接待費などを含む、販売のためのコストである③の経費予算を組みます。

ただ売り上げ予算は、営業部門だけの判断ではなく、経営目標にそって経営者からトップダウンで決められることが多いでしょう。

製造部門

製造部門は、営業部門から通知される販売予算から、販売予算を達成するために在庫も含めてどれだけ生産するかと、そのための②の原価コストの予算を組みます。また原価だけではなく、生産には直接かかわらない経費の予算も組みます。

人事や経理などの管理部門は、前年の実績などをもとにし、営業部門や製造部門から上がってくる経費を加えた経費予算を組みます。通常は財務部門が①~④を編成して最終的な予算を編成し、経営者の承認をとりつけます。
ここで、予算の作成や編成に際して注意すべきポイント3つを以下に挙げます。

①簡単に修正できるようにしておくこと

予算に修正はつきものです。たとえば販売や生産の個数を変えるだけですべてが変更できるようにするなど、各部門の予算作成にあたっては、容易に修正できる仕組みを構築しておきましょう。

②月次レベルの予算作成

予算は年度予算だけでなく、管理やチェックの精度が高められるよう、月次レベルで作成しましょう。

③現実的な予算と目標予算の設定

予算作成にあたっては現場の情報や意見が重要ですが、現場は達成しやすい予算を報告する傾向があります。売り上げ予算に関してはコンサーバティブな予算、経費予算に関しては多めの予算を出す、というものです。

しかしこれでは、会社の成長につながらず、不必要な経費も容認してしまうことにもなりかねませんから、経営判断としてある程度高め、厳しめの予算を編成する必要性もあるでしょう。ただその場合には、無理に予算を達成しようとして不正に走ってしまうことを避けるために非現実的なものにはならないようにし、また目標という位置づけにして、達成した場合のインセンティブを設けるなどの配慮も必要となります。

Do(執行)

予算が編成されたら、予算通りに事業や業務をすすめる執行(Do)の作業が必要となります。
実際には編成された予算通りに進められることは少ないですが、大切なのはどのように執行したかの記録を残しておくことです。予算を達成するために、誰がどのような作業を行ったかが把握できるようにしておくことで、改善の手段がみえてくるからです。

また予算を常に意識して業務を進められるように、各業務や活動実施にあたって、簡単に予算が参照できるような仕組みの構築も必要です。

Check - Act(フィードバック)

このサイクルでは、作業や活動が予算どおりに進んでいるかをチェック(Check)し、進んでいない場合のアクション(Act)をとります。

チェックの頻度は、業績が年間を通して月による変動があまりない場合は毎月、季節による変動がある場合は3か月毎など、業種や業態に応じて、予算管理に振り回されて肝心の業務の妨げにならないような頻度と方法を確立します。

予算管理の目的は、あくまでも事業の目標を達成するためのツールとすることです。予算と実績をリアルタイムに近い形でチェックできるようなシステムを確立しましょう。また単なる数字だけでなくグラフ化して、予算達成度が一目でわかるようにする工夫も必要です。

ポイント

毎月にしても3か月毎にしても、最終的な結果と評価は12か月後の年度末に出ます。

予算に対する軌道修正を継続して行うためには、単月の結果に加え、累積結果のチェックもポイントとなります。累積結果から、このままの状態で進んだ場合の年度末までの見通しをたて、当初の予算から大きく逸脱するようであれば予算自体の見直しも必要となります。

また追加の資金調達も必要となる場合もでてきますから、そのような必要性を早めに把握することにも役立ちます。

修正可能と判断されるズレであれば、早急に対策をたて、次回のチェック時までの短期のアクションプランを決める必要があります。従って予算と実績の比較は、営業部門や製造部門、管理部門など予算を作成したすべての部門に対してフィードバックすることも大切です。


予算管理は財務や経理の仕事と考えられがちですが、予算の達成や未達成は昇給や昇格、賞与の判断にもなり得るという点を事前にすべての部門に認識させ、予算の作成や執行だけでなく、フィードバック段階でも各部門の積極的な参加が必要です。

売り上げ予算が達成できなくても、原価予算や経費予算が達成以上の成果を上げれば、最終的な決算は達成できることになりますから、各部門の協力体制も奨励しましょう。

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5. 適切な予算管理は会社運営に必須!

予算管理の重要性、おわかり頂けたでしょうか。繰り返しになりますが、予算は作成することに意義があるのではなく、実行することと管理することに意義があります。

また管理といっても、予算は経営指針であり社命ではありません。業績改善を目標として柔軟な対応とタイムリーな対策がたてられるように、適切かつ効率的な予算管理を確立することは、適切な経営にとって非常に大切です。

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