予実管理表の作り方と必要項目 | Excel（エクセル）テンプレートはどこで入手できる？

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予実管理とは

予実管理は「予算実績管理」ともいい、予算とそれが実行された結果を比較することにより、当初の目標の達成度合いと課題を明らかにすることです。予算を管理していくための重要な概念にあたります。

予実管理は予実管理表（予算実績管理表）を用いて予算と実績の差異を明確にすることも特徴のひとつです。また、定期的な予実報告を通じて、経営陣や関係者に進捗を伝えます。

予実管理の作り方

予実管理の作り方を解説します。大まかな流れは次のとおりです。

予算目標を立てる

予実管理は、まず予算の目標を立てることが重要です。過去の実績をもとに数値目標を決めます。

企業として利益を求めるのは当然ですが、売上をあげるだけでなく、実現可能な数値を設定することも大切です。売り上げと経費のバランスをよく考えましょう。

予算を設定する

過去の実績データを収集して予算を設定します。その際、時期や年度ごとの違いも考慮しながら参考にすることが大切です。

無理なく、赤字を出さないように設定しましょう。

収支予算書を作成する

予算案を策定する際には、適切な収支予算書の作成が必要です。また、予算と実績の進捗を一目で確認できる予実管理表の利用がおすすめです。

予算を修正する

月単位で予算と実績を比較して、必要に応じて修正を加えます。

こまめに分析し、乖離が大きくなる前に対策をとることが重要です。順調に成果があがっている場合は、さらに商品数を増やしたり横展開したりとサービス拡大を検討します。

成果が芳しくない場合は、早急に原因をつきとめ対策します。

「予実対比表」を活用することで、各期の予算と実績の比較が容易になり、必要に応じた予算の修正が可能になるでしょう。

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Excel（エクセル）で予実管理するメリット・デメリット

予実管理は、Excelのような表計算ソフトを用いて作成できます。Excelは設計が複雑になりがちですが、運営体制にあった管理を工夫しながら運用できるでしょう。

Excel（エクセル）運用でのメリット

Excelで予実管理する場合のメリットとして、次の3つがあげられます。

カスタマイズ性に富んでいる

Excelで予実管理する大きなメリットは、自由にカスタマイズできる柔軟性にあります。一から予実管理表のシートを作成するため、予算状況や運営体制にあわせた管理表を自由に作成可能です。

詳細な予算管理表を設計することで、フレキシブルかつ詳細な予実管理が可能になります。

低コストで運用できる

初期投資が少なくて済む点も大きなメリットです。特別なツールを新たに購入する必要がなく、Excelがあればすぐに予実管理を開始できます。

データを可視化しやすい

Excelには、グラフや表などデータを視覚的に表現するための多くの機能が備わっています。これにより、予算の動きやパターンを簡単に識別でき、意思決定プロセスを強化できるでしょう。

Excel（エクセル）運用でのデメリット

しかし、Excelで予実管理する場合にはデメリットも存在します。主なデメリットとして、次の3つがあげられます。

規模が拡大すると複雑になる

規模の大きい企業では、予実管理が非常に複雑になるでしょう。多数のシートや膨大なデータを管理しなければならないため、この複雑さは手間を増やす原因となります。

BOXILがExcelで予算管理している担当者にアンケートしたところ、従業員が1～9人や10～49人の企業では「特に課題はない」という回答が一定数あったものの、50人以上ではその割合が減少傾向にありました。

エラーのリスクがある

Excelシートは人の手で操作するため、入力や計算ミスが発生する可能性があります。とくにデータ量が多くなると、ファイルが複雑化し、エラーの箇所を特定するのが非常に困難になります。

時間と労力の消費が大きい

Excelでの予実管理は設定や更新、修正が手動のため、時間と労力を多く要する作業です。頻繁にデータを更新する必要がある場合、効率性の低下を招きます。

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「予実管理をExcelでやるのは面倒…」
「予算や実績の入力・共有を簡単にしたい」
このような方には、予実管理ができる予算管理システムがおすすめです。

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Excel（エクセル）で予実管理表テンプレートを作る際に必要な項目

Excelで予実管理表のテンプレートを作る際は、基本となる次の項目を用意するようにしましょう。必要に応じて項目をカスタマイズすることで、より予算状況や運営体制にあった予実管理表が完成します。

• 売上高
• 売上原価
• 売上総利益
• 人件費
• 外注費
• 経費
• 営業利益

それぞれの項目について解説します。

売上高

売上高は、特定期間内における企業の総収入を示します。販売された商品や提供されたサービスから得られる収入のことで、基本的なパフォーマンスを示す指標です。

売上原価

売上原価は、売上をあげるためにかかった直接的なコストです。

業態によって異なるものの、商品の製造やサービスの提供に必要な材料費、仕入れ費用などを指します。売上原価を把握することで、商品やサービスのコスト構造を理解し、利益率を最適化できます。

売上総利益

売上総利益は、売上高から売上原価を差し引いたもので、企業の利益を示す基本的な指標です。

人件費

人件費は、従業員に支払われる給与や賞与、福利厚生費など、人材に関連する総コストです。人件費を適切に管理することで、企業は労働コストをコントロールし、利益の最大化を図れます。

外注費

外注費は、特定の業務を外部に委託した際にかかる、外部の業者や契約者に支払う費用です。

外注費を適切に管理することで、オペレーションの効率化とコスト削減の両立が可能になります。外注するサービスを選定する際に、見積もりの基準にもなるでしょう。

経費

経費は、事業活動を支えるための一般的な出費です。オフィスの賃料、通信費、旅費、広告宣伝費などがこれに該当します。経費の詳細な追跡と管理することで、無駄の削減と予算配分の最適化が実現します。

営業利益

営業利益は、売上総利益から運営に必要な全経費（人件費、外注費、一般経費など）を差し引いた利益です。この数値が事業の基本的な収益性を示し、企業の健全性と成長の度合いを測る重要な指標です。

Excel（エクセル）予実管理表テンプレートがDLできるサイト

smartsheetでは、Excelで予実管理する際に重宝するテンプレートを紹介しています。

今では非常に多くの予実管理用のExcelテンプレートが出回っており、どれを利用するのが効率的なのかわかりにくいのが現状です。

Excelの操作が苦手だったり、関数の知識が不足していたりしていると感じたら、ぜひこのページですすめているテンプレートを使用してみるとよいでしょう。
よく使われているテンプレートが満載で、自由にカスタマイズ可能です。

30,000点以上のビジネステンプレートを無料でダウンロードできるbizoceanでも、複数の予実管理表のテンプレートが公開されているので、ニーズに合ったテンプレートを探せます。

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テンプレートを使ったとしてもExcelの予実管理には、回収や集計の作業に大きな工数がかかります。テンプレート以外で無料にて予実管理する方法はこちらで解説しているので、あわせてチェックするとよりよい方法が見つかるかもしれません。

予実管理方法のポイント

予実管理する際に、とくに気をつけたいポイントや管理のフローについて説明します。

明確な予算の設定

予実管理において重要なのは、まず目標を定めつつ予算の設定を明確にすることです。

営業利益を基準に目標を算出し、企業としてどの程度の利益を出したいかを決定しましょう。これらは経営陣の判断になり、決定事項を社員間で共有します。

予算表の明確な作成や全体の業績管理表の整備、各プロジェクトの予算スケジュールの設定など、具体的なステップが予実管理の効果を高めます。

過去の実績を参考に、多角的な視点とさまざまな要素をもとに予算を決定しましょう。

管理しやすい予算を設定

予算を算出するうえで、すぐに達成できてしまうような予算目標を立ててはいけません。また、管理者が正しく評価できないような複雑な予算編成を組むことは避けるべきです。

現実的かつ挑戦的な数値を設定することで、部門やチームのモチベーションを維持できるでしょう。予算を大項目と小項目に分け、段階的に管理できる形にすると進捗確認が容易になります。

予実管理のフロー

予実管理をフロー化すると「予算の算出」「（月ごとの）決算」「実績との比較」「対策立案」「対策を実行する」のプロセスとなります。いわゆるPDCAサイクルと同じです。

毎月決算しながら、四半期や半期ごとのタイミングで当初の予算と実績を比較します。結果をもとに、次期にはより効率的で投資対効果の高い予算を立てます。

会社によって違いはありますが、基本的に予実管理は1年単位で行われます。

コミュニケーションと協力

予実管理は、正確なコミュニケーションと部門間の協力が不可欠です。定期的なミーティングを設け、予算に関する全体の進捗状況を共有し、必要に応じて調整しましょう。

調整する際は、数字だけでなく背景や要因を共有することで、より建設的な議論が可能になります。くわえて、経営層と現場の双方向のコミュニケーションを重視することで、現実に即した改善策を導きやすくなります。

テクノロジーの活用

最新のテクノロジーを活用することで、予実管理プロセスの効率化と精度の向上が期待できます。

予実管理ツールの導入は、時間の節約、エラーの削減、迅速な意思決定をサポートします。さらに、データをリアルタイムで可視化できる機能を用いれば、課題の早期発見や予算修正のタイミングを逃しません。

クラウド型のシステムを導入すれば、拠点や部門をまたいだ情報共有もスムーズに進むでしょう。

予実管理ツールを利用するメリット・デメリット

近年ではExcelではなく、予実管理用のツールを使う企業が増えています。予実管理に特化したさまざまな便利機能があり、専門知識がなくてもすぐに使用できます。

予実管理ツールのメリット

予実管理ツールを使う場合のメリットとして、次の3つがあげられます。

効率性と正確性が高い

予実管理ツールは、リアルタイムで予算と実績のギャップを確認できます。自動化された計算により人為的なエラーを減らし、データの正確性が高まります。

柔軟な予算編成と修正

ツールを使用すると、予算編成のシミュレーションが容易になります。また、途中での予算修正もスムーズに行え、柔軟性に計画を調整するのに役立ちます。

多機能性

予実管理ツールは、データ分析やレポート作成、予測機能など、多岐にわたる機能を提供しています。これにより、経営陣はより戦略的な意思決定を下せるようになるでしょう。

予実管理ツールのデメリット

しかし、予実管理ツールを使用するにはいくつかのデメリットもあります。主なデメリットを紹介します。

学習と導入に時間がかかる

新しいツールを導入し、効果的に使用するためには、従業員のトレーニングが必要です。

当然、これにはマニュアルの整備や研修なども含め時間とコストがかかるでしょう。しかし近年は、直感的な操作が可能なツールが登場してきているので、予算管理ツールの操作面の問題も解決されつつあります。

初期コストが高額になりがち

高機能なツールは高価であることが多く、とくに小規模企業にとっては負担になりがちです。さらに必要な機能によっては追加費用が発生することもあり、ランニングコストも考慮しなければなりません。

導入にあたって、費用対効果を丁寧にチェックすることが肝心です。

予実管理もできる予算管理ツール

最後に、予実管理もできる予算管理ツールを紹介します。

• ほぼExcelと同じユーザーインターフェース
• 小規模から大規模利用まで柔軟に対応
• 管理会計・経営管理を高度化・効率化

Sactonaは、予算編成、予算管理、見込み管理などの機能を備えたクラウド対応型の経営管理システムです。

利用画面はExcelと非常に似ており、入力担当者のトレーニングをほとんど要さず利用開始できます。

Excelデータの取り込みやレポート出力がワンクリックで可能です。データ数値の集計・レート換算・組み換えなどの計算処理に関しては、データ取り込み時に自動で実行されます。

ExcelをはじめとするMicrosoft社の製品と親和性が高いのも、特徴のひとつです。

• 予算、見込み、実績、KPIのデータを統合し可視化
• 表計算ソフトや会計ソフトのデータをワンクリックで統合、反映
• 多段階、複雑な配賦ルールに対応

Loglass 経営管理は、経営管理領域のデータを一元化し、迅速な経営判断をサポートする経営管理クラウドです。

各部門へ自動で生成、送付できるExcelやスプレッドシートにより、予算策定や予実管理に必要なデータを収集し、自動統合してくれます。

タグ形式で複数の分析軸を設定し、科目レベルで複数の切り口を組みあわせ、予実を確認可能です。統合データを見たい切り口や副次元で取り出せ、収益性や費用対効果も可視化できます。

• 入力からレポート作成まで総合的に予実管理をサポート
• Excelによるデータ入力とExcelからのデータ自動取得
• インタラクティブなダッシュボード

Salesforceは使い慣れたExcelで予実管理やデータ分析ができるビジネスインテリジェンスです。予実管理に必要な計画、分析、レポート機能が備わっています。

Webベースのデータ総合ツールにより、既存の業務システムからのデータ抽出や変換、またERPや外部ソースのロードも可能です。

複数名による同時入力が可能で、入力された予算情報はリアルタイムで集計されます。入力が苦手な担当者でも、入力制御機能によりミスを減らし、業務効率化も期待できます。

• 統合型プラットフォーム上で財務と事業部門のデータを連動して一元化
• 予算データ収集プロセスの大幅な簡素化を実現
• 圧倒的な使いやすさと柔軟性

CCH Tagetikは、予算管理や予実管理をはじめとした財務部の企業経営管理プロセスを総合的にサポートします。

オープンアーキテクチャとマルチプラットフォームによる低コストが魅力のシステムです。既存のテクノロジーが最大限に活かされています。

通貨や為替計算機能などのファイナンシャルインテリジェントを内蔵しています。計画の自動化や、決算の早期化、経営管理レポートの簡素化を目指す、総合パフォーマンス管理ソフトです。

• 予算、実績、見通しなどの数字を管理、自動集計できる多次元データベース
• 予実管理レポートの出力はパラメータを変更するだけ
• スモールスタートから段階的に対象業務領域を拡張可能

Oracle Cloud EPMは、予算編成業務や予実管理、着地予測などを含む領域で利用できる予算管理、管理会計システムです。
管理に必要なデータの入力や連携、各種計算処理、レポート分析を一元管理できます。

リアルタイムのデータをもとに、期間や部門など、分析軸や視点を変更しながらシミュレーションできます。価格変動や為替変動のシミュレーションにも対応可能です。

Excelの操作感をまるごと残せるほか、多言語、多通貨に対応しています。

• 脱・Excelで予算管理
• 業績やキャッシュフローを簡単にシミュレーション
• 銀行や投資家向けのレポートを簡単に作成

Manageboardは、会計データをまるごと予実管理に利用できるクラウド予算管理ソフトです。直感的な操作とクリックだけで経営のイメージを数値化し、簡単に予算管理できます。

将来の予測を可視化することにより、予算目標達成に向けて予算をベースにしたPDCAサイクルを構築可能です。コスト分析、キャッシュフロー分析など、財務データをさまざまな角度で分析できるレポートもワンクリックで作成できます。

• “脱”Excelから“活”Excelへ
• 1社1社に適したフォーマットでシステム化 -柔軟性の高さと使い勝手の良さを実現

BizForecastは、Excelと組みあわせることでそれぞれの特徴を生かした予算運用が実現した予算管理システムです。経営管理の効率化・課題解決を強力にサポートします。

Excelの「使い勝手の良さ」や「柔軟性の高さ」を生かしつつ、情報の共有や保全面におけるデメリットを解消します。

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Webブラウザはもちろん、タブレット端末からも操作できます。OSもWindows/Macのいずれでも利用できるので、幅広い運用が期待できます。

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Workday Adaptive Planningは、Excelとの連携でデータのインポートやエクスポートが可能な予算管理システムです。

シミュレーション分析や誤入力チェックも備えた充実した機能で、予実管理の効率化が促進されます。連結決算やグローバル管理に適用できる点も特徴で、有料追加機能のオプションもあります。

• 入力からレポート作成まで総合的に予実管理をサポート
• Excelによるデータ入力とExcelからのデータ自動取得
• インタラクティブなダッシュボード

Jedoxは使い慣れたExcelで予実管理やデータ分析ができるビジネスインテリジェンスです。予実管理に必要な計画、分析、レポート機能が備わっています。

Webベースのデータ総合ツールにより、既存の業務システムからのデータ抽出や変換、またERPや外部ソースのロードも可能です。

複数名による同時入力が可能で、入力された予算情報はリアルタイムで集計されます。入力が苦手な担当者でも入力制御機能により、ミスを減らし業務効率化も期待できます。

• PLだけでなく先行指標KPIまで一元管理し未来予測が可能
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Scale Cloudは、PLとKPIを一元的に管理し、組織全体で予算達成を目指す経営マネジメントシステムです。

PL（結果指標）に加え、事業の将来を示す先行指標であるKPIまで幅広く把握できます。データに基づいた未来予測を通じて、最適な施策を導き出せます。

KPIの設計から組織的なPDCA運用、システムへの定着まで、豊富なノウハウを持つ専門家が伴走して支援する点も特徴です。予実管理の精度と再現性を高められます。

予算管理ツールをさらによく知りたい方は、次の記事をご覧ください。

予実管理を確実にこなそう

予算管理は企業運営において欠かせない要素ですが、明確な目標設定がなければ、その効果を十分に引き出せません。

本記事で紹介したように、PDCAサイクルを実践しながら、効率的かつ生産性の高い管理手法を追求することが大切です。

そのためにも、ニーズに合わせたExcelや予算管理専用ツールを有効に活用しましょう。

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