営業のPDCAサイクルを回す方法を具体例で解説、成果をあげるSFAツールも紹介

PDCAは企業の営業活動にも適用できるため、近年は営業成績が伸び悩んでいる営業部隊や、市場ニーズの変化などの外部要因によって売上が伸び悩んでいる企業も積極的に取り入れています。企業の営業プロセスの改善をするうえでも非常に有用なフレームワークだからです。

そこで、特に営業におけるPDCAサイクルを回す方法について具体的な事例を交えつつ解説していきます。

PDCAを後押ししてくれる営業支援（SFA）ツールの紹介もするので、営業担当者の方は、ぜひご一読ください。

営業におけるPDCAとは

PDCAサイクルとは、事業の運営において「Plan（計画）⇒Do（実行）⇒Check（評価）⇒Act（改善）⇒再びPlan（計画）･･･」のサイクルを繰り返すことをいい、もともとは製造業における品質管理のために提唱された概念です。

このサイクルは汎用性が高く、事業のどんな領域でも適用でき、また個人でも日ごろの仕事のパフォーマンスを向上させるために非常に有効な手法です。

そもそもPDCAサイクルとは

事前の計画に沿って製品を製造し、問題が生じた場合に原因を明らかにして改善点を挙げ、それを新しい計画に組み込む、という一連のサイクルを繰り返し続ける手法です。

製造現場では、PDCAサイクルと目標の達成度に関する定量的な評価法である「KPI」とを組み合わせて改善を繰り返すことが多いですが、どんな企業であっても、業務管理・改善を実践するための効果的なフレームワークとして認識されています。

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以下で「PLAN」「DO」「CHECK」「ACTION」それぞれの項目について簡単に解説します。

PLAN

まずは改善したい分野における目標設定を行います。

目標達成のための行動計画の作成を行いますが、ここで重要なのは具体的な数値目標とともに期限をつけるようにしましょう。

漠然とした曖昧な目標や、定量的に評価できない計画を作成しても、後から改善点を洗い出せなくなってしまいます。

DO

設定した計画を実行していきます。

営業であればテレアポや訪問に関するものが多くなるはずですが、その際はクライアント名と交渉の内容、そして相手のニーズなどの情報を記録しておくことが重要です。
これによって、後から実行内容とその結果を評価しやすくなります。

また、当初の計画と違ってくる部分が必ずでてくるものなので、計画に修正を加えた部分も、後から評価できるように記録しておきましょう。絶対に計画通りに進めなければいけないというものではありません。

CHECK

当初の計画した目標を実行できていたのか、結果に結びついたのかどうかを検証・評価していく段階です。

実際の成果を定量的に測定し、その際の課題や問題点について挙げていきます。

目標を達成できなかった部分について、何が問題だったのかを評価するとともに、成功した部分についても成功要因を分析するようにしましょう。

ACTION

前段「CHECK」で明らかにした課題や問題点の改善策について検討し、業務の改善を行うとともに、それを次の「PLAN」へと反映させます。

このプロセスを繰り返し、常に改善を重ねていくことによって、日々の営業活動のパフォーマンスが向上していきます。

営業マンは自分の営業スキルを向上させることにより、組織全体の営業レベルを底上げできます。効率的な運営体制を改善することによって、一人ひとりの営業マンが仕事のしやすい環境を整えられるようになります。

PDCAの目的

営業分野でなくても、何らかの目標を達成するために計画を立てるものです。

しかし、単に目標を立てるだけで、実行した結果からみえてくる問題点を改善できなければ、それ以上の成果を上げられなくなってしまいます。

PDCAは、一度計画を実行して満足するものではありません。
結果を評価して改善するというプロセスを意識的に繰り返し続けることによって、常にパフォーマンスを向上させ続けることを目的としています。継続的に繰り返すことに大きな意味があるわけです。

継続して改善し続けることは、どんな分野の仕事であっても必要なことです。
自社をとりまく環境にいち早く適合し、変化し続ける市場ニーズに合わせた商品やサービスを提供し続けるためにも、全社的にPDCAを回し続けることが重要です。

営業活動におけるPDCAのポイント

それでは、営業活動においてPDCAを回し続けるための重要なポイントについて解説します。

目的を明確にしたうえで計画を立てる

近年は、どの分野でも「PDCAを回すことが重要だ」といわれるようになってきました。
しかし、いつの間にかPDCAを回すこと自体が目的化してしまい、具体的に何を改善したいのかがわからない状態で混乱してしまっているケースもみられます。

まずはPDCAサイクルを回す目的を明確にしましょう。

実際に計画を立てる際には、組織全体の現状を分析し、達成しなければならない目標を定量的に明らかにします。さらに後の段階で目標達成の確認がとれるように、しっかりと達成期限も決めておくようにしてください。

本質的な原因を探る

行動の評価段階においては、成功や失敗の表面的な原因を挙げて満足するのではなく、より本質的な原因を探り、その改善を図ることが重要です。

多くの問題は、複雑で解決すべき事柄が多いように感じらるでしょう。
しかし、深く原因を探ってみると、たった一つの本質的な問題から枝分かれしているといったケースがたくさんあります。

表面的な問題をいくら解決しても、同じような問題が次々に出てきてしまいますが、本質的・根本的な問題を解決すれば問題はありません。

効果的なPDCAを回すためには、常に本質的な問題の改善に取り組むことを意識するのが重要です。

数値として改善案を示す

改善案はなるべく数字で示し、具体的に何を何回やればよいのかを示すことも重要です。

たとえ本質的な原因を発見できたとしても、改善するための施策が曖昧なら具体的な行動につなげられませんし、効果の測定もできないでしょう。

目標設定も具体的であることが望ましいですが、改善して次の計画につなげるためにも、なるべく定量的な改善案を示す必要があります。

すぐに結果を求めすぎない

PDCAの目的でも説明したように、PDCAは何度も繰り返し実践することで業務の改善をしていくものです。

一度実践しただけですぐに効果が出るというケースは稀なので、改善の積み重ねことが重要となります。効果が出ないと諦めずに繰り返し実践するようにしましょう。

ポジティブな側面にも目を向ける

PDCAサイクルでは、どうしても改善点ばかりに目が行ってしまいがちです。

しかし、成功した部分や成長したところにも目を向け、さらに伸ばすためにはどうすればよいかを考えるのも重要となります。

場合によっては、どうしても改善できない部分を切り捨てて、より伸びしろのある部分に改善点をフォーカスする方がよいケースも少なくありません。

営業活動におけるPDCAの事例

それでは、営業活動におけるPDCAサイクルの成功例と失敗例について簡単に紹介していきます。

PDCAの失敗例1：目標設定や行動計画が曖昧だったケース

ある企業の営業チームでは、全体の成約件数が下がってきたため、PDCAサイクルを回して成約率の改善を目標に。

一日の「成約数を伸ばすこと」を目標とし、営業電話や顧客への訪問数を増やすといった自分なりの方法で成約率を伸ばす試みを行った。しかし、いつまで経っても上手くいかず、メンバー達はいつの間にかPDCAサイクルの存在すら忘れて、業績が伸び悩んでいた状態に戻っていた。

失敗の原因と改善点

この失敗の原因は、まず目標設定が曖昧だったことに加え、具体的な行動計画を立てなかったことにあります。

一人のひとりが「成約率を伸ばす」という曖昧な目標設定のもとでバラバラに行動していたため、チームとしての改善点を上げられず、適切なフィードバックを得られませんでした。

このように、目標設定の時点で躓いてしまっている組織はけっして少なくありません。
チームとして具体的に数値化した目標を設定し、具体的な行動計画を立ててチームでシェアする必要があったわけです。

PDCAの失敗例2：本質的な問題（改善点）を導き出せていないケース

慢性的な売り上げの低下を懸念していたあるソフトウェアの販促チームでは、顧客自身にヒアリングすることで、彼らのニーズの変化を読み取り、自社商品の改善に活かすPDCAを回すことを考えた。

しかし、さまざまな顧客の意見をソフトウェア開発に取り入れようとしても、なかなか成果を上げられなかった。

顧客自身の意見もさまざまで、改善に結びつけることが難しい要素が多かったことに加え、実際に商品に改善を加えても反応は芳しくなかった。

何か月かの試行の後、結局どのような点が顧客の嗜好に合うものなのか導き出せず、既存のソフトウェアを提案し続けることになってしまった。

失敗の原因と改善点

顧客が本当に求めていたのはソフトウェア自体の改善案ではなく、それを実際の業務に活かす方法でした。
顧客の多くは、ソフトウェアの充実した機能について理解はしていたものの、具体的にどうすれば自社の業務に活かせるかがわかっていなかったのです。

そこで、販促チームは営業部隊と協力しながら、これまでの単純なソフトウェアを売り込む方法から、コンサルティング型の営業スタイルに切り替えることにしました。

これによって、それぞれのクライアントの環境に応じた適切な導入方法をアドバイスすることによって、売上を改善させられました。

PDCAの成功例1：現状を正しく認識することで営業成績を改善したケース

営業部門に配属されたAさんは、ここ数か月の営業成績が下がってきたことを問題視し、PDCAを使って成績を改善させることを決意。

現在の営業方法の問題点を探るため、成績が下がり始める前後の行動の違いをプロセスごとにピックアップ。

電話をかける時間帯と資料内容が漠然としすぎていることに気づいたAさんは、これらの課題を改善する具体的な計画を立て、実行と改善を繰り返した。

その結果、営業成績は改善し今ではチーム内で1、2位を争うほどの成績をおさめるように。

成功要因とさらなる改善点

PDCAサイクルが成功した要因としては、何よりも自分自身の現状を正しく認識するところからスタートしたことです。

そして、自分の営業プロセスを段階別に分け、具体的にどの部分にどういう課題があるのかを自分なりに調査・分析し、その改善を具体的な目標として設定したところでしょう。

PDCAを上手く回すためには、現状を正しく認識することと具体的な行動計画を欠かせません。

PDCAの成功例2：「定義」を明らかにして、着実に成果につなげたケース

あるWEBマーケティング企業では、ここ数か月間、一部のクライアントに提案しているマーケティング施策の効果が下がり始めていることを問題視していた。

そこで同社では、他の施策の成果などから導き出した「本来達成できるはずの数値目標」を明らかにするとともに、問題のある施策のターゲットユーザーについて、もう一度定義し直してみることに。

それによってクライアントがいつの間にか本来は想定していなかったユーザーにアプローチをしていたことに気づいたため、一からマーケティング戦略を提案し直すことを決定した。

その結果、徐々にクライアント企業の売上が改善しはじめ、他のクライアントと同程度の営業成績に戻せた。

成功要因とさらなる改善点

繰り返し述べているように、PDCAサイクルでは目標や実行プラン、改善点を具体的・定量的にすることが重要です。

今回のケースでは、一からターゲット層を定義しなおすことによって、本当に改善すべき点が浮き彫りになりました。

盲目的にPDCAサイクルを回しているだけでは、いつの間にか誤った改善点にばかりフォーカスしてしまう可能性があります。定期的に目標やターゲットを定義しなおすことによって、実行段階でのブレを修正できるようになります。

PDCAにSFAが欠かせない理由

SFAによる顧客情報の共有化機能を利用すれば、業務報告や入力の手間、情報共有にかかるコストが大きく削減できます。こうしたムダをカットすることで、生産性を飛躍的に向上させる事ができるのです。

このようにSFAを活用して、営業の現場におけるPDCAサイクルの活性化を目指してみてはいかがでしょうか。

営業支援（SFA）ツール17選

最後に、企業のPDCAサイクルの実践を後押しする営業支援（SFA）ツールについて、代表的なサービスを紹介します。

注目のSFA（営業支援システム）、サービス資料まとめ

• 営業に関するあらゆるプロセスを一元管理
• 充実したカスタマーサポート
• 優れた分析・レポート機能

Salesforce（セールスフォース）は、営業プロセスの一元管理を可能にするクラウド型のビジネスアプリケーションです。リード（見込み客）の開拓から新規顧客の獲得、商談に関する一連のプロセス、カスタマーサービスやマーケティングに至るまで、営業における全プロセスを網羅的にサポートしてくれる点が魅力です。非常に優れたレポート機能をもっているため、営業におけるPDCAサイクルを回すための強力なサポートツールとなってくれるでしょう。

• 社員が持つ名刺情報を会社の資産として有効活用
• 営業活動を効率化
• 名刺情報リスト化の工数とコストを削減

Eight 企業向けプレミアムは、社員全員の名刺交換による出会いを一括管理・共有し、有効活用できるサービスです。名刺情報を共有しておけば退職や異動などがあっても築いた人脈を継承でき、同僚がすでにアプローチしている企業であれば、キーマンへのパスも見つかりやすく、効率的な営業活動を実現。リストとして名刺情報をダウンロードすれば、展示会やセミナーの案内メール、DMの送付、年賀状の送付リスト作成にも利用でき、工数だけでなくコストの削減も可能です。

• 使いやすく定着するSFA
• 専門知識不要でカスタマイズ可能
• 幅広い用途で活用可能

JUST.SFAは、優れたユーザーインターフェースと高いカスタマイズ性を備えた営業支援クラウドサービスです。インターフェースは総覧性に優れ、システムのカスタマイズは専門知識不要・ノンプログラミングで可能です。自由にデータテーブルやパネルを増やせるので、ノウハウの共有、契約書や見積書のワークフローなど、従来のSFAの範疇にとどまらない用途でも活用できます。

• SFA上でオリジナルの帳票が作成可能
• 既存のExcel帳票を簡単に取り込める
• 名刺情報をもとに顧客を一元管理

intra-mart DPS for Salesは、導入実績7,500社超えのシステム基盤である「intra-mart」に基づいたSFAツールです。名刺情報と営業活動が紐付けされるため、いつ誰にどんな営業活動を行ったのか一覧で確認できます。名刺情報の取り込みは、スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで即時にデータへ変換・登録されます。また、今まで活用していた既存のExcel帳票を、SFA上でそのまま取り込めるので手間を掛けずオリジナル帳票を作成できます豊富な機能で営業活動の効率化をサポートします。

• オールインワンパッケージ
• アカウント数無制限利用可能
• マルチデバイス対応

Knowledge Suiteは、クラウド型統合ビジネスアプリケーションです。営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、グループウェアというビジネスに必要な機能すべてが統合されており、社内文化に合わせて不必要な機能を減らすカスタマイズも可能です。また、「必要なときに必要な分だけ利用する」という容量課金制なので、アカウント数を気にせず利用できます。スマートフォンやタブレットにも最適化しているので、外出先でもオフィスと変わらない環境を実現します。

• 名刺管理との連動で、担当者の入力作業を簡単に
• 商談の動きを迅速に把握してフォローできる
• 顧客情報を一元化し、タスクや営業活動を効率化

ホットプロファイルは、営業活動の可視化・効率化を支援するシステムです。

自社の運用に合わせて定義した営業プロセスで案件を管理するため、次に行う営業活動を明確化し、受注につながる活動を進められます。金額や商談ステージの経過日数に応じてアラートを設定でき、商談の変化にもスピーディーに対応可能です。また、一画面で営業活動全体を可視化し分析もできるので、管理者によるマネジメントもしやすいのが特徴です。

• PDCAを回すのに必要な情報を1つの画面で確認
• 簡単な操作で見やすい営業レポートを作成
• 営業サイクルの中で課題となっている箇所を明確にする

Freshsales Suiteは、営業のPDCAサイクルを回すための機能を網羅したCRMです。データにもとづいた、見やすい営業レポートを簡単に作成できます。営業レポートの作成には複雑な設定は不要で、簡単操作でレポートをグラフにして可視化できます。

1つの画面に6つの営業レポートを表示できるため、条件ごとのレポートを比較しながら改善点を探すことも可能です。また、見込み顧客が成約に至るまでにどの程度の時間がかかるのか、営業サイクルのどの部分での足止めが多いのかを明確にし、営業力の底上げも目指せます。

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DP Report@は、スマートフォンを活用し、従業員の行動履歴や顧客情報を位置情報とともに管理できる業務効率化支援サービスです。

予定を入力すると地図上に巡回先と最適な道のりを表示し、営業活動をサポート。管理者は予定をタイムラインで確認できます。また顧客とのやり取りは報告情報として蓄積でき、顧客データとともに閲覧可能。マップ上の情報は管理端末から行え、登録、編集にも対応しています。

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eセールスマネージャーRemix Cloudは、CRM/SFA部門のユーザー調査で使い勝手No.1の評価を受けた営業支援（SFA）ツールです。豊富な機能と柔軟なカスタマイズが強みであり、実際の営業現場で簡単に利用できるツールとしての評価が高いSFAといえます。実際の導入では、専任の支援コンサルタントがつき、ツールの定着や問題の解決などしっかりとサポートしてくれます。

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Sales Cloud Lightning Essentialsmは、世界No.1のCRMである「salesforce」が提供するスタートアップ・中小企業向けの低価格営業支援ツールです。通常のSalesforceと比べ低価格で導入できるので会社規模が拡大すればそのままSalesforceへの拡張ができます。リアルタイムでの情報共有が可能なのでPDCAを効率的に回すことが可能です。

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• 顧客に必要な情報の提供やアプローチを効率化
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i-CRMは、顧客管理にSFA、MA、業務効率化の機能を備えた統合型CRMです。顧客情報は、CSVデータのインポートや名刺スキャンで簡単に登録でき、入力する手間を削減。案件の進捗はホーム画面にガントチャート形式で表示され、営業活動や顧客の状態を可視化します。顧客情報の管理以外にも、MA機能を活用することで、顧客ごとに必要な情報をメールで配信し、コミュニケーションを促進できるのも特徴です。

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• タグ管理・Eメールトラッキング機能で営業効率を向上
• 請求管理などのバックオフィス業務の負担も削減

SALES-8は、個人から中小企業/部門まで使える名刺管理を基本とした、CRM+SFAクラウド型サービスです。プランに応じて、営業に役立つ幅広いアドイン機能が取り揃えられます。アドイン機能には数十万社の開拓名簿、テレマーケティング、案件管理、Eメールトラッキング機能、提案商品管理などの営業支援の機能だけでなく、見積書/請求書/売掛金などのバックオフィス業務までカバーしています。付属の顧客リストでは新規顧客の開拓や、アプローチしきれていない休眠顧客の掘り起こしも可能です。

• 日常的に利用しているツールとの連携が可能
• チャットシステムとの連携もできる
• 独自のデータベースを活用した情報支援

Sensesは、日常的に利用しているツールと連携することで入力を自動化してくれるSFAツールです。GmailやGoogleカレンダー、Googleドライブなどと連携することで、ユーザーの入力負担を減らし、効率的な営業案件管理を実現してくれます。SlackやChatWorkなどのチャットツールと連携することもでき、営業状況をリアルタイムで把握可能です。

• 現場での成功事例を共有
• 放置顧客や放置案件の発見 -モバイルの活用で効率的な営業を実現

アクションコックピットは、営業活動の「見える化」を実現し、組織内の情報の共有をスムーズにしてくれる新世代SFAです。営業担当者とマネージャー双方にとって使いやすい機能が満載で、それぞれの業務負担をリアルタイムで確認できたり、改善ポイントの発見ができたりします。スマートフォンやタブレットのシステムが充実しており、出先からでも簡単に必要な情報を受信できます。

• 営業担当者の業務の効率化を実現
• 顧客情報や商談情報などの情報を共有
• SaaS型とパッケージ型の選択可能

NEC営業力強化ソリューションでは、営業活動プロセスを見える化し、顧客情報、商談情報、活動報告などの情報を組織内で共有してくれるシステムを提供しています。部門単位の利用から企業全体としての利用まで幅広く対応でき、自社インフラが不要なSaaS型と、自社パッケージ型の両方の導入が可能になっています。

【番外編】SFA・CRMの導入を支援するサービス

• CRM運用実績15年以上のコンサルタントが担当
• 売上向上や業務効率化へと導くサポート
• リードマネジメントを実践するためのツールを多数用意

SFA／CRM 導入運用支援サービスは、Zoho CRMの導入と運用を支援するサービスです。まずは、要件定義と初期設計を行い、テスト運用をしながら課題の発見や改善をしていきます。運用開始後、日々の情報入力の確認では、未入力の場合に毎日指摘をして運用の定着をサポート。また、蓄積したリードは独自の「リードマネジメント」理論を活用して、顧客情報を最大限に活かした売上向上のための施策を立案するのに役立てられます。

PDCA営業を徹底させ、自社の営業力を強化へ

主に企業の営業部門におけるPDCAサイクルの回し方について、実際の企業の成功・失敗事例とともに解説してきました。いまやどんな分野でもPDCAの重要性が指摘されていますが、実際に効果の出るPDCAサイクルを回し続けるには、押さえておくべきポイントがあります。

本記事を参考に、ぜひPDCAの重要性を再認識し、自社の営業プロセスに導入してみてください。

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