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2017-07-29
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予実管理とは | 数値目標の管理方法・手法、進め方などのポイント解説

予実管理とは、企業の数値目標として立てた予算と実績を比較し、達成状況を管理する一連の手法を指します。今回は、予実管理の管理方法や作成のポイントなどについて解説します。予実管理をマスターし、経営を改善し、継続的成長を目指しましょう。
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企業の経営改善や継続的な成長に欠かせないのが、予算と実績の状況を管理し、臨機応変に対策を練ることです。予実管理についての概要から、具体的なプロセスについて紹介します。特に予算と実績を比較する際に重要なポイントについて、理解を深めましょう。

サービスについて知りたい方は以下の記事から。

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1. 予実管理とは

「予実」とは予定と実績のことであり、企業にとっては自社の予算と実績のことを指します。予実管理とは簡単にいえば、企業の予算と実績を管理することをいいます。

どのような企業であれ、自社の実績が経営目標に滞りなく向かっているかを確認するために予実管理が必要となります。そして、予算を適切に管理することは企業の意思決定における重要な材料のため、とても重要です。企業人ならば、大なり小なり予算について知っておかなくてはなりません。

たとえば、私たちがどこかに出かけるときには必ず「目的地まで順調に進んでいるか」ということを定期的に地図などで確認します。同じように企業経営においても、組織として進んでいる方向や手法が正しいのか、軌道修正する必要はないのかなど、予算と実績を比較するチェックが必要なのです。

2. 予実管理の重要性

予実管理は、「その企業が設定した予算とビジネスの実績が合致しているか」「予算と実績の数値にギャップがありすぎないか」を確認するためのものです。そしてブレがある場合は修正し、伸ばすべき分野は伸ばしていかなければいけません。これは健全な企業運営にとって非常に重要なことです。

予算と実績と定期的に比較し、適切に管理していくことによって、企業の持つ課題が定量的なデータとして浮き彫りにされます。それによって組織として行動の具体的な反省や検証をでき、来期からの改善に活かせるようになります。

また、こういった数字の把握・分析・読み取りの正確性と効率には、使用する管理会計ソフトおよびツールの利便性や機能性も大きく影響するため、より良いソフト・ツールを追求していきたいですね。

3. 予実管理するときのポイント

次に、実際に予実管理をしていく際のポイントについて、予算設定時に注意すべきところや数値に関する注意点を解説していきます。

予算の漏れや低すぎる予算設定をしない

予実管理では、実際に設定した予算と実績の比較が定量的に可能になります。その比較を恐れて故意に達成しやすい予算目標を立てたり、逆に見栄を張って到底実現不可能な予算を設定したりしてはいけません。低すぎる予算は簡単に実現できてしまうため、企業の抱える問題点をあぶり出せません。

一方、実現不可能な高すぎる予算では、企業のもつ強みや弱点の見極められなくなってしまいます。

そこで、予算は少し高めに設定し、予実管理によってしっかりと課題を抽出できるようにする必要があります。予算管理の方法についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

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細かな数字を気にしすぎない

細かすぎる予算設定や、それに関わる一つひとつの数字にこだわりすぎることも、適切な予実管理を妨げる原因となります。数字を気にしすぎて効率を下げることになってしまいます。予算の構成要素のどの部分が重要で、達成する優先順位が高いのかを見極める必要があります。どの科目にどの程度の差が出てきたら対処する必要があるのかを事前に決めておくとよいでしょう。

原因の究明を必ず行う

予実管理によって、重要かつ優先度の高い課題が判明したらその原因の究明を行います。何が成長の足かせとなっているのかを明らかにし、有効な対策を立てるために問題を深堀りしていきます。

重要なのはうわべの問題ではなく、その問題の本質に目を向けることです。たとえば単純に顧客回転率が悪いという結果が浮き彫りになったならば、なぜ回転率が悪いのかを徹底的に調査し、仮説と検証を繰り返しながら原因を究明することが必要になります。

集計作業がスムーズになる事前準備

予実管理では、実際の企業の実績をさまざまな角度から集計・分析していきます。その集計作業が効率的で正しく実態を把握できているかを確認することも重要です。つまり、集計の際の事前準備にも目を向けるということです。万が一、分析するための指標が狂っていたり、適切な集計方法ではなかったりすれば、企業の実態を正しく把握できませんよね。

リアルタイムな数字の把握

予算と実績を比較するうえでは、できるだけリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの状況は常に変化しているので、時間が経過すればするほど環境も変わっていってしまいます。

よって、なるべく週ごとに集計したものを比較し、すぐに改善できるようにしましょう。具体的なアクションプランを立てて実行し、そこからフィードバックを得て再びアクションプランへと落とし込んでいきます。

4. 予実管理の進め方

最後に、予実管理を進める方法、すなわちをそれぞれ簡単に解説していきます。予実管理はどのように実行されていくのでしょうか?

目標を確定させる

まずは予算目標を確立します。ポイントは利益にフォーカスしながら、達成に少々の努力を要する程度のハードルを設定することです。企業としてどれぐらいの利益を出したいのかを前提に、自社の現在の能力に見合った目標を掲げましょう。

必要な数字や情報を集める

過去の実績をもとに、具体的な予算の数値を決定します。分析に必要となる数値を洗い出し、どの期間の実績を参考にするかを考慮する必要があります。特にビジネスの繁忙期と閑散期で数値が大きく変動するようなものは、その平均で比較するなどの工夫をしなければいけません。

予算を立てる

必要な数字や情報を集めたら、実際に予算を設定します。これまで説明してきたように、予算は高すぎても低すぎてもいけません。自社の状況に見合ったハードルを設定すべきです。無理をしすぎないように注意しながら、重要な課題が浮き彫りになったら、すぐに対応策を考えるようにします。

月ごとに決算する

予実管理はなるべく月毎にしっかりと決算することで精度が上がってきます。設定した予算と週ごとの実績に差異が出た時点で軌道修正するようにしましょう。また、月ごとに予算全体を俯瞰し、何が重要で何がそうではないかの優先順位を見直す必要があるでしょう。

予算と実績を比較する

決算によって、当初企業が目標としていた営業利益と実際の業務を経て積み上げられた利益に差があるならば、そのギャップを埋めていくことが求められます。最も売上に寄与している商品や活動を明らかにし、その部分にリソースを割けるように調整していく必要があるでしょう。そのためには、しっかりと数値ベースで費用対効果を判断することが重要となります。

分析して対策を実践に移す

予算と実績の比較により課題が浮き彫りになったら、改善策を立てて実行に移します。繰り返しになりますが、重要なのは売上に最も貢献している自社の活動は何かを分析によって明確にすることです。その部分に力点を置くようにすれば、具体的にどういう対策を立てればよいかがスムーズに導き出されるようになります。

5. 予実管理のプロセスを理解しよう!

予実管理の概要から、具体的なプロセスまで一通り解説してきました。企業が予算を管理する目的は、あくまでも企業を成長させ続けるために利益を確保することです。そのために定期的に目標を立て、実績と比較しながら改善点を修正していくわけです。

適切な予算管理をすれば、多くの企業は停滞を防ぎつつ、継続的な成長を成し遂げられるようになります。予実管理を効率化するために、エクセルでの予実管理を行っている方はこちらの記事もご覧ください。

6. 予実管理に役立つシステム紹介

予実管理に役立つ予算管理システムのおすすめを紹介します。
さらに詳しく知りたい方は、記事冒頭で紹介している予算管理システムの紹介記事も参考にしてみてください。

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