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予実管理とは?数値目標の管理方法・手法、進め方などのポイント解説

最終更新日時:
価格・機能などの掲載情報を2021-10-05に再調査しました。
予実管理とは、企業の数値目標として立てた予算と実績を比較し、達成状況を管理する一連の手法を指します。今回は、予実管理の管理方法や作成のポイントなどについて解説します。予実管理をマスターし、経営を改善し、継続的成長を目指しましょう。

予実管理とは

予実管理とは、企業の予算と実績を管理することを意味します。経営目標に対して予算と実績に大きな乖離がないか、軌道修正する必要がないかを管理するのが目的です。「よじつかんり」が正しい読み方です。

どのような企業であれ、自社の実績が経営目標に滞りなく向かっているかを確認するために予実の管理が必要となります。売上や経費など予算を適切に配分て実績を管理することは企業の意思決定における重要な材料であり重要です。

例えば1年間で1,000万円の売り上げ予算が与えられた部門において、わずか半年で予算達成した場合には予算達成に満足するだけでなく、ヒト・モノ・カネの経営資源を再度適切に分配する必要が出てきます。

順調な経営実績をさらに成長させるためにも、組織として進んでいる方向や手法が正しいのか、軌道修正する必要はないのかなど、予算と実績を比較するチェックが必要です。


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予実管理の重要性

予実管理の目的は、「その企業が設定した数値予算と実績が合致しているか」「予算と実績の数値にギャップがありすぎないか」を確認するためのものです。そしてブレがある場合は軌道修正し、伸ばすべき分野は伸ばしていかなければいけません。これらの理由から、健全な企業運営にとって予実管理は管理会計のなかでも非常に重要性が高い業務と言えます。

予算と実績と定期的に比較し、適切に管理していくことによって、企業の持つ課題が定量的なデータとして浮き彫りにされます。それによって組織として行動の具体的な反省や検証をでき、来期からの改善に活かせるようになるのが大きなメリットです。

予実管理は財務会計で通常必要なPL(損益計算)、BS(貸借対照表)、CF(キャッシュフロー計算書)と合わせて行われます。

また、こういった数字の把握・分析・読み取りの正確性と効率には、使用する管理会計システムおよびツールの利便性や機能性も大きく影響するため、より良いシステム・ツールを追求していきたいですね。

予実管理するときのポイント

次に、実際に予実管理をする際のポイントについて、予算設定時に注意すべきところや数値に関する注意点に注目しつつ、次の5つのポイントを中心に解説していきます。

  • 予算の漏れや低すぎる予算設定をしない
  • 細かな数字を気にしすぎない
  • 原因の究明を必ず行う
  • 集計作業がスムーズになる事前準備
  • リアルタイムな数字の把握

予算の漏れや低すぎる予算設定をしない

予実管理では、実際に設定した予算と実績の比較が定量的に可能になります。その比較を恐れて故意に達成しやすい予算目標を立てたり、逆に見栄を張って到底実現不可能な予算を設定したりしてはいけません。低すぎる予算は簡単に実現できてしまうため、企業の抱える問題点をあぶり出せません。

一方、実現不可能な高すぎる予算では、企業のもつ強みや弱点の見極められなくなってしまいます。

そこで予算は少し高めに設定し、予実管理によってしっかりと課題を抽出できるようにする必要があります。Plan(編成)・Do(執行)・Check - Act(フィードバック)というPDCAサイクルを用いた予算管理の方法や予算設定についてはこちらの記事も参考にしてみてください。

細かな数字を気にしすぎない

細かすぎる予算設定や、それに関わる一つひとつの数字にこだわりすぎることも、適切な予実管理を妨げる原因となります。数字を気にしすぎて効率を下げることにつながるためです。

つまり予算の構成要素のどの部分が重要で、達成する優先順位が高いのかを見極める必要があります。重要視する項目は何か、どの程度の予実の差分が出てきたら対処する必要があるのかを事前に決めておくと効率よく進められます。

原因の究明を必ず行う

予実管理によって、重要かつ優先度の高い課題が判明したらその原因の究明を行います。何が成長の足かせとなっているのかを明らかにし、有効な対策を立てるために問題を深堀りしていきます。

重要なのはうわべの問題ではなく、その問題の本質に目を向けることです。例えば「顧客単価は高いのに顧客回転率が悪い」という結果が浮き彫りになったならば、なぜ回転率が悪いのかを徹底的に調査し、仮説と検証を繰り返しながら原因を究明し、次のアクションにつなげることが必要になります。

集計作業がスムーズになる事前準備

予実管理では、実際の企業の実績をさまざまな角度から集計・分析していきます。その集計作業が効率的で正しく実態を把握できているかを確認することも重要です。つまり、集計の際の事前準備にも目を向けるということです。

万が一、分析するための指標が間違っていたり、適切な集計方法ではなかったりすれば、企業の実態を正しく把握できません。膨大なデータを効率よく分析できるBIツール(Business Intelligence)も合わせて活用されることがあります。

導入しやすいエクセルを使って無料で行う方法もありますが、データが膨大になったときなど集計が困難になることもあります。ファイルの共有や保存に課題を抱えている場合もクラウドサービスの予実管理ツールの利用も検討してみましょう。

リアルタイムな数字の把握

予算と実績を比較するうえでは、できるだけリアルタイムの数字を正確に把握することが重要です。ビジネスの状況は常に変化しているので、時間が経過すればするほど環境も変わっていってしまいます。

よってなるべく週ごとに集計したものを比較し、迅速に改善できるようにしましょう。具体的なアクションプランを立てて実行し、そこからフィードバックを得て再びアクションプランへと落とし込んでいくことでPDCAサイクルも加速します。

予実管理の進め方

予実管理は、次の3つのステップにわかれます。

  1. 目標を決める段階
  2. 数値を集めて予算を立てる段階
  3. 決算をして比較し、分析する段階

各フェーズでやるべきことを分解して説明していきます。

目標を確定させる

まずは予算目標を確立します。ポイントは利益にフォーカスしながら、達成に少々の努力を要する程度のハードルを設定することです。企業としてどれぐらいの利益を出したいのかを前提に、自社の現在の能力に見合った目標を掲げましょう。

必要な数字や情報を集める

過去の実績をもとに、具体的な予算の数値を決定します。分析に必要となる数値を洗い出し、どの期間の実績を参考にするかを考慮する必要があります。特にビジネスの繁忙期と閑散期で数値が大きく変動するようなものは、その平均で比較するなどの工夫をしなければいけません。

予算を立てる

必要な数字や情報を集めたら、実際に予算を設定します。これまで説明してきたように、予算は高すぎても低すぎてもいけません。自社の状況に見合ったハードルを設定すべきです。無理をしすぎないように注意しながら、重要な課題が浮き彫りになったら、すぐに対応策を考えるようにします。

月ごとに決算する

予実管理はなるべく月毎にしっかりと決算することで精度が上がります。設定した予算と週ごとの実績に差異が出た時点で軌道修正するようにしましょう。

また、月ごとに予算全体を俯瞰し、何が重要で何がそうではないかの優先順位を見直す必要があるでしょう。

予算と実績を比較する

決算によって、当初企業が目標としていた営業利益と実際の業務を経て積み上げられた利益に差があるならば、そのギャップを埋めていくことが求められます。

最も売上に寄与している商品や活動を明らかにし、その部分にリソースを割けるように調整していく必要があるでしょう。そのためには、しっかりと数値ベースで費用対効果を判断することが重要となります。

分析して対策を実践に移す

予算と実績の比較により課題が浮き彫りになったら、改善策を立てて実行に移します。重要なのは売上に最も貢献している自社の活動は何かを分析によって明確にすることです。

また予算に対して実績が大きく乖離している場合は手法を変えたり、継続しないなどの判断となることもあります。

予実管理のプロセスを理解しよう!

企業が予算と実績を正しく管理する必要性や目的は、あくまでも企業の存続と成長のために利益を確保することです。そのために定期的に目標を立て、実績と比較しながら改善点を修正していくわけです。

適切な予実管理をすることで企業はビジネスの停滞を防ぎながら、継続的な成長を成し遂げられるようになります。

予実管理に役立つシステム紹介

予実管理を効率化するために、エクセルでの予実管理を行っている方はこちらの記事もご覧ください。

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