BIツールとは？目的や使い方、機能を解説

BIツールとは

BIツールとは、BI手法を効率的に行うための補助ツールです。BIは「Business Intelligence（ビジネス・インテリジェンス）」の略語で、企業組織の運営において発生するデータを統括したうえで分析し、その結果を経営上の意思決定に役立てる手法を指します。

BIツールが分析するデータは、いわゆるビッグデータといわれるもので、データの抽出・加工・レポート化などの工数が必要になり、手作業ではとても間に合うものではありません。そこでBIツールを使うことで、効率的にビッグデータを分析し、経営に活かすことが可能です。

つまりBIツールを使えば、企業の経営陣は現場から収集した情報を活用し、今後の経営戦略の構築に活用できるのです。しかし、BIツールを活かせるのは、経営陣だけとも限りません。営業分析やマーケティングなど、事業部レベルでの導入も可能です。

＞＞国内BIツールの市場規模について

BIツールの機能

BIツールの機能はツールによってさまざまですが、基本的に以下のような機能が搭載されています。

機能	詳細
分析機能	社内において大量に蓄積されているデータを分析し、視覚化できる機能の詳細、説明文を簡単に記載
多次元分析（OLAP）	基幹データをユーザーやBIのインターフェースで使いやすくするため、視覚的にデータを分析や表現を可能にする機能
レポート機能	社内データを集約、集計しレポート形式で表現できる機能
ダッシュボード機能	コントロールパネル機能。分析結果もひと目で確認可能
データマイニング機能	情報処理技術を使い大量のデータから人間の作業では得られない情報を掘り出す機能

BIツールの種類

BIツールは扱うデータや目的によって、いくつかの種類に分けられます。主なBIツールの種類は次の通りです。ちなみにBIツールによっては、複数種類へ属する可能性もあります。

• レポーティングツール
• OLAP分析ツール
• データマイニングツール
• プランニングツール

それぞれの種類について説明します。

レポーティングツール

レポーティングツールの主な目的は、問題が起こる兆候をタイムリーに検知することです。過去の蓄積された情報データから活動状況を監視し、問題が起きそうな場合タイムリーに状況分析や評価が行われます。これにより、取り返しのつかないトラブルになる前に、対処、修正が可能になります。

OLAP分析ツール

OLAP分析ツールの主な目的は、問題が発生した場合において、問題点の要因を分析し検証することです。過去データや問題が起こるまでのプロセスなどを掘り下げて検証し、的確に問題点を洗い出します。これにより、問題解決の方法を導き出せます。

データマイニングツール

データマイニングツールのおもな目的は、問題の対処に活用できそうなヒントを得ることです。蓄積されている多くのデータを分析することで、今後起こりうる未知の情報を得られるため、事前に対策を立てられます。

プランニングツール

プランニングツールの主な目的は、予算編成の計画の補助、シミュレーションを行うことです。過去の実績を分析、シミュレーションを行うことで、その予算編成計画が正しいと言える根拠を導き出すために活用します。

BIツールの目的・役割

BIツールの目的や役割は次のとおりです。

• データ管理が容易になる
• レポート作成の簡素化
• 経営判断の根拠付けやスピード

それぞれの内容について説明します。

データ管理が容易になる

BIツールを利用すると、蓄積されたデータの状況や内容を可視化できます。基幹システムから、分析用データの抽出や加工、加工したデータをデータベースへ格納し反映可能です。また、Excelファイルなどで別々に管理されていたデータも統合されるため、データ管理が容易になります。

社内外の複数のシステムに散在していたデータを一か所に抽出し、分析することで、それまでは知りえなかった情報が手に入ることになり、成長戦略を考えるうえでのヒントになります。データマイニングなど高度な分析も可能になり、経営の意思決定を考えるうえで重要なツールになります。

レポート作成の簡素化

企業では、顧客や得意先向けの提出書類作成だけではなく、社内向けの会議用や上司への提出用レポート作成も少なくありません。BIツールでは、レポート作成の効率化も可能です。また、デザイン機能があれば、社内書式に合わせた出力もできるので、Excelへの手打ちなど日々の業務の簡素化ができます。

レポート作成の手間暇を削減できれば、さらに分析や営業などの業務に時間をかけられることになり、業務効率化が可能になります。BIツールをうまく使うことで社員の効率的な働き方にも寄与できます。

経営判断の根拠付けやスピード

経営陣にとってBIツールを導入する目的や役割は、多くのデータから経営に活用できる必要な情報を引き出して分析し、経営上のタイムリーな意思決定に役立てることです。BIツールを導入すれば、部下の手入力データの提出を待ったり、レポートの提出期限を設けたりする必要がなくなります。

蓄積されたデータは、社内の誰とでも共有できるので、すぐに可視化できるのです。また、移動などが多い経営陣であっても、モバイル端末からのアクセスもできます。アラート機能などの活用で、外出先からもタイムリーな判断が可能です。

BIツールの使い方・活用シーン

BIツールの使い方について、具体的な使用例を紹介します。

営業活動の効率化

前述で紹介したように、BIツールにはレポーティング機能があります。この機能を活用し、営業活動の効率化が可能です。

レポーティング機能を使用すれば、データの分析結果を容易にレポート出力できます。分析結果をより明確にするため、フィルタ機能やドリルダウン機能を活用すれば、より簡潔でわかりやすい資料になるでしょう。

たとえば、営業部門などでの活用方法としては、売上レポートや売上予測を簡単に確認できるので、根拠のある月の目標設定や方針などを立てられます。

また、経営陣にレポートによる報告を求められたときも、可視化された明確な数字や数字の根拠を説明できるので、説得力のあるレポートに仕上がります。

根拠あるマーケティング戦略

OLAP分析ツールとデータマイニングツールを活用し、根拠のあるマーケティング戦略を立てられます。

OLAP分析やデータマイニングツールを使うことで、顧客のターゲット層の絞り込みや、広告の最適化に活用可能です。

たとえば、マーケティング部門やリサーチ会社で、新商品やサービスの案件が出る度に地道にリサーチするケースも少なくありません。確かに月日は流れるので、タイムリーなリサーチは重要です。しかし、BIツールを使えば、膨大な過去データから関連性のある情報を掘り下げて分析できます。

過去の売上データや傾向など、人間では気づけないパターンを発見し可視化できるので、ターゲットやペルソナの設定に根拠を持たせられるのです。それにより、広告の打ち出し方などマーケティング戦略を強化できます。

ABC分析で商品や顧客をグループ化する

ABC分析とは、商品やサービスの売上や人件費、在庫などを、利益につながるウエイトが大きい順にランク分けして管理する分析手法です。

たとえば、売上、人件費、在庫にABCで優先順位をつけます。その中でもっともウエイトが大きい指数に対し、資金を投入することで効率的に利益を得る、また順位が低い指数には対策を講じる、という考え方です。

しかし、ABC分析を行うには膨大な過去データの収集、分析が必要になり、人間の手作業で行うのは現実的ではありません。

BIツールを活用すれば容易にABC分析が可能です。過去数年のサービスの売上が高い順にグループを分けられます。さらにグループ分けしたサービスをさらに分析することや、分析結果をグラフなどで可視化できるので、業務の効率化を進められます。

在庫管理も容易になる

商品を取り扱う企業にとって抱えやすい問題は在庫の管理です。

商品ごとに適正な在庫数を設定するのは簡単なことではありません。ベテラン社員しか把握していない、ということもよく耳にする話です。しかし、在庫管理の担当部課すべての従業員が把握しなければ、在庫管理の問題は解決できません。問題を解決するには、情報データ分析と共有が必要です。

BIツールを活用すれば、日々変動する商品ごとの在庫管理も容易にできます。初期設定しておけば、日々自動でデータの更新が行われるので、部署の誰が見ても発注、受注の管理が可能です。とくに商品の取り扱いが主要事業の企業にとって、在庫管理のミスは死活問題なので、BIツールはかなり有用なツールと言えるでしょう。

予実分析でタイムリーな経営判断

予実分析とは、予算と実績の比較分析です。

BIツールでは、ダッシュボード機能で過去から現在まで売上データを簡単に分析できます。また、リアルタイムで表やグラフの監視も可能です。そのため、タイムリーに指数を分析できるので、経営判断が必要な際にもスピーディーに対処できます。

BIツールの導入で失敗しないために

BIツールの種類や導入する目的について紹介しました。BIツールを使いこなせれば、コストの削減や効率的な経営上の意思決定が可能です。

無料で利用できるサービスもありますが、企業全体で使用するならデータを扱うという性質上、サポートやセキュリティ面で安心できる有料のサービスを導入するとよいです。

企業によって適したツールも違うので、まずはBIツールを導入する目的を明確にしましょう。ツール導入で失敗しないためにも、各サービスの念入りな情報収集を行い、必要な機能、コスト感を把握したうえで、自社に適したサービスを選定してください。

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