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データベースとは?例・DWHとの違い - エクセルで出来ることと違い

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IT用語における「データベース」は、大量のデータをコンピューターや周辺機器に格納して整理・管理し、分類や検索などをできるようにしたものです。その中でもAccessとExcelの違いを以下で徹底的に解説します。

データベースってよく聞くけれど、正確にはどういう意味なの?どうやって利用するの?という疑問をお持ちになられたことはないでしょうか。データベースとは何か、代表的なデータベースであるExcelとAccessでできることを解説します!

これから紹介する文章ではExcelとAccessしかソフトは出てきませんが、他のソフトをチェックしたい方は下の記事をご覧ください。10以上のソフトを比較しながら紹介しているので、ExcelやAccessよりあなたにあったソフトが見つかるかもしれません。

データベースとは

データベースとは、広義には特定の条件にそって整理された情報の集まりのことです。そういった意味では、本になっている電話帳(タウンページ)などもデータベースといえますが、IT化が進んだ昨今では大量のデータをコンピューターや周辺機器に格納して整理・管理し、分類や検索などできるようにしたものがデータベースと呼ばれます。

また、格納されたデータを管理し用途に応じて検索したり加工したりできる専用のデータベース管理システムソフトウェアのことを、データベースと呼ぶことがあります。いずれにしても、ただ単にデータを蓄積したものではなく、系統だてて整理されたものがデータベースとなります。

データベースを構築する意味

データを蓄積し、データベースを構築する理由としては、やはりデータの活用が理由として挙げられます。のちにそのデータを利用して価値のある「情報」にすることによって資産にしていくことが主な目的です。

ITの資産 (情報) を管理するから「IT資産管理ってこのこと?」と思う方もいるかもしれませんが、IT資産管理はソフトウェアやPCなどの機器を管理することのため全くの別物です。IT資産管理については以下の記事で詳しく説明しているのでぜひご覧ください。

データベースの身近な例

データベースは「蓄積」したデータを「検索」して「活用」することが一般的な利用方法です。具体的なデータベースの身近な例をみてみましょう。

電子カルテ

これまで医師が患者ごとに紙に手書きで記入していた診療記録を電子情報のデータベースとし、検索や管理がしやすいようにしたものです。

検索エンジン

GoogleやYahoo!などの検索エンジンは、インターネット上に蓄積されているあらゆる情報をデータベース化し、そこから特定の条件に合うものを取り出すシステムとなっています。

OPAC

図書館などで使われるオンライン蔵書目録のことで、タイトル・著者名・出版社などがデータベースとしてコンピューターに蓄積されており、検索することができるシステムです。

住所録

顧客の住所や電話番号など、数多くの住所を一元管理するためにデータベース化したものです。

ネットショップの会員情報

ネットショップを利用する会員の情報や数多くある商品の情報をデーターベースにして、購入の際にそれぞれ抽出して組み合わせるものです。

ExcelとAccessでできること

データベース作成ソフトの代表的なものに、Excel(エクセル)Access(アクセス)があります。これらのソフトでできることや違いについて、説明しましょう。

Excel

表計算ソフトのExcelは、Wordと並んでマイクロソフトのOfficeの代表的なアプリケーションで、特にビジネスでは欠かせないツールです。主に以下の機能があります。

データベース作成

一連のデータを系統立てて入力することで、たとえば住所録のようなデータベースを作成することができ、さらにそれらをフィルタリング、検索、並べ替えることなどができます。

表作成

画面自体が表形式になっていますので、縦の列と横の行を利用して罫線を入れた表を作成することができます。また表の色分けなどのデザイン機能もそろっています。

グラフ作成

入力された表やデータから自動的に棒グラフや円グラフなどさまざまなデザインのグラフを作成することができます。

表計算

作成した表の数値を単なる四則計算だけでなく、複雑な関数を使った計算も一度に大量にできる計算機能があります。

Access

Accessは、マイクロソフト社のデータベース管理専用ソフトです。Excelとの違いは後述しますが、主な機能として以下のものがあります。

データベースの作成

Excelと同じように一定の形式による情報を入力してデータベース化し、保存することができます。

データの加工と分析

保存されたデータを抽出、集計、並べ替え、別々のデータベースを1つに結合したりことができます。

データベースアプリの作成

Accessを使って簡単な業務アプリを作成することもできます。たとえば、顧客管理システム、販売・仕入れ管理システム、在庫管理システムなどがあります。

レポート機能

抽出したデータで、見積書や納品書、伝票などの帳票を作成してプリントすることができます。

ExcelとAccessの違い

ExcelとAccessは一見似たような機能を持つため違いが良くわからないという方が多いようですが、Excelはデータベース管理機能もある表計算ソフトで、Accessはデータベース管理のための専用ソフトですので、そもそもソフトとしての立ち位置が違います。

簡単にいうと、Excelは計算機を進化させて使いやすくしたものであり、Accessはあくまでデータを保管・管理し、そのデータを都度取り出して加工したり利用したりするというものです。具体的な主な違いを、もう少しみてみましょう。

  • Excelではデータをセルに直接入力しますが、Accessではデータ入力専用の画面で(フォーム)を通してデータが格納されます。

  • Excelでは、データを入力したのと同じシート上でデータの加工や計算ができますが、Accessは格納されているデータを加工用に別途取り出したうえで作業します。したがってAccessでは作業によって元データが崩れてしまうことはありません。

  • Excelでは入力画面上でデータを加工したり、Wordのようにグラフや画像などが挿入でき、画面に表示されるレイアウトのままで印刷できますが、Accessはデータ部分と表示部分がわかれており画面上の表示をそのまま印刷することはできません。

  • Excelは保存できるデータがひとつのシートで行数(件数)が決まっていますが、Accessは最大2GBまでとExcelよりも大量のデータを保存できます。

  • Excelでは数字や文字列が自由に入力できますが、Accessでは列により入力できる情報をあらかじめ決める必要があり、同じ種類の情報しか入力できません。

データウェアハウスとの違い

データウェアハウスとは、企業の業務で発生したあらゆる情報を時系列でまとめて管理しているもののことです。つまり、データベースは現在、または今後利用するデータの集合体で、データウェアハウスは過去のデータの集合体のことです。

データウェアハウスとは

データベースと似ている意味の単語としてデータウェアハウス (DWH) というものがあります。

データウェアハウスとは、企業の業務において発生した様々な情報を時系列に保管したデータベースのこと。「ウェアハウス」とは「倉庫」という意味ですから、データウェアハウスとはあらゆる情報をまとめたサーバーやソフトウェアと理解してもらうと、分かりやすいかと思います。様々な情報をデータベースで管理されていると思いますが、データウェアハウスはデータベースの利用形態の1つです。
引用:データウェアハウスとは | データベースとの違いとDWHの定義

データベースで情報を整理して有効に利用しよう!

データベースについて理解いただけましたでしょうか?会社の業務だけでなく個人レベルでも、住所録など大量の情報を扱うことがあります。データベースはこうした情報をただ単に保存するだけでなく、検索したり加工したりして便利に利用するためのツールです。目的に合わせて、より適したツールを利用しましょう!

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