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データベースとは - 例やメリット | ExcelやAccessでできること

最終更新日時:
記事の情報は2022-02-07時点のものです。
データベースとは、大量のデータを整理してコンピューターや周辺機器に格納し、分類や検索を簡単にできるようにしたデータの集合のことです。データベースとは何か、基本知識と例やメリット、ExcelやAccessでできることをわかりやすく解説します。

データベースとはどういう意味か、どのように利用すべきかを疑問にもっていませんか。本記事ではデータベースの概要や例、メリット、ExcelやAccessでできることを解説します。データベースのソフトについて知りたい方は次の記事をチェックしてください。

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データベースとは

データベース(DB)とは、検索や蓄積を容易にできるよう整理されたデータの集合のことです。データベースは、広義には特定の条件にそって整理された情報の集まりを意味します。そのため、紙の電話帳もデータベースの一種です。データベースは、通常はコンピュータにデジタルデータとして保存されており、データベース管理システム(DBMS)で制御されます。

データベース管理システムとは

データベース管理システムは、データベースに格納されたデータを管理し用途に応じて検索したり加工したりできるソフトウェアです。データベースシステムあるいは単にデータベースと呼ばれます。いずれにしても、データベースとはただ単にデータを蓄積したものではなく、系統立てて整理されたデータの集合を意味します。

データベースのメリット

  • 多くのデータをまとめて管理できる
  • 目的のデータを簡単に探せる
  • 業務を自動化できる
  • 分析して活用できる

データベースでは、多くのデータをまとめて管理でき、目的のデータを簡単に探せるメリットがあります。データベースは複数人でアクセスできるため、業務ソフトウェアによる自動化へも貢献。顧客データや販売データといった膨大なデータを分析することで、マーケティングや商品開発、ビジネスの意思決定に活用できます。

データベースの身近な例

データベースは「蓄積」したデータを「検索」して「活用」することが一般的な利用方法です。具体的なデータベースの身近な例を見てみましょう。

電子カルテ

電子カルテは、医師が紙に手書きしていた診療記録を、電子情報にして検索や管理をしやすいようにしたものです。

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検索エンジン

GoogleやYahoo!の検索エンジンは、インターネット上に蓄積されている膨大な情報をデータベース化し、特定の条件に合致したデータを表示するシステムです。

OPAC

OPACとは、図書館で使われるオンライン蔵書目録のことです。本のタイトル・著者名・出版社などがデータベース化されてコンピューターに蓄積されており、検索ができるシステムです。

住所録

顧客の住所や電話番号など、数多くの住所を一元管理するためにデータベース化したものです。

ECサイト

ECサイトでは、顧客情報や商品情報をデータベースに登録して、購入の際にそれぞれを適切に抽出して決済・配送処理をするサイトです。

WordPressをはじめとしたCMS

WordPressのようなCMSでも、テキスト・写真・動画・タグなどの情報をデータベースに保存して、動的にHTMLを生成しています。

データベース関連用語

インターネットでよく目にするデータベース関連用語を、いくつか取り上げて解説します。

リレーショナルデータベースとは

リレーショナルデータベース(RDB)は、現在主流のデータベースモデルで、Excelのような列と行を持つテーブル(表)の集合として構成されています。テーブルのフィールド(列)には項目が入り、レコード(行)には該当するデータが入ります。

表形式であるため、リレーショナルデータベースは人の目で見ても関係性がわかりやすいのが特徴。複数のテーブルを結合することによって、複雑に関連している情報でも柔軟な処理が実現できます。

リレーショナルデータベースは、データの重複を避けられるため検索能力が高いメリットをもちます。デメリットは、データベースを管理するプログラムが複雑になる点です。

リレーショナルデータベースを管理するデータベース管理システム(DBMS)は、RDBMSと呼ばれ、Oracle Database、Microsoft SQL Server、MySQL、PostgreSQLなどがあります。

SQLとは

SQLとは、構造化クエリ言語のことで、データベースを操作する言語として標準的に使用されています。

クエリとは、ソフトウェアに対するデータの問い合わせのことで、データの検索や更新、削除、抽出などの要求をデータベース管理システム(DBMS)に送信します。SQLクエリとは、SQLデータベース言語で記述された命令文のことです。

NoSQLデータベースとは

NoSQLデータベースとは、非リレーショナルデータベースのことで、テーブル構造以外のさまざまな形式のデータをそのまま格納できます。Webアプリケーションの複雑化や、ビッグデータを取り扱う機会が多くなるに伴い、NoSQLデータベースが普及するようになりました。

NoSQLではシンプルなデータベースの作りにすることで、リレーショナルデータベースよりも高速な処理を実現しています。NoSQLはシステムの拡張・分散性が高く、容易にスケールできることもメリットです。

DWH(データウェアハウス)とは

データベースと似ている意味の用語に、DWH(データウェアハウス)があります。DWHとは、企業におけるさまざまなシステムから必要なデータを収集し、時系列ごとに保管したデータベースのことです。

DWHは、データ分析を目的としたデータベースのため、BIツールで分析しすいようデータを整理・変換して蓄積しています。

ExcelやAccessでできること

データベース作成ソフトの代表的なものに、Excel(エクセル)Access(アクセス)があります。これらのソフトでできることや違いについて説明します。

Excel(エクセル)の機能

表計算ソフトのExcelは、Wordと並んでマイクロソフトの代表的なアプリケーションで、特にビジネスでは欠かせないツールです。主に次の機能があります。

データベース作成

一連のデータをExcelに系統立てて入力することで、住所録のようなデータベースを作成できます。また、それらをフィルタリングや検索、並べ替え可能です。

表作成

画面自体が表形式であるため、縦の列と横の行を利用して罫線の入った表を作成可能です。また表の色分けをはじめとしたデザイン機能もそろっています。

グラフ作成

入力された表やデータから自動的に棒グラフや円グラフなどを作成できます。

表計算

作成した表の数値を単なる四則計算だけでなく、複雑な関数を使った計算も一度に大量にできる計算機能があります。

Access(アクセス)

Accessは、マイクロソフトのデータベース管理ソフトです。Excelとの違いは後述しますが、主な機能として次のものがあります。

データベースの作成

Excelと同じように一定の形式による情報を入力してデータベース化し、保存できます。

データの加工と分析

保存されたデータを抽出、集計、並べ替えするほか、別々のデータベースを1つに結合できます。

データベースアプリの作成

Accessを使って簡単な業務アプリを作成できます。たとえば、顧客管理システム、販売・仕入れ管理システム、在庫管理システムなどがあります。

レポート機能

抽出したデータで、見積書や納品書、伝票などの帳票を作成してプリントできます。

ExcelとAccessの違い

ExcelとAccessは似たような機能を持つため違いが良くわからないという方が多くいます。しかし、Excelはデータベース管理機能もある表計算ソフトで、Accessはデータベース管理のための専用ソフトなので、そもそもソフトウェアとしての立ち位置が違います。

簡単にいうと、Excelは表計算を使いやすくしたソフトウェアで、Accessはデータを保管・管理し、データを都度取り出して利用するソフトウェアです。具体的な主な違いを、もう少しみてみましょう。

  • Excelではデータをセルに直接入力しますが、Accessではデータ入力専用の画面でフォームを通してデータが格納されます。
  • Excelではデータを入力したのと同じシート上でデータの加工や計算ができますが、Accessは格納されているデータを加工用に別途取り出したうえで作業します。したがってAccessでは作業によって元データが崩れてしまうことはありません。
  • Excelでは入力画面上でデータを加工したりWordのようにグラフや画像などが挿入したりでき、画面に表示されるレイアウトのままで印刷できますが、Accessはデータ部分と表示部分がわかれており画面上の表示をそのまま印刷できません。
  • Excelは保存できるデータがひとつのシートで行数(件数)が決まっていますが、Accessは最大2GBまでとExcelよりも大量のデータを保存できます。
  • Excelでは数字や文字列が自由に入力できますが、Accessでは列により入力できる情報をあらかじめ決める必要があり、同じ種類の情報しか入力できません。

データベースで情報を整理して有効活用しよう

データベースの基本知識について理解できましたか。業務だけでなく個人ブログでも、データベースを扱う機会があるかもしれません。データベースは各種データをただ単に保存するだけでなく、検索したり加工したりして便利に利用するためのものです。目的に合わせて、より適したデータベース管理システムを利用していきましょう。

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