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予算管理システムとは?機能・導入するメリット・選び方

最終更新日:(記事の情報は現在から50日前のものです)
予算管理システムとは、予算の計画・実績・分析を効率化するITツールです。予算管理システムの概要や導入するメリット、利用できる機能、選び方などをわかりやすく解説します。

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予算管理システムとは

予算管理システムとは、企業や組織が予算の計画や実績、分析などを効率的に行うためのITツールです。予算管理システムを導入することで、予算編成にかかる時間や手間を削減できます。

予算管理システムには、Excel感覚で使えるものや高度な分析機能をもつものなど、さまざまなタイプがあるため、自社に合うものを見極めて選ぶことが大切です。

予算管理とは

予算管理とは、経営目標や戦略にもとづいて、各部門やプロジェクトの収支や資金の流れを計画し、実際の経営状況と比較したうえで効果的な経営判断や改善策の導出を目的として行われるものです。

予算管理は経営管理の重要な要素であり、企業の成長や競争力の向上に寄与します。

予算管理システムの導入メリット

予算管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

  • 経営判断が的確・迅速にできる
  • 予算策定に付随する業務の工数削減になる
  • 適切なKPIの設定ができる
  • 予算の可視化と動機づけになる
  • 四半期予算・月次予算を策定する体制が整えやすくなる
  • 予算策定の精度が向上する
  • 部門ごとの進捗状況が明確化する
  • セキュリティの強化ができる
  • 業務の属人化を防げる
  • データの活用や分析をスムーズに行える

経営判断が的確・迅速にできる

予算管理システムを導入することで、経営層はリアルタイムで財務データにアクセスし、現状のビジネス環境に即した的確かつ迅速な経営判断が可能になります。

こうしたシステムは、収益、費用、キャッシュフローなどの重要な財務情報を集約し、視覚的にわかりやすいダッシュボードで表示する機能を備えています。経営者はこれらの情報をもとに、投資の優先順位を決定したり、コスト削減の必要性を判断したりできるでしょう。

予算策定に付随する業務の工数削減になる

予算管理システムの導入は、予算策定や追跡、調整に関わる業務の工数を大幅に削減します。従来、予算の策定や管理はExcelシートやGoogleスプレッドシートなどで手作業によって行われることが多く、大量のデータ入力や複雑な計算、さまざまな部門からの情報集約など、多大な時間と労力が必要でした。しかし、予算管理システムを導入することで、これらのプロセスが自動化され、データの入力や更新、計算が迅速に行えるようになります。

たとえば、予算管理システムでは、過去の実績データをもとにした予算の自動生成、リアルタイムでの予算と実績の比較、予算の修正や再配分などが簡単に行えます。これにより、予算策定にかかる時間を大幅に短縮できるだけでなく、予算管理の正確性や透明性も向上するでしょう。

また、予算の策定から実行、評価までのプロセスが一元化されるため、組織全体での予算管理がスムーズになり、経営資源をより効率的に活用できるようになります。

適切なKPIの設定ができる

予算管理システムの導入により、適切なKPIの設定を行い、組織の目標達成に向けた具体的な進捗管理が可能になります。予算管理システムでは、財務データをもとにしたKPIの自動計算や、目標と実績の比較分析を簡単に実施できるため、経営層や部門責任者は組織のパフォーマンスをリアルタイムで把握し、必要な戦略的判断を迅速に下でるでしょう。

たとえば、売上高、営業利益率、費用対効果などの財務指標や、顧客満足度、従業員満足度などの非財務指標をKPIとして設定し、これらの指標を定期的にモニタリングすることで、予算計画の適切性を評価し、必要に応じて戦略の修正や再調整を行えます。

予算の可視化と動機づけになる

予算を管理することは、現場に対する動機づけやモチベーションアップの側面もあります。

予算管理システムを導入することで、予算の状況が見える化され、従業員の動機づけにもつながるでしょう。システムによって各部門やプロジェクトの予算配分、使用状況、残額などがリアルタイムで確認できるようになり、組織内の透明性が高まります。

これにより、従業員は自分たちの業務が組織全体の目標達成にどのように貢献しているかを具体的に理解でき、達成に向けての意欲が高まるでしょう。

たとえば、予算内での売上目標に対する進捗度合いを可視化することで、チームメンバー間での競争意識や協力意識を促進します。また、限られた予算内で最大の成果を出すための戦略立案や資源の最適化など、より戦略的な意思決定が促されることにもつながります。

四半期予算・月次予算を策定する体制が整えやすくなる

予算管理システムの導入により、四半期予算や月次予算を策定しやすくなるといった大きなメリットがあります。

システムを使用することで、過去のデータにもとづいて予測を立て、それに応じた予算策定が可能になります。スタートアップや中小企業でも四半期予算や月次予算が策定できるようになり、組織はより柔軟かつ迅速に市場の変動や組織内のニーズに対応できるようになるでしょう。

予算策定の精度が向上する

予算管理システムを導入することで、予算策定の精度が顕著に向上します。このシステムは、過去の実績データや市場の動向、組織の目標など、多様なデータをもとに予算を計画するための分析ツールを提供しています。これにより、組織はより現実的で達成可能な予算を策定できるようになるでしょう。

また、予算策定の精度を向上させることは、不確実性を減らし、計画の信頼性を高めることにもつながります。予算が現実に即していれば、計画に対する自信が高まり、組織全体のモチベーション向上にも寄与します。さらに、予算の精度が高まることで、予期せぬコスト超過を防ぎ、財務安定性の維持にも直結するでしょう。

部門ごとの進捗状況と責任が明確化する

予算管理システムの導入は、部門ごとの進捗状況と責任を明確にするうえで極めて有効です。

予算管理システムを利用することで、各部門の予算使用状況やプロジェクトの進行状況をリアルタイムで追跡できるようになり、部門間の透明性が向上します。結果として、部門責任者は自部門の予算達成状況について明確に説明責任を果たすことが求められ、予算管理の精度が全社的に高まるでしょう。

また、予算管理システムは、各部門のパフォーマンスを客観的に評価するための基盤を提供します。部門ごとの目標達成度やコスト効率が明確になることで、組織全体としてより戦略的な予算配分やリソースの最適化が可能になるでしょう。

セキュリティの強化ができる

予算管理システムの導入は、財務データセキュリティの強化にも寄与します。現代のビジネス環境では、データ漏えいやサイバー攻撃のリスクが常に存在し、とくに財務情報は高い機密性を要するため、セキュリティ対策は経営上の最優先事項となります。予算管理システムは、最先端のセキュリティ機能を備えており、不正アクセスやデータの改ざん、漏えいなどのリスクを効果的に軽減できるでしょう。

さらに、予算管理システムはアクセス権限の細かい設定が可能で、必要なスタッフのみが財務データにアクセスできるようになっています。これにより、データへのアクセスを厳格に管理し、不要な情報漏えいリスクまで排除できます。

業務の属人化を防げる

従来のExcelでの管理では、属人化が課題として挙げられるケースも多くあるでしょう。予算管理システムであれば、予算管理のプロセスやルール、フォーマットなどを統一できるため業務の標準化ができます。

さらに、予算管理システムは、予算策定の基準や方針を一元的に管理できるため、組織全体で一貫した予算管理が実施できるようになります。これにより、部門間での予算策定基準のばらつきを防ぎ、組織全体として効果的な資源配分が可能になるでしょう。

データの活用や分析をスムーズに行える

予算管理に関するデータを一元化できることで、データの活用や分析をスムーズに行えるようになります。これにより、経営戦略の策定や意思決定の精度が向上し、企業のパフォーマンスを大幅に改善可能です。

従来よくあるExcelでの管理では、予算の管理まではできてもデータの活用や分析にはまた別のスキルが求められ、十分にできていないといった課題がありました。

しかし予算管理システムは、膨大な量の財務データや業績データを一元管理し、リアルタイムでのアクセスを可能にします。このデータは、ダッシュボードやレポート機能を通じて、直感的に理解できる形で提示されます。たとえば、部門別の支出、予算対実績の分析、収益性の高いプロジェクトの特定など、組織が必要とする情報を迅速に抽出・分析可能です。

データの活用や分析のハードルが下がり、スムーズに行える点も予算管理システムがもつ強みの一つです。

予算管理システムの導入デメリット

一方、予算管理システムの導入には次のようなデメリットも存在します。

  • 運用にはコストが発生する
  • 別途運用のためのマニュアルや教育が必要になる
  • システム導入による業務の複雑化

運用にはコストが発生する

予算管理システムの導入は、初期導入費用だけでなく、継続的な運用コストも発生します。これにはシステムのライセンス料、定期的なアップデートやメンテナンス費用、場合によってはクラウドサービスの利用料金などが含まれます。

とくに、高度な機能があるシステムを選択した場合、これらのコストは予想以上に高くなることもあるでしょう。予算の厳しいスタートアップや中小企業の場合、予算管理システムの費用対効果を考慮してから導入を検討する必要があります。

別途運用のためのマニュアルや教育が必要になる

予算管理システムの効果的な運用には、従業員への十分な教育が必要です。新システムの操作方法や、予算管理のプロセスに関する理解を深めるためのトレーニングが必要になり、当然ですがこれには工数がかかります。

また、従業員がシステムを適切に使えるように、操作マニュアルやFAQの準備も求められる点もデメリットと言えるでしょう。

システム導入による業務の複雑化

予算管理システムを導入することで、一部の業務プロセスが複雑化する可能性もあります。とくに、システムが既存の業務フローや文化に完全にはマッチしない場合、従業員は新たな作業手順に適応する必要があります。

こうした適応のためのプロセス中には、業務の遅延やミスの増加といった問題が生じることもあるでしょう。また、従業員間でのコミュニケーションや情報共有の方法が変わることで、一時的に業務効率が低下することも考慮しなくてはいけません。

予算管理システムの主な機能

予算管理システムには、主に次のような機能が備わっています。

予算計画の策定

予算計画の策定とは、経営目標や戦略にもとづいて、各部門やプロジェクトの収支や資金の流れを計画する機能です。予算計画の策定では、次のようなことを行えます。

  • 経営目標や戦略を設定し、予算計画の基準や方針を決める
  • 各部門やプロジェクトの予算計画を作成し、承認や調整を行う
  • 予算計画の内容を詳細に分析し、予算実績との比較や差異分析を行う
  • 予算計画の内容をレポートやダッシュボードで可視化する

実績集計

実績集計とは、実際に発生した収支や資金の流れを集計する機能です。実績集計では、実績データの自動集計や前年度と比較した予算実績や成長率などの指標の算出を行えます。

シミュレーション・予測

実績集計にもとづいて、将来の収支や資金の流れを予測する機能です。

たとえば、実績集計のデータをもとにした予算計画の修正や追加、市場動向の変化に応じた予算計画の比較など、予測データを分析し、経営判断や改善策の提案を行えます。

フィードバック・差異分析

予算を設定した期間が終了したときに、目標の達成度合いを評価する機能です。

予算計画と実績の差異の可視化したり、未達の場合の原因を分析できたりするため、PDCAを回せるほか、ノウハウの蓄積も行えます。

予算管理システムの選び方

予算管理システムを選ぶ際には、次のようなポイントを押さえて選びましょう。

  • Excel運用からの移行はスムーズにできるか
  • 会計基準に対応しているか
  • 課題に合った機能が備わっているか
  • 他システムと連携できるか
  • 外貨・言語に対応しているか
  • サポート体制は十分か
  • シミュレーションの精度やパターンはどれくらいか
  • 操作性に優れているか

Excel運用からの移行はスムーズにできるか

予算管理システムを導入する際には、既存のExcel運用からの移行がスムーズにできるかどうかが重要です。

Excel運用からの移行をスムーズ行えるポイントとしては、Excelのファイルやフォーマットを変えずにインポート・エクスポートできることや、Excelの操作感や見た目に近いインターフェースをもっていること、関数やマクロの互換性があることなどが挙げられます。

会計基準に対応しているか

会計基準とは、決算に必要となる財務諸表を作成するときのルールです。

予算管理システムを選ぶ際には、自社が採用している基準と予算管理システムの会計基準が対応しているかどうかも確認しておきましょう。

日本では、次の4つの会計基準があります。

  • 日本会計基準
  • 米国会計基準
  • 国際会計基準
  • J-IFRS

また、会計基準の変更や更新に迅速に対応できることも大切なポイントです。さらに国際的なビジネスを展開する企業の場合、複数の会計基準に対応しているシステムを選択することが求められます。

課題に合った機能が備わっているか

予算管理システムを選ぶ際は、課題に合った機能が備わっているものを選びましょう。課題と感じている内容によって、機能の優先順位も変わってきます。

また、課題としている内容に合わせてKPIの設定が可能かどうかも重要な選定ポイントです。複数のプロジェクトを立ち上げている場合や原価計算が複雑化している場合には、KPI設定が重要になるため、項目のカスタマイズや詳細をモニタリングできるかどうかも確認しておきましょう。

予算管理システムの導入目的を明確にして、改善できる機能があるシステムを選びましょう。

他システムと連携できるか

予算管理システムはすでに導入している他システムとの連携をすることで、より業務効率を高められる場合があります。

ERPや会計システム、財務システムなどと連携できるとデータ入力の手間が省け、予算管理の精度も高まります。その他CRM、SFAなどの分析システムや営業システムと連携できるかも、事前に確認しておきましょう。

外貨・言語に対応しているか

グローバルに事業を展開する企業では、複数の通貨や言語に対応した予算管理システムが必要です。

外貨での取引が多い企業の場合、通貨変換の精度や、多言語対応がシステム選定の重要なポイントとなります。

サポート体制は十分か

システム導入後のサポート体制も選定の重要なポイントです。万が一のトラブル時や操作方法についての問い合わせに迅速に対応してもらえるか、定期的なアップデートやセキュリティ対策が提供されているかを確認します。

また、サービスによっては導入時のサポートやコンサルティングを提供しているベンダーも存在します。初めて予算管理システムを導入する場合や他のシステムで失敗してしまった場合など、運用に不安がある際は運用ルールや戦略設計も含めて対応してくれるサービスを選ぶのもおすすめです。

シミュレーションの精度やパターンはどれくらいか

予算管理システムに求められるシミュレーション機能の精度や、対応できるシナリオの範囲も確認すべきポイントです。将来の予算計画を立てる際に、さまざまな条件下でのシミュレーションを行えるかどうかが、経営計画の精度を高めるうえで重要となります。

操作性に優れているか

システムの操作性は、日常的な利用のしやすさに直結します。直感的に操作できるインターフェースかどうか、必要な情報まですぐアクセスできる設計になっているかなど、実際にデモ版を試用してみることもおすすめします。

直感的な操作性の良い予算管理システムを導入すれば、従業員からの受け入れも良く、スムーズにシステムが定着するでしょう。

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