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予実管理表の作り方と必要項目 | Excel(エクセル)テンプレートはどこで入手できる?

最終更新日:(記事の情報は現在から72日前のものです)
予算管理の作り方や項目、作成時のポイントを解説します。また便利なExcell(エクセル)テンプレートや、作業の効率を大幅に向上させるツールの紹介もするので、予算管理担当者の方はぜひチェックしてください!

予実管理でこのようなお悩みはありませんか?
・Excelで管理しているが、管理に手間がかかっている
・会社の規模が大きくなり、関わる人数・部署が増えた
・予算のシミュレーションや修正を簡単に行いたい
これらのお悩み解決には、予算管理システムがおすすめです。

予算管理システムは、予算作成や予実突合、進捗の管理、分析を効率的に行えるツールです。

また、Excelのフォーマットをそのまま使用できるシステムや、予算のシミュレーション分析ができるシステムもあり、予算と実績の管理がスムーズになります。○○システムの資料は下のボタンより無料でダウンロードできます。

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予実管理とは

予実管理は「予算実績管理」ともいい、予算とそれが実行された結果を比較することにより、当初の目標の達成度合いと課題を明らかにすることです。予算を確実に管理していくための重要な概念にあたります。

予実管理は予実管理表(予算実績管理表)を用いて予算と実績の差異を明確にし、定期的な予実報告を通じて、経営陣や関係者に進捗を伝えます。

予実管理の作り方

予実管理の作り方を解説します。大まかな流れは次のとおりです。

予算目標を立てる

予実管理は、まず予算の目標を立てることが重要です。過去の実績をもとに数値目標を決めます。企業として利益を求めるのは当然ですが、売上をあげるだけでなく、実現可能な数値を設定することも大切です。売り上げと経費のバランスをよく考えていきましょう。

予算を設定する

過去の実績データを収集し、予算を設定します。過去データは時期や年度による差異なども考慮しながら参考にするのも大切です。無理なく赤字を出さずに行えるように設定していきましょう。

収支予算書を作成する

予算案を策定する際には、適切な収支予算書の作成が必要です。また、予算と実績の進捗を一目で確認できる予実管理表の利用がおすすめです。

予算を修正する

月単位で予算と実績を比較して、必要に応じて修正を加えます。こまめに分析を行い、乖離が大きくなる前に対策をとることが重要です。順調に成果があがっている場合は、さらに商品数を増やしたり横展開したりとサービス拡大を検討します。成果が芳しくない場合は、早急に原因をつきとめ対策します。

また、予実対比表を活用することで、各期の予算と実績の比較が容易になり、必要に応じた予算の修正が可能になるでしょう。

Excel(エクセル)で予実管理をするメリット・デメリット

予実管理は、Excelのような表計算ソフトを用いて作成できます。Excelは設計が複雑になりがちですが、運営体制にあった管理を工夫しながら運用できるでしょう。

Excel(エクセル)運用でのメリット

Excelで予実管理を行う場合のメリットとして、次の3つがあげられます。

カスタマイズ性に富んでいる

Excelで予実管理を行う大きなメリットは、自由にカスタマイズできる柔軟性にあります。一から予実管理表のシートを作成するため、予算状況や運営体制にあわせた管理表を自由に作成可能です。詳細な予算管理表の設計を行うことで、フレキシブルかつ詳細な予実管理が可能になります。

低コストで運用できる

初期投資が少なくて済む点も大きなメリットです。特別なツールを新たに購入する必要がなく、Excelがあればすぐに予実管理を開始できます。

データを可視化しやすい

Excelには、グラフや表などデータを視覚的に表現するための多くの機能が備わっています。これにより、予算の動きやパターンを簡単に識別でき、意思決定プロセスを強化できるでしょう。

Excel(エクセル)運用でのデメリット

しかし、Excelで予実管理を行う場合にはデメリットも存在します。主なデメリットとして、次の3つがあげられます。

規模が拡大すると複雑になる

規模の大きい企業では、予実管理が非常に複雑になるでしょう。多数のシートや膨大なデータを管理しなければならないため、この複雑さは手間を増やす原因となります。

エラーのリスクがある

Excelシートは人間が操作するため、入力ミスや計算ミスが生じる恐れがあります。データ容量の多い大規模なファイルになると、エラーか所を見つけ出すさえ困難になるでしょう。

時間と労力の消費が大きい

Excelでの予実管理は設定や更新、修正が手動で行われるため、時間と労力を多く要する作業です。頻繁にデータを更新する必要がある場合、効率性の低下を招きます。


「予実管理をExcelでやるのはめんどう…」
「予算や実績の入力・共有を簡単にしたい」
このようなあなたには、予実管理ができる予算管理システムがおすすめです。

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Excell(エクセル)で予実管理表テンプレートを作るのに必要な項目

Excelで予実管理表のテンプレートを作る際は、基本となる次の項目を用意するようにしましょう。必要に応じて項目を追加し、カスタマイズすることで、より予算状況や運営体制にあった予実管理表が完成します。

  • 売上高
  • 売上原価
  • 売上総利益
  • 人件費
  • 外注費
  • 経費
  • 営業利益

それぞれの項目について解説します。

売上高

売上高は、特定期間内における企業の総収入を示します。販売された商品や提供されたサービスから得られる収入のことで、企業の基本的なパフォーマンスを示す指標です。

売上原価

売上原価は、売上をあげるためにかかった直接的なコストです。業態によって異なるものの、商品の製造やサービスの提供に必要な材料費、仕入れ費用などを指します。売上原価を把握することで、商品やサービスのコスト構造を理解し、利益率を最適化できます。

売上総利益

売上総利益は、売上高から売上原価を差し引いたもので、企業がどれだけの利益をあげたかを示す基本的な指標です。

人件費

人件費は、従業員に支払われる給与や賞与、福利厚生費など、人材に関連する総コストです。人件費の管理を適切に行うことで、企業は労働コストをコントロールし、利益の最大化を図れます。

外注費

外注費は、特定の業務を外部に委託した際にかかる、外部の業者や契約者に支払う費用です。外注費を適切に管理することで、オペレーションの効率化とコスト削減の両立が可能になります。外注するサービスを選定する際に、見積もりの基準にもなるでしょう。

経費

経費は、事業活動を支えるための一般的な出費です。オフィスの賃料、通信費、旅費、広告宣伝費などがこれに該当します。経費の詳細な追跡と管理を行うことで、無駄の削減と予算配分の最適化が実現します。

営業利益

営業利益は、売上総利益から運営に必要な全経費(人件費、外注費、一般経費など)を差し引いた利益です。この数値が事業の基本的な収益性を示し、企業の健全性と成長の度合いを測る重要な指標となるのです。

Excell(エクセル)予実管理表テンプレートがDLできるサイト

smartsheetでは、Excelで予実管理をする際に重宝するテンプレートを紹介しています。

今では非常に多くの予算管理用のExcelテンプレートが出回っており、どれを利用するのが効率的なのかわかりにくいるのが現状です。

Excelの操作が苦手だったり、関数の知識が不足していたりしていると感じたら、ぜひこのページですすめているテンプレートを使用してみるとよいでしょう。よく使われているテンプレートが満載で、自由にカスタマイズ可能です。

30,000点以上のビジネステンプレートを無料でダウンロードできるbizoceanでも、複数の予実管理表のテンプレートが公開されているので、自社に合ったテンプレートを探せます。

予実管理方法のポイント

予実管理をする際に、とくに気をつけたいポイントや管理のフローについて説明します。

ポイント(1)明確な予算の設定

予実管理において重要なのは、まず目標を定めつつ予算の設定を明確にすることです。営業利益を基準に目標を算出し、企業としてどの程度の利益を出したいかを決定します。これらは経営陣の判断になり、決定事項を社員間で共有します。

予算表の明確な作成や全体の業績管理表の整備、各プロジェクトの予算スケジュールの設定など、具体的なステップが予実管理の効果を高めます。

過去の実績を参考に、多角的な視点とさまざまな要素をもとに予算を決定しましょう。

ポイント(2)管理しやすい予算を設定

予算を算出するうえで、すぐに達成できてしまうような予算目標を立ててはいけませんし、管理者が正しく評価できないような複雑な予算編成を組むことは避けるべきです。

ポイント(3)予実管理のフロー

予実管理をフロー化すると「予算の算出」「(月ごとの)決算」「実績との比較」「対策立案」「対策を実行する」のプロセスとなります。いわゆるPDCAサイクルと同じです。

月ごとの決算を経ながら、大体四半期あるいは半期の決算をもって、当初設定した予算と結果の比較をします。数字を比べて、来期のより効率的で投資対効果の高い予算編成を考えていくわけです。

会社によって違いはありますが、基本的に予実管理は1年単位で行われます。

ポイント(4)コミュニケーションと協力

予実管理は、正確なコミュニケーションと部門間の協力が不可欠です。定期的なミーティングを設け、予算に関する全体の進捗状況を共有し、必要に応じて調整を行いましょう。

ポイント(5)テクノロジーの活用

最新のテクノロジーを活用することで、予実管理プロセスの効率化と精度の向上が期待できます。予実管理ツールの導入は、時間の節約、エラーの削減、迅速な意思決定をサポートします。

予実管理ツールを利用するメリット・デメリット

近年ではExcelではなく、予実管理用のツールを使う企業が増えています。予実管理に特化したさまざまな便利機能があり、専門知識がなくてもすぐに使用できます。

予実管理ツールのメリット

予実管理ツールを使う場合のメリットとして、次の3つがあげられます。

効率性と正確性が高い

予実管理ツールは、リアルタイムで予算と実績のギャップを確認できます。自動化された計算により人為的なエラーを減らし、データの正確性が高まります。

柔軟な予算編成と修正

ツールを使用すると、予算編成のシミュレーションが容易になります。また、途中での予算修正もスムーズに行え、柔軟性に計画を調整するのに役立ちます。

多機能性

予実管理ツールは、データ分析やレポート作成、予測機能など、多岐にわたる機能を提供しています。これにより、経営陣はより戦略的な意思決定を下せるようになるでしょう。

予実管理ツールのデメリット

しかし、予実管理ツールを使用するにはいくつかのデメリットもあります。主なデメリットとして、次の3つがあげられます。

学習と導入に時間がかかる

新しいツールを導入し、効果的に使用するためには、従業員のトレーニングが必要です。当然、これにはマニュアルの整備や研修なども含め時間とコストがかかるでしょう。しかし近年は、直感的な操作が可能なツールが登場してきているので、予算管理ツールの操作面の問題も解決されつつあります。

初期コストが高額になりがち

高機能なツールは高価であることが多く、とくに小規模企業にとっては負担になりがちです。さらに必要な機能によっては追加費用が発生することもあり、ランニングコストも考慮しなければなりません。導入にあたって、費用対効果を丁寧にチェックすることが肝心です。

予実管理もできる予算管理ツール

最後に、予実管理も行える予算管理ツールを紹介します。

Sactona - アウトルックコンサルティング株式会社

Sactona
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  • ほぼExcelと同じユーザーインターフェース
  • 小規模から大規模利用まで柔軟に対応
  • 管理会計・経営管理を高度化・効率化

Sactonaは、予算編成、予算管理、見込み管理などの機能を備えたクラウド対応型の経営管理システムです。利用画面はExcelと非常に似ており、入力担当者のトレーニングをほとんど要さず利用開始できます。Excelデータの取り込みやレポート出力がワンクリックで可能で、データ数値の集計・レート換算・組み換えなどの計算処理に関しては、データ取り込み時に自動で実行されます。ExcelをはじめとするMicrosoft社の製品と親和性が高いのも特徴のひとつです。

Loglass 経営管理 - 株式会社ログラス

Loglass 経営管理
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  • 予算、見込み、実績、KPIのデータを統合し可視化
  • 表計算ソフトや会計ソフトのデータをワンクリックで統合、反映
  • 多段階、複雑な配賦ルールに対応

Loglass 経営管理は、経営管理領域のデータを一元化し、迅速な経営判断をサポートする経営管理クラウドです。各部門へ自動で生成、送付できるExcelやスプレッドシートにより、予算策定や予実管理に必要なデータを収集し、自動統合してくれます。

タグ形式で複数の分析軸を設定し、科目レベルで複数の切り口を組みあわせ、予実を確認可能です。統合データを見たい切り口や副次元で取り出せ、収益性や費用対効果も可視化できます。

Salesforce Sales Cloud - 株式会社セールスフォース・ジャパン

Salesforce Sales Cloud
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BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2023
ボクシルSaaSのデータを元に表示しています
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  • 入力からレポート作成まで総合的に予実管理をサポート
  • Excelによるデータ入力とExcelからのデータ自動取得
  • インタラクティブなダッシュボード

Salesforceは使い慣れたExcelで予実管理やデータ分析ができるビジネスインテリジェンスで、予実管理に必要な計画、分析、レポート機能が備わっています。

Webベースのデータ総合ツールにより、既存の業務システムからのデータ抽出や変換、またERPや外部ソースのロードも可能です。複数名による同時入力が可能で、入力された予算情報はリアルタイムで集計されます。入力が苦手な担当者でも入力制御機能により、ミスを減らし業務効率化も期待できます。

CCH Tagetik - Tagetik Japan 株式会社(タゲティック ジャパン)

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  • 統合型プラットフォーム上で財務と事業部門のデータを連動して一元化
  • 予算データ収集プロセスの70%簡素化を実現
  • 圧倒的な使いやすさと柔軟性

CCH Tagetikは、予算管理や予実管理をはじめとした財務部の企業経営管理プロセスを総合的にサポートします。オープンアーキテクチャとマルチプラットフォームにより低コストが実現され、既存のテクノロジーが最大限に活かされています。

通貨や為替計算機能などのファイナンシャルインテリジェントを内蔵。計画の自動化や、決算の早期化、経営管理レポートの簡素化を目指す、総合パフォーマンス管理ソフトです。

Oracle Cloud EPM - 日本オラクル株式会社

  • 予算、実績、見通しなどの数字を管理、自動集計できる多次元データベース
  • 予実管理レポートの出力はパラメータを変更するだけ
  • スモールスタートから段階的に対象業務領域を拡張可能

Oracle Cloud EPMは、予算編成業務や予実管理、着地予測などを含む領域で利用できる予算管理、管理会計システムです。管理に必要なデータの入力や連携、各種計算処理、レポート分析を一元管理できます。

リアルタイムのデータをもとに、期間や部門など、分析軸や視点を変更しながらのシミュレーションを行え、価格変動や為替変動のシミュレーションにも対応可能です。Excelの操作感をまるごと残せるほか、多言語、多通貨に対応しています。

Manageboard - 株式会社ナレッジラボ

Manageboard
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  • 脱・Excelで予算管理
  • 業績やキャッシュフローを簡単にシミュレーション
  • 銀行や投資家向けのレポートを簡単に作成

Manageboardは、会計データをまるごと予実管理に利用できるクラウド予算管理ソフトです。直感的な操作とクリックだけで経営のイメージを数値化し、簡単に予算管理が行えます。将来の予測が可視化されることにより、予算目標達成に向けて予算をベースにしたPDCAサイクルを構築可能。予算実績分析の他にも、コスト分析、キャッシュフロー分析など、財務データをさまざまな⾓度で分析できるレポートをワンクリックで作成できます。

BizForecast - プライマル株式会社

BizForecast
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  • “脱”Excelから“活”Excelへ
  • 1社1社に適したフォーマットでシステム化 -柔軟性の高さと使い勝手の良さを実現

BizForecastは、Excelと組みあわせることでそれぞれの特徴を生かした予算運用が実現し、経営管理の効率化・課題解決を強力にサポートする予算管理システムです。Excelの「使い勝手の良さ」や「柔軟性の高さ」といった長所を生かしつつ、情報の共有や保全面におけるデメリットを解消します。1社1社にとって最適なフォーマットのままシステム化を実現し、多くの情報の収集や集計・加工、レポーティングが可能です。Webブラウザはもちろん、タブレット端末からも操作でき、OSもWindows/Macのいずれでも利用できるので幅広い運用が期待できます。

Workday Adaptive Planning - OrangeOne株式会社

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  • 手厚い導入支援で短期導入が可能(管理者トレーニングのご提供)
  • Excelライクなインターフェースで直感的な操作が可能
  • 素早くレポート化してリアルタイムで確認できる

Excelとの連携でデータのインポートやエクスポートが可能です。シミュレーション分析誤入力チェックも備えた充実した機能で、予実管理の効率化が促進されるシステムです。連結決算やグローバル管理にも適用できる、有料追加機能のオプションもあります。

Jedox - 株式会社KSKアナリティクス

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  • 入力からレポート作成まで総合的に予実管理をサポート
  • Excelによるデータ入力とExcelからのデータ自動取得
  • インタラクティブなダッシュボード

Jedoxは使い慣れたExcelで予実管理やデータ分析ができるビジネスインテリジェンスで、予実管理に必要な計画、分析、レポート機能が備わっています。

Webベースのデータ総合ツールにより、既存の業務システムからのデータ抽出や変換、またERPや外部ソースのロードも可能です。複数名による同時入力が可能で、入力された予算情報はリアルタイムで集計されます。入力が苦手な担当者でも入力制御機能により、ミスを減らし業務効率化も期待できます。

予算管理ツールをさらによく知りたい方は次の記事をご覧ください。

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予実管理を確実にこなそう

予算管理は企業にとって必要不可欠なものですが、しっかりと目標を立てなければ十分な効果を発揮できません。

本記事で紹介したようなPDCAサイクルを回しつつ、効率的で生産性の高い管理方法を模索することが重要です。そのために、Excelや予算管理の専用ツールをしっかりと活かしましょう。

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