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2019-02-25

案件管理・営業管理システム(CRM・SFA)11選比較 | Excel脱却で業務を効率化

企業の案件管理・営業管理システムを徹底比較!この記事では、CRMやSFAツールの基本と具体的な管理内容を解説。主流だったExcelを用いた案件管理の問題点を指摘します。問題を解決するためのCRM/SFAを厳選して紹介します。※2017/7/10
営業SFA(営業支援システム)
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案件管理は、企業が事業を進めるうえで抱えている案件の進捗状況を管理するために行うものですが、多くの管理者は「もっと効率的に案件管理をしたい」「もっと便利な管理サービスを知りたい」と考えているでしょう。

そこで、そもそも案件管理とは?の説明から、その過程で発生しうる問題点を挙げ、効率的な案件管理を実現するおすすめのCRM/SFAサービスを紹介します。

より多くのSFAサービスを調べたい方は以下の記事を参考にしてください。20以上のサービスを比較表を用いたり、3ポイントに絞って紹介したりしているので、理解しやすくなっています。
詳しく調べたい方はこちらの記事もあわせてご覧ください。

SFA(営業支援システム)比較36選 | 無料・比較・選び方 | ボクシルマガジン
SFAの代表的な機能の解説から、SFAシステムの選び方のポイントも徹底解説。この記事では、36種のSFAシステムの...

おすすめのSFA(営業支援システム)3選

ボクシル編集部おすすめのSFA(営業支援システム)3選です。

Salesforce(セールスフォース)Sales Cloud 未来型SFA+CRM 「Sales8」 Knowledge Suite( ナレッジスイート )
国内外でトップシェアを誇る
営業活動に必要な機能をオールインワンで提供
名刺管理を軸としたSFA
バックオフィス業務もカバー
ユーザー数無制限
グループウェア機能つき
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案件管理とは何か

まずは、案件管理の定義自体について簡単に説明します。

そもそも「案件」とは

案件とは主に企業の営業部門が、顧客や取引先との商談のなかで受けた商品・サービスの購入に関する打診のことをいいます。

より正確には、先方の購入意思表示の一歩手前の段階であり、正式な発注には至っていない状態です。将来的に購入の可能性が高い顧客行動というのは、ある程度予測ができるものでしょう。

たとえば、顧客は電話・メール・FAXなどで商品やサービスの詳細や型番を聞く、購入したい数量が納品可能を確認するなどの問い合わせをします。こういった行動によって、営業部門は顧客動向をある程度予測できます。

このような買い手による問い合わせのことを引き合いといい、案件とは顧客との商談のなかで生まれたさまざまな引き合いのことをいうのです。

案件管理とは

案件管理とは、顧客の引き合いを実際の売上につなげるため、案件情報を適切に管理するプロセスのことをいいます。実際に売上が確定してからの顧客管理も、案件管理のプロセスとして扱う企業もあります。

たとえば「商談の進捗」や、顧客行動を分析した「受注確率」「実際の受注予定日」「売上見込金額」などの案件情報を整理し、部署内で共有できるようにします。

これによって途中で営業担当が代わっても、それぞれの顧客に対して最適なアプローチをとれるようになります。

案件管理の目的は営業活動を強化し、確実に売上につなげることです。
現在では多彩な機能が搭載された多様な案件管理ツールが登場していますが、自社の営業チームが確実に成果を出せるような管理方法を模索していく必要があります。

案件管理の4つの管理項目

案件管理の具体的な管理項目には何があるのか見ていきましょう。説明するのは以下の4つです。

  • 担当者
  • 進捗度
  • 見込額
  • 受注予定日

担当者の決定

案件管理に必要な情報は「どの商品を」「だれが・だれから」「いつ購入する予定か」という基本的なもの、それぞれの案件に対して自社がどういった営業活動をしてきたか、を把握できるものです。

特に担当者の決定は最も大事な部分であり、これによって営業の成否が決まってしまうといっても過言ではありません。

実際の商談で、どの営業マンがどういう案件で成果を出しているかを把握し、特定案件に最適な担当者を振り分けることが案件管理では重要なのです。また、顧客によって「この担当者から買いたい」というニーズも存在するため、それに応じて担当者を決めることも重要です。

案件の進捗度

それぞれの案件が発生した背景から、今現在営業プロセスのどの段階なのかという情報を管理します。進捗度の管理が徹底されていないと、それぞれの案件が営業マンの独自の感覚で進められていくことになります。

しかし、それでは組織としての売上予測が立てづらく、担当者が交代した場合などには、顧客に対して精度の高いアプローチやケアを継続することが難しくなってしまいます。

こうした状況を避け、案件ごとに営業プロセスを明確にすることが重要であり、現在どの段階にいるのかを可視化することによって、だれが担当者になっても一定の成果を出せるようになります。

見込額

売上見込額についても、なるべく詳細に管理する必要があります。どの顧客がどれぐらいの売上をもたらすのか、全体像を把握できれば、特に注力すべき案件が明確化されます。

それによって、自社の営業リソースをどのように割り振るべきかも把握できるようになり、効率的に売上につなげられるでしょう。多くの企業では顧客ごとの見込額に照らしながら、予算の進捗度を確認することになります。

受注予定日(成約予定日)

実際に受注する予定日についても、当然管理の対象となります。これによって売上予想が可能となり、企業の生命線ともいえる「キャッシュがいつ入ってくるのか」が予測できます。

現場で働く営業マンは、どうしても「自分がいくら売上を上げたか」という視点で考えてしまいがちですが、実際に売上が立つ時期について管理することで、組織全体としての売上管理ができるようになるのです。

Excelの案件管理の限界を感じる方へ

多くの企業では、これまでエクセル(Excel)によって案件管理を行ってきましたが、残念ながらこのやり方には限界があります。

エクセルはだれでも操作できるツールですが、あくまでも一つの案件ごとの管理に適したものでしかありません。以下ではエクセルによる案件管理の問題点を挙げてみます。

案件情報の全社共有が難しい

エクセルをはじめとした表計算ソフトでは、主にリスト形式での管理となります。そのため、自社が抱えているそれぞれの案件や、営業プロセスの関連性について把握しづらく、全体的な視点からの判断が困難になりがちです。

たとえば、同じ顧客に対して、複数の案件を別部門が担当しているような状況だと、互いの情報の共有が困難になります。

顧客単位での集計が難しい

エクセルを使った案件ごとの管理では、顧客単位での営業情報の集計も困難です。

上述のように、同じ顧客を複数部門が担当する場合などでは、顧客全体としての情報管理は困難であり、Excelによる案件管理では、受注の精度を高めるための多面的な情報を把握できません。

リアルタイムで更新できない

営業情報をリアルタイムにアップデートしていくことも案件管理では非常に重要であり、新規顧客の追加や既存客のニーズの変化などを、都度エクセル上に反映しなければならないとすれば、営業チームにとって大きな負担となるでしょう。

エクセルによる管理では、本来は営業活動に充てられるべき時間を、管理をするための作業に削ってしまう可能性が高いのです。

案件の一元管理が難しい

これまで説明してきたように、営業では各顧客に関するさまざまな情報を整理し、必要に応じて更新し続けていかなければいけません。そのためには、案件を一元的に管理して、重要な案件には相応のリソースを割けるような体制を整えておかなければなりません。

エクセルなどの表計算ソフトは、だれでも手軽にデータの管理ができるツールとして知られますが、企業の多種多様な案件を適切に管理するには、機能面でもユーザビリティからも、向いているとはいえないのです。

案件管理はCRM・SFAシステムが最適

こうした諸問題を解決してくれるのが、CRM(Customer Relationship Management)やSFA(Sales Force Automation)です。

これらは企業の案件管理に特化したツールのため、エクセルでは不可能な複数の案件情報を、視覚的に管理できます。

CRM・SFA活用のメリット

CRM・SFAを活用するメリットは、現在進行中の案件をリアルタイムに一元的に把握できることであり、うまくいっている案件も後退中のものも、一目で状況を把握できます。

また、各営業マンが必要とする情報を簡単かつ的確に示してくれるので、案件ごとに必要な情報を、時間をかけて調べるといった手間も省けます。

ほかにも、次にすべき行動をリストとして提示、営業マン同士で必要な情報を共有可能など、およそ営業活動に必要な機能を網羅しているのがCRM・SFAの特徴といえます。エクセルでの案件管理と比べて、営業部門のパフォーマンスを大幅に改善できるでしょう。

おすすめのCRM・SFAシステム

本記事で紹介するCRM・SFAシステムのさらなる詳細や、紹介しきれなかったサービスの機能や特徴は以下からご覧になれます。

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Salesforce(セールスフォース)Sales Cloud

  • 営業フローを一元管理可能
  • 非常に優れた分析・レポート機能
  • 高いセキュリティ

Salesforceは、リードへの接触からクロージングまで一元的に案件管理ができる高機能なSFAです。売上の分析・予測から、各営業担当者の進捗状況のレポートまで細やかな自社の営業部門を可視化します。

より自社にあったレポートを作るためには細かい設定が必要ですが、使いこなせれば、営業部門の可視化をより進められます。さらに、非常に厳しい情報管理体制を揃えているので、安心して顧客情報を預けられます。30日間無料トライアルありです。

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eセールスマネージャーRemix Cloud


  • 可能な限り直接入力を省いたサイト設計
  • 安心のサポート体制
  • 導入後も柔軟に設定変更

eセールスマネージャーRemixは、外出先の営業マンが1分以内で入力できるように直接入力をできるだけ減らし、 選択入力方式を採用しているSFAです。よって案件管理が簡単にできます。

また、コンサルタントが導入からサービス定着までサポートします。 他にもコンサルティングメニューも用意されています。さらに、管理画面から入力項目の追加や選択肢の追加、分析メニューの追加などさまざまな機能を変更可能です。

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ちきゅう

  • 中小企業を中心とした300社以上の導入実績
  • スマホ対応
  • MAツールやSlack、チャットワークとの連携

ちきゅうは中小企業向けのCRM・SFAシステムです。低価格で導入可能かつ必要な機能が揃っているため、専任担当者がいない場合でも導入が容易に行えます。

また、スマホ対応などの運用のしやすさに加え、MAツールや社内チャットシステム(Slack、チャットワーク等)との連携も可能です。収集した情報を無駄なく活用することで、営業機会の損失を減らし日々業務改善を行うことが期待できルため案件管理に最適です。

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Eight 企業向けプレミアム

  • 社員が持つ名刺情報を会社の資産として有効活用
  • 営業活動を効率化
  • 名刺情報リスト化の工数とコストを削減

Eight 企業向けプレミアムは、社員全員の名刺交換による出会いを一括管理・共有し、有効活用できるサービスです。

名刺情報を共有しておけば、退職や異動などがあっても築いた人脈を継承でき、同僚がすでにアプローチしている企業であれば、キーマンへのパスも見つかりやすく、効率的な営業活動を実現します。リストとして名刺情報をダウンロードすれば、展示会やセミナーの案内メール、DMの送付、年賀状の送付リスト作成にも利用でき、工数だけでなくコストの削減も可能です。

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Knowledge Suite(ナレッジスイート)

  • ユーザー数無制限
  • オールインワン
  • マルチデバイス対応

Knowledge Suiteは、名刺管理のGRIDY名刺CRMとの連携が売りのサービスです。

名刺情報を正確かつ高速にデジタル化できます。驚くべきポイントは名刺に直接手書きしたメモさえもデータ化される点です。顧客情報を個人個人で完結させず、社内で共有することにより案件管理の質が上がります。SFA・グループウェアの機能とも連携できるので、あらゆる情報を紐付けて案件を一元管理・共有できます。

Sales Cloud Lightning Essentials

  • スタートアップ・中小企業向けSFA
  • 低価格なのに高い営業パフォーマンス
  • リアルタイムでの情報共有

Sales Cloud Lightning Essentialsmは、salesforceが提供するスタートアップ・中小企業向けの低価格営業支援システムです。

通常のSalesforceと比べ低価格での導入が可能なうえに会社規模が拡大すればそのままSalesforceへの拡張ができます。PCやモバイルで利用でき、チャット機能によりどこでもリアルタイム情報共有が可能です。またクラウドタイプなため、Excelを利用する必要がなくなり案件管理を効率化します。

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JUST.SFA


  • 使いやすく定着するSFA
  • 専門知識不要でカスタマイズ可能
  • 幅広い用途で活用可能

JUST.SFAは、優れたユーザーインターフェースと高いカスタマイズ性を備えた営業支援クラウドサービスです。

ソフトウェア開発35年間の実績があり、さまざまな年代のユーザー向けにソフト開発をしてきたジャストシステムならではの独自ノウハウによって、誰もが使えて定着するシステムとして提供されています。インターフェースは総覧性に優れ、システムのカスタマイズは専門知識不要・ノンプログラミングで可能です。自由にデータテーブルやパネルを増やせるので、ノウハウの共有、契約書や見積書のワークフローなど、従来のSFAの範疇にとどまらない用途でも活用できます。

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SPIRAL® _顧客管理

  • セキュリティが万全
  • カスタマイズ性が高い
  • 外部連携機能が豊富

SPIRAL®︎は、高セキュリティなクラウド型のデータプラットフォームです。

カスタマイズ性が高く、案件管理での登録データの特徴に応じて最適化できます。組み合わせ自由な600以上の機能があり、外部連携も可能なクラウドシステムで業務課題を解決します。

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Zoho CRM(ゾーホー)

  • 圧倒的な機能と驚きの低価格
  • 活動の可視化 × 分析レポート
  • 常識を覆す業務の効率化

Zoho CRMは、導入に手間をかけられないがコストは最低限に抑えてCRMを導入したいという個人事業主や中小企業にも最適な顧客管理クラウドシステムです。初期費用もかからず、運用開始まですぐ、かんたんに進められます。

カスタマイズ性も非常に高く、使いやすく、効果を出しやすいCRMとなっています。手間とコストを掛けずに情報の共有や、重要な報告、レポートの作成などの案件管理をカバーしてくれます。GoogleAppsを始めとしたさまざまな外部アプリケーションと連携可能なのも嬉しいポイントです。

会員管理システム Nice!Members


  • 強固なセキュリティ体制で会員個人もアクセスが可能
  • 各種会費の請求・入金を柔軟に管理
  • システム改修に要する費用を大幅に削減

会員管理システム Nice!Membersは、経営の効率化、個人情報の保護、コンプライアンスの強化などを実現化するためユーザーの意見をもとに使いやすいシステムとして開発された、公益法人専用パッケージソフトウェア+クラウドサービスです。

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TRYFUNDS TECHNOLOGY

※CRMの導入支援サービスです

  • 営業部門の目標・利用方法・リテラシーヒアリングからサービス選定
  • CRM導入以降の現場支援なども実施
  • PMOサポートを通じた現場OJTも

TRYFUNDS TECHNOLOGYは、経営戦略と組織開発のノウハウをベースに、CRMなどのITソリューションプロジェクトの推進サポートが可能なサービスです。CRMシステムを導入する際には、導入から運用までの体制構築が欠かせません。社内のパートナーとして、社内でのシステム構築体制作り、業務マイルストーン策定、事前調査設計などをPMOとして派遣してくれるサービスです。

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CRM・SFAの導入で効率的な案件管理を実現しよう!

案件管理についての基本的な説明から、具体的な管理項目、そしてExcelによる管理のデメリットを挙げながら最新のSFA / CRMについての紹介をしてきました。多くの中小企業ではいまだにエクセルを使って企業活動の管理をしているケースが多々ありますが、ぜひその非効率性について考えてみてください。

本記事で紹介したようなCRM / SFAを導入することによって、営業活動のパフォーマンスは大幅に改善されるでしょう。もしあなたが営業管理に携わっているならば、これを機会に自社の案件管理について見直してみてはいかがでしょうか。

ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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SFA(営業支援システム)
選び方ガイド
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