営業報告書・営業日報の書き方 - 無料テンプレート | 目的やメリット
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営業報告書・営業日報とは
営業報告書・営業日報とは、1日の営業活動を整理し気づきや課題を報告する書類です。マネージャーが各人の行動を管理するほか、営業のやり方を営業パーソン自身も見直すことで、改善に役立てられるメリットがあります。
日々の客先回りでなく、たとえば上司と一緒に大口顧客との大型商談を行った場合などは、日報とは別に報告書を作成して経営幹部に提出する必要があるでしょう。営業報告書をつけておくと、報告書に大型商談に至るまでの経緯や背景を記入するのに役立ちます。
営業報告書の目的
営業報告書を書く目的は、マネージャーが営業の進捗を確認することと、社員各々が自分の営業を振り返ることの2つに大きく分けられます。
マネージャーが進捗を確認する
営業報告書を書く意味の1つめに、マネージャーに営業の進捗を管理してもらうことがあげられます。マネージャーは、任されている目標が達成できそうなのか否か、難しいのであれば何が原因でどのように解消すればよいのかを考えます。
そのためマネージャーからすれば、進捗を報告してもらえる営業報告書は、現状を把握するのに欠かせない書類だといえるでしょう。マネージャーへ報告する際は、営業の結果と今後の方針をまとめることで、意味のある営業報告書としてみなされるます。
自分が営業の方法を振り返る
営業報告書を書くもう1つの目的は、自分の行動を振り返ることです。営業報告書を書くことで1日の営業がどのような成果をあげ、なにが良かったのか、どこに課題を抱えているのかを明確にできます。
毎日の営業にてPDCAを回すことで、営業の進め方やテクニックが身についていきます。マネージャーから指摘されずともみずから反省できれば、短いスパンで営業の手法を向上できるでしょう。
営業報告書の書き方
営業報告書の書き方を紹介しますがその前にまず、営業報告書のフォーマットを決めたり記入する際に考慮すべきポイントをまとめたりしてみましょう。
- 自社の営業報告書のフォーマットを統一する
- 毎日書きやすいシンプルなフォーマットにする
- ポイントとなる名称や数字を中心に記入できるようにする
- 外出先からでもスマートフォンやタブレットを使って入力できるようなものを検討する
- 日程管理・案件管理・受注リスト・予実管理など他の報告書とリンクさせる
- 数値化できるものは数値化して書く
- 上司がチェックしたことがわかるようにする
- 上司の書名欄とコメントや意見が記載できる欄を入れる
シンプルなものを使うのは営業プロセスをデータベース化して、一括管理および情報共有できるようにするためです。情報共有を正確に行うために、「良かった」「多かった」「見込みが高い」という抽象的表現を避けることが重要です。
営業担当者ののオフィスワークの負担を減らすだけでなく、営業マネージャーにとっても報告をリアルタイムにチェックできるというメリットもあります。なるべく一回の入力で完了するようにするように他の報告書とリンクさせましょう。
1日の行動
次の内容を簡単に記載します。この部分は、いつどこに行ったかだけの備忘録程度でよいでしょう。
- 訪問日時：XX月XX日 XX時～XX時
- 訪問先：会社名
- 場所：住所や最寄り駅など
訪問先の情報
- 客先名
- 面談した担当者名と役職
- 面談内容
面談内容は、営業担当者がが提案した内容、客先から言われた内容を具体的に書くと情報共有にも役立ちます。
目標と成果・結果
「なぜその客先を訪問したのか」と、「どのような成果が得られたか」を記入します。
訪問の目標としては、受注するといった最終目標だけでなく、新製品を紹介して客先の興味を引き出すといった場合もありますし、担当交代による後任の紹介などの場合もあります。
- xx個xx円受注（または失注）
- 自社のプレゼンに対して出た質問内容とそれへの回答
- 訪問目的とは直接関係ない客先との会話から得られた情報
を成果や結果として書きます。この欄には、あとで参考になりそうな、営業担当者の提案に対してどういう反応が客先から出たかも、なるべく客観的にできれば数字を記載することも大切です。オファーxx円に対してxx%の値引き要求が出た、競合先はxx円でオファーしているという情報や数量調整などといった具体的数値を書くと振り返る時にも詳しい内容を把握できます。
課題と解決策
訪問した客先との面談で見つかった問題点を課題として記入します。たとえば、受注できた場合でも、次のリピートオーダーにつなげるための課題はあるはずです。また、課題に対する解決策も自分なりに考えて記入します。この部分は、営業パーソンから会社に対する提案にもなるので、営業に対する取り組みをアピールすることにも役立ちます。
営業報告書の見本
| 日付 | 2020/07/02 |
|---|---|
| 氏名 | ボクシル 太郎 |
| 件名 | A製品の利用企業を新規開拓 |
| 報告先 | 営業部第一営業課長 マガジン 次郎 |
| 訪問先 | スマートキャンプ株式会社 |
|---|---|
| 日時 | 2020/07/02 9:00- |
| 内容 | A製品の受注を獲得。初期費用 300,000円 ＋ 毎月 500,000円で1年間の契約をしました。以降の対応は担当の佐藤さんに依頼しておきます。 |
| 結果・確度 | 受注 |
| 特記事項 | A製品とほかシステムの連携機能が決め手でした。連携機能は一定の需要がありそうなので、アプローチの一手法として視野に入れながら今後も営業します。 |
| 訪問先 | 株式会社キャンプスマート |
|---|---|
| 日時 | 2020/07/02 15:00- |
| 内容 | 第二回目の訪問。競合のB製品とコンペティションになっており、それぞれの強みをプレゼンしている状況です。B製品は低価格であるものの機能がやや不足しており、私がプレゼンした際は機能の豊富さを売りにして話を進めました。 |
| 結果・確度 | 50％ |
| 特記事項 | カスタマイズできる機能について興味を持ってもらえたので、開発の田中さんにA製品で可能なカスタマイズについて話を聞くこととします。 |
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営業報告書は、営業パーソンや営業マネージャーの負担にならないように、ポイントをおさえたできるだけシンプルなフォーマットにすることが大切です。ボクシルではエクセルで簡単に使える無料テンプレートを各種用意しているのでぜひ利用してください。
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営業報告書を業績アップのツールに
営業報告書は日記ではなく、売上向上につなげるためのツールです。日報という位置づけではなく、情報共有と分析のためのデータベース構築という認識で、営業マンにとっては書きやすく、営業マネージャーにとってはチェックやすい形式にすることが大切です。
また営業報告書は書くだけでなく、営業の仕方が正しいかどうかをチェックできるツールにもなります。営業報告書を最大限に利用して、業績アップにつなげましょう。
営業報告書をアプリで管理したい場合は、次の記事にて紹介している日報アプリを利用するとよいでしょう。スマートフォンからも管理できるケースが多く、外出の多い営業も利用しやすいはずです。
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