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進捗管理とは?プロジェクトを計画通りに進めるコツ・失敗例と解決策

最終更新日:(記事の情報は現在から332日前のものです)
進捗管理とは、計画が予定通りに進捗しているかを管理することです。プロジェクトマネージャーが進捗管理を確実に実行するコツとは。いかにして問題を解決するか、その秘密は失敗例から学ぶべき綿密なコミュニケーションにありました。

進捗管理とは

進捗管理とは、プロジェクトが計画通りに進捗しているかを管理することです

進捗管理はプロジェクトを進める上でなくてはならないものですが、多くのプロジェクトマネージャーが計画と現実のギャップに苦しみ、解決方法を模索しているのが現実です。

進捗管理が滞る理由

進捗管理が滞る理由は、プロジェクトを行うなかでさまざまな問題が発生するからです。スケジュールの遅れ、人手不足などその問題はさまざまで、一度予定を立ててプロジェクトを開始しても、完了まで予定どおりに進むとは限りません。

プロジェクトを進める上では、定期的に進捗管理を行い、状況に合わせて修正していく必要があります。

進捗管理のポイント

実際に進捗管理で重要なのは、「仕事をどのくらい行ったか」ではなく、「仕事がどのくらい残っているか」で進めることです。

プロジェクトの作業状況を把握し、完了までの作業力・期間を予測。計画の工程表を見直し、遅延や予定とのギャップに対する解決方法を講じていきます。この一連の流れをプロジェクト完了まで繰り返し行います。

進捗管理を正確かつ効率的に進めるなら、プロジェクト管理ツールの導入がおすすめです。

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進捗管理の方法

進捗管理の基本となるステップは次のとおりです。

  1. 作業の現状把握
  2. 作業時間・作業期間の推定
  3. 予定と現実の比較
  4. 解決策の思索

それぞれのステップについて説明します。

作業の現状把握

プロジェクトの進行が現時点でどこまで完了していて、今後予定されている作業がどの程度残っているかを確認し、プロジェクトの進捗率を明らかにします。

ここで重要になるのは、今後予定されている作業の中で、遅延する可能性のある要因、問題点や課題等を洗い出して進捗率に盛り込むことです。ここですべての可能性を考慮することで、さまざまなリスクの洗い出しができるようになります。

作業時間・作業期間の推定

残されている作業量、問題点や課題を総合して、プロジェクト完了まで必要な作業時間、作業期間を推定します。

プロジェクト開始時に想定していなかった課題やタスクの追加、変更等、プロジェクト進行にはリスク要因がつきものです。リスク要因を特定した上で、これまでの進行状況と照らし合わせ、できる限り正確な作業時間、作業期間を推定することが重要です。

予定と現実の比較

現実であるプロジェクトの進捗率と、予定されている残りの作業時間、作業期間が特定されたら、それを予定である本来の工程表と比較し、現時点でどの程度のギャップが生じているのか把握します。

もちろん、予定通りの進捗状況であれば問題ありませんが、遅延が発生している場合は、スケジュール調整を含んだ解決方法を思索します。

解決策の思索

作業の現状把握および、作業時間、作業期間の特定時に表面化した問題や追加タスク、課題をいかに解決するか思索します。

スケジュール調整はもちろんのこと、どの程度の追加コストやリソースを投入可能などの解決法を探りますが、遅延の原因となる事柄を見逃すような場当たり的な対応を行ってしまうと、次回のチェック時にも同様の問題で遅延が発生してしまいかねません。

進捗管理の失敗例とその解決策

進捗管理を行うプロジェクトマネージャーが重要なポイントを理解していたとしても、進捗管理を失敗してしまう場合があります。

進捗管理の失敗例とその解決方法を紹介します。

進捗率と進み具合の差

進捗率と進み具合の差に関する、ある事例を見ていきます。

メンバーに進捗率を報告させていたプロジェクトマネージャーは、10日間のプロジェクト進捗率が80%に達したため、残り20%=2日間でプロジェクト完遂だと考え、メンバーに確認を行いました。
ところが、メンバーは追加の作業があるので2日間では終わらないと返答。では、なぜ進捗率を80%と報告したのかの問いに、本来のタスク自体は80%完了しており、追加分は別と答えられたのです。

このケースでの失敗原因は、プロジェクトマネージャーとメンバーとの間にコミュニケーションの齟齬があったことでしょう。プロジェクトに関する情報の透明性や共有ができていなかったのです。

解決策としては、プロジェクト開始の段階でメンバー間の情報共有を行うことです。また、単純に進捗率をメンバーに報告させるようなことをせず、プロジェクトマネージャー自らタスクの追加や問題点をメンバーに確認する姿勢が重要です。

作業量の把握ができていない

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況や問題点、追加のタスクの有無や量をメンバーに確認していましたが、各メンバーの返答はさまざまで不透明。その後、各タスクの進捗が少しずつ遅れていき、最後には取り返しのならない遅延につながってしまいました。

この失敗は、状況把握の仕方が各メンバーでまちまちであったため、作業量の統一した基準を持てなかったこと、それをプロジェクトマネージャーが鵜呑みにして作業量を把握できていなかったことが原因です。そもそも想定していた作業量を実作業量が上回ることは珍しくなく、正確な作業量を把握するのは困難です。

これを解決するためには、プロジェクトマネージャーを含むメンバー間の密接な連携および、クライアントとの調整が重要になります。作業の進捗状況を日々確認していくとともに、不測の事態に備えた調整、報告、確認を徹底して行っていき、こういった小さな積み重ねで作業量を把握して行くことが重要です。

進捗管理は正しい方法でメンバー間共有を

進捗管理の方法ともいえるサイクルの具体的な解説、失敗例から学べることを見てきましたが、プロジェクトを進捗管理する基本的な概念はどのような場合でも共通していると言えるでしょう。

また、失敗例でも述べた通り、未来を正確に予測して対策を練るためには、メンバー間の意思統一を図った上で、透明性のある情報共有を行うことが重要です。

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