進捗管理とは？プロジェクトを計画通りに進めるコツ・失敗例と解決策
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進捗管理とは
プロジェクトが計画通りに進捗しているかを管理する、それが進捗管理を行うということですが、多くのプロジェクトマネージャーが計画と現実のギャップに苦しみ、解決方法を模索しているのが現実です。その原因は、進捗管理という概念を正確に把握していないことに起因しているのかもしれません。
進捗管理の概念を考え直してみるとともに、それによって得られる、進捗管理方法を紹介します。
目的
プロジェクトは計画通りに作業を進めることが求められますが、たいていの場合は納期を遅延させるリスク要因を内包しています。これを前提として、プロジェクトが現時点でどこまで進行したのかという進捗率を把握する必要があります。また遅延が発生している場合には、着地点までの遅延がどの程度なのかを予測しなければなりません。この2つを元に、仕事がどのくらい残っていて、いつ終わるかを推察し、問題を解決するのが進捗管理の目的です。
進捗管理の概念
進捗管理とは「仕事をどのくらい行ったか」ではなく、「仕事がどのくらい残っているか」という概念のもとに進めなければなりません。具体的には、まず、プロジェクトの進捗に従って現時点での作業状況を把握し、完了までの作業量や期間を予測します。次に、これを元に計画の工程表を見直し、予定と現実を比較した上で、計画の遅延等、予定とのギャップに対する解決策を講じます。このサイクルを、定期的にプロジェクト完了まで繰り返し行うことになります。
進捗管理方法
進捗管理とはどのような概念を持って、どのようなサイクルで行うものなのか、ご理解いただけたところで、次に実際の進捗管理方法として、基本となるサイクル内の各項目に対して具体的に解説していきます。それぞれの項目はメンバー間で透明性を持った情報共有がなされていることが重要です。
作業の現状把握
プロジェクトの進行が現時点でどこまで完了していて、今後予定されている作業がどの程度残っているかを確認し、プロジェクトの進捗率を明らかにします。
ここで重要になるのは、今後予定されている作業の中で、遅延する可能性のある要因、問題点や課題等を洗い出して進捗率に盛り込むことであり、すべての可能性を考慮した正確な現状把握が必要です。
作業時間・作業期間の推定
残されている作業量、問題点や課題を総合して、プロジェクト完了まで必要な作業時間、作業期間を推定します。プロジェクト開始時に想定していなかった課題やタスクの追加、変更等、プロジェクト進行にはリスク要因がつきものですが、このような要因を総合した上で、これまでの進行状況と照らし合わせ、できる限り正確な作業時間、作業期間を推定することが重要です。
予定と現実の比較
現実であるプロジェクトの進捗率と、予定されている残りの作業時間、作業期間が特定されたら、それを予定である本来の工程表と比較し、現時点でどの程度のギャップが生じているのか把握します。もちろん、予定通りの進捗状況であれば問題ありませんが、遅延が発生している場合は、スケジュール調整を含んだ解決方法を思索していくことになります。
解決策の思索
作業の現状把握および、作業時間、作業期間の特定時に表面化した問題や追加タスク、課題をいかに解決していくか思索します。ここでは、スケジュール調整はもちろんのこと、どの程度の追加コストやリソースを投入可能か、ということを含めた解決法を探っていくことになりますが、遅延の原因となる事柄を見逃すような場当たり的な対応を行ってしまうと、次回のチェック時にも同様の問題で遅延が発生してしまいかねません。
進捗管理の失敗例とその解決策
ここまで、進捗管理を実行する上でポイントとなる事柄をご説明してきましたが、管理を行うプロジェクトマネージャーがそういったポイントを理解していたとしても、進捗管理を失敗してしまう場合があります。それはいったいなぜなのか。ここでは、進捗管理の失敗例とその解決方法、そして、なぜそうなってしまったのかを考えていきます。
進捗率と進み具合の差
進捗率と進み具合の差に関する、ある事例を見ていきます。
ところが、メンバーは追加の作業があるので2日間では終わらないと返答。では、なぜ進捗率を80%と報告したのかという問いに、本来のタスク自体は80%完了しており、追加分は別と答えられたのです。
なぜこのようなことが起こってしまうのか。それは、プロジェクトマネージャーの関心事と、メンバーの関心事が違っているからに他なりません。言い換えれば、プロジェクトに関する情報の透明性や、共有ができていなかったのです。
このようなことを起こさないためには、プロジェクト開始の段階でメンバー間の意思統一をしっかり図っておくこととともに、単純に進捗率をメンバーに報告させるようなことをせず、プロジェクトマネージャー自らタスクの追加や問題点をメンバーに確認する姿勢が重要です。
作業量の把握ができていない
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況や問題点、追加のタスクの有無や量をメンバーに確認していましたが、各メンバーの返答はさまざまで不透明。その後、各タスクの進捗が少しずつ遅れていき、最後には取り返しのならない遅延につながってしまいました。
この失敗は、状況把握の仕方が各メンバーでまちまちであったため、作業量の統一した基準を持てなかったこと、それをプロジェクトマネージャーが鵜呑みにして作業量を把握できていなかったことが原因ですが、そもそも想定していた作業量を実作業量が上回ることは珍しくなく、正確な作業量を把握するのは困難です。
これを解決するためには、プロジェクトマネージャーを含むメンバー間の密接な連携および、クライアントとの調整が重要になります。作業の進捗状況を日々確認していくとともに、不測の事態に備えた調整、報告、確認を徹底して行っていき、こういった小さな積み重ねで作業量を把握して行くことが重要です。
進捗管理は正しい方法でメンバー間共有を
進捗管理の方法ともいえるサイクルの具体的な解説、失敗例から学べることを見てきましたが、現在と過去を見て、未来のことを考えるという、プロジェクトを進捗管理する基本的な概念はどのような場合でも共通していると言えるでしょう。また、失敗例でも述べた通り、未来を正確に予測して対策を練るためには、メンバー間の意思統一を図った上で、透明性のある情報共有を行うことが最も重要なことなのです。
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