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【無料】Googleスプレッドシートを最強プロジェクト管理ツールにする方法【裏技】

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公開日:
Google(グーグル)スプレッドシートは、Excelの機能だけでなくプロジェクト管理ツールとしても活用できます。この記事では、Googleスプレッドシートのアドオン「Projectsheet planning」を使ってガントチャートを作る方法や、プロジェクト管理ツールとして活用するためのノウハウをまとめています。

Googleスプレッドシートは「最強のプロジェクト管理ツール」だ

みなさんの会社では、どんなプロジェクト管理ツール、タスク管理ツールを使っていますか?

フリーから有料までさまざまなプロジェクト管理ツールが存在しています。探しては試してを繰り返したけれど、どれもしっくりこなかったという方もいるのではないでしょうか。

そんな方にオススメしたいのが、「Googleスプレッドシート」です。

Excelと同じ操作なので初めてでも使いやすい点、行や列などの追加・削除、ソート、色分けできる点など、自分たちに必要な管理項目をカスタマイズしやすいのがGoogleスプレッドシートの魅力。

しかし、セルがたくさん並んでいるので、パッと見でわかりにくいのが難点ではありますし、プロジェクト管理ツールには当たり前についている「ガントチャート」もありません。

この記事では、Googleスプレッドシートを使った最強のプロジェクト管理を実現する方法を解説します。

ガントチャートとは?

ガントチャート(英: Gantt chart)とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられるグラフです。

じつは、Googleスプレッドシートに拡張機能を追加できる「アドオン機能」の「Projectsheet planning」を使えば、このガントチャートを簡単につくれるのです。

次の画像は、ボクシル編集部で実際に使っていたガントチャートの画面です。

プロジェクト管理のアドオン導入後のGoogleスプレッドシート

プロジェクト単位でタスク分けできて、進捗を%で表示、しかもガントチャート自動生成までできる…なにより、完全無料で使えるといういわゆる神アドオンです。

このアドオンをGoogleスプレッドシートに導入する方法を解説していきます。

Googleスプレッドシートにがんとチャートを追加する手順

スプレッドシートを作成する

まず、Google ドライブを開いて、スプレッドシートを作成しましょう。

「新規」>「Google スプレッドシート」 の順に作成します。

Googleスプレッドシートの作成1

今回は「Project Management Sheet」という名前にします。

Googleスプレッドシートの作成2

作成したこのスプレッドシートが、プロジェクト管理シートとなるシートになりますので、この時点でわかりやすい名前を付けておきましょう。では、ここからアドオンを追加していきます。

アドオンを追加する

シート上部のメニューにある「アドオン」をクリックしてみましょう。

Googleスプレッドシート_アドオンの場所

「アドオンを取得」と「アドオンを管理」という2つの項目がありますが、「アドオンを取得」をクリックします。

そうすると、アドオン導入用のポップアップがでてきますので、検索バーで「projectsheet」と検索してみましょう。

アドオン検索画面

検索結果に「ProjectSheet planning」がありますでしょうか。これを導入するので「+無料」のボタンをクリックします。

下のような許可のリクエストがでてくるので「許可」をしましょう。

許可のリクエスト

アドオン追加直後画面

これでGoogleスプレッドシートへのガントチャート導入が完了です。使い方さえ覚えれば、最高のアドオンなので、覚えていきましょう。

プロジェクト管理ツールの使い方を覚える

プロジェクトとタスクの追加

今回は見本として「テストプロジェクト」という名前でプロジェクトとタスクを追加してみます。「テストプロジェクト」は下記のようなタスクを持つものとします。

テストプロジェクト

┣デザイン作成 (期間:2016/10/06〜2016/10/07)

┣実装 (期間:2016/10/10〜2016/10/14)

┗リリース (期間:2016/10/15)

テストプロジェクトというプロジェクト(親)は、デザインを作って、実装して、リリースするという3つのタスク(子)があるプロジェクトです。

普通にフォルダを階層分けて作るのと一緒ですね。

とりあえず、上のテキストをそのままB列に入力していきます。
(WBSと書かれているA列には自動で数字が入るので入力不要です)

プロジェクトとタスクをとりあえず入力

プロジェクトとタスクを入力する

期間を入力する前に下準備

期間の入力をカンタンにするためにちょっとだけ下準備を施します。 C列とD列は日付を入れる列になりますので、日付を入力しやすくする設定をします。

入力規則の設定1

C列とD列をShiftキーを押しながら選択して、上のツールバーにある「データ」>「入力規則」とクリックしていきます。

入力規則の設定2

「データの入力規則」というポップアップが出てきたら、「セル範囲」と「条件」の2箇所を確認します。

+ 「セル範囲」は「"Task Schedule"!C:D」になっていることを確認
+ 「条件」の左側を「日付」、右側は「有効な日付」に設定

できたら保存しましょう。

(C1~D2で検証エラーが出ますが、機能に問題はありませんので、気になる方はセル範囲を修正してください。)

期間の入力

それではタスク毎の期間を入力していきます。

例として「デザイン作成」の開始日を入力する場合、上記の設定をしていると、セルを選択している状態でダブルクリックすると、カレンダーがでてきて、入力しやすくなります。

日付をカレンダーで入力できる

このやり方でStart date(開始日)とFinish date(終了日)を入力していきましょう。

日付するとガントチャートが自動生成される

入力すると…気付きましたでしょうか。
右側に自動でガントチャートが出来上がっています。

ガントチャート上に「|」とか「=」とか記号が出ています。
意味は以下の通りです。

|:今日の位置を示します

=:進捗度合い

進捗度合いの「=」の表示については、E列の「Progress」に%(パーセンテージ)を入力すると自動で表示されます。

階層化してプロジェクトとタスクを分割・構成

これで入力は完了しましたが、階層構造も何もありません。

ここで右側にあるサイドバーを使っていきます。

(もしここでサイドバーが消えてしまっていた場合、「アドオン」>「ProjectSheet planning」>「Open sidebar」とクリックしていくと再表示されます)

進捗度合いを入れたときの画面

入力してみるとこのように「=」がプログレスバーのように表示されます。 これでタスクの進捗が前倒しなのか後ろ倒しなのか一目でわかりますね。

親要素と子要素の構成を設定する

3つのタスク「デザイン作成」「実装」「リリース」は「テストプロジェクト」の配下にあるタスクですので、ひとつ階層を下げましょう。

タスクを選択した状態で「WBS >」をクリックしてみましょう。

(今回は3タスク分が全てテストプロジェクトの下につきますので、3行分を選択した状態でクリックします。)

サイドバー

「テストプロジェクト」が太字になって、進捗度合い(Progress)の割合が自動で表示されました。

これで全体の進捗度合いも分かるようになりました。

子要素になった3つのタスクもインデントも少し下がり、WBSの番号が「テストプロジェクト」の番号に「.」がついて採番されましたね。

見た目的にも構造的になり、わかりやすくなりました。

Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure (WBS)とは、プロジェクトマネジメントで計画を立てる際に用いられる手法の一つで、プロジェクト全体を細かい作業に分割した構成図。「作業分割構成」「作業分解図」などとも呼ばれる。
引用 - Wikipedia

これで入力のやり方に関しては終了です。
最後の章ではサイドバーで触れなかった残りの機能について解説します。

サイドバーの機能

上から順に解説していきます。

WBSの編集(Edit Work Breakdown Structure)

WBSの編集

< WBS

タスクの階層を一段上にします。

WBS >

タスクの階層を一段下にします。

collapse selected task(s)

選択しているタスク(プロジェクト)の子要素を折りたたみます。

expand selected task(s)

選択しているタスク(プロジェクト)の持つ子要素を展開します。

collapse all summary tasks

全てのタスクの子要素を折りたたみます。(プロジェクト名のみにします)

hide 100% completed tasks

進捗度合い(Progress)が100%になったタスク(行)を隠します。

管理シートが冗長になってきたときに使うと便利です。

show all tasks

全てのタスクを表示します。

タスクの開始日をシフトする(Shift start date of tasks)

開始日と終了日をまるごとシフトできる機能です。

タスクを延期する場合などに使います。

再設定する開始日

Get

選択しているタスクの日付を取得します。

日付入力欄

シフト後の開始日を入力する欄です。

Set

日付入力欄に入力された日付を開始日としてタスクの期間をシフトします。

タイムスケールの設定(Set Gantt cart timescale)

ガントチャートの表示領域の設定です。

ガントチャートのタイムスケール設定

Start date

ガントチャートの表示開始日を指定できます。
今日(today)、または選択しているタスクがある日(to task(s))、または直接指定して表示開始日を変えられます。

n weeks per period

何週間単位でガントチャートを生成するか設定できます。

初期設定では1週間単位(セル1個分が1日)になっています。

例えば、「2 weeks per period」に設定すると2週間単位になるので、1セルが2日分としてガントチャートが再構成されます。

start Monday (start Sunday)

月曜はじまりか、日曜はじまりか、設定できます。

Progress with color indication

チェックを入れると、進捗度合いに応じてProgressのセルの色が変わります。

Gantt bar with progress color

上のProgress(進捗度合い)によって色が変わったら、プログレスバーの色も一緒に色が変わるようにする設定です。

設定するとこんな感じです。

プログレスバーの色が進捗度合いと同じ色になる

Refresh

挙動がおかしくなったときなどに更新するために使います。

カスタマイズのススメとおわりに

ここまでの設定ではまだまだ足りないところがたくさんあります。
「誰が担当者なのか」など個別に設定したい内容も出てくると思います。
列を追加して担当者欄を作ったりして、別シートで集計したり、自分たちのチームで使いやすい仕様に変えやすいのがスプレッドシートの利点です。
色々カスタマイズして、最強のプロジェクト管理シートを完成させましょう!

これで解説はおしまいですが、いかがでしたでしょうか?
ちょっと取っ掛かりにくい英語でしたが、そんなに難しい点はなかったかと思います。
手軽に始められて、操作もカンタンなので、是非試してみてくださいね。

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