進捗共有におすすめのタスク管理ツール8選！選び方とスムーズに進めるコツ

タスクの進捗共有をするメリット

近年、プロジェクトの複雑化やチームワークの重要性が高まるなか、進捗共有は欠かせない要素となっています。しかし、従来の紙ベースやメールでの共有方法では、情報伝達の遅延や誤解、タスク管理の煩雑さなど、多くの課題が存在します。

進捗共有を効率化し、チームワークを強化するために役立つのが、タスク管理ツールです。タスク管理ツールを活用することで、次ようなメリットが得られます。

• プロジェクトの遅れや優先順位が明確になる
• 担当者や作業量の偏りを可視化できる
• モチベーションの向上につながる
• 人材育成にも活用できる

プロジェクトの遅れや優先順位が明確になる

タスク管理ツールでは、進捗状況を可視化することで、プロジェクト全体の流れを把握できます。そのため、進捗遅延やタスクの滞りなどが発生している場合にも原因を特定し、早急に対処できます。

必要なタスクや優先順位が明確になるため、プロジェクトをスムーズに進められます。

担当者や作業量の偏りを可視化できる

タスク管理ツールでは、担当者やタスクごとの作業量を可視化できます。これにより、担当者への偏りが生じていないか、作業量にバランスが取れているかの判断も可能です。

作業の偏りをなくし、全員がバランスよく担当することで、進行がスムーズになります。

モチベーションの向上につながる

タスク管理ツールでは、メンバーの進捗状況を共有できるため、目標に向かって進めやすくチーム全体のモチベーション向上にもつながります。

達成感や一体感を共有することで、より高いパフォーマンスを発揮できます。

人材育成にも活用できる

タスク管理ツールでは、メンバーの作業内容を記録することで、個々の能力や課題を把握できます。また、新人研修時のタスクの割り振りや進捗共有にも利用できます。

さらに、過去のやり取りの流れや必要な情報などもナレッジとして蓄積することで、同様のプロジェクトでの進め方や流れを確認できるため、人材の育成や研修に利用できることもメリットです。

進捗共有ができるタスク管理ツールの選び方

進捗共有に最適なタスク管理ツールを選ぶためには、次のポイントを考慮して選びましょう。

• 管理しやすい仕様か
• 必要な機能は備わっているか
• マルチデバイス対応か
• サポート体制は万全か

管理しやすい仕様か

タスク管理ツールは、直感的に操作できるシンプルな仕様であることが重要です。メンバーがスムーズに利用できるツールを選ぶことで、導入効果を高められます。

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールは主に、タスクの進捗管理をカンバン方式か、ガントチャート方式で管理します。

• カンバン方式：タスクカードや付箋のようなものをドラッグ&ドロップで操作して、該当するステータスの位置へ移動させる
• ガントチャート方式：プロジェクトをツリー形式で確認でき、全体の流れやスケジュールを把握できる

それぞれの特徴や使い勝手が異なるため、自社のタスク管理の方法やプロジェクトの特徴から、どちらのタイプが管理しやすいかを確認して選びましょう。

必要な機能は備わっているか

タスク管理ツールには、タスク登録、進捗管理、ファイル共有、コメント機能など、さまざまな機能が搭載されています。プロジェクトの規模やニーズに合った機能を備えたツールを選ぶことが重要です。

自社が必要とする機能が備わっているかも重要です。たとえば、タスクの優先順位を設定できるか、コメントやファイルの共有ができるかなど、具体的な機能をリストアップして比較しましょう。

操作性に優れているか

操作性に優れたツールを選ぶことで、チーム全体の作業効率が向上します。直感的に操作できるタイプのものや使い勝手が簡単なもの、見やすいデザインかどうかなど、導入後全員がスムーズに操作できるかどうかを考慮して検討しましょう。

マルチデバイス対応か

タスク管理ツールは、必要に応じてパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるかを確認しておきましょう。

マルチデバイス対応のツールであれば、場所や時間を選ばずにタスク管理を行えるため、遠方にいる場合や出張先からでも進捗の確認や共有が行えます。

サポート体制は万全か

導入後も安心して利用できるよう、充実したサポート体制が整っているツールを選ぶことが重要です。トラブル発生時に迅速に対応してくれるサポート体制があれば、安心して利用できます。

進捗共有をスムーズに進めるコツ

プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールの導入しただけでは、課題は解決しない場合もあります、進捗共有をスムーズに進めるためには、次のコツを意識することが重要です。

• 進捗共有をスムーズに進めるコツ
• 運用ルールを決める
• タスクの目的や期日を明確にする

運用ルールを決める

ツールの導入効果を高めるためにも、運用ルールを必ず策定しましょう。たとえば、タスクの登録方法や進捗報告のタイミング、コメントの書き方など、チーム内で統一した運用ルールを決めることが重要です。

ルールを明確にすることで、情報伝達の混乱を防ぎ、円滑な進捗共有を実現できます。

タスクの目的や期日を明確にする

タスク登録時や依頼時には、タスクの目的や期日を明確に設定しましょう。

目的や期日が明確であれば、メンバーはタスクの優先順位を判断しやすく、スムーズに業務を進められます。

定期的なタスク確認・共有を行う

定期的にタスクを確認・共有することで、進捗状況を把握し、必要に応じて調整を行えます。週次や日次など、プロジェクトの規模や状況に合わせて適切な頻度でタスク確認・共有を行い、進捗やスケジュールの見直しを行うことで、より効率よくプロジェクトを進められます。

プロジェクト管理・タスク管理ツールおすすめ

進捗共有におすすめのタスク管理ツールを9つ紹介します。

Backlogは、国内企業で広く利用されている国産のタスク管理ツールです。シンプルで使いやすく、ツール導入が初めての場合や、PC操作に慣れていない方でも直感的に使えるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。

初期費用は無料で、プランごとに料金が異なります。

クラウドログは、工数管理からプロジェクト管理まで幅広く対応するツールです。働き方やプロジェクトの損益を数値やグラフにして可視化し、生産性の向上をサポートします。

英語・中国語にも対応しているため、外国人従業員を抱える企業にもおすすめです。

Lychee Redmineは、タスク管理だけでなく、時間管理やリソース管理もできる、多機能なプロジェクト管理ツールです。また、Ganttチャート機能を使って、プロジェクトのスケジュールを視覚的に把握できます。

monday.comは、ビジュアル性に優れたタスク管理ツールです。ボードとカードを使ってタスクを管理し、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの移動や整理ができます。また、リアルタイムで情報が更新されるため、スピーディーな情報共有や確認が可能です。

Jira Softwareは、ソフトウェア開発チーム向けのプロジェクト管理ツールです。タスクの追跡、バグの管理、新機能の開発など、開発プロジェクト全体を一元管理できます。

ドラッグ&ドロップで簡単に操作でき、自動化も行えるため、管理の手間がかからず、業務時間の削減や業務効率化を促します。

Jootoは、カンバン方式のタスクを管理で、ドラッグ&ドロップでの簡単操作でタスクの移動や整理ができるタスク管理ツールです。

リアルタイムで情報が更新されるため、チーム全体の進捗状況を一目で確認できる点も魅力です。

Trelloは、ビジュアル性に優れたタスク管理ツールです。ボードとカードを使ってタスクを管理し、ドラッグ&ドロップで簡単にタスクの移動や整理ができます。

また、リアルタイムで情報が更新されるため、チーム全体の進捗状況を一目で確認でき、わかりやすく利用しやすい点もポイントます。

Asanaは、タスク管理だけでなく、ゴール設定や成果物の管理もできる、多機能なプロジェクト管理ツールです。また、ダッシュボード機能を使って、プロジェクトの進捗状況を視覚的に把握できます。

無料でも利用できますが、有料の場合はより機能の幅が増え、効果的な進捗共有や管理が可能です。カード形式やリスト形式など、プロジェクトや使いやすさで表示形式を変更できる点もポイントです。

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プロジェクト管理ツールの導入で進捗共有をスムーズに進めよう

進捗共有は、チームワークを強化し、プロジェクトの成功を導くために欠かせない要素です。タスク管理ツールを活用することで、進捗共有を効率化し、チーム全体の目標達成に貢献できます。

自社の進捗共有がしやすいツールを選ぶためには、それぞれ比較検討して選ぶことが近道です。プロジェクト管理ツール・タスク管理ツールを導入して、業務効率化やクオリティ向上を目指しましょう。

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