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タスク管理とは?必要性やToDo管理の方法 - コツや注意点も紹介

最終更新日:(記事の情報は現在から425日前のものです)
タスク管理とは、業務でやるべきことを分解し、優先度や実行する量を決定して進捗を管理することです。タスク管理の必要性やコツ、方法、注意点、やる際のメリットについて解説し、代表的なタスク管理ツールも紹介します。【無料あり】

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タスク管理とは?

タスク管理とは、仕事を効率的に進めるにあたって業務を細かい「やること」単位で分解し、優先度や量を決定して進捗を管理することです。タスク管理とは個人単位やチーム単位で行うもので、やるべきことを適切な順番で対処できるように、そして忘れないようにする目的があります。

タスク管理と同じように利用される言葉として「ToDo管理」があります。ToDo管理とはタスク管理とほぼ同じ意味で使われる言葉です。厳密には、期日設定があるかないかでタスク管理とは異なります。

なお、期日設定のあるものがタスク管理、ないものがToDo管理です。

タスク管理の必要性

個人でタスク管理を行うべき理由とは、タスクの対応漏れを防げることにあります。複数タスクを同時に行う際には、「どの仕事をどの順番で、いつまでにやる必要があるのか?」をハッキリさせなければなりません。工程や期日が曖昧なまま作業を進めてしまうと、タスクの漏れが発生してしまう可能性があります。

タスク管理によって優先度を決めることで、全体の業務量が把握できるため、タスクの漏れや期限の超過を防げるでしょう。

また複数人でタスク管理を行うべき理由とは、誰がどの業務を担当して、何をやるべきなのかが明確にできることです。複数人で一つのプロジェクトを実行する際には、作業の重複や抜けがないように、タスクの可視化が重要となります。

タスクの作り方のコツ

タスク管理をする際には、次の4つの基本的な考え方を重視しましょう。

  • タスクは可能なかぎり細分化する
  • やるべきことが具体的に一目でわかるようにする
  • 「どうなれば完了か」を明確にする
  • 担当者や締切を明確にする

タスク管理のコツとは、「それぞれのタスクをどのように定義するか」にあります。曖昧なタスクや着手しにくいタスクを作ってしまうとボトルネックとなり、作業が進まずトラブルの火種になりかねません。項目を細分化することで、タスク管理が苦手な人でも管理しやすくなるでしょう。

タスク管理を行うメリット

タスク管理には次のようなメリットがあります。少しでも効率良く仕事を進めるために、日ごろから実践していくといいでしょう。

  • コア業務に集中できる
  • 業務の優先順位が決められる
  • 仕事効率化につながる

タスクを適切に管理すれば、確実に期日を守って仕事ができるようになり、顧客に信頼される要因にもなるでしょう。ひいては、上司からの評価にもつながります。ビジネスでもプライベートでもタスク管理が上手くできている人とは、スムーズに物事を進められる人であるといっても過言ではありません。

タスク管理の方法

タスク管理の方法には、主に4つの手法があります。

  • タスク管理ツールを使った方法
  • 表計算ソフト(エクセル・スプレッドシート)を使った方法
  • メールを使った方法
  • 紙とペンで手書きでやる方法

近年はクラウドベースのツールが増加してきており、無料で使えるアプリも増えてきています。従来主流であったタスク管理のやり方も含め、それぞれの方法を解説していきます。

タスク管理ツールを使った方法

タスク管理ツールとは、タスクを効率的に管理するためのシステムです。やるべきタスクのToDoリストを作成でき、スマートフォンやパソコンからアクセスできるため、いつでもどこでも簡単に扱える点が魅力です。

また、ビジネスチャットツール「Chatwork」にはタスク管理機能がついています。他の機能と組み合わせて利用することで、さらなる仕事効率化を実現できるでしょう。

表計算ソフトを使った方法

タスク管理には、表計算ソフトを使った方法もあります。表計算ソフトとは、エクセルやスプレッドシートなどのソフトのことです。それぞれのセルにタスクを入力し、タスクごとに作成した日付や現在の状態、担当者などの項目を入れていくことで、一覧性の高いタスク管理表が作成できます。

特にGoogleスプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば、誰でも無料で利用できるためおすすめです。PCやスマートフォンから手軽にアクセスでき、内容はリアルタイムで自動更新され、共有相手も選べます。複数人でタスク管理を行う場合は、エクセルよりもGoogleスプレッドシートでタスク管理を行うのがおすすめです。

スプレッドシートをタスクシート・ガントチャートとして運用する方法は、次の記事で解説しています。

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また、Googleの提供するメモ・リストツールであるGoogle Keepを利用するのもいいでしょう。

メールを使った方法

普段の業務でメールを多用する人ならば、メールの受信ボックスをそのままタスク管理として利用する方法がおすすめです。

受信ボックスでやるべきこととそれ以外の連絡を振り分けるようにし、メールの未読/既読、保護やお気に入り機能を利用し、どのタスクを実行していないかを確認します。

また、OutlookにはToDoリストを作成できるタスク管理機能があり、タスク管理に向いています。Outlookユーザーはぜひ活用してみてください。

紙とペンで手書きでやる方法

簡単で少ない量の業務ならば、紙とペンを使って手書きでタスク管理をする方法もあります。スケジュール帳や手帳、付箋などに、タスク内容や期日、担当や備考を記載しておくだけでいいでしょう。

他者との共有のしづらさやセキュリティ、紛失の可能性、検索性能の面を考えると、タスク管理ツールやスプレッドシートを利用する方が手軽で安心かもしれません。

ただ、手書きにはアナログの良さがあります。アナログの良さとは、デジタルツールよりも早く情報にアクセスできること、書き方の自由度の高さ、付箋を使った場合の並べ替えのしやすさなどです。

「普段パソコンを使っているが、やっぱり付箋でタスク管理をしたい」という方は、Windows10で実装された付箋機能を利用するのも一つの手段です。デジタルとアナログ、双方の良さをまとめて取り入れられるでしょう。他にも、使っているOSで活用できるタスク管理の方法があるかもしれません。いろいろ試して、自分にとってベストな方法を探してみてください。

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タスク管理時の注意点

タスク管理は闇雲にやって成功するものではありません。タスク管理が甘いと、各業務が計画通りに進まず、プロジェクトそのものの失敗につながることもあります。そこで次からは、タスク管理が上手い人が気を付けている5つの注意点をお伝えします。

タスクを細分化する

タスク管理を行う際に気を付けたい1つ目のポイントとは、タスクの細分化です。タスクがあまり細分化できていないと、期日設定や進捗確認が難しくなり、管理ができなくなってしまいます。

たとえば「書類の提出」というタスクがあった場合、は以下のようになるべく細かく作業を分解すべきです。

  • 文章作成
  • チェック
  • 印刷
  • 封筒へ入れる

書類を提出するまでの過程を細かく分けることで、何をしなければいけないのかをしっかり管理できるでしょう。

複数人で共有している場合も、ここまで細分化されていれば何をやらなければならないのかを見ただけで把握できます。各タスクに期日や担当者を入れておけば、より確実でしょう。複数人で進める作業においては、細分化は特に重要となります。

優先順位をつける

タスク管理ツールには、タスクの優先度を設定できるものも多いです。タスクの優先度を設定しておくことで期日漏れを防ぎ、どのタスクから対処しなければならないのかが明確になります。

また、後から追加されたタスクにも優先度をつけるようにしましょう。新しいタスクと古いタスクが混在していても、どのタスクから手をつければいいのかを簡単に把握できるからです。

情報共有をする

複数人でタスク管理をする場合は、定期的に情報共有することが重要です。誰がどこまで、どの作業を終わらせているのかを把握できれば、連携も取りやすくなります。結果として、チーム全体の生産性も向上するでしょう。

タスク管理ツールには、どの作業が完了しているのかを一覧で把握できたり、作業完了通知を送れたりするものもあるため、ぜひ利用してみてください。

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進捗管理・工数管理を行う

タスク管理を行うときは、進捗管理や工数管理をあわせて実施しましょう。進捗管理とは、カレンダーやガントチャートを使って、タスクの進捗度合いを管理する手法です。工数管理とは、作業を終わらせるのにどれ程の時間と人員が必要なのかを把握するための方法です。

タスクを書き出して並べ期日を設定しただけでは、それまでにタスクが終わらないことも多いでしょう。それではタスク管理の意味がないばかりか、かえって余計な業務を増やしてしまうことになりかねません。

タスクをしっかり確認する日課や時間を作り、進捗管理を行うとタスク管理は上手くいくでしょう。工数管理を行えば「どこにどれだけ時間がかかってしまっているのか」を可視化し、作業効率の改善やコスト削減のヒントも得られます。

継続できるような工夫をする

タスク管理は入力や確認が手間になり、途中でやらなくなってしまう事例も多く見られます。継続してタスク管理を行うために、次のような工夫をすることが重要です。

  • リマインドメールを設定する
  • タスク管理ツール内の通知を有効活用する
  • 確認の時間をカレンダーに登録する
  • チームでの確認の時間を作る

他にもSlackに代表されるビジネスチャットツールのリマインダー機能を利用する方法もあります。自社や個人に合わせた工夫をすることで、タスク管理の習慣化ができるようになるでしょう。

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タスク管理を効率化するおすすめクラウドツール

タスク管理を効率化するにはクラウド型のタスク管理ツールの導入がおすすめです。個人利用はもちろん、チームで取り入れることで、他の人のタスクの進捗状況もリアルタイムで把握できるようになるでしょう。

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