進捗管理を見える化する方法 | メリット・タスク管理におすすめのツール

進捗管理の見える化とは

進捗管理の見える化とは、タスクやプロジェクトの進捗状況を可視化してチームで共有する管理手法です。

専用のツールやExcelなどを活用して業務の進捗管理を見える化することで、作業時間や工程が明確になり、従業員一人ひとりの作業状況を把握できます。そのため、テレワーク環境においても、進捗を共有しながら効率的に業務を進められるようになります。

進捗管理の見える化が必要な理由

チームで一つのプロジェクトに取り組んでいる場合には、プロジェクトの進行をスムーズに進めるために、進捗管理の見える化が必要です。

主な理由として、次の3つがあります。

• 業務の進捗や方向性を把握できる
• ミス・トラブルの防止が可能
• リアルタイムでの情報共有ができる

業務の進捗や方向性を把握できる

進捗管理の見える化を導入することで、個人やチームにおける業務の進捗やプロジェクトの全体像が明確になり、方向性を把握しやすくなります。

業務の進捗状況が可視化され明確な状態であれば、一人ひとりに現状確認する手間を削減でき、タスクの抜け遅れも早い段階で把握できます。すると、たとえ遅れが発生した場合でも、手の空いているメンバーが遅れの生じているメンバーのフォローに入るといったように、状況に応じて柔軟な対応が可能になるでしょう。

また、進捗状況の見える化された状態にすることで、チーム全体で状況を把握できていれば、作業の優先順位がつけられるようになります。納期や期日にもとづいて、どの作業をやるべきか優先順位をつけられるようになり、効率化や生産性向上につながります。

ミス・トラブルを防止できる

進捗状況の見える化により、計画に沿ってプロジェクトを進行できるようになるため、ミスやトラブルの防止が可能です。

たとえば、テレワークを導入している場合には、メンバーの状況を把握しづらくなります。ただし、メンバーに任せるだけで業務の進捗を把握できていないと、納期前に作業の遅れが発覚したり、納期に間に合わず顧客とのトラブルにつながったりする恐れがあります。

一方で、タスク遅れやミスが早期に把握できていれば、後のスケジュールを調整できるようになり、遅れが発生しても軌道修正が可能になるでしょう。また、進捗管理を見える化することで、プロジェクト進行がスムーズに行えるため、心理的な負担によるミスの発生やトラブルの防止につながります。

リアルタイムでの情報共有が可能

進捗管理の見える化によって、チーム全員で全体の進捗状況をリアルタイムで共有できるようになります。そのため、問題点を発見したら、メンバー同士でコミュニケーションをとり合いながら軌道修正が可能です。

たとえば、電話やメールを使って個別に進捗状況を確認するやり方では、情報共有に時間や手間がかかってしまいますが、進捗管理を見える化すればメンバーが抱えている仕事量を容易に把握できます。そのため、仕事を依頼する際に一人ひとりに確認をする必要がなくなるだけでなく、手が空いているスタッフを見つけやすくもなるでしょう。すると、進捗が遅いタスクのフォローを依頼する際に、ムダなやり取りを削減し、迅速な対応が可能になります。

進捗管理を見える化するメリット

進捗を見える化する主要なメリットとしては次の3つが挙げられます。

• プロジェクトのスケジュールをコントロールできる
• 適切に作業内容や作業量を分担できる
• 課題の早期発見・対応ができる

プロジェクトの進行がスムーズになるのはもちろん、課題を早期に発見したり、メンバー同士で適切な仕事配分ができたりといったメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく説明します。

＞＞進捗管理とは？プロジェクトを計画通りに進めるコツ・失敗例と解決策

プロジェクトのスケジュールをコントロールできる

進捗管理を行うことで、プロジェクトのスケジュールをコントロールできます。プロジェクトのスケジュールをコントールする前提としては、作業全体のボリュームを可視化する、作業ごとの関連性を可視化する、各タスクの進行状況を可視化することが必要です。

進捗管理を見える化すればこういった要素が可視化されます。そのため、進捗状況に合わせて作業を入れ替えたり、担当者を入れ替えたり、あるいは全体の進行状況をもとに延期や納期短縮を行ったりできます。

適切に作業内容や作業量を分担できる

適切に作業内容や作業量を分担するためにも進捗管理の見える化が必要です。見える化せずにメンバー間の作業を割り振っていると、特定の人間に過度の負担がかかったり、メンバーのスキルに合わせて業務を適切に割り振れていなかったりといったことが発生します。

こういった事態を防ぐためには、進捗管理を見える化する仕組みの導入で、作業内容の振り分けを精査する、実際の進捗状況に合わせて作業内容や分担を柔軟に変化できる体制づくりが必要です。

課題の早期発見・対応ができる

課題の早期発見・対応のためにも進捗管理の見える化が必要です。仕事においては、さまざまな仕事同士が複雑に絡み合っていることがあります。たとえば、Aのタスクを完了しなければBの作業に着手できない、Cの作業はメンバーaしかできないといったように、プロジェクトにボトルネックが発生します。

こうしたボトルネックを見過ごしていると、作業が遅れてプロジェクト全体の進行に支障をきたすかもしれません。

進捗管理の見える化を行えば、早期にボトルネック化しそうな要因を特定して先回りして対応できるので、プロジェクトの進行がスムーズになります。

進捗管理を見える化する方法

進捗管理を見える化する方法としては次の3つが考えられます。

• ホワイトボードを使う
• Excel・スプレッドシートで進捗管理する
• プロジェクト管理ツールを利用する

どの方法にも一長一短があり、目的に応じた使い分けが必要です。各手法のメリット・デメリットとともに進捗管理を見える化する手法について説明します。

ホワイトボードを使う

進捗管理を見える化する古典的な方法としてはホワイトボードを使用することがあげられます。進捗管理用のホワイトボードに状況を書き込むことにより、誰もが簡単にプロジェクトの進捗を確認できます。

この手法のよい所はシンプルであることと視認性が高いことです。誰でもホワイトボードに文字は書けますし、目立つので部屋にいるメンバーは自然と進捗状況の書いたホワイトボードに目がいきます。

ただし、物理的にホワイトボードを見ないと進捗状況はわかりませんし、進捗状況を更新する際もホワイトボードを書き直さなければなりません。よって外出や在宅勤務が多い部署では進捗状況の共有が困難であり、フリーランス、外注も関わっているプロジェクトであればなおさら進捗管理が困難です。

Excel・スプレッドシートで進捗管理する

日常的に業務で使用する機会が多いであろう、Excel、スプレッドシートによる進捗の見える化も可能です。とくにスプレッドシートを活用すればリアルタイムで複数人同時編集ができ、リモートでの情報共有も可能なので、ホワイトボードと比較して格段の進捗を共有しやすくなります。

ただし、Excel・スプレッドシートは進捗管理のためのツールではないので、管理できる項目には限界があり、複雑なプロジェクト管理をする場合はExcelでは対応しきれなくなる可能性があります。さらに、進捗管理を見える化するためのフォーマットも自身で用意しなければならないので、手間がかかる点に注意が必要です。

プロジェクト管理ツールを利用する

プロジェクト管理ツールを使って進捗管理を見える化する方法もあります。ツールを使用すればホワイトボードに書ききれないExcelや、スプレッドシートでは複雑で処理できないプロジェクトの進捗管理も可能です。

また、進捗管理に特化したシステムなのでいちいち進捗管理のためのフォーマットを作成する必要はなく、メンバーも直感的にシステムを使用できます。

進捗管理に起こりがちな失敗例

進捗管理を行っていても、うまく効果につながらないケースもあります。進捗管理に起こりがちな失敗例としては、次の3つが挙げられます。

• 作業の優先づけができていない
• メンバー間で状況の共有ができていない
• 更新漏れで最新の状況が把握できない

作業の優先づけができていない

タスクの優先づけができていない場合には、進捗管理の見える化がうまく機能しなくなります。

プロジェクトにおいては、手間や時間がかかりそうなタスクを「優先度が高い」と捉えられがちです。しかし、プロジェクトを構成するタスクには、重要度が低そうでも、優先して完了させなければ次のタスクを処理できないものもあります。他のタスクに影響が出るものも、優先度の高いタスクになるため注意が必要です。

作業の優先順位ができていなければ、全体の進捗に遅れが出てしまう可能性もあります。まずはどのようなタスクがあるのかを洗い出し、タスク同士の関連性を確認したうえで、優先順位を明確にしてタスクの順序を決めておきましょう。

メンバー間で状況の共有ができていない

進捗管理の見える化をしても、メンバーに状況を共有できていなければ、プロジェクトがうまく進まなくなることにも注意しましょう。

情報共有が適切にできていないことで、業務が属人化したり、一つのタスクを複数の担当者が進めてしまったりすることもあります。属人化や、重複対応・抜け漏れを防ぐためには、メンバー全員がデータを閲覧でき、状況を把握しできる環境で見える化を実施する必要があります。

環境を整える方法としては、クラウドツールの導入がよいでしょう。クラウド上で進捗管理を行うことで、インターネット環境があれば場所を限定せずにアクセスが可能になります。それにより、テレワーク環境でも、容易にリアルタイムで進捗状況を共有できます。

更新漏れで最新の状況が把握できない

タスクの進捗状況は、常に最新の状況を把握できるよう高頻度での更新が必要です。進捗状況の報告や更新をしないメンバーがいると、状況を確しく把握できなくなり、進捗管理の取り組みが正しく機能しなくなります。

進捗の報告方法にはメールや報告書、口頭といったやり方が一般的です。ただし、メールや報告書を使って進捗状況を報告する場合には、報告のルールや方法が煩雑だと、報告を後回しにしたり遅れたりするメンバーが出てくる可能性もあります。そのため、報告内容をテンプレート化して手間がかからないようにするといった、報告しやすい環境を整えることが重要です。

また、更新漏れを防ぐためには、進捗管理の重要性を周知することも重要です。とくにテレワークで業務を行う場合には、クラウド上で進捗状況の更新が可能なツールを導入するとよいでしょう。

進捗管理を見える化するコツ

進捗管理を見える化する際のポイントについて3つ紹介します。

• タスクを小さく細分化、全体を把握できるようにする
• リアルタイムで情報共有できる環境を構築する
• 定期的に振り返りができる仕組みを構築する

ツールを使用すれば、効率的に進捗管理の見える化を実現できます。ただし、ツールはあくまでも手段にすぎず、実際にプロジェクトを管理するのは人間であり、進捗管理を見える化する技術が必要です。

タスクを小さく細分化、全体を把握できるようにする

タスクは小さく細分化した方がよいです。タスクの内容が曖昧だと作業が進んでいるかを判定できず、一つのタスクが大きいと進捗を細かく管理できずに、作業の分担やスケジュール調整が困難になるからです。

誰が何をいつまでに行うのか、どのようなアウトプットが求められるのかを明確にしましょう。また、全体の中でタスクがどのようなポジションなのか、他のタスクとどのように関連しているのかも見える化することにより、スケジュールの全体像を可視化しやすくなります。

リアルタイムで情報共有できる環境を構築する

リアルタイムで情報共有できる環境を構築することも重要です。いくらプロジェクトを細かく分解して精緻な遂行計画を立案しても、作業の進行に合わせてトラブルが発生し、計画の修正を余儀なくされます。

このときに重要なのが、リアルタイムで情報を共有し計画とのずれをすぐに把握できる体制を構築することです。たとえば、ホワイトボードで管理していると、部屋にいるメンバーにはすぐに状況を共有できますが、遠隔で作業しているメンバーにはなかなか情報が共有されません。

何を進捗管理の方法として採用するかによって情報共有の環境は異なるので、目的に合った環境構築を心掛けてください。

定期的に振り返りができる仕組みを構築する

定期的に振り返りができる仕組みを構築する必要もあります。リアルタイムで情報共有をしても、作業の分担内容やスケジュールの調整といったことには話し合いが必要になるケースもあります。

そのためには情報共有を行うだけではなく、意識的に振り返りを行う仕組みづくりが必要です。「ビジネスチャットで誰かが定期的に進捗をレビューして指示を伝える」「毎週●曜日にリーダークラスだけで振り返りを行う」などの仕組みづくりを行うとよいです。

おすすめ進捗管理ツール比較

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進捗管理を見える化できるおすすめツール

進捗管理を見える化するためには、管理のコツを踏まえたうえでツールを活用するのが最適です。進捗管理を見える化できるツールの中でおすすめのツールを紹介します。

• カンバンボードで課題の状態を簡単に管理できる
• 課題、バグ、バージョンといった要素も管理できる
• Wiki機能で議事録やマニュアルも保存できる

Backlogは、国産のコラボレーションに比重をおいたプロジェクト・タスク管理のためのツールです。国内のIT企業が作ったシステムで昔から使用されているので、他の海外産のメジャーなシステムと比較すると日本語のマニュアルやサポートが充実している傾向にあります。

進捗管理に必要な機能はひととおりそろっており、進捗だけではなくバージョンや仕様書のように、システム開発で管理しなければならないものはシステム内で管理できます。30日間の無料トライアルもあるので、システムを体験してからの導入が可能です。

• 幅広い方法で進捗管理を見える化
• 自動化機能で日常的によく行う作業は省力化、時間短縮
• 200以上の外部ツールと連携

Asanaは、プロジェクトとタスクを一元管理できるワークマネジメントツールです。プロジェクト・タスク管理に関するさまざまな手間を削減してくれます。

広い角度から仕事を見て状況をトレースできるので、複数プロジェクトを横断して状況をチェック、トラブルが発生する前に早期にトラブルの種を摘み取れます。タスク・プロジェクトの管理だけではなく、カレンダーの管理も同システムで可能なのでメンバーの活動予定も可視化可能です。

• マーケティング、人事、営業などさまざまなテーマのプロジェクトに対応可能
• ワークフローを自由自在でアレンジできる
• 二要素認証、セキュリティログといったセキュリティ対策が充実している

monday.comは、さまざまなテーマのプロジェクト管理に対応できる進捗管理を見える化するためのツールです。ワークフローを業務、意思決定プロセスに合わせて柔軟にカスタマイズできます。

同シリーズにはCRMやソフトウェアの開発管理に特化したツールもあるので、こういったツールを組み合わせることにより、さらに効率的な事業推進体制を構築可能です。ダッシュボード機能もカスタマイズしやすく設計されているので、さまざまなデータを分析しながら効率的なプロジェクト・タスク管理を実現できます。

• 業種・業界・事業規模問わず幅広い企業への導入実績
• タスクをベースにスケジュール管理可能
• 無料で使用できるフリープランあり

Trelloは、業種・業界・事業規模問わずさまざまな企業に導入されている進捗管理見える化ツールです。プロジェクト全体をカード形式のタスクに分解して、各タスクに締め切りや担当者、内容が設定できます。

リアルタイムで他人の更新状況が反映されるので、すべてのメンバーが同じように進捗状況を共有可能です。Power-Upと呼ばれる別のシステムを連携させることにより、会社全体で問題のステータスを追跡したり、コードの全体像を把握したりといったように用途を拡張できます。

• スクラム、カンバン、バグ管理、DevOpsの4つのテンプレートを用意
• チームの規模拡大、成長に合わせてシステムをカスタマイズ
• Atlassian Marketplaceから機能拡張ツールを追加可能

Jiraは、スピード重視のチームの連携と開発をサポートするソフトウェア開発ツールです。

1人から2万人まで幅広い規模のチームの進捗管理に対応可能です。Jira Automationの機能を使えば、ドラッグ & ドロップで容易に作業を自動化するためのロボットができるので、業務効率の向上効果が期待できます。ユーザー 10 名、単一プロジェクトだけに使用できるフリープランも設定されています。

• さまざまなワークビューに対応
• レポート機能で作業の進捗状況を自動でまとめられる
• チームの状況に合わせて4つのコースからプランを選択可能

Wrikeは、世界中の企業で使用されているプロジェクト・タスク管理ツールです。ガントチャートをはじめとしてボード、テーブル、タイムログといったさまざまなワークビューに対応しているので、プロジェクトの性質に応じて使い分けができます。

Teams、SlackなどのビジネスチャットだけではなくSalesforce、GitHubをはじめとする400以上の各種業務ツールとも連携可能です。

• 基本操作がドラッグ&ドロップだけで使用できる
• 営業数値の予実管理に対応している
• サポート体制が充実している

Jootoは、カンバン方式でタスク・プロジェクトが管理できる進捗管理の見える化ツールです。ドラッグ&ドロップでふせんをはがしたり、移動させたりする感覚でカンバン方式の進捗管理の見える化ができます。

タスク機能では期限や作業内容、担当などを設定できるのはもちろん、ラベルをつかってタスクごとの重要度や緊急度、業務の案件を分類できます。そのため、状況を一目瞭然で管理可能です。各タスクに予定と実績の数値を自動で集計してくれるので、プロジェクトの管理だけではなく営業の予実管理にも使用できます。

• ノート・タスク管理・メッセージ機能を搭載
• 社内外関わらず利用者数は無制限
• オフライン環境でも使用可能

Stockは、チームの情報をもっとも簡単に残せる進捗管理を見える化できるツールです。就業規則やマニュアルを共有するためのノート機能、各自の抱えている仕事を見える化するためのタスク管理、コミュニケーションのためのメッセージ機能を利用できます。

ISO27001（ISMS）を取得した厳格なセキュリティ基準で運用、すべてSSLを用いてデータを暗号化したうえで通信を行っています。その他にも2段階認証、IPアドレス制限、閲覧権限制限といった機能も搭載しているのでセキュリティの観点からも安心です。

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進捗管理見える化で業務遂行を円滑にする

進捗管理を見える化すると、柔軟なスケジュール調整、適切な作業分担、課題の早期発見といったメリットがあります。とくにプロジェクト単位での仕事が多い企業は進捗管理の見える化を検討すべきです。進捗管理を見える化する際は次のようなコツがあります。

• タスクを細かく細分化、全体を把握できるようにする
• リアルタイムで情報共有できる環境を構築する
• 定期的に振り返りができる仕組みを構築する

進捗管理を見える化するシステムについてより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

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