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2016-12-04

タスク管理とは?タスク管理のコツやおすすめツールをご紹介

タスク管理とは?タスク管理のコツやオススメのタスク管理ツールをご紹介します。クラウドツールを使ってタスク管理を効率化させることができます。
社内コミュニケーションプロジェクト管理・工数管理
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タスク管理とは?

日々仕事に追われる中で、
「今何をやるべきかわからない!」「締切までに間に合うか、不安」
「急な依頼で予定が狂ってしまった」「うっかりやり忘れていた仕事がある」
といったトラブルに悩んだことがある人も多いでしょう。

一人ひとりの業務量が増え、やるべき内容も多岐にわたっている中昨今では、いかに仕事を効率良く行うかというスキルはビジネスマンになくてはならないもの。自分自身の仕事を管理するために使われる考え方が「タスク管理」です(タスク管理は、Todo管理ともいいます。)。タスクとは、「やるべきこと」。

タスク管理とは、たくさんあるタスクを把握し進捗状況を把握するスキルで、ビジネスでもプライベートでもこれが上手くできている人はスムーズに物事をすすめることができます。
例えば、「ホームページを作成する」というプロジェクトがある場合、どのようなタスクが考えられますか。

  • ドメインを手配する
  • サーバーを決める
  • サイトデザインを決める
  • サイトの内容を決める
  • コーディングする
  • 素材を集める
  • チェックする
  • 公開する

などなど、様々な要素に分解できます。ビジネス上のタスク管理では、これに担当者情報と期限日をプラスすることで、プロジェクトの進捗を管理します。

タスクの作り方

それぞれのタスクをどのように定義するかも、タスク管理のコツです。曖昧なタスクや着手しにくいタスクを作ってしまうと、それがボトルネックとなって作業が進まずトラブルの火種になりかねません。
タスクを作る際は、以下に注意してみてください。

  • タスクは細分化する
  • やるべきことが具体的に分かるようにする
  • 「どうなれば完了か」を明確にする
  • 担当者や締切を明確にする

タスク管理はクラウドツールを使って効率化!

タスク管理の方法は人それぞれ。手元の紙や手帳に書き出して、それを処理していく…という方法を好んでいる人も多いと思いますが、IT化が進んでいる現在にオススメなのは、何と言ってもクラウドツールの活用です。

アナログ管理だと、メモ用紙がない場所で発生したタスクや完了したタスクは反映漏れが発生するかもしれません。しかし、パソコンやスマホから使えるタスク管理であれば、どこでも、どんな状況でもタスク管理ができるのです。

おすすめクラウド型タスク管理ツール3選

オススメのタスク管理ツールをご紹介します。個人的に使うのはもちろん、チームで取り入れることで、他の人のタスクの進捗状況もリアルタイムで把握することができます。

Jooto


ホワイトボードに付箋を貼る感覚でタスク管理ができるツールです。ドラック&ドロップで更新できるので、使い勝手の良さもポイントですね。また、進捗ラベルを自由に設定できるので(クライアント確認中、返事待ち、稟議中など)、自分好みにカスタマイズできます。タスクに画像添付ができるので、内容把握もしやすいです。
家族間でのタスク管理でも使えそうですね。

Jooto

TimeCrowd


チームで時間を共有するということを目的にしたツールです。タスクリスト管理だけでなく、内容をチームで共有し、稼働時間と合わせて管理ができます。在宅社員などの働き方チェックにも使えます。

TimeCrowd

Trello


タスクにチェックリストを紐付けることができるので、階層化されたタスクもまとめて進捗管理ができます。複数のメンバー間のタスクのやり取りも簡単なので、複数人でリレー形式で取り組んだり、複数人でチェックが必要なタスクについてもウェブ上でもれなく管理できます。

Trello

タスク管理を始めよう

仕事でも、プライベートでも、自分のやりやすい方法でタスクを管理するとストレスから開放されます。もれなく、確実に仕事が終わっていく実感というのは予想以上に快感ですよ!

また、タスクを管理して効率的に作業をすすめるには正確なプロジェクト管理が欠かせません。
以下の記事では低コストで導入できるクラウド型のプロゼクト管理ツールを比較、紹介してますのでぜひ御覧ください!

プロジェクト管理ツール比較38選 | クラウドや無料プランのあるツールを紹介 | ボクシルマガジン
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