タスク管理とは？必要性やToDo管理の方法 - コツや注意点も紹介

タスク管理とは

タスク管理とは、個人やチームが業務やプロジェクトを効率的に進行するために、必要な仕事や作業を優先順位や期限を考えて管理することです。タスク管理の主な目的は、効率的に仕事を進めることで、時間の無駄を減らし、生産性を向上させることです。

タスク管理とToDo管理の違い

ToDo管理とは、やるべきことや予定をリストアップし、チェックリスト形式で管理する方法です。

タスク管理は、プロジェクト全体にわたる広範な作業の管理を含むため、より複雑で体系的です。一方、ToDo管理は、日常の小さなタスクや短期的な目標に焦点を当てた、シンプルなリスト形式の管理方法となっています。

タスク管理では明確な期限が設定されているのに対し、ToDo管理は通常期限が設定されていないのが大きな違いです。

タスク管理は、チームや組織全体でのプロジェクトや業務の管理に適しています。ToDo管理は、とくに個人のタスク管理に適していますが、小規模なチームでも使用されることがあります。

タスク管理とプロジェクト管理の違い

プロジェクト管理とは、プロジェクトの目標を達成するため、関連するタスクや活動を管理することです。

タスク管理は、個々のタスクや小規模な業務に焦点を当てており、短期的な目標達成を目的としています。一方、プロジェクト管理は、複数の関連するタスクやスケジュールを含むプロジェクト全体の管理が目的です。

プロジェクト管理ツールには、タスク管理を効率化する機能が搭載されています。

タスク管理の必要性

個人でタスク管理を行うべき理由とは、タスクの対応漏れを防げることにあります。複数タスクを同時に行う際には、「どのタスクをどの順番で、いつまでにやる必要があるのか？」をハッキリさせなければなりません。工程や期限が曖昧なまま作業を進めてしまうと、タスクの漏れが発生してしまう可能性があります。

タスク管理によって優先度を決めることで、全体の業務量が把握できるため、タスクの漏れや期限の超過を防げるでしょう。

また複数人でタスク管理を行うべき理由とは、だれがどの業務を担当して、何をやるべきなのかが明確にできることです。複数人で一つのプロジェクトを実行する際には、作業の重複や抜けがないように、タスクの可視化が重要となります。

タスク管理の流れ

タスク管理は次の流れで行います。

1. タスクの特定と分類
2. 計画とスケジューリング
3. リソース管理
4. 進捗の追跡と報告

1.タスクの特定と分類

タスク管理の第一歩は、遂行すべきタスクを明確に特定することです。これには、タスクを大きなプロジェクトから細分化し、具体的なアクション項目としてリスト化することが含まれます。タスクを分類することで、緊急性や重要度に応じた優先順位付けが容易になります。

2.計画とスケジューリング

次に、特定されたタスクをどの順序で、どの時間枠で実行するかを計画します。ガントチャートやカレンダーを用いることで、タスクの依存関係やスケジュールを視覚化し、効率的に進行するためのタイムラインを作成します。

3.リソース管理

タスクを実行するために必要なリソース（人員、時間、ツールなど）を適切に割り当て、利用可能なリソースを最大限に活用するように努めます。リソースの管理は、タスクの遂行能力や品質にも大きく影響します。

4.進捗の追跡と報告

タスクの進行状況を定期的にチェックし、計画通りに進んでいるかどうかを確認します。必要に応じて、計画の修正やタスクの再調整を実行。また、進捗状況を関係者に報告し、情報を共有することで、チーム全体の認識を一致させます。

タスク管理のコツ

タスク管理を効果的に行うためのコツをいくつか紹介しましょう。

目標設定と優先順位の明確化

タスク管理の最初のステップは、明確な目標を設定することです。短期的な目標と長期的な目標を区別し、それぞれの目標に対して具体的なタスクを設定します。

優先順位を決める際には、重要性と緊急性を考慮することが重要です。緊急で重要なタスクは最優先で取り組み、それ以外のタスクは後回しにできます。

タスクリストの作成と管理

タスクリストを作成し、日々の業務を視覚化することは効果的です。紙のリストやデジタルツールを使って、すべてのタスクをリストアップし、完了したタスクにはチェックを入れていきます。

タスクの進捗状況を常に確認し、必要に応じてリストを更新することで、やるべきことが明確になります。

タスクの分割と段階的な達成

大きなタスクを小さなステップに分割することは、達成感を得やすくし、モチベーションを維持するために重要です。分割したタスクを順番にこなすことで、最終的な目標に向かって確実に進めるようになります。

また、小さなタスクを完了するごとに達成感を得られるため、次のタスクに対する意欲も高まるでしょう。

定期的な進捗確認

タスク管理を効果的に行うためには、定期的にタスクの進捗状況を確認し、必要に応じて計画を調整することが必要です。

週に一度、自分のタスクリストを見直し、どのタスクが完了したか、どのタスクがまだ残っているかを確認します。この過程で、新たに発生したタスクや変更が必要なタスクをリストに追加することも忘れずに行いましょう。

タスク管理を行うメリット

タスク管理を行うことは、個人やチームにとって多くのメリットをもたらします。タスク管理の代表的なメリットを解説します。

仕事の全体像を把握できる

タスクをリスト化したり、ツールで管理したりすることで、自分が抱えているすべてのタスクを把握可能です。いま何に取り組むべきか、どのタスクの期限が迫っているのかを確認でき、計画的に仕事を進められます。

複数のプロジェクトを抱えている場合でも、それぞれの進捗状況が把握しやすくなります。プロジェクト全体を見渡すことで、ボトルネックとなっているタスクや、リソースをどのように配分すべきかを判断可能です。

優先順位の明確化

タスク管理は、作業の優先順位を設定するために欠かせないツールです。重要度や緊急度にもとづいてタスクを整理することで、最も重要な作業に集中しやすくなり、効率的に業務を進められるようになります。

さらに、タスクのスケジュールを立てることで、時間を効果的に使えるようになり、締め切りを守りながら計画通りに進行できます。

コラボレーションの促進

タスク管理は、チーム全体での作業の進捗状況や担当者の情報を共有するための強力な手段でもあります。タスク管理により、だれがどのタスクを担当しているのかが一目でわかるようになるため、コミュニケーションが円滑になり、認識のズレや重複作業を防止可能です。

各タスクに明確な担当者を割り当てることで、責任の所在がはっきりし、各メンバーが自分の役割を理解しやすくなります。

目標達成のサポート

長期的な目標を達成するためには、細分化されたタスクを計画し、実行することが重要です。タスク管理を活用することで、具体的なアクションプランを立て、それにもとづいて作業を進められます。定期的に進捗を確認し、必要に応じて計画を修正することで、目標に向けた道筋をより確実にできるでしょう。

リソースの最適化

タスク管理は、時間、労力、リソースを最適に配分するための管理方法でもあります。タスク管理により、無駄を減らし、リソースを効果的に活用可能です。また、タスクの進行状況を監視することで、問題が発生した際に早期に対処可能になり、リスクを最小限に抑える効果もあります。

マネジメントが容易になる

タスク管理ツールを使用することで、タスクの進捗状況を簡単に把握可能です。マネージャーは個々のメンバーの働きぶりを把握しやすくなり、適切な指示や迅速なサポートを提供できます。

タスク管理ツールには、タスクを割り当てる機能や、進捗状況を報告する機能など、マネジメントを支援する機能が搭載されていることが多いです。

タスク管理の方法

タスク管理の方法には、主に4つの手法があります。

• タスク管理ツールを使った方法
• 表計算ソフト（Excel・スプレッドシート）を使った方法
• メールソフトを使った方法
• 紙とペンで手書きでやる方法

近年はクラウドベースのツールが増加してきており、無料で使えるアプリも増えてきています。従来主流であったタスク管理のやり方も含め、それぞれの方法を解説していきます。

タスク管理ツールを使った方法

タスク管理ツールとは、タスクを効率的に管理するためのシステムです。やるべきタスクのToDoリストを作成でき、スマートフォンやパソコンからアクセスできるため、いつでもどこでも簡単に扱える点が魅力です。

また、ビジネスチャットツール「Chatwork」にはタスク管理機能がついています。他の機能と組み合わせて利用することで、さらなる仕事効率化を実現できるでしょう。

• タスク管理ツール：期限設定やサブタスク、担当者などの設定も簡単
• プロジェクト管理ツール：タスク管理だけでなく工数管理、進捗管理、予算管理までやりたい人向け
• ビジネスチャットツール：タスク管理と業務のやりとりを並行してできる
• SFA・CRM：顧客管理や営業管理をタスクとして管理したい人向け
• 案件管理システム：案件をタスクとして管理したい人向け

表計算ソフトを使った方法

タスク管理には、表計算ソフトを使った方法もあります。表計算ソフトとは、Excelやスプレッドシートといったソフトウェアのことです。それぞれのセルにタスクを入力し、タスクごとに期限や現在の状態、担当者などの項目を入れていくことで、一覧性の高いタスク管理表が作成できます。

とくにGoogle スプレッドシートは、Googleアカウントさえあれば、だれでも無料で利用できるためおすすめです。パソコンやスマートフォンから手軽にアクセスでき、内容はリアルタイムで自動更新され、共有相手も選べます。複数人でタスク管理を行う場合は、ExcelよりもGoogle スプレッドシートでタスク管理を行うのがおすすめです。

Google スプレッドシートでタスク管理する方法は、次の記事で詳しく解説しています。

スプレッドシートをタスクシート・ガントチャートとして運用する方法は、次の記事で解説しています。

また、Googleの提供するメモ・リストツールであるGoogle Keepを利用するのもいいでしょう。

メールソフトを使った方法

メールソフトのOutlookやGmailには、ToDoリストを簡単に作成できるタスク管理機能があります。

OutlookのToDoリスト作成方法

1. ナビゲーションウィンドウで「タスク」を選択し、「新しいタスク」を選択します。

2. 件名、日付、優先度を追加します。

3. アラームを設定する場合は、「アラーム」チェック ボックスを選択。

4.「保存して閉じる」を選択します。

GmailのToDoリスト作成方法

1. 画面右側の「ToDoリスト」アイコンをクリックします。

2. ToDoリスト一覧が表示されるので、「マイタスク」をクリックし、「新しいリストを作成」をクリックします。

3. リストの名前を入力し、「完了」をクリックしてリスト作成を完了。

紙とペンで手書きでやる方法

簡単で少ない量の業務ならば、紙とペンを使って手書きでタスク管理をする方法もあります。スケジュール帳や手帳、付箋などに、タスク内容や期日、担当や備考を記載しておくだけでいいでしょう。

他者との共有のしづらさやセキュリティ、紛失の可能性、検索性能の面を考えると、タスク管理ツールやスプレッドシートを利用する方が手軽で安心かもしれません。

ただ、アナログにはアナログの良さがあります。アナログの良さとは、デジタルツールよりもすぐに情報にアクセスできること、書き方の自由度の高さ、付箋を使った場合の並べ替えのしやすさなどです。

「普段パソコンを使っているが、やっぱり付箋でタスク管理をしたい」という方は、Windowsの付箋アプリ「Sticky Notes」やmacOSの「スティッキーズ」を利用するのも一つの手段です。デジタルとアナログ、双方の良さをまとめて取り入れられるでしょう。他にも、使っているOSで活用できるタスク管理の方法があるかもしれません。いろいろ試して、自分にとってベストな方法を探してみてください。

タスク管理のポイントと注意点

タスク管理が不十分だと、各業務が計画通りに進まず、プロジェクトそのものの失敗につながることもあります。タスク管理がうまい人が気を付けているポイントをお伝えします。

優先順位を付ける

タスク管理ツールには、タスクの優先度を設定できるものも多いです。タスクの優先度を設定することで期限遅れを防ぎ、どのタスクから対処しなければならないのかが明確になります。

また、後から追加されたタスクにも優先度を付けるようにしましょう。新しいタスクと古いタスクが混在していても、どのタスクから手を付ければいいのかを簡単に把握できるからです。

情報共有をする

複数人でタスク管理をする場合は、定期的に情報共有することが重要です。だれがどこまで、どの作業を終わらせているのかを把握できれば、連携も取りやすくなります。結果として、チーム全体の生産性も向上するでしょう。

タスク管理ツールには、どの作業が完了しているのかを一覧で把握でき、作業完了通知を送れる機能もあるため、ぜひ利用してみてください。

進捗管理・工数管理を行う

タスク管理を行うときは、進捗管理や工数管理をあわせて実施しましょう。進捗管理とは、カレンダーやガントチャートを使って、タスクの進捗度合いを管理する手法です。工数管理とは、作業を終わらせるのにどれ程の時間と人員が必要なのかを把握するための方法です。

タスクをしっかり確認する日課や時間を作り、進捗管理を行うとタスク管理はうまくいくでしょう。工数管理を行えば「どこにどれだけ時間がかかってしまっているのか」を可視化でき、作業効率の改善やコスト削減のヒントも得られます。

習慣化のための工夫をする

効果的にタスク管理を行うためには、次のような工夫をすることが重要です。

• リマインドメールを設定する
• タスク管理ツール内の通知を有効活用する
• 確認の時間をカレンダーに登録する
• チームでの確認の時間を作る

他にも、Slackに代表されるビジネスチャットツールのリマインダー機能を利用する方法もあります。チームや個人に合わせた工夫をすることで、タスク管理の習慣化ができるようになるでしょう。

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次の記事ではおすすめのタスク管理ツールや選び方、比較ポイント、比較表などを掲載しているので、ツール導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

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タスク管理でスマートに仕事しよう

タスク管理を実践することで、何をすべきかが一目瞭然となり、次に何をするべきか迷うことが少なくなります。計画的にタスクをこなすことで、締め切りに追われるストレスが減少し、心の余裕が生まれるでしょう。

また、タスクを管理して効率的に作業を進めるには、正確なプロジェクト管理が欠かせません。タスク管理は、プロジェクト管理と切っても切れないものといえます。

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