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タスク管理をスプレッドシートで!スケジュール管理とその方法

最終更新日:
タスク管理はどのように行っていますか?最近はスプレッドシートで管理している企業が多いようです。今回はその使い方を徹底解説!プロジェクト管理ツールの比較も

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タスク管理シートをGoogleスプレッドシートで作ってみた

創業3期目に入るスタートアップに所属していますが、社内でメンバーそれぞれが「個人作業過ぎて周りが何やってるかわかんない!」なんて言われたので、さらっとタスク管理シートを作成してみたら、そのまま採用されてしまいましたw

今回は、そんなタスク管理シートを皆さんにも自作できるように、作り方をご紹介します!見るだけじゃなく実際に作ってくださいね!!

Googleスプレッドシートで作ったタスク管理シートの完成系

完成形はこちらです!

なお、記事配信以降、社内のメンバーが増えさらにしっかりとしたタスク管理が必要になってきたため、つい先日に大幅なグレードアップバージョンを作成いたしました!メンバーからは早速、スタートアップ向けに紹介すべきといった声をもらっています。

第2弾となる記事については、近日公開予定ですため、ご期待ください!!

タスク管理シート作成の道1:なぜGoogleスプレッドシート作るのか

今回は、OfficeのExcelではなくGoogleスプレッドシートで作りましょう!

主な理由としてはシンプルで、メンバー間で共有しやすいことが挙げられます。
Excelでは、毎回、メンバーがそれぞれ手元で保存してファイルを送らなければなりませんが、Googleスプレッドシートはクラウド上に保存にされるため、ネット環境さえあればものの数秒で同期されることもよくあります。

このような理由より今回はGoogleスプレッドシートで作成したいと思います。

タスク管理シート作成の道2:Googleスプレッドシートを起動する

まずSpread Sheetを起動するところから始めましょう!

こちらよりGoogle Driveを起動します。

そのGoogle Driveの左上にある赤い「新規」より「Googleスプレッドシート」を選択し新しく作成します。

このGoogleスプレッドシートの名前を「無題のスプレッドシート」から「タスク管理シート」に変更しておきましょう。

このタスク管理シートのサイトをブックマークしておくとすぐにアクセスできるのでおすすめですよ!

タスク管理シート作成の道3:更新日

ここでは同じ列の違うセルに入力した最後の日にちを表示してくれるようにします。

1. A1のセルに「更新日」と入力しましょう。

2. A全部のセルを選択(Aと書いてあるセルをクリック)したうえで、上のツールバーにある「ツール」より「スクリプト エディタ」を選択します。

3. 画面がきりかわるので「空のプロジェクト」を選択します。

4. 進んだ先の文字を全部消去したうえで、この後に載せるテキストをコピー&ペーストします。

function insertLastUpdated() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var currentRow = sheet.getActiveCell().getRow();
 if(currentRow>1){
   sheet.getRange('A' + currentRow).setValue(new Date());
 }
} 


5. ツールバーの「実行」より「myFunction」を選択してください。

すると「プロジェクトを実行するには、先に保存する必要があります。今すぐ保存しますか?」と表示されるので「はい」を選択してください。それに続いて「新しいプロジェクト名を入力してください」と表示されるので適当な名前(ここでは「タスク管理 更新日」とでもしておきましょう)を入力してください。

(「承認が必要です」と表示されたら「続行」を選びます。「○○が次の許可をリクエストしています」が続いて表示されるのでこれも「承認する」を押してください。)



6. 同じくツールバーより「リソース」→「現在のプロジェクトのトリガー」へ進んでください。

7. 「トリガーが設定されていません。今すぐ追加するにはここをクリックしてください」とあるそこをクリックします。

8. 「時間主導型」を「スプレッドシートから」に、「起動時」を「値の変更」にそれぞれ変えます。

9. 「保存」を押して終了です。
(保存が完了したらそのタブ(もしくはウインドゥ)は閉じてもかまいません。)

手順どおりできていれば下のとおりです。A行以外に文字を入れるとそれに反応してA行に日付が入るはずです。

タスク管理シート作成の道4:状態

タスクの状態を選択すると、色がつき識別しやすくなることを目標とします。
B1のセルに「状態」と入力して始めましょう。

状態 その1

まず項目を選択式にしましょう。

  1. ツールバーの「データ」より「確認」を選択します。

  1. 下のような画面が出るので次の3か所変更してください。

[1] セル範囲が「'シート1'!B:B」となっているので「Bと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!B2:B」とします。

[2] 「リストを範囲で指定」から「リストを直接指定」に変更してください。

[3] 「アイテムをカンマで区切って入力します」の空欄に「未着手,実行中,完了,中断」と入力してください。読点「、」ではなくカンマ「,」ですのでご注意を!

  1. 入力が終わったら、青の「保存」を押して完了です。

このようになればOKです!

リストの詳しい作り方はこちらの記事で解説しています。

状態 その2

ここではその1で作った選択肢に色づけします。

  1. B行全体を選択しながら、ツールバーの「表示形式」より「条件付き書式」を選択します。

  1. 「新しい条件を追加」をクリックします。

  2. 下のような画面が表示されるので3か所変更しましょう。

[1] 「空白ではないセル」から「完全一致するテキスト」に変更します。

[2] 「値または数式」の空欄に「完了」を入力します。

[3] 「デフォルト」の部分を「緑の背景」を選択します。
(今回は始めから「緑の背景」が選択されています)

[4] [2][3]の「完了」「緑の背景」をそれぞれ「実行中」「黄の背景」、「未着手」「赤の背景」、「中断」「灰色の背景」に置き換えて選択や入力をしてください。なお灰色の背景はペンキのマークより灰色を選択してください。

完了すれば次のようになります。

状態 その3

「完了」と「中断」はタスクとしては触れなくていいため、わかりやすく灰色に塗りつぶします。

  1. 全体を選択して(Aの左、1の上をクリックすれば全体が選択できます)、再び「表示形式」→「条件付き書式」→「新しい条件を追加」まで進みます。

  2. 次の3か所を変更します。

[1] 今度は「空白ではないセル」から「カスタム数式」選択肢します。
(下にスクロールすると1番下に見えます)

[2] 「値または数式」の空欄に「=($B1="完了")」と入力してください。
(「完了」以外はすべて半角なので注意してくださいね)

[3] これも先ほどと同じようにペンキのマークから灰色を選択します。

[4] 中断の場合も灰色に塗りつぶしたいので、[1]と[3]はそのままに、[2]の「=($B1="完了")」を「=($B1="中断")」に置き換えて繰り返します。

これが完了するとこうなります。

タスク管理シート作成の道5:開始・終了

ここでは開始と終了を選択するときにカレンダーから選べるようにします。

  1. C1,D1,E1,F1にそれぞれ「タスク名」「詳細」「開始」「終了」と入力します。

  2. E行とF行を全選択したうえで、ツールバーより「データ」→「確認」と進みます。

  3. 「'シート1'!E:F」の項目を「Eと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!E2:F」とします。

  1. このようになったら「保存」を押してください。

これで「開始」と「終了」の行をダブルクリックするとカレンダーが表示され入力しやすくなりました。

タスク管理シート作成の道6:項目の目次を先頭に

タスクの数が増えすぎて1番上の項目欄が見えなくなるのを修正します。

  1. ツールバーより「表示」→「固定」→「1行」と選択するだけです!

体裁を整える

特別な処理はすでに終わっていますが

  • セルの感覚を調整する
  • 1番上の項目欄を目立たせる

など細かい処理をすると完成です!!!

タスク管理シートをGoogleスプレッドシートで作ってみたのまとめ

実際に作ってみてどうでしたか?想像以上に簡単に作れたのではないでしょうか。
これを読んで読者の皆さまも管理シートを自作できるようになれば、社内で思わぬ採用をされるかもしれないですね!

ボクシルでは今回のような手順のほかに、サービスのまとめなども掲載しているのでぜひ読んでみてください。

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