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タスク管理をスプレッドシートで!シートの作成方法と使い方を解説

最終更新日時:
記事の情報は2021-06-30時点のものです。
Googleスプレッドシートでのタスク管理には、メンバーへの共有のしやすさやテンプレートの豊富さなど、さまざまなメリットがあります。本記事では、スプレッドシートでのタスク管理シートの完成形を紹介し、作成方法と使い方について解説します。

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Googleスプレッドシートで作ったタスク管理シートの完成系

完成形はこちらです!

Googleスプレッドシートで作ったタスク管理シート

タスク管理シート作成の道1:なぜGoogleスプレッドシートで作るのか

OfficeのExcelではなくGoogleスプレッドシートでタスク管理表を作成していきます。Googleスプレッドシートでタスク管理表を作成するメリットは次のとおりです。

  • チームメンバーでタスク管理がしやすい
  • タスク管理のテンプレートが豊富
  • アドオン機能でタスク管理が簡単に

各メリットごとに詳しく解説します。

チームメンバーでタスク管理がしやすい

主な理由としてはシンプルで、メンバー間で共有しやすいことが挙げられます。

Excelでは、毎回チームメンバーがそれぞれ手元で保存してファイルを送らなければなりませんが、Googleスプレッドシートはクラウド上に保存にされるため、ネット環境さえあればものの数秒で同期されることもよくあります。

タスク管理のテンプレートが豊富

手作業でタスク管理シートを作りますが、スプレッドシートはタスク管理のテンプレートが豊富。うまく使えそうなものがあれば、活用してみましょう。

アドオン機能でタスク管理が簡単に

スプレッドシートには、「アドオン」機能があります。この中でも「Projectsheet planning」を使えば、プロジェクトの進行状況やタスクの管理などをひと目で把握できる「ガントチャート」を作ることも可能です。

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タスク管理はGoogleカレンダーとスプレッドシートの組み合わせがおすすめ

スプレッドシートに入力したタスクをGoogleカレンダーに登録すれば、時間管理も可能になります。同時並行の仕事と所要時間がぱっと見でわかるので、さらに効率が上がります。

このような理由よりGoogleスプレッドシートで作成したいと思います。

タスク管理シート作成の道2:Googleスプレッドシートを起動する

まずSpread Sheetを起動するところから始めましょう!

こちらよりGoogle Driveを起動します。

Google Driveの左上にある赤い「新規」より「Googleスプレッドシート」を選択し新しく作成します。

このGoogleスプレッドシートの名前を「無題のスプレッドシート」から「タスク管理シート」に変更しておきましょう。

このタスク管理シートのサイトをブックマークしておくとすぐにアクセスできるのでおすすめです。

タスク管理シート作成の道3:更新日

同じ列の違うセルに、入力した最後の日にちを表示してくれるようにします。

1. A1のセルに「更新日」と入力しましょう。

2. A全部のセルを選択(Aと書いてあるセルをクリック)したうえで、上のツールバーにある「ツール」より「スクリプト エディタ」を選択します。

3. 画面がきりかわるので「空のプロジェクト」を選択します。

4. 進んだ先の文字を全部消去したうえで、この後に載せるテキストをコピー&ペーストします。

function insertLastUpdated() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var currentRow = sheet.getActiveCell().getRow();
 if(currentRow>1){
   sheet.getRange('A' + currentRow).setValue(new Date());
 }
} 


5. ツールバーの「実行」より「myFunction」を選択してください。

すると「プロジェクトを実行するには、先に保存する必要があります。今すぐ保存しますか?」と表示されるので「はい」を選択してください。それに続いて「新しいプロジェクト名を入力してください」と表示されるので適当な名前を入力してください。

「承認が必要です」と表示されたら「続行」を選びます。「○○が次の許可をリクエストしています」が続いて表示されるのでこれも「承認する」を押してください。



6. 同じくツールバーより「リソース」→「現在のプロジェクトのトリガー」へ進んでください。

7. 「トリガーが設定されていません。今すぐ追加するにはここをクリックしてください」とあるそこをクリックします。

8. 「時間主導型」を「スプレッドシートから」に、「起動時」を「値の変更」にそれぞれ変えます。

9. 「保存」を押して終了です。

保存が完了したらタブ(もしくはウインドゥ)は閉じてもかまいません。

手順どおりできていれば下のとおりです。A行以外に文字を入れるとそれに反応してA行に日付が入るはずです。

タスク管理シート作成の道4:状態

タスクの状態を選択すると、色がつき識別しやすくなることを目標とします。
B1のセルに「状態」と入力して始めましょう。

状態1

まず項目を選択式にしましょう。

  1. ツールバーの「データ」より「確認」を選択します。

  1. 下のような画面が出るので次の3か所変更してください。

[1] セル範囲が「'シート1'!B:B」となっているので「Bと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!B2:B」とします。

[2] 「リストを範囲で指定」から「リストを直接指定」に変更してください。

[3] 「アイテムをカンマで区切って入力します」の空欄に「未着手,実行中,完了,中断」と入力してください。読点「、」ではなくカンマ「,」なのでご注意を!

  1. 入力が終わったら、青の「保存」を押して完了です。

このようになればOKです!

リストの詳しい作り方はこちらの記事で解説しています。

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状態2

「状態1」で作った選択肢に色づけします。

  1. B行全体を選択しながら、ツールバーの「表示形式」より「条件付き書式」を選択します。

  1. 「新しい条件を追加」をクリックします。

  2. 下のような画面が表示されるので3か所変更しましょう。

[1] 「空白ではないセル」から「完全一致するテキスト」に変更します。

[2] 「値または数式」の空欄に「完了」を入力します。

[3] 「デフォルト」の部分を「緑の背景」を選択します。

[4] [2][3]の「完了」「緑の背景」をそれぞれ「実行中」「黄の背景」、「未着手」「赤の背景」、「中断」「灰色の背景」に置き換えて選択や入力をしてください。なお灰色の背景はペンキのマークより灰色を選択してください。

完了すれば次のようになります。

状態3

「完了」と「中断」はタスクとしては触れなくていいため、わかりやすく灰色に塗りつぶします。

  1. 全体を選択して(Aの左、1の上をクリックすれば全体が選択できます)、再び「表示形式」→「条件付き書式」→「新しい条件を追加」まで進みます。

  2. 次の3か所を変更します。

[1] 今度は「空白ではないセル」から「カスタム数式」選択肢します。
(下にスクロールすると1番下に見えます)

[2] 「値または数式」の空欄に「=($B1="完了")」と入力してください。
(「完了」以外はすべて半角なので注意してくださいね)

[3] これも先ほどと同じようにペンキのマークから灰色を選択します。

[4] 中断の場合も灰色に塗りつぶしたいので、[1]と[3]はさわらず、[2]の「=($B1="完了")」を「=($B1="中断")」に置き換えて繰り返します。

これが完了するとこうなります。

タスク管理シート作成の道5:開始・終了

開始と終了を選択するときにカレンダーから選べるようにします。

  1. C1,D1,E1,F1にそれぞれ「タスク名」「詳細」「開始」「終了」と入力します。

  2. E行とF行を全選択したうえで、ツールバーより「データ」→「確認」と進みます。

  3. 「'シート1'!E:F」の項目を「Eと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!E2:F」とします。

  1. このようになったら「保存」を押してください。

これで「開始」と「終了」の行をダブルクリックするとカレンダーが表示され入力しやすくなりました。

タスク管理シート作成の道6:項目の目次を先頭に

タスクの数が増えすぎて1番上の項目欄が見えなくなるのを修正します。

  1. ツールバーより「表示」→「固定」→「1行」と選択するだけです!

体裁を整える

特別な処理はすでに終わっていますが

  • セルの感覚を調整する
  • 1番上の項目欄を目立たせる

など細かい処理をすると完成です!!!

タスク管理シートをGoogleスプレッドシートで作ってみたのまとめ

実際に作ってみてどうでしたか?想像以上に簡単に作れたのではないでしょうか。これを読んで読者の皆さまも管理シートを自作できるようになれば、社内で思わぬ採用をされるかもしれないですね!

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