タスク管理をスプレッドシートで！作成方法とテンプレート・アドオンの使い方

スプレッドシートより便利にタスク管理したいのならば、クラウド型のタスク管理・プロジェクト管理ツールがおすすめです。興味のある方はこちらから詳細をチェックしてみてください。

Googleスプレッドシートでタスク管理するメリット

OfficeソフトのExcelでもタスク管理はできますが、Googleスプレッドシートでタスク管理を行うとより多くのメリットがあります。

• 無料で利用できる
• チームでのリアルタイムなタスク管理が可能
• 操作はほぼExcelと同様
• タスク管理のテンプレートが豊富
• アドオン機能でタスク管理が簡単に
• Google カレンダーとの連携がスムーズ
• カスタマイズが簡単

それぞれのメリットについて解説します。

無料で利用できる

Googleスプレッドシートを利用では、チームメンバーがそれぞれGoogleアカウントを持っていれば、基本的に無料でタスク管理が可能です。Microsoft 365やタスク管理ソフトの有料契約なしに、プロジェクト開始とともに無料ですぐにタスク管理を始められるのは、大きなメリットでしょう。

チームでのリアルタイムなタスク管理が可能

Googleスプレッドシートのタスク管理表は、メンバー間で共有しやすいメリットがあります。

Excelでは、毎回チームメンバーがそれぞれ手元で保存してファイルを送らなければなりません。Googleスプレッドシートはクラウド上に保存されるため、インターネット環境さえあれば数秒で同期されるので、ほぼリアルタイムのタスク管理が可能になります。

操作はほぼExcelと同様

Googleスプレッドシートの操作は、ほぼExcelと同様なので、Excelに触ったことがあるメンバーは簡単にタスク管理ができます。

タスク管理のテンプレートが豊富

Googleスプレッドシートにはタスク管理系のテンプレートが豊富にあります。本記事ではGoogleスプレッドシートの学習を兼ねて、一からタスク管理表を作成しますが、テンプレートを利用してカスタマイズするとスピーディーにタスク管理が始められます。

アドオン機能でタスク管理が簡単に

Googleスプレッドシートには、機能を拡張できる「アドオン」機能があります。無料アドオンも多く、プロジェクトの進行状況やタスクの管理をひと目で把握できる「ガントチャート」を作ることも簡単にできます。

Google カレンダーとの連携がスムーズ

スプレッドシートに入力したタスクをGoogle カレンダーに登録すれば、時間管理も可能になります。同時並行の仕事と所要時間がぱっと見でわかるので、さらに効率が上がります。

カスタマイズが簡単

Googleスプレッドシートの機能に慣れれば、タスク管理表のフォントやデザイン変更など、カスタマイズが簡単にできます。

Googleスプレッドシートでタスク管理する方法

Googleスプレッドシートのテンプレートやアドオンを使えば、簡単にタスク管理を始められます。

それぞれのタスク管理方法について紹介します。

Googleスプレッドシートのテンプレートでタスク管理する方法

Googleスプレッドシートには、タスク管理系のテンプレートが用意されています。テンプレートを利用して簡単にタスク管理を始める手順を説明します。

Googleスプレッドシートのメニューの左上にある緑のスプレッドシートホームアイコンをクリックし、右上の「テンプレート ギャラリー」をクリックします。

さまざまなテンプレートがカテゴリー別にまとめられているので、「プロジェクト管理」のカテゴリーから、「ガントチャート」や「プロジェクトのタイムライン」、「プロジェクトのトラッキング」を目的に応じて選択します。

Googleスプレッドシートのアドオンでタスク管理する方法

Googleスプレッドシートのタスク管理系のアドオンには、次のような無料アドオンがあります。

• ガントチャート・ジェネレーター
• Projectsheet planning
• TODOリストアプリケーション

「ガントチャート・ジェネレーター」は、日本人が開発した、自動色付けや工数の合計の自動計算に対応したガントチャートのアドオンです。

「Projectsheet planning」は、海外製の無料アドオンで、プロジェクト単位でタスク分けでき、進捗の％表示やガントチャート自動生成機能があります。

次の記事では、Googleスプレッドシートでガントチャートを作る方法について詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

Google WorkspaceのGoogleスプレッドシートでタスク管理する方法

Google Workspaceでは、2022年11月より、Googleスプレッドシートで「タイムラインビュー」と呼ばれるタスク管理機能（ガントチャート）が利用できるようになっています。

Googleスプレッドシートのメニューの「挿入」から「タイムライン」を選択して、タスク管理表の作成を開始できます。

Google WorkspaceのBusiness Starterプランは、月額680円/ユーザーで、30GBのストレージと100人まで参加可能なビデオ会議機能があります。Business Standardプランでは、月額1,360円/ユーザーで、2TBのストレージと150人まで参加可能なビデオ会議および録画機能があります。

Google Workspaceには、無料トライアルが用意されているので、ある程度の規模以上のプロジェクトの場合には、利用してみるとよいでしょう。

Googleスプレッドシートでタスク管理表を自作する方法

Googleスプレッドシートで一からタスク管理表を作成する方法について解説します。テンプレートやアドオンのタスク管理表をカスタマイズする際にも役立つので、ぜひ参考にしてください。

タスク管理表作成の道1：Googleスプレッドシートで作ったタスク管理表

Googleスプレッドシートで作ったタスク管理表完成形はこちらです！

下記のの5つのステップで、チームのだれでも使えるタスク管理表を作っていきたいと思います。

タスク管理表作成の道2：Googleスプレッドシートを起動する

まずGoogleスプレッドシートを起動するところから始めましょう！

こちらよりGoogle ドライブを起動します。

Google ドライブの左上に「新規」より「Google スプレッドシート」を選択し新しく作成します。

このGoogleスプレッドシートの名前を「無題のスプレッドシート」から「タスク管理シート」に変更しておきましょう。

このタスク管理シートのURLをブックマークしておくとすぐにアクセスできるのでおすすめです。

タスク管理表作成の道3：更新日

同じ列の違うセルに、入力した最後の日にちを表示してくれるようにします。

1. A1のセルに「更新日」と入力しましょう。

2. A全部のセルを選択（Aと書いてあるセルをクリック）したうえで、上のツールバーにある「ツール」より「スクリプト エディタ」を選択します。

3. 画面が切り替わるので「空のプロジェクト」を選択します。

4. 進んだ先の文字を全部消去したうえで、この後に載せるテキストをコピー＆ペーストします。

function insertLastUpdated() {
 var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
 var currentRow = sheet.getActiveCell().getRow();
 if(currentRow>1){
   sheet.getRange('A' + currentRow).setValue(new Date());
 }
} 

5. ツールバーの「実行」より「myFunction」を選択してください。

すると「プロジェクトを実行するには、先に保存する必要があります。今すぐ保存しますか？」と表示されるので「はい」を選択してください。それに続いて「新しいプロジェクト名を入力してください」と表示されるので適当な名前を入力してください。

「承認が必要です」と表示されたら「続行」を選びます。「○○が次の許可をリクエストしています」が続いて表示されるのでこれも「承認する」を押してください。

6. 同じくツールバーより「リソース」→「現在のプロジェクトのトリガー」へ進んでください。

7. 「トリガーが設定されていません。今すぐ追加するにはここをクリックしてください」とあるそこをクリックします。

8. 「時間主導型」を「スプレッドシートから」に、「起動時」を「値の変更」にそれぞれ変えます。

9. 「保存」を押して終了です。

保存が完了したらタブ（もしくはウインドゥ）は閉じてもかまいません。

手順どおりできていれば下のとおりです。A行以外に文字を入れるとそれに反応してA行に日付が入るはずです。

タスク管理表作成の道4：状態

タスクの状態を選択すると、色がつき識別しやすくなることを目標とします。
B1のセルに「状態」と入力して始めましょう。

状態1

まず項目を選択式にしましょう。

1. ツールバーの「データ」より「確認」を選択します。

1. 下のような画面が出るので次の3か所を変更してください。

[1] セル範囲が「'シート1'!B:B」となっているので「Bと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!B2:B」とします。

[2] 「リストを範囲で指定」から「リストを直接指定」に変更してください。

[3] 「アイテムをカンマで区切って入力します」の空欄に「未着手,実行中,完了,中断」と入力してください。読点「、」ではなくカンマ「,」なのでご注意を！

1. 入力が終わったら、青の「保存」を押して完了です。

このようになればOKです！

リストの詳しい作り方はこちらの記事で解説しています。

状態2

「状態1」で作った選択肢に色づけします。

1. B行全体を選択しながら、ツールバーの「表示形式」より「条件付き書式」を選択します。

1. 「新しい条件を追加」をクリックします。

2. 下のような画面が表示されるので3か所変更しましょう。

[1] 「空白ではないセル」から「完全一致するテキスト」に変更します。

[2] 「値または数式」の空欄に「完了」を入力します。

[3] 「デフォルト」の部分を「緑の背景」を選択します。

[4]　[2][3]の「完了」「緑の背景」をそれぞれ「実行中」「黄の背景」、「未着手」「赤の背景」、「中断」「灰色の背景」に置き換えて選択や入力をしてください。なお灰色の背景はペンキのマークより灰色を選択してください。

完了すれば次のようになります。

状態3

「完了」と「中断」はタスクとしては触れなくていいため、わかりやすく灰色に塗りつぶします。

1. 全体を選択して（Aの左、1の上をクリックすれば全体が選択できます）、再び「表示形式」→「条件付き書式」→「新しい条件を追加」まで進みます。

2. 次の3か所を変更します。

[1] 今度は「空白ではないセル」から「カスタム数式」選択肢します。
（下にスクロールすると1番下に見えます）

[2] 「値または数式」の空欄に「=($B1="完了")」と入力してください。
（「完了」以外はすべて半角なので注意してくださいね）

[3] これも先ほどと同じようにペンキのマークから灰色を選択します。

[4] 中断の場合も灰色に塗りつぶしたいので、[1]と[3]はさわらず、[2]の「=($B1="完了")」を「=($B1="中断")」に置き換えて繰り返します。

これが完了するとこうなります。

タスク管理表作成の道5：開始・終了

開始と終了を選択するときにカレンダーから選べるようにします。

1. C1,D1,E1,F1にそれぞれ「タスク名」「詳細」「開始」「終了」と入力します。

2. E行とF行を全選択したうえで、ツールバーより「データ」→「確認」と進みます。

3. 「'シート1'!E:F」の項目を「Eと:」の間に「2」を入力して「'シート1'!E2:F」とします。

1. このようになったら「保存」を押してください。

これで「開始」と「終了」の行をダブルクリックするとカレンダーが表示され入力しやすくなりました。

タスク管理表作成の道6：項目の目次を先頭に

タスクの数が増えすぎて1番上の項目欄が見えなくなるのを修正します。

1. ツールバーより「表示」→「固定」→「1行」と選択するだけです！

体裁を整える

特別な処理はすでに終わっていますが

• セルの間隔を調整する
• 1番上の項目欄を目立たせる

など細かい処理をすると完成です！！！

タスク管理をスプレッドシートで無料で簡単に始めよう！

タスク管理表をGoogleスプレッドシートで作成する方法や、便利なテンプレート・アドオンを紹介しました。Googleスプレッドシートでのタスク管理には、メンバーへの共有のしやすさやカレンダーとの連携、無料で利用できるといったExcelよりも多くのメリットがあります。プロジェクトのスタートに備えて、チームに合った快適なタスク管理について検討してみてください。

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